1. TUJUAN Menjamin agar pelaksanaan pelaporan dan penggunaan anggaran Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) dapat berjalan secara tertib, efektif, dan efisien sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup pelaporan RPPS mulai dari jenis, waktu, pelaksana, maupun pengevaluasi pelaporan RPPS. 3. DEFINISI 3.1. RPPS adalah program pengembangan program studi (prodi) yang disusun oleh prodi dalam kurun waktu tertentu dengan mendasarkan pada hasil evaluasi diri prodi 3.2. adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait pelaksanaan - yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti-bukti fisik pelaksanaan 3.3. adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait penggunaan anggaran pelaksanaan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti-bukti penggunaan anggaran 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu Undana 4.2. Panduan Penyusunan RPPS/RPF 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas/unit 5.3. Kepala Biro Administrasi Akademik Kemasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi (BAAKPSI) 5.4. Kepala Biro Administrasi Umum dan (BAUK) 5.5. SPI Ketua Penjaminan Mutu (KaPMP) 5.6. Kepala Puskom 5.7. Pimpinan prodi 5.8. Tata Usaha (TU) fakultas/prodi 5.9. Dosen 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Pelaporan RPPS dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan sejak berakhirnya 6.1.2. Pelaporan RPPS dibuat dalam 2 jenis laporan: dan Halaman 1 dari 7
6.1.3. disusun oleh Ketua, sedangkan disusun oleh Sekretaris 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur Pelaporan Pengembangan Lembaga 6.3.1. Ketua menyusun RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 ) terhitung mulai tanggal 1 6.3.1.1. bisa terdiri atas beberapa 6.3.1.2. untuk tiap berisi uraian singkat tentang: latar belakang (dari evaluasi diri), tujuan, pelaksanaan (waktu dan tempat), dan keluaran (output) atau dampak (outcome), disertai dengan bukti-bukti fisik pelaksanaan 6.3.1.3. Bukti-bukti fisik pelaksanaan dapat berupa foto kopi: surat undangan, presensi kehadiran, notulensi, artikel, sertifikat, dll 6.3.2. Ketua memintakan pengesahan kepada Dekan 6.3.3. Ketua meng-upload yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online 6.3.3.1. Materi yang di-upload adalah soft file beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan 6.3.3.2. Pengkonversian bukti fisik ke dalam bentuk soft file dilakukan melalui proses scanning 6.3.4. Sekretaris menyusun RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 ) terhitung mulai tanggal 1 6.3.4.1. bisa mencakup laporan penggunaan anggaran untuk beberapa 6.3.4.2. untuk tiap berisi uraian singkat tentang: jenis (sesuai proposal RPPS), waktu pelaksanaan, anggaran yang diajukan, anggaran yang digunakan, dan neraca anggaran untuk yang dimaksud, disertai dengan bukti-bukti fisik penggunaan anggaran 6.3.4.3. Bukti-bukti fisik penggunaan anggaran dapat berupa: kwitansi pembayaran, daftar honor, dll 6.3.5. Sekretaris memintakan persetujuan kepada Ketua dan pengesahan kepada Pembantu Dekan II Halaman 2 dari 7
6.3.6. Sekretaris meng-upload yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online 6.3.6.1. Materi yang di-upload adalah soft file beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan 6.3.6.2. Pengkonversian bukti fisik ke dalam bentuk soft file dilakukan melalui proses scanning 6.3.7. Sekretaris menyerahkan hard copy yang telah disetujui Ketua dan disahkan Pembantu Dekan II ke Biro Admistrasi Umum dan paling lambat 1 bulan 6.3.8. Biro Administrasi Umum dan melakukan penilaian sebagai dasar pertimbangan pencairan anggaran berikutnya 6.3.9. KaPMP- melakukan