BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di masa lalu, manajemen arsip sering dipandang sebagai tidak perlu atau rendah dalam prioritas bisnis. Namun seiring dengan berjalan waktu, adanya peningkatan kebutuhan untuk manajemen yang efektif terhadap records, perlindungan informasi penting, dan meningkatnya isu non-compliant telah mengkonfirmasi kebutuhan untuk sistem yang lebih baik. Dengan adanya perubahan tren manajemen arsip, pihak manajemen perusahaan semakin sadar akan pentingnya penerapan sistem catatan manajemen yang efektif, termasuk jasa outsourcing manajemen arsip. Hingga tahun 2013 di Indonesia, tercatat beberapa perusahaan penyedia jasa outsourcing record management service baik lokal maupun multinasional. Berikut adalah daftar nama-nama perusahaan yang bergerak di bidang tersebut. Tabel 1.1 Daftar Perusahaan Jasa Record Dan Management Service Perusahaan International Perusahaan Lokal No Nama Perusahaan No Nama Perusahaan 1. 2. 3. 4. 5. Crown Worldwide Sante Fe Lane Archive Tech (LAT) Transnational AGS Four Winds 1. 2. 3. 4. 5. 6. MMI Indo Arsip Sigma Cipta Utama AGI Bhanda Ghara Reksa (BGR) IMS Sumber : Hasil Olahan Penulis, Tahun 2013 1
Banyaknya perusahaan penyedia jasa record outsourcing management services memberikan alternatif bagi konsumen, namun penyedia jasa yang dianggap paling memenuhi keinginan merekalah yang dipilih oleh pelanggan. Indoarsip (PT. Putraduta Buanasentosa) adalah salah satu perusahaan penyedia jasa Records dan Documents Management terkemuka di Indonesia yang telah beroperasi sejak Agustus 1997. Sesuai dengan visi perusahaan, Indoarsip terus berupaya memberikan pelayanan maksimal dengan menyediakan penyimpanan dokumen dengan standar Internasional dan fasilitas yang lengkap dan mengacu pada standar ISO 9001-2008. Hingga tahun 2013, Indoarsip telah memiliki pelanggan dari berbagai macam perusahaan dari beragam sektor. Sektor keuangan saat ini masi yang terbanyak diikuti dengan pelanggan dari sektor retail, dan konsultan. Persaingan yang tajam antara perusahaan jasa record management services menuntut setiap perusahaan untuk memiliki strategi bersaing. Sehingga untuk dapat memenangkan persaingan perusahaan perlu menyiapkan suatu perencanaan strategik yang matang dan mencakup seluruh aspek perusahaan sehingga mampu terintegrasi dan tidak terpisah satu sama lain. Perencaaan strategik yang baik akan mendorong perusahaan menuju keadaan yang optimal dalam menciptakan keunggulan bersaing ( competitive advantage). Pada prosesnya, perencanaan strategik dan penilaian kinerja berjalan dengan berkesinambungan. Pengukuran tradisional menilai kinerja perusahaan dengan bertumpu pada kinerja keuangan, yaitu didasarkan pada aspek pencapaian laba, Return on Equity (ROE), Return On Investment (ROI), laba kotor dan 2
produktivitas. Perusahaan hanya berorientasi pada keuntungan jangka pendek serta cenderung mengabaikan kelangsungan hidup perusahaan jangka panjang dimana perhatian manajer hanya terfokus pada mencapai kinerja keuangan yang tinggi. Penilaian kinerja perusahaan hanya dari aspek keuangan saja akan mendistorsi informasi bagi manajemen dan sulit untuk mengukur hal-hal yang mempengaruhi kinerja perusahaan dari segi non keuangan. Disamping itu kinerja keuangan tidak mampu mengukur kinerja harta-harta yang tidak tampak (intangible assets) yang dimiliki perusahaan, seperti loyalitas konsumen, merek, maupun kemampuan karyawan dalam menciptakan produk. Dengan semakin disadarinya kelemahan-kelemahan yang bisa menyebabkan ketidakseimbangan dalam penilaian kinerja maka manajemen dituntut untuk mencari alternative yang lain.maka lahirlah suatu alternatif pengukuran yang dinilai cukup komprehensif guna memotivasi manajer dalam melakukan penilaian kinerja agar keberhasilan yang ingin dicapai perusahaan bersifat jangkat panjang. Gagasan untuk menyeimbangkan pengukuran aspek keuangan dan non keuangan melahirkan suatu konsep yang dinamakan Balanced Scorecard yang mampu mengatasi berbagai kelemahan yang ada pada pengukuran kinerja tradisional, dimana pengukuran kinerja perusahaan dilihat ke dalam empat perspektif yaitu : Perspektif keuangan, Customer, Proses Internal Bisnis serta Proses Pembelajaran dan Pertumbuhan. Selama ini permasalahan yang ada pada PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA pada awalnya terletak pada segi non keuangannya dan perusahaan sendiri selama ini memang tidak pernah melakukan pengukuran 3
