PERTEMUAN 2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
25 BERSAING DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI DASAR- DASAR KEUNGGULAN STRATEGIS TI Strategis Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Sistem Informasi tidak hanya sebagai serangkaian teknologi yang mendukung operasi bisnis, kelompok kerja, dan kerja sama perusahaan yang efisien, atau untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif. Teknologi Informasi dapat mengubah cara berbagai bisnis bersaing. Jadi, anda harus melihat sistem informasi secara strategis, yaitu merupakan jaringan kompetitif yang penting, sebagai jalan untuk pembaruan organisasi, dan sebagai investasi penting dalam teknologi yang dapat membantu perusahaan mengadopsi proses strategis dan bisnis yang memungkinkan untuk merekayasa ulang atau mengubah diri agar dapat bertahan hidup serta berhasil dalam lingkungan bisnissaat ini yang dinamis. Berinvestasi dalam teknologi informasi sangatlah penting untuk memberi mereka kemampuan yang mereka butuhkan agar dapat berhasil bersaing dalam bisnis saat ini. Ada dua poin utama yaitu, yang pertama bisnis yang sebenarnya dan nilai kompetitif dari teknologi informasi terletak pada kemampuan software serta nilai informasi yang didapat dan digunakan oleh bisnis tersebut, bukan pada infrastruktur dari hardware, jaringan, dan fasilitas TI lainnya yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan. Kedua, keunggulan strategis teknologi informasi hanya dapat diperoleh melalui penggunaan dan manajemen yang tepat. TI yang tidak dikelola dengan tepat dapat mengarah pada kegagalan bisnis, TI yang dikelola dengan ahli benar-benar akan mengarah pada keunggulan kompetitif. Pertemuan 2
Konsep-Konsep Strategi Kompetitif Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategi sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis, sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Jadi, sistem informasi strategis dapat berupa sistem informasi apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain) yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya. Tekanan Kompetitif dan Strategi Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi : 1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya 2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya 3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar 4. Daya tawar pelanggan 5. Daya tawar pemasok Bisnis dapat menghadapi berbagai ancaman tekanan kompetitits dengan mengimplementasikan 5 strategi kompetitif dasar yang terdiri dari 1. Strategi Kepemimpinan dalam Biaya Penggunaan TI untuk mengurangi secara mendasar biaya proses bisnis
27 Penggunaan TI untuk menurunkan biaya pelanggan atau pemasok 2. Strategi Diferensiasi Mengembangkan berbagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa Menggunakan berbagai fitur TI untuk mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaing Menggunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar yang dipilih 3. Strategi Inovasi Membuat produk dan jasa baru yang memasukkan berbagai komponen TI Mengembangkan pasar baru atau ceruk pasar yang unik dengan bantuan TI Membuat perubahan radikal atas proses bisnis dengan TI yang secara dramatis akan memangkas biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi atau layanan pelanggan, atau mempersingkat waktu ke pasar 4. Strategi Pertumbuhan Menggunakan TI untuk mengelola perluasan bisnis secara regional dan global Menggunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk dan jasa lainnya 5. Strategi Persekutuan Menggunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para mitra bisnis Mengembangkan SI antar perusahaan yang dihubungkan oleh internet dan ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan para pelanggan, pemasok, subkontraktor, dan pihak-pihak lainnya. Pertemuan 2
