SELF-PROPAGATING ENTREPRENEURIAL EDUCATION DEVELOPMENT MANAJEMEN OPERASI DAN PRODUKSI DALAM AGRIBISNIS Dina Novia Priminingtyas, SP.,MSi. Lab. of Agribusiness Analysis and Management Faculty of Agriculture, Universitas Brawijaya Email : dinanovia@ub.ac.id 1. Deskripsi 2. Pengertian dan Ruang Lingkup Manajemen Produksi dan Operasi dalam Agribisnis 3. Manajemen Produksi Dalam Agribisnis 1. DESKRIPSI Modul keenam ini disusun sebagai materi pembelajaran untuk memberikan pemahaman kepada mahasiswa mengenai pengertian manajemen operasi produksi, peranan manajemen operasi dalam perusahaan, perencanaan produksi, manajemen rantai pasok dan manajemen persediaan serta dapat menjelaskan strategi operasi dalam suatu perusahaan agribisnis sekaligus mengetahui bagaimana langkah-langkah yang harus diambil apabila ada permasalahan dalam operasional perusahaan. MODUL 8 2. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI DALAM AGRIBISNIS 2.1.PENGERTIAN MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI Manajemen produksi dan operasi merupakan penerapan ilmu manajemen untuk mengatur kegiatan produksi atau operasi agar dapat dilakukan secara efisien. Mekanisme atau system manajemen operasi masing-masing perusahaan berbeda, namun yang pasti ada proses mengubah bentuk fisik, atau memindahkan (transportasi), menyimpan, memeriksa dan meminjamkan.
Menurut Downey dan Erickson (1992), pada agribisnis, prinsip manajemen produksi terbukti telah bermanfaat dalam memperbaiki metode pengumpulan, penyortiran dan pengelompokan mutu, pemrosesan dan pabrikasi, pengepakan serta pengiriman produk pertanian. Didalam suatu unit usaha dikenal adanya berbagai macam fungsi yang saling berkaitan antara yang satu dengan lainnya, diantaranya terdapat tiga fungsi pokok yang selalu dijumpai yaitu : 1. Pemasaran (marketing) yang merupakan ujung tombak dari unit usaha, sebab bagian ini langsung berkaitan dengan konsumen. Keterkaitan ini dimulai dari identifikasi kebutuhan konsumen (jenis dan jumlahnya) maupun pelayanan dan pengantaran produk ketangan konsumen. 2. Keuangan (finance) yang bertanggung jawab atas perolehan dana guna pembiayaan aktivitas unit usaha serta pengelolaan dana secara ekonomis sehingga kelangsungan dan perkembangan unit usaha dapat dipertahankan. 3. Produksi (operasi) yang merupakan penghasil dari produk atau jasa yang akan dipasarkan kepada konsumen. 2.2 SISTEM PRODUKSI Pada masa lalu pengertian produksi hanya dikaitkan dengan unit usaha fabrikasi yaitu yang menghasilkan barang barang nyata seperti mobil, perabot, semen dsb, namun pengertian produksi pada saat ini menjadi semakin meluas. Produksi sering diartikan sebagai aktivitas yang ditujukan untuk meningkatkan nilai masukan (input) menjadi keluaran (output). Dengan demikian maka kegiatan usaha jasa seperti dijumpai pada perusahaan angkutan, asuransi, bank, pos, telekomunikasi, dsb menjalankan juga kegiatan produksi. Secara skematis sistem produksi dapat digambarkan sbb: Gambar 1. Skema Sistem Produksi Ada sekurang kurangnya 4 perbedaan pokok antara usaha jasa dan usaha pabrikasi, yaitu : a. Dalam unit usaha pabrikasi keluarannya merupakan barang real sehingga produktivitasnya akan lebih mudah diukur bila dibandingkan dengan unit usaha jasa yang keluarannya berupa pelayanan b. Kualitas produk yang dihasilkan dari usaha pabrikasi lebih mudah ditentukan standarnya c. Kontak langsung dengan konsumen tidak selalu terjadi pada usaha pabrikasi sedangkan pada usaha jasa kontak langsung dengan konsumen merupakan suatu yang tidak dapat dielakkan d. Tidak akan dijumpai adanya persediaan akhir di dalam usaha jasa sedang dalam usaha pabrikasi adanya persediaan sesuatu yang sulit dihindarkan. Page 2 of 7
