Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 1
PERANGKAT MODUL SMK KORESPONDENSI KELAS X / SEMESTER 1 Cara Membuat Komunikasi Tulis DISUSUN OLEH: ANDISAH CHOIROTUN NISA 140412603513 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2016 Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 2
KATA PENGANTAR Modul yang berjudul Cara Mengoperasikan Ms. Word ini merupakan bahan ajar yang digunakan sebagai panduan kegiatan belajar dan praktikum peserta didik. Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) untuk membentuk salah satu bagian dari kompetensi Penerapan Konsep Dasar Korespondensi, Bidang Keahlian Administrasi Perkantoran. Materi yang dibahas dalam modul ini meliputi bagaimana cara membuat komunikasi tertulis, yaitu Tata laksana Prosedur Pembuatan Surat/ Naskah/ Dokumen, Lay Out Surat, dan Isi Surat. Dengan adanya buku ajar ini, diharapkan dapat memudahkan siswa khususnya bidang keahlian administrasi perkantoran dalam mengikuti kegiatan belajar mengajar serta dapat mencapai kompetensi yang diinginkan. Akhirnya penulis tak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun modul ini. Demikian, semoga bahan ajar ini bermanfaat bagi pembacanya Malang, Desember 2016 Penulis Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 3
DAFTAR ISI Halaman Modul... 1 Halaman Sampul... 2 Kata Pengantar... 3 Daftar Isi... 4 Modul... 5 A. Judul / Identitas... 5 B. Petunjuk Belajar... 5 C. Kompetensi Inti... 6 D. Kompetensi Dasar... 7 E. Indikator... 7 F. Materi Pembelajaran... 7 G. Informasi Pendukung... 8 H. Paparan Isi Materi... 10 1. Tata Laksana Prosedur Pembuatan Surat... 10 a. Pengertian Surat- Menyurat... 11 b. Tujuan Penulisan Surat... 11 c. Fungsi Surat... 12 d. Ciri-ciri Surat... 12 e. Jenis Surat / Penggolongan Surat... 13 f. Bahasa Surat... 18 2. Layout Surat/ Bentuk Surat... 20 a. Bentuk-Bentuk Surat... 22 b. Contoh Surat... 29 3. Isi Surat... 36 I. Latihan 1... 45 J. Latihan 2... 46 K. Latihan3... 46 L. Tugas / Langkah Kerja... 47 M. Penilaian... 48 Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 4
JUDUL/ IDENTITAS Mata Pelajaran Korespondensi PETUNJUK BELAJAR A. Guru 1. Informasikan tentang bagamana cara menggunakan bahan ajar, cara pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan. 2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mendapatkan kesulitan. 3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian pembelajaran peserta didik. 4. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) tetaplah berada di dalam kelas/ tempat belajar. 5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut. B. Peserta Didik 1. Bacalah bahan ajar dengan seksama. 2. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. 3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan dan waktu yang ditargetkan. 4. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. 5. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya baik secara individu maupun kelompok dengan jujur dan bertanggung jawab tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. 6. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 5
7. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan pembelajaran sebelumnya. 8. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. 9. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang mendukung materi praktik. 10. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja dalam penggunaan alat-alat praktik. 11. Mintalah saran-saran dari pendidik. 12. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. KOMPETENSI INTI KI 1 KI 2 KI 3 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 6
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. KOMPETENSI DASAR 3.2 Mengidentifikasi cara membuat komunikasi tulis 4.2 Mempraktikkan cara membuat komunikasi tulis INDIKATOR Indikator a. Siswa mampu mengetahui berbagai jenis komunikasi tertulis b. Siswa mampu mengetahui prosedur pembuatan surat, Layout surat, dan mengenai Isi surat c. Siswa mampu melakukan komunikasi secara tertulis MATERI PEMBELAJARAN 1. Tata laksana Prosedur Pembuatan Surat/ Naskah/ Dokumen 2. Pengertian Surat- Menyurat 3. Tujuan Penulisan Surat 4. Fungsi Surat 5. Ciri-ciri Surat 6. Jenis surat/ Penggolongan surat 7. Bahasa Surat 8. Layout Surat/ Benuk Surat 9. Isi Surat Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 7
