Modul ke: 06 Hesti Fakultas Ekonomi & Bisnis Manajemen Persediaan Persediaan Pengaman Maheswari SE., M.Si Program Studi Manajemen
Kedatangan barang terlambat menimbulkan stock out (kehabisan barang persediaan) Tingkat Persediaan dengan Permintaan Konstan dan Waktu Pemesanan Terlambat
Pemakaian tidak merata dan terjadi kenaikan kenaikan pemakaian sehingga barang habis sebelum pesanan yang baru tiba. Tingkat Persediaan dengan Kenaikan Permintaan dan Waktu Pemesanan Konstan
Keadaan kehabisan persediaan harus dihindari karena dapat mengakibatkan biaya yang tinggi, baik biaya eksternal maupun biaya internal. Biaya eksternal misalnya pelanggan yang tidak puas akan beralih ke produk lain, sehingga dapat mengakibatkan penurunan penjualan di kemudian hari. Biaya internal misalnya mesin dan pekerja yang nganggur sedangkan biaya dan gajinya harus tetap dibayar. Mesin yang harus dimatikan dan untuk menghidupkannya kembali membutuhkan waktu dan biaya ekstra, merupakan biaya internal juga.
Untuk mengatasi keadaan yang tidak diinginkan tersebut, yaitu kehabisan persediaan, yang diakibatkan oleh keterlambatan kedatangan barang atau kenaikan dalam pemakaian barang, atau kedua-duanya, diperlukan sejumlah persediaan tambahan, yang dinamakan persediaan pengaman.
Apabila terjadi lonjakan kenaikan pemakaian barang di luar kebutuhan rata-rata yang diramalkan atau diperhitungkan. Apabila terjadi keterlambatan kedatangan barang yang dibeli atau dipesan. Apabila terjadi dua situasi di atas sekaligus, jadi ada kenaikan pemakaian dan sekaligus keterlambatan kedatangan barang.
Persediaan pengaman akan mengurangi biaya yang timbul karena kehabisan persediaan. Makin besar persediaan pengaman, makin kecil kemungkinan kehabisan persediaan sehingga makin kecil pula biaya karena kehabisan persediaan. Tetapi adanya persediaan pengaman akan menambah biaya penyediaan barang. Makin besar persediaan pengaman, makin besar pula biaya penyediaan barang.
Waktu pemesanan bersifat konstan. Jadi persediaan pengaman diperlukan untuk berjaga-jaga terhadap kenaikan pemakaian. Kejadian yang akan datang merupakan pengulangan kejadian yang lalu, sehingga data yang lalu dapat diandalkan. Bahwa teori probabilitas dapat berlaku. Bahwa barang yang dipesan akan tiba sekaligus dalam 1 lot (bukan pengiriman secara parsial)
Waktu pemesanan adalah 6 hari. Pemakaian tiap hari 50 satuan. Berarti pemakaian selama waktu pemesanan adalah 300 satuan dan titik-pemesanan kembali adalah pada waktu persediaan mencapai 300 satuan. Dengan perhitungan EOQ, diperoleh hasil bahwa yang paling ekonomis setiap pesanan adalah 3600 satuan. Biaya karena kehabisan persediaan US$ 50 per satuan. Dalam kenyataan, sesuai data statistik seperti di Tabel 2, memang pemakaian selama waktu pemesanan, 81% berjumlah 300 satuan atau kurang. Ini berarti juga bahwa kemungkinannya 19% pemakaian melebihi 300 satuan, sehingga kemungkinan 19% terjadi kehabisan persediaan. Biaya penyediaan untuk persediaan pengaman adalah US$ 10 per satuan.
Probabilitas Pemakaian Barang Selama Waktu Pemesanan Pemesanan selama Masa pemesanan 150 200 250 300 350 400 Frekuensi berapa Kali jumlah tersebut 3 4 6 68 9 7 Probabilitas 0,03 0,04 0,06 0,68 0,09 0,07 450 3 0,03 100 1,00
Kalau ditentukan 50 satuan, masih ada kemungkinan persediaan habis sebesar 10% (7% + 3%). Kalau ditentukan 100 satuan, masih ada kemungkinan persediaan habis sebesar 3%. Kalau ditentukan 150 satuan, tidak ada lagi kemungkinan persediaan habis.
