SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN DAN KEMUDAHAN DI JPM (SPECK)

SISTEM PERMOHONAN CUTI, ELAUN DAN KEMUDAHAN DI JPM (SPECK) SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA BAHAGIAN INOVASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA JABATAN PERDANA MENTERI

PENGENALAN Sistem Permohonan Cuti, Elaun dan Kemudahan (SPECK) adalah sistem permohonan secara online bagi memudahkan permohonan dan proses kelulusan cuti, elaun dan kemudahan. Pengguna utama sistem ini Seksyen Pengurusan Sumber Manusia, BIPSM Jabatan Perdana Menteri (JPM) dan agensi di bawah JPM. Sistem ini terdiri daripada 6 modul iaitu : i. Bayaran Insentif Tugas Kewangan ii. Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor iii. Cuti Sakit Tambahan iv. Cuti Sakit Lanjutan v. Cuti Separuh Gaji vi. Cuti Sakit Barah TUJUAN Tujuan penyediaan Manual Pengguna ini adalah untuk membantu pentadbir,penyedia, penyemak dan pengesah sistem memahami proses kerja. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan terperinci bagaimana modul ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pentadbir bagaimana untuk menggunakan modul tersebut. OBJEKTIF i. Menyediakan sistem permohonan cuti, elaun dan kemudahan secara online ii. iii. Memudahkan proses permohonan cuti, elaun dan kemudahan di JPM Menyediakan laporan-laporan berkaitan untuk tujuan pengurusan. SKOP & FUNGSI i. Sistem ini mempunyai 6 modul utama iaitu Bayaran Insentif Tugas Kewangan, Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor, Cuti Sakit Tambahan, Cuti Sakit Lanjutan, Cuti Separuh Gaji dan Cuti Barah. ii. Mewujudkan kawalan capaian setiap proses bagi memastikan pegawai bertanggujawab sahaja dibenarkan membuat capaian. iii. Mewujudkan ID mengikut peranan dan fungsi Kemasukan Katalaluan Pentadbir

1. Pendaftaran Masuk Untuk memulakan operasi, pengesah perlu daftar masuk terlebih dahulu dengan memasukkan no kad pengenalan dan kata laluan yang betul pada paparan utama sistem seperti dalam Rajah 1 di bawah. Rajah 1 2. Profil Pengesah Setelah butang Masuk diklik, paparan seperti Rajah 2 di bawah akan dipaparkan. Seterusnya, Pengesah boleh melihat dan mengemaskini profil. Rajah 2

3. Kemaskini Maklumat Pengesah Rajah 3 di bawah akan dipaparkan apabila Pengesah menekan butang Kemaskini. Seterusnya Pengesah boleh mengemaskini profil dan klik butang simpan untuk mengemaskini maklumat atau butang batal untuk membatalkan pengemaskinian profil. Rajah 3 Apabila Pengesah menekan butang simpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

4. Semakan Permohonan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK) Klik Semak, seterusnya klik BITK. Senarai permohonan BITK yang didaftarkan akan dipaparkan. Untuk menyemak permohonan, klik pada nama pemohon seperti yang ditunjukkan di Rajah 4. Rajah 4

Apabila nama pemohon diklik, butiran permohonan BITK akan terpapar seperti di Rajah 5 dan Rajah 6 di bawah. Rajah 5

Rajah 6 Di bahagian Perakuan, Pengesah perlu mengisi Semakan Pengesah bagi permohonan yang tidak lengkap atau Syor Pengesah bagi permohonan yang lengkap. Butang Simpan Semakan/Syor perlu diklik supaya semakan / syor Pengesah disimpan. Simpan: Klik butang Simpan Semakan/Syor untuk menyimpan semakan / syor. Apabila maklumat semakan / syor berjaya disimpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

Hantar: Butang Hantar adalah bagi menghantar permohonan yang lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Hantar, satu emel makluman akan dijana seperti di Rajah 7 dan Rajah 8 di bawah. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul.