INFORMASI PENDUKUNG Sebuah surat yang baik harus memiliki perwajahan yang menarik. Karena sebuah surat yang memiliki wajah yang baik/menarik akan membuat orang senang dan tertarik terhadap surat itu. Hali iunu membawa pengaruh positif terhadap orang/ perusahaan yang mengirim surat tersebut. Salah satu wajah surat ialah Sampul surat/ Amplop Sampul adalah pelindung surat, pemakainannya harus disesuaikan dengan ukuran kertas. Berikut contoh bentuk-bentuk surat Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 8
Lipatan surat juga perlu dijaga agar surat tidak kusut dan terlihat rapi ketika dimasukkan ke dalam sampul. Melipat surat tidak boleh sembarangan. Tata cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan kepentingannya. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 9
PAPARAN ISI MATERI A. Tata laksana Prosedur Pembuatan Surat/ Naskah/ Dokumen W.J.S. poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan sebagainya. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut merupakan pengertian sempit. Padahal surat mengandung aspek yang lebih luas, mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudahh umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat penggilan, dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta, dan kontrak. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya. Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 10
1. Pengertian Surat-Menyurat Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam korespondensi disebut koresponden. 2. Tujuan Penulisan Surat Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerjasama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis. Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informais tidak selalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirim atau penerima berita. Gangguan-gangguan ini mungkin berupa gangguan lingkungan, fisik, bahasa, dan lain-lain. Akibat dari gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa: a. Pesan yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai ke tujuan. b. Pesan yang disampaikan tidak dipahami oleh penerima pesan. c. Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan. d. Surat tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditanggapi sama sekali. Dalam hal ini, bukan berarti dalam penulisan surat tidak ada gangguan atau hambatan, pasti ada namun sangat kecil. Dalam suatu perusahaan/ organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai ataupun pimpinan harus terampil membuat surat. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 11
3. Fungsi Surat Surat memiliki sejumlah fungsi yang melekat. Adapun fungsi surat tersebut, diantaranya : a. Sebagai Media Komunikasi b. Sebagai Alat Bukti Tertulis, sebagai Bukti Hitam Di Atas Putih c. Sebagai Alat Pengingat d. Sebagai Bukti Historis e. Sebagai Pedoman dalam Bertugas atau Melaksanakan Kegiatan f. Sebagai Duta atau Wakil Organisasi 4. Ciri-Ciri Surat a. Surat merupakan pesan tertulis Umumnya, surat dianggap sebagai sebuah pesan tertulis di atas kertas, namun sebenarnya surat memiliki makna yang lebih luas. Walaupun pesan tersebut tidak tertulis di atas kertas tetap bisa disebut sebagai surat misalnya E-mail atau Electronic Mail. b. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi Secara garis besar, pesan dala surat dibagi menjadi 2 golongan yaitu informasi dan persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampaikan fakta, dan pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bisa berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginan. c. Surat memiliki bagian yang standar Ciri khas surat yang membedakannya dengan jenis pesan tertulis lain adalah bagian-bagian yang membentuknya. d. Surat memiliki bentuk standar Faktor yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lainnya bukan hanya isinya, tapi juga bentuk tampilannya. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 12