2.3 RUANG LINGKUP MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI Menurut Zulian Yamit (2003) Karakteristik dari sistem manajemen operasi adalah : 1. Mempunyai tujuan, yaitu menghasilkan barang dan jasa 2. Mempunyai kegiatan, yaitu proses transformasi 3. Adanya mekanisme yang mengendalikan pengoperasian Ada tiga aspek yang saling berkaitan dalam ruang lingkup manajemen operasi, yaitu: 1. Aspek struktural yaitu aspek yang memperlihatkan konfigurasi komponen yang membangun sistem manajemen operasi dan interaksinya satu sama lain. 2. Aspek fungsional yaitu aspek yang berkaitan dengan manajemen dan organisasi komponen struktural maupun interaksinya mulai dari perencanaan, penerapan, pengendalian maupun perbaikan agar diperoleh kinerja optimum. 3. Aspek lingkungan memberikan dimensi lain pada sistem manajemen operasi yang berupa pentingnya memperhatikan perkembangan dan kecenderungan yang terjadi di luar sistem. Ruang lingkup manajemen operasi berkaitan dengan pengoperasian sistem operasi, pemilihan serta penyiapan sistem operasi yang meliputi keputusan tentang : (1) Perencanaan output (2) Desain proses transformasi (3) Perencanaan kapasitas (4) Perencanaan bangunan pabrik (5) Perencanaan tata letak fasilitas (6) Desain aliran kerja (7) Manajemen persediaan (8) Manajemen proyek (9) Skeduling (10) Pengendalian kualitas (11) Keandalan kualitas dan pemeliharaan 2.4 PERANAN MANAJER OPERASI Manajemen Produksi dan Operasi menawarkan kesempatan profesi sebagai contoh : direktur operasi, direktur pabrik, manajer operasi, manajer pengawasan produk, manajer lapang, asisten manajer, dan lain sebagainya. Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh Manajer Operasi adalah : a. Menentukan dan mengatur letak lahan pertanian dengan letak pabrik penanganan pasca panen b. Menentukan dan mengatur letak gudang persediaan dan mesin yang efisien agar tidak menyita waktu dalam gerakan c. Melakukan pemeliharaan peralatan di lahan pertanian dan pabrik agar menjamin keandalan dan kontinuitas operasi d. Mengurangi bagian produk yang rusak atau memperbaiki proses produksi untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan biaya yang rendah e. Menentukan input yang akan dibuat atau dibeli f. Menentukan atau memperbaiki jadwal kegiatan usahatani atau kegiatan proses produksi pasca panen g. Mengevaluasi biaya tenaga kerja jika ada penambahan tenaga kerja baik di lapang maupun di kantor h. Mengurangi jika memungkinkan menghapuskan pemborosan i. Memperpendek waktu persiapan untuk mengurangi waktu proses dll Page 3 of 7
Kegiatan yang demikian banyaknya, maka peran dari manajer operasional sangatlah strategis dalam menciptakan sistem produksi yang ampuh untuk membuat produk secara efisien. 2.5 PERENCANAAN PROSES PRODUKSI Strategi proses dalam manajemen operasional disebut juga sebagai strategi transformasi faktor inputs menjadi outputs. Strategi ini dimaksudkan untuk dapat memproduksi barang dan jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen yang selalu berubah-ubah, dilakukan dengan sistem transformasi yang efektif dan efisien. Manajer operasional bertugas menyusun strategi proses untuk dapat mencapai sasaran operasional dan organisasi/perusahaan (Tampubolon, 2004) Di dalam sistem operasional dikenal ada 4 strategi proses yaitu : 1. Proses produksi yang terputus-putus (intermitten process) Merupakan kegiatan operasional yang mempergunakan peralatan produksi yang disusun/diatur sedemikian rupa yang dimanfaatkan secara fleksibel (multipurpose) untuk menghasilkan berbagai produk atau jasa. Contoh : di bidang pelayanan yaitu : Restoran Chinesse Foods menyiapakan makanan sesuai pesanan pelanggan yang dikerjakan oleh juru masak. Umumnya proses intermitten merupakan sistem operasional yang tidak terstandarisir, hanya berdasarkan keinginan pelanggan pada saat dilakukan pemesanan. 2. Proses produksi yang kontinu (continous process) Merupakan proses produksi yang mempergunakan peralatan produksi yang disusun dan diatur dengan memperhatikan urutan kegiatan dalam menghasilkan produk atau jasa, serta arus bahan di dalam proses telah terstandarisasi. Contoh : minuman Teh Botol merupakan produk yang terstandarisasi. 3. Proses produksi yang berulang-ulang (repetitive process) Merupakan proses produksi yang menggabungkan fungsi intermitten process dan continous process. Tetapi proses ini mempergunakan bagian dan bahan komponen yang berbagai jenis diantara proses yang kontinu. Contoh : dalam usaha jasa, restoran besar melayani banyak pelanggan dengan beragam menu. 4. Produksi massa (mass customization) Merupakan proses produksi yang menggabungkan fungsi intermitten process, continous process serta repetitive process yang menggunakan berbagai komponen bahan, teknik skedul produksi dan mengutamakan kecepatan pelayanan. 