BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis 2.1.1 Pengertian Organisasi Manajemen sangat berkaitan erat dengan organisasi sebagai suatu tempat manajemen itu akan berperan secara aktif. Suatu organisasi tanpa adanya manajemen yang baik di dalamnya, akan sulit bagi organisasi tersebut untuk melakukan aktivitasnya dengan baik. Untuk lebih jelas, dalam hal ini beberapa defenisi yang menjadi titik tolak untuk penjelasan uraian-uraian selanjutnya, yakni: 1. Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih dan yang relatif terus-menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Judge, 2008:5). 2. Organisasi adalah suatu pengaturan orang-orang secara sengaja untuk pencapaian tujuan bersama (Yuli, 2005:2). 3. Organisasi adalah penyusunan dan pengelolaan berbagai aktivitas manusia (baik dengan institusi/lembaga maupun tidak), yang bertujuan menjalankan suatu fungsi atau maksud tertentu (Kusdi, 2009:4). Berdasarkan defenisi-defenisi tersebut dapat diketahui beberapa elemen dasar yang menjadi ciri suatu organisasi yaitu: 1. Kumpulan orang 2. Pengaturan
3. Pengelolaan 4. Tujuan Bersama Dari ciri tersebut dapat dirumuskan defenisi organisasi yaitu suatu kumpulan orang yang diatur dan dikelola dengan hubungan-hubungan formal dalam rangkaian terstruktur untuk mencapai tujuan bersama secara efektif. 2.1.2 Pengertian Desain Organisasi Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhansumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat melalui suatu desain organisasi. Desain organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Pengertian yang jelas tentang desain organisasi oleh beberapa ahli sebagai berikut: 1. Desain organisasi adalah struktur organisasi tertentu sebagai hasil dari berbagai keputusan dan tindakan para manajer (Ivancevich, Konopaske, dan Matteson, 2007:236). 2. Desain organisasi adalah keseluruhan rangkaian elemen struktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total (Griffin, 2004:352). 3. Desain organisasi adalah sebuah proses memilih dan mengelola aspekaspek struktural dan kultural yang dilakukan oleh para manajer sehingga organisasi mampu mengendalikan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan bersama (Wisnu dan Nurhasanah, 2005:11). Beberapa pengertian tersebut dapat diketahui bahwa desain organisasi merupakan proses memilih dan mengelola segala aspek-aspek dalam
organisasi sehingga menciptakan suatu struktur organisasi tertentu untuk mencapai tujuan bersama. 2.1.3 Proses dalam Desain Organisasi Menurut Ivancevich, Konopaske, dan Matteson (2007:236) dalam desain organisasi terdapat empat proses yang harus dilakukan, yaitu: 1. Pembagian Kerja Pembagian kerja adalah proses membagi pekerjaan menajdi jabatan-jabatan spesifik untuk memaksimalkan manfaat spesialisasi. Keuntungan ekonomis dari pembagian pekerjaan menjadi jabatan-jabatan khusus merupakan alasan historis utama yang mendasari penciptaan organisasi. 2. Departementalisasi Alasan alasan untuk mengelompokkan pekerjaan pekerjaan tergantung pada kebutuhan untuk mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Pekerjaan pekerjaan spesialisasi dipisahkan satu sama lain, saling berhubungan dengan keseluruhan tugas, dan pencapaian keseluruhan pekerjaan membutuhkan pencapaian setiap pekerjaan. Tetapi pekerjaan pekerjaan tersebut harus dilakukan dengan cara dan urutan tertentu, sesuai dengan yang dikehendaki pihak manajemen ketika pekerjaan tersebut disusun. 3. Pendelegasian Wewenang Pendelegasian wewenang adalah proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah di dalam suatu organisasi. Para manajer akan memutuskan seberapa besar kewenangan yang seharusnya didelegasikan kepada setiap jabatan dan
pemegang jabatan. Pendelegasian wewenang menagcu secara khusus pada kewenangan mengambil keputusan. 4. Rentang Kendali Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. Rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi. Pertimbangan yang penting dalam menentukan rentang kendali seorang manajer bukanlah jumlah hubungan yang mungkin terjadi, melainkan frekuensi dan intensitas hubungan yang sebenarnya. 2.1.4 Jenis Desain Organisasi Menurut Robbins dan Judge (2008:224) ada tiga desain organisasi yang lazim digunakan, yakni: a. Struktur Sederhana Sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departemantalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil dimana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan-kekuatan dari desain organisasi ini antara lain: 1. Sederhana. 2. Cepat. 3. Fleksibel. 4. Tidak mahal untuk dikelola. 5. Akuntabilitasnya jelas.