Rajah 7 Rajah 8 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 8 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

Maklumat Tidak Lengkap: Butang Maklumat Tidak Lengkap adalah bagi menghantar permohonan yang tidak lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Maklumat Tidak Lengkap, satu emel makluman akan dijana seperti yang dipaparkan di Rajah 9 dan Rajah 10. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 9

Rajah 10 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 10 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

5. Semakan Permohonan Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS) Klik Semak, seterusnya klik BITPS. Senarai permohonan BITPS yang didaftarkan akan dipaparkan. Untuk menyemak permohonan, klik pada nama pemohon seperti yang ditunjukkan di Rajah 11. Rajah 11

Apabila nama pemohon diklik, butiran permohonan BITPS akan terpapar seperti di Rajah 12 dan Rajah 13 di bawah. Rajah 12

Rajah 13 Di bahagian Perakuan, Pengesah perlu mengisi Semakan Pengesah bagi permohonan yang tidak lengkap atau Syor Pengesah bagi permohonan yang lengkap. Butang Simpan Semakan/Syor perlu diklik supaya semakan / syor Pengesah disimpan. Simpan: Klik butang Simpan Semakan Semakan/ Syor untuk menyimpan semakan / syor. Apabila maklumat semakan / syor berjaya disimpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

Hantar: Butang Hantar adalah bagi menghantar permohonan yang lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Hantar, satu emel makluman akan dijana seperti di Rajah 14 dan Rajah 15 di bawah. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 14

Rajah 15 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 15 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

Maklumat Tidak Lengkap: Butang Maklumat Tidak Lengkap adalah bagi menghantar permohonan yang tidak lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Maklumat Tidak Lengkap, satu emel makluman akan dijana seperti yang dipaparkan di Rajah 16 dan Rajah 17. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 16

Rajah 17 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 17 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

6. Semakan Permohonan Cuti Sakit Tambahan (CST) Klik Semak, seterusnya klik CST. Senarai permohonan CST yang didaftarkan akan dipaparkan. Untuk menyemak permohonan, klik pada nama pemohon seperti yang ditunjukkan di Rajah 18. Rajah 18

Apabila nama pemohon diklik, butiran permohonan CST akan terpapar seperti di Rajah 19 dan Rajah 20 di bawah. Rajah 19

Rajah 20 Di bahagian Perakuan, Pengesah perlu mengisi Semakan Pengesah bagi permohonan yang tidak lengkap atau Syor Pengesah bagi permohonan yang lengkap. Butang Simpan Semakan/Syor perlu diklik supaya semakan / syor Pengesah disimpan. Simpan: Klik butang Simpan Semakan/Syor untuk menyimpan semakan / syor. Apabila maklumat semakan / syor berjaya disimpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

Hantar: Butang Hantar adalah bagi menghantar permohonan yang lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Hantar, satu emel makluman akan dijana seperti di Rajah 21 dan Rajah 22 di bawah. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 21

Rajah 22 Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

Maklumat Tidak Lengkap: Butang Maklumat Tidak Lengkap adalah bagi menghantar permohonan yang tidak lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Maklumat Tidak Lengkap, satu emel makluman akan dijana seperti yang dipaparkan di Rajah 23 dan Rajah 24. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 23

Rajah 24 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 24 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

7. Semakan Permohonan Cuti Sakit Lanjutan (CSL) Klik Semak, seterusnya klik CSL. Senarai permohonan CSL yang didaftarkan akan dipaparkan. Untuk menyemak permohonan, klik pada nama pemohon seperti yang ditunjukkan di Rajah 25. Rajah 25

Apabila nama pemohon diklik, butiran permohonan CSL akan terpapar seperti di Rajah 26 dan Rajah 27 di bawah. Rajah 26

Rajah 27 Di bahagian Perakuan, Pengesah perlu mengisi Semakan Pengesah bagi permohonan yang tidak lengkap atau Syor Pengesah bagi permohonan yang lengkap. Butang Simpan Semakan/Syor perlu diklik supaya semakan / syor Pengesah disimpan. Simpan: Klik butang Simpan Semakan/Syor untuk menyimpan semakan / syor. Apabila maklumat semakan / syor berjaya disimpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

Hantar: Butang Hantar adalah bagi menghantar permohonan yang lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Hantar, satu emel makluman akan dijana seperti di Rajah 28 dan Rajah 29 di bawah. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 28

