BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Semakin ketatnya persaingan yang terjadi dalam dunia bisnis, membuat setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menjadi yang terbaik. Salah satu aspek yang difokuskan oleh perusahaan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif tersebut terletak pada sistem informasi perusahaan. Aspek ini selalu diupayakan peningkatannya guna mendapatkan perbaikan atas produktivitas kinerja perusahaan. Penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) ke dalam perusahaan merupakan salah satu strategi yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas sistem informasinya. Hal ini dikarenakan ERP merupakan bagian dari infrastruktur perusahaan yang dapat menunjang kelancaran proses bisnis perusahaan yang menerapkannya. Selain itu, ERP juga dianggap sebagai pendukung fungsi bisnis, serta dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Beberapa produk dari software ERP yang terkenal, di antaranya adalah SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, J.D. Edwards, Baan, dan lain sebagainya. Penerapan ERP dapat dikatakan sebagai suatu langkah yang kompleks, karena keterkaitannya antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lainnya dalam perusahaan. Selain itu, penerapan ERP juga membutuhkan waktu dan biaya yang relatif besar. Oleh karena itu, setiap perusahaan yang ingin 1
2 mengimplementasikan software ERP harus mempertimbangkan segala aspek yang ada, agar pengimplementasian ERP menjadi maksimal dan bukan merupakan suatu keputusan yang salah. Penerapan ERP pada perusahaan di Indonesia telah menjadi fokus utama untuk mendukung proses bisnis yang ada. Terbukti dari banyak perusahaan manufaktur maupun jasa yang telah menerapkan ERP. Beberapa perusahaan terkenal yang telah menerapkan ERP, antara lain: PT Exelcomindo Pratama Tbk, PT Federal International Finance, PT Mayora Indah Tbk, Grup Blue Bird, Grup Harisma, Grup Sinarmas, Grup Lippo, PT Garuda Indonesia, PT Kimia Farma Tbk, PT Kalbe Farma Tbk, PT Merpati Airlines, PT Nutrifood Indonesia, PT Otsuka Indonesia, dan perusahaan lainnya. Oleh karena cakupan kebutuhan yang semakin meluas, maka salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri arowana, PT Inti Kapuas International, yang merupakan anak perusahaan dari PT Inti Agri Resources Tbk, juga ingin menerapkan sistem ERP untuk mendukung proses bisnisnya. Perusahaan ini awalnya merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri kantong plastik dengan nama Inti Indah Karya Plasindo (IIKP) yang berdiri pada tahun 1999, tetapi pada tahun 2005 perusahaan berubah haluan ke dalam bidang industri ikan hias dengan nama PT Inti Kapuas Arowana, Tbk. Nama ini tidak bertahan lama karena seiring dengan meningkatnya pangsa pasar perusahaan yang tidak hanya mencakup wilayah nasional, tetapi juga mencakup wilayah internasional, yang meliputi: Thailand, Cina, Jepang, Jerman, dan Hongkong. Oleh karena itu, pada tahun 2009 perusahaan tersebut mengganti namanya menjadi PT Inti Kapuas International.
3 Penelitian terhadap proses bisnis PT Inti Kapuas International perlu dilakukan untuk memberikan rekomendasi solusi atas masalah-masalah yang ada dalam berbagai divisi, atau dengan kata lain, penelitian ini menjawab kebutuhankebutuhan pengguna dari setiap divisi untuk menunjang proses bisnis yang berjalan. Penelitian ini juga memaparkan analisis dari masing-masing alternatif rekomendasi solusi yang ditawarkan. Analisis tersebut mencakup keunggulan dan kelemahan dari dua produk ERP (alternatif rekomendasi solusi) yang ditawarkan dengan mempertimbangkannya dari segi pemenuhan kebutuhan, waktu, biaya, dan manfaat yang ada. Hasil penelitian akan memberikan rekomendasi solusi bagi PT Inti Kapuas International guna mengimplementasikan software ERP yang sesuai dengan kondisi perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Penyusunan dan penulisan skripsi ini mempunyai beberapa poin batasan yang ditujukan untuk memperjelas topik yang akan dibahas. Ruang lingkup tersebut mencakup: 1) Divisi-divisi yang terkait dalam analisis pemilihan software ERP mencakup divisi Operational, Sales & Marketing, dan Human Resources, di mana proses bisnis yang dianalisis adalah proses bisnis penjualan, pembelian, perekrutan karyawan, dan penggajian. Selain itu, prosedur-prosedur antara kantor pusat dan proshop yang dianalisis adalah prosedur pengisian petty cash dan permintaan produk. Divisi financial & accounting juga dilibatkan dalam menganalisis user requirement.