3. MANAJEMEN PRODUKSI DALAM AGRIBISNIS 3.1 PERENCANAAN PRODUKSI Seperti di bidang manajemen lainnya, manajemen produksi memerlukan perencanaan yang cermat. Faktor pertimbangan yang terlibat antara lain : lokasi fasilitas, ukuran pabrik, tata letak, pembelian, persediaan dan pengendalian produksi. Sedangkan menurut Yamit (2003), perencanaan kapasitas produksi adalah jumlah maksimum output yang dapat diproduksi dalam satuan waktu tertentu. Contoh: pabrik pupuk mempunyai kapasitas 100.000 kg sekali produksi Kapasitas produksi dikaitkan dengan kapasitas sumber daya yang dimiliki seperti: Kapasitas tenaga kerja Kapasitas mesin Kapasitas bahan baku Page 4 of 7
Kapasitas modal PRODUKSI SEBAGAI SISTEM YANG MENYELURUH Menurut Downey dan Erickson (1992), manajer agribisnis yang mampu memperkirakan semua pengaruh yang mungkin atas berbagai variabel produksi menerapkan cara pandang sistem. Ketiga bagian dari sistem ini yaitu : lokasi, ukuran dan tata letak fasilitas. A. LOKASI Dalam memilih tempat untuk fasilitas, pada umumnya manajer agribisnis harus mempertimbangkan 4 hal yaitu : 1) sumber bahan baku, 2) ketersediaan tenaga kerja, 3) lokasi pasar dan 4) insentif khusus yang tersedia pada daerah tertentu. Sedangkan menurut Assauri (2008), lokasi penting bagi perusahaan karena akan mempengaruhi kedudukan perusahaan dalam persaingan dan menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Dengan adanya penentuan lokasi suatu perusahaan yang tepat karena menentukan : Kemampuan melayani konsumen dengan memuaskan Mendapatkan bahan-bahan mentah yang cukup dan kontinu dengan harga yang memuaskan/layak Memungkinkan diaadakan perluasan pabrik di kemudian hari Menurut Yamit (2003), pemilihan lokasi pabrik terkait dengan pendirian pabrik baru atau perluasan (expansion) pabrik. Perluasan pabrik disebabkan : a. Fasilitas-fasilitas produksi dirasakan sudah ketinggalan b. Permintaan pasar terus berkembang diluar jangkauan kapasitas produksi yang dimiliki c. Tenaga kerja yang tidak mencukupi 1. Sumber Bahan Baku Lokasi agribisnis mungkin akan berdekatan dengan sumber bahan bakunya jika pada dasarnya hanya dibutuhkan satu jenis bahan baku dan ongkos angkutnya dalam bentuk bahan baku sangat besar. Misalnya : ongkos angkut untuk ternak atau buah dan sayuran lebih mahal daripada ongkos angkut untuk hasil olahan dari bahan tersebut. Agribisnis memerlukan sedemikian banyak jenis bahan baku dari lokasi yang terpencar dan berjauhan sehingga lebih tepat menempatkan lokasi produksi di dekat pasar. 2. Ketersediaan Tenaga Kerja Wilayah yang berbeda menawarkan jenis tenaga kerja yang berbeda pula. Disamping itu wilayah tertentu memerlukan upah dan tunjangan yang lebih tinggi bagi pekerjanya karena biaya hidup yang lebih tinggi di daerah tersebut. Ada juga daerah yang menjanjikan tingkat produktivitas yang lebih tinggi serta ketidakhadiran dan pergantian pekerja yang lebih rendah. 3. Lokasi Pasar Jika perusahaan membutuhkan banyak jenis bahan bakar dengan ongkos angkut yang tidak begitu besar, maka penempatan di dekat pasar bisa sangat menguntungkan. Penempatan yang berdekatan dengan pasar terutama penting bagi pengecer sehingga pelanggan tidak perlu pergi jauh-jauh untuk membeli. 4. Insentif Khusus Industri pertanian membutuhkan air dan pembangkit tenaga yang besar sebaiknya ditempatkan di daerah yang berlimpah dengan sumber perbekalan tersebut. Untuk menggairahkan bisnis adakalanya pemerintah menawarkan keringanan pajak dan biaya listrik atau air disamping kemudahan dalam perijinan dan penyediaan prasarana yang lebih baik. Page 5 of 7