Kelemahan-kelemahan dari desain organisasi ini sebagai berikut: 1. Sulit dijalankan dimana pun selain di organisasi kecil 2. formalisasinya rendah dan sentralisasinya tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban informasi di puncak. 3. Berisiko, segalanya bergantung pada satu orang saja. b. Birokrasi Sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando. Kekuatan-kekuatan desain organisasi ini antara lain: 1. Mampu menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien. 2. Menyatukan beberapa kekhususan dalam departemen-departemen fungsional menghasilkan skala ekonomi. 3. Duplikasi yang minim pada personel dan peralatan. 4. Karyawan yang memiliki kesempatan untuk berbicara dengan bahasa yang sama diantara rekan-rekan sejawat mereka. Kelemahan-kelemahan dalam desain organisasi ini sebagai berikut: 1. Spesialisasi dalam birokrasi bisa menciptakan konflik-konflik sub unit. 2. Tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keselutuhan organisasi.
3. Birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah-masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan. c. Struktur Matriks Sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Kekuatan-kekuatan dari desain organisasi ini antara lain: 1. Memiliki kemampuan untuk memfasilitasi koordinasi manakala organisasi tersebut memiliki banyak aktivitas yang rumit dan saling bergantung. 2. Matriks memudahkan penempatan para spesialis secara efisien. 3. Matriks mencapai keuntungan skala ekonomi dengan cara menyediakan sumber-sumber daya terbaik maupun cara yang efektif bagi organisasi untuk memastikan penggunaan sumber daya secara efisien. Kelemahan-kelemahan dari desain organisasi ini sebagai berikut: 1. Kebingungan yang diciptakan oleh struktur matriks ini. 2. Kecenderungannya untuk menumbuhkan perjuangan meraih kekuasaan. 3. Stres yang dirasakan para individu. 2.1.5 Efektivitas Kerja Efektivitas kerja merupakan suatu masalah yang kompleks. Pentingnya efektivitas kerja dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi merupakan kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Menurut para ahli pengertian efektivitas kerja adalah sebagai berikut:
1. Efektivitas kerja adalah tingkat sejauh mana suatu organisasi yang merupakan sistem sosial dengan segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersedia memenuhi tujuan-tujuannya tanpa pemborosan dan menghindai ketegangan yang tidak perlu diantara anggota-anggotanya (Etzioni dalam Tangkilisan,2005:139). 2. Efektivitas kerja adalah keseimbangan atau pendekatan optimal pada pencapaian tujuan, kemampuan, dan pemanfaatan tenaga manusia. Jadi konsep tingkat efektivitas menunjukkan pada tingkat seberapa jauh organisasi melaksanakan kegiatan atau fungi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada (Argris dalam Tangkilisan, 2005:139). 3. Efektivitas kerja adalah sejauh mana organisasi mencapai berbagai sasaran (jangka pendek) dan tujuan (jangka panjang) yang telah ditetapkan, dimana penetapan sasaran-sasaran dan tujuajn-tujuan itu mencerminkan konstituen strategis, kepentingan subjektif penilai, dan tahap pertumbuhan organisasi (Kusdi, 2009:94). Berdasarkan defenisi yang dikemukakan para ahli dalam uraian terdahulu dapat disimpulkan bahwa efektivitas kerja adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan baik dan benar, sehingga pencapaian tujuan perusahaan berjalan sesuai yang direncanakan. Indikator dari efektivitas kerja (Hasibuan, 2003 : 105) yaitu: a. Kuantitas Kerja Kuantitas kerja merupakan volume kerja yang dihasilkan dibawah kondisi normal. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya beban kerja dan keadaan yang didapat atau dialaminya selama bekerja. Setiap perusahaan akan selalu berusaha agar efektivitas kerja dari karyawannya dapat ditingkatkan. Oleh Karena itu, suatu