pengecekan/monitoring terhadap arsip dan RPPS 6.3.10. KaPMP- meng-input-kan catatan hasil monitoring dan RPPS ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online Pelaporan Pengembangan Individu Dosen Setiap dosen yang telah melaksanakan terkait pengembangan dosen harus melaporkan dan anggaran yang digunakan mengikuti prosedur sebagai berikut: 6.3.11. Dosen meng-upload dan yang terkait pengembangan dosen ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online 6.3.11.1. Format dan mengikuti format laporan pengembangan lembaga 6.3.12. Dosen menyerahkan soft file terkait beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan (foto kopi atau asli) kepada Ketua ; selanjutnya Ketua mengikuti prosedur 6.3.1-6.3.3 di atas 6.3.13. Dosen menyerahkan soft file terkait beserta bukti-bukti fisik penggunaan anggaran (foto kopi atau asli) kepada Sekretaris ; selanjutnya Sekretaris mengikuti prosedur 6.3.4-6.3.7 di atas 6.3.14. Ketua menyusun seluruh dalam 1 tahun, memintakan pengesahan kepada Dekan, dan menyerahkan hard copy tersebut ke Pembantu Rektor I paling lambat bersamaan dengan pengajuan anggaran tahun berikutnya Halaman 3 dari 7
Dosen KaPMP Ketua / Sekretaris Dekan / PD II Biro Adm. Umum dan Pembantu Rektor I Universitas 6.4. Alur Kerja Unit Waktu Dokumen Pelaporan Pengembangan Lembaga Ketua menyusun RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 ) terhitung mulai tanggal 1 Ketua memintakan pengesahan kepada Dekan Ketua meng-upload yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online Sekretaris menyusun RPPS yang telah berlangsung selama kurang lebih 1 bulan (3-4 ) terhitung mulai tanggal 1 Sekretaris memintakan persetujuan kepada Ketua dan pengesahan kepada Pembantu Dekan (PD) II Sekretaris meng-upload yang terkait pengembangan lembaga ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online Sekretaris menyerahkan hard copy yang telah disetujui Ketua dan disahkan Wakil Dekan II ke Biro Admistrasi Umum dan Biro melakukan penilaian sebagai dasar pertimbangan pencairan anggaran berikutnya KaPMP melakukan pengecekan/monitoring terhadap arsip 9 dan KaPMP meng-input-kan catatan hasil monitoring dan 10 ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online 1 2 2 3 4 5 5 5 6 7 7 8 Maks. 1 bulan Maks. 1 bulan Setiap Setiap Draf, Tanda Terima Draf, Tanda Terima Halaman 4 dari 7
Dosen KaPMP Ketua / Sekretaris Dekan / PD II Biro Adm. Umum dan Pembantu Rektor I Universitas Alur Kerja (Lanjutan) Unit Waktu Dokumen Pelaporan Pengembangan Dosen Dosen meng-upload dan yang terkait pengembangan dosen ke Program Aplikasi yang disediakan Puskom secara online Dosen menyerahkan soft file terkait beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan (foto kopi atau asli) kepada Ketua ; selanjutnya Ketua mengikuti prosedur 6.3.1-6.3.3 di atas Dosen menyerahkan soft file terkait beserta bukti-bukti fisik penggunaan anggaran (foto kopi atau asli) kepada Sekretaris ; selanjutnya Sekretaris mengikuti prosedur 6.3.5-6.3.7 di atas 11 12 12 13 13 Maks. 2 Maks. 2 Maks. 2 Ketua menyusun seluruh dalam 1 tahun, memintakan pengesahan kepada Dekan, dan menyerahkan hard copy tersebut ke Pembantu Rektor I paling lambat bersamaan dengan pengajuan anggaran tahun berikutnya 14 14 14 Maks. bersamaan dengan pengajuan anggaran tahun berikutnya Tahunan, Tanda Terima Halaman 5 dari 7
7. ARSIP 7.1. 7.2. 8. LAMPIRAN 8.1. Formulir 8.2. Formulir 8.3. Formulir Tanda Terima RPPS/RPF Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Prof. Ir. Frans U. Datta, M.App.Sc, Ph.D Rektor. Ketua SPI... KaPMP Halaman 6 dari 7
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU : : KM-SM-Undana-QAC/09 Halaman 7 dari 7