B. UKURAN PABRIK Ukuran pabrik yang optimal merupakan dimensi penting dari agribisnis. Pada umumnya unit-unit yang lebih besar lebih mudah dioperasikan, tetapi pabrik yang terlalu besar hanya akan merupakan pemborosan besar jika ditinjau dari berbagai faktor. Menurut prinsip skala usaha yang ekonomis, pabrik yang besar biasanya akan mengakibatkan biaya perunit yang makin kecil. Akan tetapi, ukuran pabrik yang lebih kecil menawarakan lebih banyak fleksibiltas dalam hal jaraknya ke sumber bahan baku atau ke pasar yang pada gilirannya mengakibatkan ongkos angkut yang lebih murah. C. TATA LETAK Dalam merencanakan tata letak suatu pabrik perlu mempertimbangkan semua proses dan prosedur yang kan dijalani pabrik, kuantitas dan kualitas yang diperlukan dan setiap jenis perubahan, jenis, mutu atau permintaan produk di masa mendatang. Menurut Subagyo (2000), tata letak (layout) pabrik adalah cara penempatan fasilitas-fasilitas yang digunakan di dalam pabrik. Fasilitas itu misalnya : mesin, alat produksi, alat pengangkutan barang, tempat pembuangan sampah dan lain-lain. Letak dari fasilitas-fasilitas itu harus diatur sedemikian rupa sehingga proses produksi dapat berjalan sedemiakian rupa dengan lancar dan efisien. Sedang menurut Assauri (2008), layout yang baik dapat diartikan sebagia penyusunan yang teratur dan efisien semua fasilitas pabrik dan buruh (personel) yang ada di dalam pabrik. Fasilitas pabrik tidak hanya mesin-mesin tapi juga service area termasuk penerimaan dan pengiriman barang, tempat maintenance, gudang dll. Selain itu juga harus diperhatikan segi keamanan pekerja. Menurut Yamit (2003), tujuan dan manfaat layout adalah : a. Meningkatkan jumlah produksi b. Mengurangi waktu tunggu c. Mengurangi proses pemindahan bahan d. Penghematan penggunaan ruangan e. Efisiensi penggunaan fasilitas f. Mempersingkat waktu proses g. Meningkatkan kepuasan dan keselamatan kerja h. Mengurangi kesimpangsiuran Macam Tipe Layout yaitu : 1. Layout Proses Dikenal juga sebagai functional layout yaitu : proses pengaturan dan penempatan fasilitas pabrik seperti mesin dan peralatan yang memiliki karakteristik kerja yang sama atau memiliki fungsi yang sama ditempatkan pada satu departemen atau bagian. Dalam layout proses ini, tipe dan karakteristik dari peralatan adalah faktor yang dominan dalam pengaturan letak fasilitas pabrik. 2. Layout Produk Atau Garis (Line Layout) Layout produk atau garis) adalah pengaturan tata letak fasilitas pabrik berdasarkan aliran dari produk tersebut. Tipe layout produk / garis ini merupakan tipe paling populer dan sering digunakan untuk pabrik yang Page 6 of 7
menghasilkan produk secara massal dengan tipe produk relatif kecildan standar untuk jangka waktu relatif lama. Tujuan utama dari tata letak seperti ini adalah untuk memudahkan pengawasan dalam kegiatan produksi. 3. Layout Kelompok Adalah : pengaturan tata letak fasilitas pabrik ke dalam daerah-daerah atau kelompok mesin bagi pembuatan produk yang memerlukan pemrosesan yang sama. Setiap produk diselesaikan pada daerah tersendiri dengan seluruh urutan pengerjaan dilakuakn pada tempat tersebut. 4. Layout Posisi Tetap (Fixed Position Layout) Adalah : pengaturan material atau komponen produk yang dibuat akan tinggal tetap pada posisinya, sedangkan fasilitas produksi seperti peralatan, perkakas, mesin-mesin, manusia serta komponen kecil lainnya akan bergerak/berpindah menuju lokasi material atau komponen produk utama tersebut. 5. Layout Bentuk U Hakekat layout bentuk U adalah pintu masuk dan keluar bahan baku dan produk akhir berada pada posisi yang sama. Keuntungan dari tata letak model ini adalah fleksibilitas untuk menambah atau mengurangi jumlah pekerja yang diperlukan bila harus menyesuaikan dengan perubahan jumlah produksi atau perubahan permintaan. Hal ini dapat dicapai dengan menambah atau mengurangi jumlah pekerja pada daerah sebelah dalam dari tempat kerja berbentuk U ini. 6. Layout Gabungan Garis dan Proses Penggabungan kedua tipe layout ini untuk mengeliminir segala kelemahan yang terdapat dalam layout proses maupun layout garis. 7. Layout Gabungan Garis dan Bentuk U Dengan penggabungan kedua layout ini dapat mengurangi tenaga kerja pecahan. REFERENSI Downey dan Ericson, 1992. Manajemen Agribisnis (Terjemahan). Erlangga. Jakarta. Heizer dan Barry Render. 2010. Manajemen Operasi Buku 2. Salemba Empat. Jakarta Manahan P. Tampubolon. 2004. Manajemen Operasional. Ghalia Indonesia. Jakarta Pangestu Subagyo,2000. Manajemen Operasi.BPFE. Yogyakarta Sofjan Assauri. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta Page 7 of 7