e. Surat memiliki satu pesan inti Dalam korespondensi umumnya menganut azas satu surat satu pesan. Surat undangan misalnya, pesannya hanya memberitahukan pembaca agar datang menghadiri undangan. f. Gaya bahasa surat bisa formal atau informal Bahasa formal (baku) adalah bahasa yang digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi, pidato, dsb. Kelebihan bahasa formal adalah ketegasan (tidak ada kesan ketidakseriusan) dan kejelasan pesan, dan kelemahan dari bahasa formal adalah tidak ekspresif (sulit menunjukkan rasa tidak suka, kecewa, dsb.) Bahasa informal adalah gaya bahasa pergaulan sehari-hari, bisanya ditemukan pada obrolan, tawar-menawar, dsb. Bahsa informal lebih ekspresif daripada bahasa formal, sehingga memungkinkan untuk menunjukkan rasa tidak suka, kecewa dsb. 5. Jenis Surat/ Penggolongan Surat a. Berdasarkan sifat isi dan asalnya atau jenis pemakaiannya 1) Surat Pribadi dibedakan menjadi 2: a) Surat pribadi penuh Yaitu, surat yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan. Misalnya, surat untuk antar anggota keluarga, kenalan, dan sahabat. b) Surat setengah pribadi/setengah dinas Yaitu, surat yang dikirim oleh individu kepada organisasi berisi masalah kedinasan. Misalnya, surat izin cuti, surat lamaran pekerjaan, dll 2) Surat dinas/surat resmi Yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan dalam organisasi, baik pemerintah maupun swasta. 3) Surat niaga/ dagang/ bisnis Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 13
Yaitu surat yang berisi masalah-masalah perdagangan baik barang maupun jasa. Surat menyurat antar pihak-pihak yang terlibat dalam dunia perniagaan atau surat menyurat antar pihak-pihak yang ada dalam dunia bisnis dan berisi masalahmasalah bisnis. b. Berdasarkan segi keamanan isinya 1) Surat sangat rahasia Yaitu surat yang isinya erat dengan masalah-masalah keamanan organisasi. Surat bersifat sangat rahasia diberi tanda/ kode SRHS/SR 2) Surat rahasia Yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui atau dibaca oleh orang lain. Surat rahasia harus diberikan langsung kepada pimpinan atau pejabat yang bersangkutan. Surat jenis ini diberi tanda/ kode RHS/R. 3) Surat biasa Yaitu surat yang apabila isinya dibaca dan diketahui oleh orang lain/ pihak lain tidak akan menimbulkan akibat buruk dan kerugian bagi organisasi/ pejabat yang bersangkutan. c. Berdasarkan kepentingan surat 1) Surat sangat segera Yaitu surat yang pengiriman dan penyelesaiannya harus dilakukan dengan segera dan mendapatkan prioritas pertama, karena isinya harus secepatnya diketahui, ditanggapi dan diselesaikan oleh pimpinan atau penerima surat. 2) Surat segera Yaitu surat yang pengiriman dan penyelesaiannyaharus dilakukan dengan segera, karena isinya harus segera diketahui, ditanggapi, dan diselesaikan oleh penerima. 3) Surat biasa Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 14
Yaitu surat yang pengiriman dan penyelesaiannya dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, karena isinya bersifat biasa dan menyangkut hal-hal rutin. d. Berdasarkan wujudnya 1) Surat terbuka Yaitu surat yang isinya dapat dibaca oleh umum karena tidak bersifat rahasia, dibagi menjadi 2 macam: a) Surat yang ditulis pada kartu pos (post card) digunakan untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan tidak rahasia. b) Surat yang dimuat dalam surat kabar atau majalah. Misalnya pengumuman dari instansi, surat pembaca yang ditulis pada halaman surat pembaca, yang berisi pengaduan, keluhan, saran dan kritik. 2) Surat tertutup Yaitu surat yang isinya tidak dapat diketahui/ dibaca oleh orang umum, hanya dapat diketahui oleh penerima surat yang bersangkutan. Surat tertutup dapat berbentuk. a) Warkat pos yaitu sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa, sehingga kalau dilipat berbentuk sebuah sampul surat, halaman bagian dalam yang digunakan sebagai tempat menulis isi surat. Contoh: Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 15
b) Surat tidak tersampul Surat yang ditulis pada lembaran kertas berukuran tertentu dan dilipat sedemikian rupa sehingga alamat surat bagian dalam sekaligus nampak sebagai alamat luar. Isi dari surat tidak tersampul bersifat biasa. c) Surat bersampul Yaitu surat yang dimasukkan ke dalam sampul/ amplop surat. Berfungsi untuk: Untuk mengirimkan surat yang isinya rahasia/ sangat rahasia. Untuk mnegirim berita yang cukup panjang, surat bersampul bisa lebih dari 1 halaman. Agar dipandang lebih sopan. 3) Memorandum/ memo Yaitu surat menyurat intern kantor/ organisasi, antar atasan dengan pegawainya, atau antar pejabat setingkat. Biasanya isi dari memo bersifat dinas, berupa instruksi, saran, penegasan tentang suatu urusan, dsb. Isi memo ditulis dengan singkat. Contoh: Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 16