kinerja dari segi non keuangan. Perhatian manajer hanya terfokus pada kinerja keuangan perusahaan. Akibatnya hal-hal yang mempengaruhi kinerja perusahaan dari segi non keuangan terabaikan. Oleh karena itu, PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA sebagai perusahaan penyedia jasa Records dan Documents Management diharapkan menerapkan konsep Balanced Scorecard sebagai sistem pengukuran kinerjanya, karena pengukuran dengan menggunakan konsep ini mencakup tidak hanya segi keuangan namun juga dari segi non keuangan. Berdasarkan uraian di atas makan penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul Evaluasi Kinerja Pada PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA Dengan Menggunakan Konsep Balanced Scorecard. 1.2 Rumusan Masalah Adanya persaingan yang ketat dalam industri penyedia jasa record management services menuntut PT PUTRADUTA BUANASENTOSA (Indoarsip) untuk mempunyai strategi yang menekankan pada keunggulan bersaing. Tanpa strategi bersaing yang baik dalam industri yang semakin ketat ini maka besar kemungkinan PT PUTRADUTA BUANASENTOSA tidak akan dapat mewujudkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini strategi bersaing yang akan diformulasikan sebaiknya mengacu pada evaluasi kinerja perusahaan yang telah dilalui sehingga membantu perusahaan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini, target target apa saja yang telah dicapai, dan hal hal apa saja yang belum optimal sehingga perlu ditingkatkan. 4
Selama ini yang menjadi permasalahan, pengukuran kinerja yang dilakukan oleh perusahaan sebelumnya hanya terfokus dari segi keuangan saja. Hal ini tentunya berdampak bagi pihak manajemen perusahaan dimana adanya kesulitan untuk mengukur hal-hal yang mempengaruhi kinerja perusahaan jika dilihat dari segi non-keuangan. Oleh karena itu, untuk memperoleh pengukuran kinerja secara menyeluruh maka PT. Putraduta Buanasentosa (Indoarsip) diharapkan menerapkan konsep Balanced scorecard, dimana pengukuran mencakup segi keuangan dan non keuangan. 1.3 Pertanyaan Penelitian Adapun pertanyaan penelitian yang menjadi fokus dalam penelitian ini adalah : Bagaimana kinerja perusahaan PT PUTRADUTA BUANASENTOSA (Indoarsip) bilamana diukur dari perspektif-perspektif sesuai dengan metode Balanced scorecard? 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penilitian ini sesuai dengan pertanyaan penelitian sebelumnya yaitu Mengevaluasi kinerja perusahaan PT PUTRADUTA BUANASENTOSA (Indoarsip) dengan menggunakan konsep Balanced Scorecard yang dilihat ke dalam empat perspektif yaitu keuangan, pelanggan, proses internal bisnis, dan pertumbuhan dan pembelajaran. 5
1.5 Manfaat Penelitian Dengan adanya penelitian ini adapun manfaat yang dapat diambil bagi pihak yang berkepentingan yaitu : 1. Bagi perusahaan, dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan strategik dan peningkatan kinerja sesuai dengan tujuan perusahaan 2. Bagi akademis, dapat manjadi suatu bahan kajian untuk menambah wawasan tentang Balanced Scorecard dan perencanaan strategik suatu perusahaan 3. Bagi penulis, meningkatkan kemampuan dan pemahaman tentang pengukuran kinerja perusahaan dan penerapan teori teori di lingkungan sebenarnya 1.6 Batasan Penelitian Adapun batasan batasan penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penulisan thesis yaitu : 1. Penelitian dengan menggunakan konsep Balanced scorecard sebagai alat untuk mengukur kinerja pada PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA hanya pada corporate level. 2. Dalam penelitian, penulis juga hanya akan menganalisis permasalahan yang terkait dengan kinerja perusahaan dalam perspekif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. 3. Dalam menganalisa keempat perspektif dari balanced scorecard, penulis tidak akan melakukan pembahasan tentang strategi map. 6
4. Penulis menggunakan data-data primer dan data sekunder di dalam membahas permasalahan kinerja PT. Putraduta Buanasentosa. Data primer penulis akan didapat dari hasil interview kepada manajemen dan karyawan PT. Putraduta Buanasentosa, sedangkan data sekunder diperoleh dari laporan-laporan keuangan, performance report, website, hasil kuesioner kepada karyawan, dan hasil kuesioner kepada customer. 1.7 Sistematika Penulisan Penulisan tesis ini diuraikan kedalam beberapa bab yang membahas tentang hasil penelitian saling terkait agar mudah untuk dipelajari. Adapun urutan sistematika penulisan tesis ini adalah sebagai berikut : Bab 1. Pendahuluan Bab ini menguraikan secara singkat mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan Bab 2. Landasan Teori Bab ini berisi landasan teori yang dimabil dari buku, jurnal ilmiah, serta sumber data yang digunakan dalam pengumpulan, pengolahan, dan analisa data 7
Bab 3. Metode Penelitian Bab ini berisi Analisa data, Sumber data, Sampel, Metode pengumpulan data Bab 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Bab ini berisi gambaran umum perusahaan serta pembahasan tentang masalah yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga diperoleh jawaban dari penelitian Bab 5. Penutup Bagian ini berisi tentang keterbatasan penelitian, kesimpulan dari seluruh pembahasan dan berisi saran-saran yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 8