Penggunaan Strategis Teknologi Informasi Strategi Kompetitif Lainnya Beberapa strategi lain selain lima strategi sebelumnya dapat dilihat dari beberapa strategi utama yang juga diimplementasikan melalui teknologi informasi. Diantaranya adalah : Mengunci pelanggan dan pemasok di dalam (loocking-in customers and suppliers) contohnya adalah perusahaan PLN, membangun biaya perpindahan (switching cost) contohnya adalah BCA, meningkatkan halangan masuk (barriers to entry), dan mendorong investasi dalam teknologi informasi. Investasi dalam teknologi informasi dapat memungkinkan bisnis untukmengunci pelanggan dan pemasok (dan menahan di luar para pesaing) dengan cara membangun hubungan baru yang bernilai dengan mereka. Hubungan bisnis ini dapat menjadi begitu berharga bagi pelanggan atau pemasok sehingga mencegah mereka untuk meninggalkan perusahaan ke pesaingnya, atau untuk
29 mengintimidasi mereka agar menerima kesepakatan bisnis yang lebih rendah keuntungannya. Usaha - usaha awal untuk menggunakan teknologi sistem informasi dalam hubungan ini berfokus pada peningkatan secara signifikan kualitas layanan ke pelanggan dan pemasok dalam aktivitas distribusi, pemasaran, penjualan dan layanan perusahaan. Selanjutnya, bisnis bergerak ke penggunaan yang lebih inovatif dari teknologi informasi. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis selama ini adalah mencari berbagai cara untuk membangun biaya perpindahan ke dalam hubungan antara suatu perusahaan dengan pelanggan dan pemasoknya. Singkatnya, informasi dalam teknologi sistem informasi, seperti yang telah disebutkan dalam contoh Wal-Mart, dapat membuat pelanggan atau pemasok tergantung pada penggunaan terusmenerus atas sistem informasi antar perusahaan yang inovatif dan saling menguntungkan. Selanjutnya, mereka menjadi segan untuk membayar biaya atas waktu, usaha, dan ketidaknyamanan yang harus ditanggungnya untuk berpindah ke pesaing perusahaan. Dengan melakukan investasi dalam melakukan teknologi informasi untuk meningkatkan operasi atau untuk menyebarkan inovasi, perusahaan juga membangun halangan untuk masuk yang akan mengecilkan hati atau menunda perusahaan lainnya untuk memasuki pasar. Biasanya, hal ini terjadi dengan cara meningkatkan jumlah investasi atau kerumitan teknologi yang dibutuhkan untuk bersaing dalam industri atau dalam suatu segmen pasar. Tindakan semacam ini akan cenderung mengecilkan hati berbagai perusahaan yang ada dalam industri dan mencegah perusahaan luar untuk memasuki industri tersebut. Berinvestasi dalam teknologi informasi memungkinkan perusahaan untuk membangun kemampuan TI strategis yang memungkinkannya untuk mengambil keuntungan dari peluang strategis ketika peluang-peluang itu muncul. Dalam banyak kejadian, hal ini terjadi ketika perusahaan berinvestasi dalam sistem informasi canggih berbasis komputer untuk meningkatkan efisiensi proses bisnisnya sendiri. Selanjutnya, dipersenjatai dengan platform teknologi strategis ini, perusahaan tersebut dapat mendorong investasi dalam teknologi informasi Pertemuan 2
dengan mengembangkan berbagai produk dan jasa baru yang tidak akan mungkin dihasilkan tanpa kemampuan TI yang kuat. Penggunaan Strategis lainnya Teknologi Informasi Kembangkan sistem informasi antar perusahaan yang kenyamanan dan efisiensi menciptakan biaya perpindahan yang akan mengunci para pelanggan dan pemasok di dalam. Lakukan investasi besar dalam aplikasi TI canggih yang dapat membangun halangan untuk masuk para pesaing atau pihak luar untuk masuk ke industri tersebut. Masukkan berbagai komponen TI dalam produk dan jasa untuk membuat pengganti dari produk atau jasa sejenis, menjadi lebih sulit. Dorong Investasi untuk ahli-ahli SI, hardware, software, database, dan jaringan, dari penggunaan operasional menjadi aplikasi strategis. Menjadi Perusahaan yang Lincah Kelincahan (agility) dadam kinerja bisnis adalah kemampuan perusahaan untuk sejahtera dalam pasar global yang berubah cepat dan terus terfragmen untuk produk dan jasa berkualitas tinggi, berkinerja baik, dan disesuaikan dengan pelanggan. Perusahaan yang lincah dapat membuat laba dalam pasar dengan pilihan produk yang luas dan bermasa hidup pendek, dan dapat memproduksi pesanan secara individual dan dengan jumlah yang besar. Perusahaan yang lincah sangat bergantung pada teknologi internet untuk memadukan dan mengelola proses bisnis, sambil menyediakan daya pemrosesan informasi untuk melayani banyak pelanggan sebagai individual. Ada empat stategi dasar yang harus diimplementasikan untuk menjadi perusahaan yang lincah. Pertama, Pelanggan dari perusahaan yang lincah menganggap produk atau jasa sebagai solusi terhadap masalah individual mereka. Kedua, perusahaan yang lincah bekerja sama dengan pelanggan pemasok, dan perusahaan lain, bahkan dengan pesaing. Ketiga, perusahaan yang lincah dapat bertahan ketika terjadi perubahan dan ketidakpastian. Akhirnya, perusahaan yang