4) Nota Yaitu surat menyurat intern kantor dari atasan kepada pegawainya, atau antar pejabat setingkat di dalam lingkungan kantor/ organisasi. Isi nota bersifat pribadi, tetapi sudah mempunyai kekuatan formal sesuai dengan jabatan dan wewenang penulis nota. Nota berisi petunjuk, informasi, permintaan bantuan, rekomendasi, saran/pendapat, dsb. Dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor secara rutin dan cepat. Contoh: 5) Telegram Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat. e. Berdasarkan sasaran yang hendak dicapai 1) Surat biasa Yaitu surat yang dikirim hanya untuk seseorang atau alamat tertentu saja. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 17
2) Surat edaran/ sirkuler Yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang/pejabat tertentu dengan kemungkinan untuk disampaikan lagi kepada lingkup yang lebih luas. 3) Surat pengumuman Yaitu surat berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada khalayak yang berkepentingan sesuai dengan isi pengumuman yang bersangkutan. f. Berdasarkan sumbernya 1) Surat masuk Yaitu surat yang datang atau diterima dari instansi/ organisasi lain. 2) Surat keluar Yaitu surat yang dikirim kepada instansi/ organisasi lain, maupun kepada pejabat di luar organisasi pengirim surat. 3) Surat antar bagian Yaitu surat yang dikirim dari dan kepada bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi. Surat antar bagian atau surat intern bisa berbentuk memo, nota, surat tanpa sampul, atau surat bersampul, tergantung sifat isi dan maksud dari surat yang bersangkutan. 6. Bahasa Surat Salah satu fungsi surat adalah sebagai wakil si pengirim/ penulis surat untuk memabangun komunikasi dengan penerima/pembaca surat. Bahasa surat merupakan bahasa percakapan yang tertuang dalam bentuk tulisan. Agar maksud dari pesan dapat tercapai, maka usahakan bahasa surat nampak hidup, artinya ketika pembaca surat membaca isi surat seolah-olah penulis dan pembaca sedang berhadapan secara langsung. Bahasa surat dikatakan baik apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 18
a. Baik dan jelas Bahasa surat baik dan jelas, menyangkut hal-hal: 1) Penggunaan kalimat hendaknya Singkat dan tidak berbelit-belit Satu kalimat hanya memuat satu pokok pengertian. Susunan kalimat teratur sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia 2) Penggunaan kata hendaknya Sederhana dan tidak menimbulkan pengertian ganda Menghindari kata-kata asing atau daerah, kecuali istilah baku yang sulit untuk dicari padanan kata dalam bahasa Indonesia b. Hormat dan sopan Bahasa surat hormat dan sopan, artinya penulis surat dalam mengemukakan kehendaknya dapat menunjukkan penghargaan akan perasaan dan pendapat pembaca serta mengakui hakhaknya. Menghindari sikap meremehkan dan menganggap remeh suatu persoalan atau pendapat yang dikemukakan oleh orang lain, sehingga tidak menyinggung perasaan penerima atau pembaca surat. c. Berkepribadian Bahasa surat berkepribadian, menyangkut hal-hal: 1) Menghindari penggunaan kalimat, ungkapan, kata-kata yang telah usang. Misalnya: Sikah kiranya Untuk itu kami sampaikan beribu-ribu terima kasih Dsb 2) Menggunakan kalimat, kata-kata, ungkapan yang telah umum dipakai dan dikenal dalam kehidupan sehari-hari. Dalam penulisan surat lebih mengutamakan azas sama derajat, artinya bisrpun posisi penulis lebih kuat hendaknya tetap ditulis dengan hati-hati dan sopan, demikian pula Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 19