Rajah 29 Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

Maklumat Tidak Lengkap: Butang Maklumat Tidak Lengkap adalah bagi menghantar permohonan yang tidak lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Maklumat Tidak Lengkap, satu emel makluman akan dijana seperti yang dipaparkan di Rajah 30 dan Rajah 31. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 30

Rajah 31 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 31 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

7. Semakan Permohonan Cuti Separuh Gaji (CSG) Klik Semak, seterusnya klik CSG. Senarai permohonan CSG yang didaftarkan akan dipaparkan. Untuk menyemak permohonan, klik pada nama pemohon seperti yang ditunjukkan di Rajah 32. Rajah 32

Apabila nama pemohon diklik, butiran permohonan CSG akan terpapar seperti di Rajah 33 dan Rajah 34 di bawah. Rajah 33

Rajah 34 Di bahagian Perakuan, Pengesah perlu mengisi Semakan Pengesah bagi permohonan yang tidak lengkap atau Syor Pengesah bagi permohonan yang lengkap. Butang Simpan Semakan/Syor perlu diklik supaya semakan / syor Pengesah disimpan. Simpan: Klik butang Simpan Semakan/Syor untuk menyimpan semakan / syor. Apabila maklumat semakan / syor berjaya disimpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

Hantar: Butang Hantar adalah bagi menghantar permohonan yang lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Hantar, satu emel makluman akan dijana seperti di Rajah 35 dan Rajah 36 di bawah. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 35

Rajah 36 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 36 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

Maklumat Tidak Lengkap: Butang Maklumat Tidak Lengkap adalah bagi menghantar permohonan yang tidak lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Maklumat Tidak Lengkap, satu emel makluman akan dijana seperti yang dipaparkan di Rajah 37 dan Rajah 38. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 37

Rajah 38 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 38 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

7. Semakan Cuti Sakit Barah (CSB) Klik Semak, seterusnya klik CSB. Senarai permohonan CSB yang didaftarkan akan dipaparkan. Untuk menyemak permohonan, klik pada nama pemohon seperti yang ditunjukkan di Rajah 39. Rajah 39

Apabila nama pemohon diklik, butiran permohonan CSB akan terpapar seperti di Rajah 40 dan Rajah 41 di bawah. Rajah 40

Rajah 41 Di bahagian Perakuan, Pengesah perlu mengisi Semakan Pengesah bagi permohonan yang tidak lengkap atau Syor Pengesah bagi permohonan yang lengkap. Butang Simpan Semakan/Syor perlu diklik supaya semakan / syor Pengesah disimpan. Simpan: Klik butang Simpan Semakan/Syor untuk menyimpan semakan / syor. Apabila maklumat semakan / syor berjaya disimpan, popup seperti di bawah akan di paparkan. Klik OK.

Hantar: Butang Hantar adalah bagi menghantar permohonan yang lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Hantar, satu emel makluman akan dijana seperti di Rajah 42 dan Rajah 43 di bawah. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 42 Rajah 42

Rajah 43 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 43 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

Maklumat Tidak Lengkap: Butang Maklumat Tidak Lengkap adalah bagi menghantar permohonan yang tidak lengkap. Apabila Pengesah menekan butang Maklumat Tidak Lengkap, satu emel makluman akan dijana seperti yang dipaparkan di Rajah 44 dan Rajah 45. Pengesah perlu memastikan emel penerima adalah betul. Rajah 44

Rajah 45 Seterusnya, klik pada butang Hantar untuk menghantar emel makluman seperti yang dipaparkan di Rajah 45 di atas. Popup seperti di bawah akan dipaparkan sebagai makluman kepada Pengesah apabila emel makluman berjaya dihantar.

17. Talian Bantuan Sekiranya Penyedia memerlukan bantuan berkaitan sistem, Pengesah boleh menghubungi pegawai pegawai seperti yang dipaparkan di Rajah 46 di bawah. Rajah 46 18. Keluar (Selesai mengguna sistem) Setelah selesai menggunakan sistem, keluar dari sistem ini dengan klik pada tab Keluar seperti yang ditunjukkan di Rajah 47 di bawah. Ini bagi mengelakkan akaun anda diakses tanpa kebenaran. Rajah 47