31 lincah dapat meningkatkan dampak sumber daya manusia dan pengetahuan yang mereka miliki. Dengan memelihara semangat wirausaha, perusahaan yang lincah dapat memberikan insentif yang tinggi bagi tanggung jawab kemampuan beradaptasi, dan inovasi pegawai. Membuat Perusahaan Virtual Dalam lingkungan bisnis global yang dinamis saat ini, pementukan perusahaan vitual dapat menjadi salah satu penggunaan strategis terpenting dari teknologi informasi. Perusahaan virtual (juga disebut korporasi virtual atau organisasi virtual) adalah organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk menghubungkan banyak orang, organisasi, aktiva, dan ide. Strategi bisnis dasar dari perusahaan-perusahaan virtual Saling membagi infrastruktur dan risiko dengan mitra aliansi. Menghubungkan kompetensi inti yang saling melengkapi. Mengurangi waktu konsep ke-kas (concept-to-cash time) melalui saling berbagi. Meningkatkan fasilitas dan cakupan pasar. Mendapatkan akses ke pasar yang baru dan saling berbagi pasar atau loyalitas pelanggan. Bermigrasi dari menjual produk ke menjual solusi. Strategi PerusahaanVirtual Banyak orang dan perusahaan yang membuat perusahaan virtual untuk mengimplementasikan strategis bisnis utamanya dan aliansi yang menjanjikan kesuksesan dalam iklim bisnis saat ini penuh tantangan. Misalnya, untuk dapat segera mengeksploitasi peluang pasar yang baru, bisnis mungkin tidak punya waktu dan sumber daya untuk mengembangkan manufaktur dan distribusi infrastruktur, kompetensi pegawai, dan teknologi informasi yang dibutuhkan. Hal ini dapat diatasi dengan segera membentuk perusahaan virtual melalui aliansi strategis dari semua mitra terkait agar komponen yang dibutuhkan dapat dirakit dan memberikan solusi terbaik bagi pelanggan dan menangkap peluang pasar. Tentu saja, saat ini, internet, intranet, ekstranet, dan Pertemuan 2
berbagai teknologi internet lainnya merupakan kompponen yang vital dalaam membuat solusi tersebut berhasil. Membangun Perusahaan yang Dapat Menghasilkan Pengetahuan Di dalam ekonomi dengan satu-satunya kepastian adalah ketidakpastian, satu-satunya sumber pasti dari keunggulan kompetitif yang bertahan lama adalah pengetahuan. Ketika pasar bergeser, teknologi meningkat, pesaing makin banyak, serta produk menjadi ketinggalan jaman dalam satu malam, perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang secara konsisten membuat pengetahuan baru, menyebarluaskannya diseluruh organisasi, dan dengan cepat memasukkanya ke dalam pengetahuan serta produl baru. Aktivitas-aktifitas ini menandai perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan, yang bisnis satu-satunya adlalah inovasi berkelanjutan. Perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan menggunakan dua jenis pengetahuan. Pertama adalah pengetahuan eksplisit, yaitu data, dokumen, segala sesuatu yang tertulis atau disimpan dalam komputer. Jenis satunya adalah pengetahuan implisit, yaitu pengetahuan bagaimana cara melakukan sesuatu, yang ada didalam diri para pekerja. Menejemen pengetahuan yang berhasil akan menciptakan berbagai teknik, teknologi, sistem, dan penghargaan untuk membuat akumulasi pengetahuan yang lebih baik ditempat kerja dan perusahaan. Dengan cara ini, para karyawan perusahaan meningkatkan pengetahuan ketika mereka melakukan pekerjaan mereka. Sistem Manajemen Pengetahuan Membuat pengetahuan personal tersedia bagi orang-orang lainnya adalah aktivitas utama dari perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan. Hal ini terjadi secara terus-menerus dan di semua tingkat organisasi. Banyak perusahaan membangun sistem manajemen pengetahuan (knowledge management systems KMS) untuk mengelola pembelajran organisasional dan cara melakukan bisnis. Tujuan dari sistem semacam ini adalah untuk membantu para pekerja menciptakan, mengatur, dan memungkinkan tersedianya pengetahuan bisnis yang penting, dimana pun dan kapan pun hal