sebaliknya jika posisi penulis lemah, tidak perlu merendahkan diri yang keterlaluan. Sebagai petunjuk di dalam menyusun isi surat dapat diikuti langkah-langkah berikut: 1. Menentukan maksud surat, yaitu apa yang hendak diberitakan/ diinformasikan, ditanyakan, dikemukakan, dilaporkan, dan sebagainya kepada si penerima surat. 2. Menentukan urut-urutan dari maksud surat. 3. Mengemukakan hal-hal atau maksud surat dengan menggunakan kalimat-kalimat yang segar dan mudah dimengerti. 4. Jangan menggunakan singkatan-singkatan kata yang belum umum dipakai. 5. Menentukan pilihan bentuk surat dan cara penulisannya. 6. Memperhatikan penggunaan tanda baca pada tiap kalimat ataupun bagian surat. 7. Bahasa surat yang baik mencerminkan kepribadian dari si penulis surat. Jika surat itu dikirim oleh suatu organisasi maka dapat membawa dampak nama baik organisasinya. Si pembaca surat mendapatkan kesan yang baik dari organisasi pengirim surat. Hal ini merupakan reklame gratis bagi organisasi yang bersangkutan. B. Layout Surat (Bentuk surat) Dalam penulisan surat dikenal bentuk-bentuk surat. Maksud dari bentuk surat adalah susunan atau letak tiap-tiap begian surat di atas kertas tempat menulis surat. Bentuk surat yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 1. Bentuk lurus penuh (Full Block Style) 2. Bentuk lurus (Block Style) 3. Bentuk setengah lurus (Semi Block Style) 4. Bentuk lekuk (Indented Style) Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 20
5. Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style) 6. Bentuk Perkantoran (Official Style) 7. Bentuk Resmi Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 21
Bentuk-Bentuk Surat 1. Bentuk Lurus Penuh/ Full Block Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 22
Bentuk-Bentuk Surat 2. Bentuk Lurus/ Block Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 23
Bentuk-Bentuk Surat 3. Bentuk Surat Setengah Lurus/ Semi Block Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 24
Bentuk-Bentuk Surat 4. Bentuk Lekuk/ Indented Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 25
Bentuk-Bentuk Surat 5. Bentuk Alinea Menggantung/ Hanging Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 26
Bentuk-Bentuk Surat 6. Bentuk Kantor/ Official Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 27
Bentuk-Bentuk Surat 7. Bentuk resmi Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 28
Contoh Surat 1. Bentuk Lurus Penuh/ Full Block Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 29
Contoh Surat 2. Bentuk Lurus/ Block Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 30
Contoh Surat 3. Bentuk Setengah Lurus/ Semi Block Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 31
Contoh Surat 4. Bentuk Lekuk Indented Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 32
Contoh Surat 5. Bentuk Alenia Menggantung/ Hanging Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 33
Contoh Surat 6. Bentuk Kantor/ Official Style Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 34
Contoh Surat 7. Benuk Resmi Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 35
C. Isi Surat Bagian-bagian surat atau isi dalam penulisan surat terdiri dari: 1. Kepala surat/ kop surat Bagian kop surat atau kepala surat letaknya di bagian atas tengahtengah surat atau bagian kiri. Biasanya sudah tercetak dengan rapi pada kertas surat yang kurang lebih memakan tempat seperenam bagian dari panjang kertas. Bila situlis ketika pembuatan surat maka berbentu simetris di tengah-tengah atau di sebelah kiri atas. Antara kepala surat dengan bagian-bagian surat lainnya dipisahkan dengan garis horizontal yang memanjang dari margin sebelah kiri kertas sampai margin sebelah kanan kertas. Jika kepala surat terletak di sebelah kiri atas, maka garis horizontal hanya sepanjang kalimat terpanjang yang ada pada kepala surat. Fungsi dari kepala surat adalah untuk memberi tahu kepada penerima surat darimana asal surat yang bersangkutan dan ke mana surat jawaban atau surat tersebut harus dikirim. Pada kepala surat tercantum nama organisasi pengirim surat dan alamat lengkap. Selengkapnya hal-hal yang tercantum pada kepala surat yaitu: a. Nama organisasi/ perusahaan/ kantor/ instansi induk. b. Nama organisasi/ kantor cabang atau nama bagian/ unit organisasi, jika surat tersebut dikeluarkan oleh unit organisasi. c. Alamat lengkap yang terdiri dari: Nama jalan Nomor telepon Nama daerah Nomor kode pos Nama kota Alamat email d. Gambar lambang/ simbol organisasi. Contoh Kop Surat Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 36