Namun pertanyaan penting yang perlu diajukan adalah berapa biaya yang diakibatkan oleh karena kehabisan persediaan dalam tiga kemungkinan di atas?
Persediaan Pengaman 0 Probabilitas Kehabisan 0,09 jika pemakaian 350 Jumlah Kehabisan 50 Biaya Tahunan 50 x 0,09 x $50 x 5=$1.125 Jumlah Biaya Kehabisan Persediaan Per Tahun 0,07 jika pemakaian 400 100 100 x 0,07 x $50 x 5=$1.750 50 0,03 jika pemakaian 450 0,07 jika pemakaian 400 150 50 150 x 0,03 x $50 x 5=$1.125 ------------ 50 x 0,07 x $50 x 5=$ 875 $ 4.000 100 0,03 jika pemakaian 450 0,03 jika pemakaian 450 100 50 100 x 0,03 x $50 x 5=$ 750 --------- 50 x 0,03 x $50 x 5 =$ 375 $ 1.625 $ 375 150 0 0 0 0
Persediaan Pengaman Biaya Kehabisan Biaya Tahunan Penyediaan Barang Jumlah Biaya Per Tahun Persediaan Pengaman 0 $ 4.000 $ 0 $ 4.000 50 $ 1.625 50 x $ 10 = $ 500 $ 2.125 100 $ 375 100 x $ 10 = $ 1.000 $ 1.375 150 $ 0 150 x $ 10 = $ 1.500 $ 1.500
Apabila suatu perusahaan menetapkan tingkat layanan sebesar 95%, berarti perusahaan tersebut bersedia untuk menanggung kemungkinan kehabisan persediaan sebesar 5% dst Untuk itu berapa jumlah persediaan pengaman yang diperlukan? Untuk menghitung itu diperlukan data mengenai : Berapa tingkat layanan yang dikehendaki? Berapa pemakaian rata-rata selama waktu pemesanan? Berapa deviasi standar pemakaian selama waktu pemesanan tersebut? Berapa faktor pengaman untuk tiap-tiap tingkat layanan tersebut?
Persediaan = Deviasi Standar x Faktor Pengaman Deviasi Standar adalah deviasi standar dari pemakaian barang selama waktu pemesanan. Faktor Pengaman adalah perhitungan faktor pengaman untuk penggunaan deviasi standar, yang besarnya tergantung dari tingkat layanan.
Berapa besarnya persediaan pengaman yang paling optimal apabila ditetapkan bahwa tingkat layanan yang dikehendaki adalah 95% dan diketahui bahwa jumlah pemakaian selama tiga puluh kali waktu pemesanan adalah sebagai berikut : 26 5 20 13 18 13 13 7 19 19 9 22 33 10 5 18 9 9 10 3 18 10 10 7 13 13 17 17 17 17
Rata-rata = Deviasi standar = Faktor Pengaman untuk tingkat layanan 95% = 1,65 (lihat Tabel 13 di belakang). Jadi Persediaan pengaman = SD x Tingkat layanan Persediaan pengaman =
Di mana: MADdlt adalah MAD permintaan barang selama waktu pemesanan T adalah waktu pemesanan rata-rata MADd adalah MAD permintaan barang dalam satu satuan waktu X adalah permintaan barang rata-rata selama satu satuan waktu MADlt adalah MAD waktu pemesanan
Jika misalnya waktu pemesanan rata-rata 2 minggu, dan MADd 20 unit, X 100 per minggu dan MADlt 0,5 minggu, maka dapat dihitung : MAD Dlt = Apabila dikehendaki tingkat layanan sebesar 95%, maka persediaan pengaman yang harus disediakan adalah : Persediaan Pengaman =
Misalnya diketahui : Rata-rata pemakaian pada waktu pemesanan = 400 Deviasi standar = 40 Biaya penyediaan persediaan pengamanan tiap tahun = $ 5 maka dapat dibuat Tabel 5 sebagai disampaikan di bawah. Dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa untuk menaikkan tingkat layanan sebesar 1% pada tingkat layanan antara 50%-60%, dibutuhkan tambahan biaya persediaan pengaman sebesar $ 19. Di atas tingkat layanan 60%, tambahan biaya satuan ini makin lama makin tinggi dan mencapai $ 627 pada tingkat layanan di atas 99%