33 tersebut dibutuhkan dalam organisasi. Hal ini meliputi berbagai proses, prosedur, hak paten, pekerjaan acuan, formula. praktik-praktik terbaik, prdiksi, dan perbaikan. Sistem manajemen pengetahuan memfasilitasi pembelajaran dan penciptaan pengetahuan organisasi. Mereka didesain untuk menyediakan respons cepat ke para pekerja ahli, mendorong perubahan perilaku para karyawan, sert secara signifikan meningkatkan kinerja bisnis. Sejalan dengan berlanjutnya proses pemmbelajaran organisasi dan makin luasnya dasar pengetahuannya, perusahaan yang dapatmenghasilkan pengetahuan tersebut berusaha untuk mengintegrasikan pengetahuannya ke dalam berbagai proses bisnis, produk dan jasa. Hal ini membantu perusahaan tersebut menjadi lebih penyedia yang inovatif dan lincah atas berbagai produk serta layanan pelanggan yang berkualitas tinggi, dan menjadi pesaing berat dalam pasar. Jadi : Penggunaan yang Strategis Teknologi Informasi Teknologi informasi dapat mendukung banyak strategi kompetitif. TI dapat membantu bisnis memangkas biaya, melakukan diferensiasi dan inovasi dalam produk dan jasanya., mendorong petumbuhan, mengembangkan persekutuan, mengamankan pelanggan dan pemasok, menciptakan biaya berpindah, meningkatkan halangan masuk, serta meningkatkan investasinya dalam sumber daya TI. Jadi, teknologi informasi dapat membantu suatu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif dalam hubungannya dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, pemain baru, dan para produsen produk pengganti. Membangun Bisnis yang Berfokus Pada Pelanggan. Penggunaan strategis utama dari teknologi informasi adalah untuk membangun perusahaan yang mengembangkan nilai bisnisnya dengan membuat nilai bagi pelanggan sebagai fokus strategisnya. Perusahaan yang berfokus pada pelanggan menggunakan situs Web serta jasa e-commerce melalui intenet, intranet, dan ekstranet untuk menelusuri preferensi pelanggannya; memasok produk, jasa dan informasi kapan pun, di mana pun; serta menyediakan layanan yang disesuaikan bagi setiap kebutuhan pelanggan mereka. Merekayasa Ulang Proses Bisnis. Pertemuan 2
Teknologi informasi adaalah bahan utama dalam merekayasa ulang proses bisnis dengan memungkinkan perubahan radikal atas proses bisnis yang secara dramatis akan meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya. Teknologi internet dapat memainkan peranan besar dalam mendukung perubahan inovatif atas desain arus kerja, persyaratan pekerjaan, serta struktur organisasin dalam sebuah peusahaan. Menjadi Perusaan yang Lincah. Sebuah bisnis dapat menggunakan teknologi informasi untuk membantunya menjadi perusahaan yang lincah. Selanjutnya, perusahaan tesebut dapat menjadi kaya secara cepat dalam pasar yang berubah mel;alui lingkup produk yang luas dan masa umur model yang pendek, yang harus diproses pesanannya dalam ukuran lot yang tidak tetap, serta yang dapat menawarkan pada para pelanggannya produk khusus dengan tetap mempertahankanvolume produksi yang tinggi. Perusahaan yang lincah sangat tergantung pada teknologi internet untuk membantunya menjadi responsif bagi para pelanggannya dengan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka dan bekerja sama dengan para pelanggan, pemasok dan bisnis lainnya untuk melempar produk ke pasar secepat dan sehemat mungkin. Menciptakan Perusahaan Virtual. Membentuk perusahaan virtual telah menjadi strategi kompetitif yang penting dalam pasar global yang dinamis saat ini. Internet dan teknologi informasi lainnya memainkan peran penting dalam menyediakan sumber daya komputer serta telekomunikasi untuk mendukung arus komu-nikasi, koordinasi, dan informasi yang dibutuhkan. Para manajer perusahaan virtual tergantung pada TI untuk membantu mereka mengelola jaringan sumber daya orang, pengetahuan, keuangan, dan fisik yang disediakan oleh banyak mitra bisnis untuk secara cepat memanfaatkan peluang pasar yang berubah dengan cepat. Membangun Perusahaan yang Dapat Menghasilkan Pengetahuan. Keunggulan kompetitif yang dapat bertahan lama saat ini hanya dapat berasal dari penggunaan dan manajemen yang inovatif atas pengetahuan organisasi melalui perusahaan yang dapat menghasilkan pengetahuan dan organisasi yang belajar. Teknologi internet secara luas digunakan dalam siste, manajemen
35 pengetahuan untuk mendukung pembuatan dan penyebaran pengetahuan bisnis dan integrasinya kedalam produk, jasa, serta proses bisnis yang baru. Pertemuan 2