2. Tanggal surat Tanggal surat berguna untuk memberitahu kapan surat tersebut dikirim letak tanggal suratuntuk surat yang tidak berkop setidaknya 6 spasi dari tepi atas kertas, sedangkan untuk surat yag berkop ditulis di bawa gari pemisah kop surat. Untuk surat bentuk lurus penuh tanggal surat di tulis mulai dari margin sebelah kiri, untuk bentuk lainnya di tulis di sebelah margin kanan. Adapun cara penulisannya adalah sebagai berikut: a. Untuk surat yang ditulis di atas kertas berkop surat dan pada kop surat sudah tercantum nama kota, maka di muka tanggal tidak perlu ditulis nama kota, kecuali surat itu ditulis di tempat/ kota lain, maka nama kota tempat menulis surat perlu dicantumkan. b. Untuk surat yang ditulis si atas kertas tidak berkop surat, maka nama kota tempat menulis surat perlu dicantumkan di muka tanggal surat, dengan menggunakan tanda baca koma (, ) di belakang nama kota. c. Nama bulan ditulis lengkap dan tidak diganti dengan angka. d. Angka tahun ditulis lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun Contoh: Cara penulisan yang salah Cara penulisan yang benar 30 12 2016 30 Desember 2016 30 Des 2016 Malang, 30 Desember 2016 30 Desember `16 30 Desember 2016. Malang 30 Desember 2016 Malang, 30 Desember 2016 3. Nomor surat Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan perusahaan/ organisasi, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor surat adalah: Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 37
a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip) b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu. c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-menyurat. d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya, karena setiap nomor surat dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH (Penawaran Harga), SK (Surat Keputusan), dan lain-lain. Rangkaian nomor surat tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini Contoh: 4. Lampiran surat Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosur, katalog, faktur, foto kopi, dll. a. Kata lampiran untuk surat-surat niaga biasanya terletak di sebelah kiri bawah dengan mencantumkan semua jenis yang dilampirkan. b. Untuk surat resmi atau surat dinas (pemerintah) di sebelah kiri atas di bawah kata Nomor, biasanya tidak menyebutkan jenis satu persatu. Contoh: Lampiran : 5 lembar Lampiran : 2 lembar Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 38
5. Perihal Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata perihal dicantumkan di bawah kata lampiran. Misalnya: Nomor : 122/SP/V/2016 Lampiran : 1 lembar Perihal : Surat Pesanan Untuk surat niaga, ada tiga cara menuliskan kata perihal, yaitu: a. Sebelum menulis alamat b. Setelah menulis alamat c. Setelah menulis salam pembuka 6. Alamat Surat Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Dalam menuliskan alamat tujuan, kata kepada dan sejenisnya tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. b. Ungkapan yang terhormat (Yth.) tidak selalu dipakai. Ungkapan Yth., dipakai sebagai berikut: 1) Jika menulis nama seseorang yang dihormati, seorang karyawan menulis surat kepada pimpinannya atau sebuah perusahaan/ organisasi mengirim surat kepada relasinya. 2) Jika menulis nama orang yang diikuti jabatan organisasi atau unit organisasi. Contoh: a) Yth. Direktur PT. Prandisma b) Yth. Kabag. Administrasi PT. Prandisma Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 39
c) Yth. Ketua Karang Taruna RT 003 / RW 10 Kelurahan Candirenggo d) Yth. Manajer Keuangan PT. Prandisma Akan tetapi, jika menulis untuk organisasi ungkapan Yth., tidak dipakai. Contoh: PT. Prandisma Tour and Travel Jalan Slamet Riyadi No. 09 Malang 65151 Kegunaan Alamat dalam: Alat petunjuk langsung bagi penerima Petunjuk bagi petugas kearsipan Alamat luar bila digunakan sampul berjendela Dinas pos meminta agar penulisan alamat harus jelas, lengkap, rapi, dan harus disesuaikan dengan halaman sampul surat. Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Beberapa contoh cara penulisan alamat tujuan pada sampul surat: Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 40
Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 41
7. Salam Pembuka Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Sebetulnya tidak ada ketentuan untuk memakai atau tidak memakai salam pembuka. Contoh salam pembuka: Dengan hormat Bapak... yang terhormat Ibu... yang terhormat Saudara... yang kami hormati Assalamualaikum Salam sejahtera Salam pramuka 8. Isi Surat Isi surat terdiri atas: a. Kalimat pembuka Alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang sesungguhnya: Contoh: Kami beritahukan bahwa... Bersama ini kami lampirkan... Kami mohon bantuan tuan untuk... Dengan ini kami mengundang... Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal... Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa... Perkenankanlah kami melapor... Menyambung surat kami Tanggal... Nomor... b. Isi surat yang sesungguhnya Sesuatu yang diinformasikan, yang disampaikan penulis kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 42