4 2) Studi kelayakan software ERP pada PT Inti Kapuas International dilakukan dengan menjabarkan dua produk ERP yang diajukan sebagai alternatif rekomendasi solusi. Kedua produk ERP tersebut, antara lain: SAP Business One 2007 A dan Microsoft Dynamics NAV 5.0. 3) Identifikasi kemampuan dua produk ERP yang ditawarkan terhadap kebutuhan-kebutuhan perusahaan beserta dengan penyesuaian-penyesuaian sistem yang dibutuhkan, menggunakan analisis Fit/Gap. 4) Analisis kedua produk ERP yang diusulkan dari segi biaya yang akan dikeluarkan dan manfaat yang akan didapatkan, menggunakan analisis Cost Benefit, yang meliputi tangible dan intangible benefit. 5) Analisis perbandingan terhadap kedua produk ERP yang diusulkan mencakup aspek waktu yang hanya membahas secara garis besar jumlah waktu yang diperlukan, fitur yang disediakan, biaya yang perlu dikeluarkan, dan manfaat yang akan didapatkan dalam pengerjaan kedua proyek. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai dari hasil penelitian ini, yaitu: 1) Mengidentifikasi masalah-masalah yang ada pada PT Inti Kapuas International, terkait dengan proses bisnis yang ada dan kebutuhan-kebutuhan pengguna akan sistem. 2) Membantu dan memberikan rekomendasi solusi produk ERP yang sesuai untuk diterapkan pada PT Inti Kapuas International dalam menunjang proses bisnisnya. Hasil rekomendasi solusi didapatkan berdasarkan perbandingan yang dilakukan terhadap kedua alternatif produk ERP yang diajukan.
5 Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini, yaitu: 1) Memberikan gambaran masalah yang sedang dialami oleh PT Inti Kapuas International, khususnya mengenai kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang belum terpenuhi. 2) Memberikan gambaran perbandingan antar produk ERP yang diajukan. 3) Menghasilkan informasi bagi pihak manajemen perusahaan guna pengambilan keputusan, dalam kaitannya dengan penerapan produk ERP yang sesuai dengan kondisi PT Inti Kapuas International. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis. Metode analisis yang digunakan meliputi: analisis fitg/gap dan analisis cost benefit. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.4.1 Studi Pustaka Melalui teknik ini, pengumpulan data yang menunjang penelitian ini diperoleh dari berbagai buku, artikel, serta literatur lainnya, yang didapat dari berbagai media, baik media cetak maupun elektronik. 1.4.2 Observasi Dalam menggunakan teknik observasi, pengumpulkan data dilakukan melalui survei secara langsung terhadap sistem PT Inti Kapuas International termasuk masalah-masalah yang dihadapi setiap divisi dengan penerapan sistem yang lama, serta mencari informasi mengenai
6 kebutuhan yang diharapkan oleh setiap divisi. Oleh karena observasi yang dilakukan tidak melibatkan peneliti secara langsung dalam kegiatan perusahaan, maka jenis observasi yang dilakukan adalah observasi nonpartisipan (non participant observation). 1.4.3 Wawancara Melalui teknik ini, pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai atau mengajukan beberapa pertanyaan yang menunjang penelitian ini kepada pihak-pihak perusahaan yang bersangkutan, yang mencakup stafstaf dari divisi teknologi informasi, divisi financial & accounting, divisi operational, divisi sales & marketing, dan divisi human resource. Di samping itu, wawancara juga dilakukan terhadap pihak SAP dan Microsoft Dynamics. Adapun teknik wawancara yang dilakukan adalah face to face (mewawancarai pihak-pihak perusahaan dengan bertemu secara langsung atau bertatap muka) serta dengan menggunakan telepon (wawancara dilakukan melalui telepon). Selain itu, jenis wawancara yang dilakukan adalah wawancara tidak terstruktur. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab, di mana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
7 BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori dasar/umum dan teroi-teori khusus yang berkaitan dengan topik yang dibahas. BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas secara garis besar mengenai gambaran umum perusahaan, proses bisnis yang berjalan, kinerja teknologi informasi perusahaan, serta permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan. BAB 4 STUDI KELAYAKAN SOFTWARE ERP Dalam bab ini akan dibahas tentang perbandingan kedua alternatif rekomendasi solusi yang diusulkan guna menghasilkan suatu keputusan mengenai produk ERP yang sesuai dengan kondisi PT Inti Kapuas International. Perbandingan yang dilakukan berkaitan dengan waktu pengimplementasian, kesesuaian kemampuan alternatif rekomendasi solusi dengan kebutuhan perusahaan, serta biaya dan manfaat dari masing-masing alternatif rekomendasi solusi. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan disimpulkan tentang analisis yang telah dilakukan dalam bab sebelumnya. Selain itu, bab ini juga akan menyertakan saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi pihakpihak yang bersangkutan.