Tingkat Layanan Jumlah Persediaan Pengaman yang Dibutuhkan Biaya Persediaan Pengaman Tiap Tahun Perkiraan Tambahan Biaya Tiap 1% Kenaikan Tingkat Layanan 50% 0 $ 0 60% 38 $ 190 $ 19 = ($ 190-0 )/10 70% 78 $ 390 $ 20 = ($ 390-190 )/10 80% 126 $ 630 $ 24 = ($ 630-390 )/10 90% 192 $ 960 $ 33 = ($ 960-630 )/10 95% 246 $1.230 $ 54 = ($1.230-960 )/5 96% 262 $1.310 $ 80 = ($1.310-1.230 )/1 97% 282 $1.410 $100 = ($1.410-1.310 )/1 98% 308 $1.540 $130 = ($1.540-1.410 )/1 99% 350 $1.750 $210 = ($1.750-1.540 )/1 99,9% 463 $2.315 $627 = ($2.316-1.750 )/1
Tingkat Layanan Faktor Pengaman Apabila Menggunakan Deviasi Standar Mean Absolute Deviation 50,00% 75,00% 80,00% 84,13% 85,00% 89,44% 90,00% 93,32% 94,00% 94,52% 95,00% 96,00% 97,00% 97,72% 98,00% 98,61% 99,00% 99,18% 99,38% 99,50% 99,60% 99,70% 99,80% 99,86% 99,90% 99,93% 99,99% 0,00 0,67 0,84 1,00 1,04 1,25 1,28 1,50 1,56 1,60 1,65 1,75 1,88 2,00 2,05 2,20 2,33 2,40 2,50 2,57 2,65 2,75 2,88 3,00 3,09 3,20 4,00 0,00 0,84 1,05 1,25 1,30 1,56 1,60 1,88 1,95 2,00 2,06 2,19 2,35 2,50 2,56 2,75 2,91 3,00 3,13 3,20 3,31 3,44 3,60 3,75 3,85 4,00 5,00
Intuisi Persediaan ditentukan berdasarkan jumlah safety stock pengalaman sebelumnya misalnya 1,5 kali; 1,4 kali dan seterusnya selama lead time. Service level tertentu. Metode ini mengukur seberapa efektif perusahaan mensuplai permintaan barang dari stocknya. Dalam perhitungan digunakan probalitas untuk memenuhi permintaan, untuk itu diperlukan informasi yang lengkap tentang probalitas berbagai tingkatan permintaan selama lead time karena sering kali terjadi variasi. Variasi ini disebabkan oleh fluktuasi lama lead time dan tingkat permintaan rata-rata.
Permitaan dengan distribusi empiris Metode ini didasarkan pada pengalaman empiris dimana dalam penentuan stock didasarkan pada kondisi riil yang dihadapi oleh perusahaan Permintaan Berdistribusi Normal Permintaan yang dilakukan oleh beberapa pelanggan memiliki jumlah yang berbeda, walaupun demikian dengan menggunakan asumsi permintaan bersifat total akan dapat dilakukan perhitungan dengan menggunakan distribusi normal. Permintaan berdistribusi Poisson Pada saat jumlah permintaan total merupakan permintaan dari beberapa pelanggan dimana setiap pelanggan hanya membutuhkan sedikit barang, maka sedikt sekali kemungkinan produsen akan memenuhi kebutuhan satu pelanggan dalam jumlah yang besar. Dengan adanya rata-rata tingkat pemesanan yang konstan dan interval waktu jumlah pemesanan tidak tergantung pada yang lainnya,maka penentuan safety stocknya dapat menggunakan pendekatan distribusi poisson dengan syarat jumlah permintaan rata-rata selama lead time sama atau kurang dari 20.
Lead time tidak pasti. Adanya jumlah permintaan yang tidak pasti pada periode tertentu akan berakibat lead time untuk setiap siklus pemesanan bervariasi. Untuk itu perusahaan akan berusaha menyediakan safety stock atau buffer stockselama lead time. Biaya stock out Peningkatan biaya penyimpanan akan meningkat service level, sehingg semua usaha yang digunakan untuk menutup semua level yang memungkinkan pada saat terjadi lead time permintaan merupakan tujuan yang sangat sulit dicapai. Untuk semua produk, permintaan maksimum akan lebih murah dibandingkan dengan terjadinya stockout.permasalahannya adalah menentukan tingkat safety stock yang dapat menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan biaya safety stockout.