c. Kalimat penutup Alinea penutup. Merupakan kesimpulan dan fungsi atau penegas isi surat. Contoh: Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Kami harap kerja sama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus. 9. Salam Penutup Salam penutup gunanya untuk mennunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerimanya, misalnya: Hormat kami Salam kami Wassalamualaikum Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak dicantumkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan, dapat pula ditambah dengan NIP/NIK setelah nama terang. Contoh penandatanganan surat menurut susunan struktur organisasi. Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 43
10. Tembusan Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah salinannya. Dengan menulis tembusan sesudah nama jabatan/nip di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan tindakan atau distribusi kepada. Teknik penulisan tembusan ada 2 macam: a. Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan tembusan b. Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan diberi nomor urut. 11. Inisial Pengonsep dan Pengetik Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik surat. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital. Contoh: Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 44
LATIHAN 1 Jawablah pertanyaan ini dengan singkat dan jelas 1. Sebutkan 5 macam fungsi surat selain sebagai alat komunikasi......... 2. Sebutkan 4 macam penggolongan surat menurut sifatnya......... 3. Sebutkan penggolongan surat berdasarkan wujudnya......... 4. sebutkan dan gambarkan bentuk-bentuk surat yang Anda ketahui!......... 5. sebut dan jelaskan bagian-bagian Surat!......... Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 45
LATIHAN 2 1. Buatlah surat berdasarkan kisi-kisi di bawah ini dalam bentuk lurus (Block Style)! Pengirim : PT. Prandisma Tour and Travel (Jl. Slamet Riyadi No. 9 Malang) Tanggal : 7 September 2016 Penerima : PT. Eland Bigfam (Jl. Raya Lawang No.22 Malang) Perihal : Permintaan Penawaran Barang (Furniture) LATIHAN 3 1. Buatlah Surat Pribadi, dan Surat Dinas (pilih salah satu bentukbentuk surat)! Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 46
TUGAS/ LANGKAH KERJA Tugas! Menentukan bentuk-bentuk surat dan penjelasannya Langkah Kerja 1. Peserta didik membentuk kelompok masing-masing kelopok beranggotakan 2 orang 2. Amati surat yang telah dibagikan oleh pendidik 3. Tentukan termasuk ke dalam bentuk apakah surat tersebut 4. Tiap kelompok menjelaskan satu persatu dan menyimpulkan 5. Anggota kelompok lain membandingkan hasil pengamatannya sama atau tidak dan memberikan kesimpulan bersama Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 47
PENILAIAN 1. Tugas Diskusi kelompok membahas tentang bentuk-bentuk surat Membuat laporan hasil pengamatan dan penugasan Mempresentasikan hasil pengamatan dan penugasan di depan kelas 2. Observasi Menilai kegiatan pengamatan, penyampaian hasil pengamatan dan proses diskusi dalam kelompok berkaitan dengan bagian-bagian surat 3. Portofolio Penilaian ini digunakan untuk menilai hasil pekerjaan baik indivisu maupun kelompok mengenai komunikasi tulis 4. Tes Digunakan untuk menilai hasil belajar peserta didik secara individu tentang komunikasi tulis Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 48
LEMBAR PENGAMATAN OBSERVASI DAN KINERJA PRESENTASI Nama Siswa Observasi Kinerja Prestasi Aktif Tanggung Jawab Kerja sama Komunikasi Visual Isi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Jumlah Skor Nilai 1. 2. 3. Dst. Keterangan Pengisian Skor 4 = Sangat Baik 3 = Baik 2 = Cukup Baik 1 = Kurang Baik SUMBER REFERENSI: Silabus Korespondensi Kurikulum 2013 Buku Modul Korespondensi 1 Kurikulum 2013 Direktorat Pembinaaan SMK Berbagai media lain (Internet, Buku-buku komunikasi tulis, dll) www.google.com Modul Cara Membuat Komunikasi Tulis 49