perusahaan selalu berusaha agar setiap karyawannya memiliki moral kerja yang tinggi. b. Kualitas Kerja Kualitas kerja merupakan sikap yang ditunjukkan oleh karyawan berupa hasil kerja dalam bentuk kerapian, ketelitian, dan keterkaitan hasil dengan tidak mengabaikan volume pekerjaan didalam mengerjakan pekerjaan. c. Pemanfaatan Waktu Pemanfaatan waktu adalah pengggunaan masa kerja yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan agar pekerjaan selesai tepat pada waktu yang ditetapkan. Peningkatan kualitas sumber daya manusia tentunya sangat diperlukan guna mewujudkan hasil yang diharapkan oleh setiap perusahaan. Setiap karyawan sudah sepatutnya diarahkan untuk lebih meningkatkan efektivitas kerja mereka melalui berbagai tahapan usaha secara maksimal salah satunya dengan desain organisasi, sehingga pemanfaatan sumber daya manusia akan lebih berpotensi dan akan lebih mendukung keberhasilan perusahaan. 2.2 Penelitian Terdahulu Liza (2006) melakukan penelitian yang berjudul Peranan Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pada Perusahaan Mandala Airlines Perwakilan Medan. Penelitian ini dilakukan dengan 2 (dua) metode yakni metode deskriptif dan kualitatif. Metode deskriptif dilakukan dengan mengumpulkan dan mengklasifikasi gambaran umum PT Mandala Airlines Perwakilan Medan. Metode kuantitatif yakni menganalisis data untuk
menarik kesimpulan dengan menggunakan teori dan perbandingan antara data primer dan sekunder. Struktur organisasi yang dijalankan PT Mandala Airlines Perwakilan Medan dapat meningkatkan efektivitas kerja bila dilihat dari tingkat ketepatan waktu penerbangan. Penelitian yang dilakukan oleh Liza adalah penelitian kualitatif. Dewi (2005), melakukan penelitian yang berjudul Pengaruh Pembagian Kerja Terhadap Efektivitas Kerja Karyawan Pada Bagian Produksi PT. DUPANTEX Kabupaten Pekalongan. Penelitian menggunakan metode Analisis Regresi Sederhana serta Validitas dan reliabilitas. Dari penelitian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa variabel pembagian kerja berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas kerja karyawan bagian produksi PT. DUPANTEX Kabupaten Pekalongan sebesar 6,4% dan hipotesis diterima. 2.3 Kerangka Konseptual Kerangka konseptual merupakan sintesa tentang hubungan antar variabel yang disusun dari berbagai teori yang telah dideskripsikan (Sugiyono, 2008:89). Kerangka konseptual bertujuan untuk mengemukakan secara umum mengenai objek penelitian yang dilakukan dalam kerangka dari variabel yang akan diteliti. Kerangka konseptual yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah desain organisasi sebagai variabel X dan efektivitas kerja sebagai variabel Y. Menurut Griffin (2004:352) desain organisasi adalah keseluruhan rangkaian elemen srtuktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total. Para manajer yang mendesain sebuah organisasi menghadapi keputusan-keputusan yang sulit. Mereka harus
memilih berbagai alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Proses para manajer membuat pilihan-pilihan tersebut merupakan sebuah desain organisasi. Menurut Ivancevich, Konopaske, dan Matteson (2007:236) terdapat empat proses dalam mendesain sebuah organisasi yaitu: 1. Pembagian Kerja adalah proses membagi pekerjaan menjadi jabatanjabatan spesifik, untuk memaksimalkan manfaat spesialisasi. 2. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. 3. Pendelegasian wewenang adalah proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam suatu organisasi. 4. Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. Menurut Hasibuan (2003:105) efektivitas kerja merupakan suatu keadaan keberhasilan kerja yang sempurna sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Efektivitas kerja dalam suatu perusahaan dapat diukur melalui kuantitas kerja, kualitas kerja, dan pemanfaatan waktu. Agar dapat menjamin keberhasilan usaha dalam meningkatkan efektivitas kerja dalam suatu organisasi maka perlunya dilaksanakan desain organisasi yang baik. Menurut Griffin (2004:353) desain organisasi merupakan faktor yang penting dalam mencapai efektivitas kerja. Dengan adanya desain organisasi yang baik yang sesuai dengan tujuan organisasi atau perusahaan akan menghasilkan hasil yang positif terhadap peningkatan efektivitas kerja. Tanpa dilakukannya desain organisasi dalam suatu organisasi atau perusahaan maka efektivitas kerja akan sulit tercapai. Adapun kerangka pemikiran tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Desain Organisasi 1. Pembagian kerja (X1) 2. Departementalisasi ( X2) 3. Pendelegasian wewenang (X3) 4. Rentang kendali (X4) Efektivitas kerja (Y) 1. Kuantitas kerja 2. Kualitas kerja 3. Pemanfaatan waktu Gambar 2.1 kerangka Konseptual Griffin(2004), Hasibuan (2003), dan Ivancevich (2007) (data diolah) 2.4 Hipotesis Hipotesis dalam penelitian ini adalah Desain Organisasi berpengaruh signifikan terhadap efektivitas kerja pada Balai Besar Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika Wilayah 1 Medan.