PERTEMUAN 3 OTOMATISASI KANTOR ( VIRTUAL OFFICE)

PERTEMUAN 3 OTOMATISASI KANTOR ( VIRTUAL OFFICE) PENDAHULUAN Otomotasisai dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor atau OA. Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja kesekekretariatan dan dengan administratif, tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang orang di dalam dan diluar perusahaan menarik manajer dan profesional sebagai pemakai. Semuai pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka. Baru-baru ini perbaikan dalam komunikasi data memungkinkan pekerja tertentu melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya dimana saja. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui komunikasi elektronik seperti surat elektronik(e-mail) dan transmisi faksimili(fax). Bila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut kantor virtual. Teknologi yang memungkinkan kantor virtual adalah OA. OA => Sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi memlalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. OA => Memiliki tiga tujuan yang harus diraih : 1. Penggabungan dan penerapan teknologi 2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor 3. Meningkatkan produktifitas pekerjaan & efektifitas pekerjaan OA = Virtual Office Asal mula otomatisasi kantor dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah Word processing untuk mengukapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolah kata kata. Bukti nyata pertama Dimulai tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut MT/ST (Magnetik Tape/ SelecticTypewriter). Selectric merupakan mesin ketik IBM yan menampilkan elemen pengetikan berbentuk bola yang berputar. MT/ST merupakan mesin ketik selectric yang ditempeli unit pita magnetk. Saat sekretais mengetik suatu huruf, informasi itu disimpan pada pita. Huruf tersebut kemudian dapat diketik berulang kali dari pita. Juru ketik hanya mengetik nama dan alamat penerima surat. Surat tersebut tampak seperti diketik asli. Sejak permulaan pengolahn kata(word Processing), Teknologi teknologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai otomatisasi kantor. OA mencakup semua sistem formal & informal yg terutama berkaitan dgn komunikasi informasi ke & dari org didlm maupun diluar perusahaan mencakup : 1. Sistem elektronik formal & informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM. Namun 1

sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem - sistem OA informal ini diterapkan mirip dengan DSS-yaitu saat diperlukan oelh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. 2. Komunikasi informasi. Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis. 3. Orang-orang di dalm dan diluar perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya diantara orang orang didalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain dilingkungan perusahaan. Kombinasi OA Bagi Seorang Manajer 1. Jenis organisasi 2. Pilihan pribadi manajer 3. Sumber daya OA yg tersedia Dampak Kantor Virtual Kantor virtual muncul pada tahun 70-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi murah memungkinkan sesorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya,istila telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat ulang-alik (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertaman antara lain adalah ilmuwan komputer di rumah atau diperahu sam seperti di kantor. keuntungan kantor virtual : 1. Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. 2. Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya. 3. Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap. 4. Pengurangan pengentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ketempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan. 5. Kontribusi sosial. Kantor virtual memungkinkan perushaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Knator virtual karena itu memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. 2

Kerugian Kantor Virtual : 1. Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi. 2. Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang.mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban pemecatan elektronik 3. Semangat kerja yg rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai ditempat kantor tetap. 4. Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga. Strategi Kantor Virtual Yg Disarankan : 1. Sediakan sumber daya komputer. Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya 2. Sediakan akses kesumber daya informasi. Bila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dan internet. 3. Sediakan perlengkapan non komputer. Walau kantor virtual didasarkan atas data elektronik pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya. 4. Gunakan konferensi telpon. Konferensi telepon emungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaran telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehinggan telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah. APLIKASI OA SISTEM PENGOLAHAN KATA KEY BOARD KOMPUTER DOKUMEN TERKETIK PENYIMPANAN DOKUMEN 3

Pengolahan kata(word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Gambar diatas menunjukkan unit-unit utama dari sistem pengolahan kata. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Manajer merasakan suatu pengembalian atas investasinya jika orang yang diajak berkomunikasi oelh manajer tersebut menggunakan pengolahan kata dalam menyiapakan memo, surat dan laporan yang ditujukan pada manajer tersebut. SISTEM SURAT ELEKTRONIK KOMPUTER Surat elektonik dikenal populer sebagai email, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesa-pesan dengna menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Gambar menunjukkan konfigurasi sistem tersebut. Terminal dapat berupa alat keyboard online apa saja, termasuk workstation, yang memungkinkan entry surat dan menampilkan surat. Penyimpanan sekunder dalam komputer pusat menjadi tempat kontak surat elektronik para pemakai dan perangkat lunak surat elektronik mengendalikan proses tersebut. Surat elektronik dimaksudkan untuk mengatasi sejumlah kekurangan yang terdapat pada telepn konvensional. Salah satu kekurangan tersebut adalah Memo Pesan Telepon(Telepon Tag), yaitu saling membalas telepon hanya untuk menemukan bahwa orang yang ditelepon tidak ada. 4

Surat elektronik berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer berkomunikasi secara tepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik efektif jika tidak diperlukan percakapan dua arah dan jika jaraknya jauh, seperti di seluruh dunia. SISTEM KALENDER ELEKTRONIK PENYIMPANAN KOMPUTER Kalender elektronik(electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Prosus ini tampak pada gambar diatas. Manajer atua sekeretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Konfigurasi peralatannya tepat sama dengan E-mail. Kenyataannya, bisanya perangkat lunak E-mail menyertakan kemampuan kelender elektronik. Anda dapat mengakses kalender manajer lain selain kalender anda. Jika anda ingin menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender elketronik dapat membuat komputer memeriksa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat untuk bersama. Kalender elketronik bersifat unik diantar aplikasi OA karena tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah. Sebaliknya, kalender elektronik menyiapkan saat untuk komunikasi. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manjaer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang penuh. 5

SISTEM KONFERENSI AUDIO Konferensi audio adalah penggunan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio dengan orang orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksankan konferensi. Konferensi telepon merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer. Konferensi audio hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi dua arah Lokasi 1 Lokasi n Speeaker Saluran Audio Speeaker TRANSMISI FAKSIMILI DOKUMEN ASLI MESIN FAX SALURAN ANALOG MESIN FAX DOKUMEN ASLI FAX singkatan Facsimili Transimison adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi danmembuat salinannya diujung yang lain, seperti gambar ditas. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon suara biasa. Gambar diatas memperlihatkan penggunaan alternatif suatu mesian yang khusus dirancang untuk transmisi faksmili-mesin fax. Suatu pendekatan alternatif adalah menggunakan komputer mikro. Fax board memungkinkan komputer mikro berfungsi sebagai mesin fax. Dnegna menambahkan board tersebut, anda dapat menerima pesan fax dan menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Anda dapat juga mengirimkan pesan fax dengan menegetiknya pada keyboard. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memebagikan dokumen kepada para naggota tim pemecahan masalah secara cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis mereka. Fax sangat baik untuk berkomunikasi dengan orang luar perusahan. Protokol atau standar fax internasional telah ditetapkan dan mencakup seluruh platform perangkat keras dan saluran komunikasi. 6

MANAJEMEN DOKUMEN DOKUMEN AKAN DIBACA WORK STAT PEMBACA OCR WORK STAT SERVER JARINGAN DATA BASE WORK STAT PRINTER WORK STAT Sistem manajemen documen terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter optis(optical character magnation) atau OCR, untuk mengubah citra dokumen menjadi bentuk digital. Perangkat lunak sistem manajemen database(dbms) dalam server jaringan digunakan untuk menyimpan data digital itu dalam piringan optik, dan untuk menyediakan citra bagi par apemakai yang mengakses sistem dari workstation mereka. Workstation mereka tersebut dilengkapi dengan layar resolusi tinggi. 7

Kalender Elektronik Pengolah Kata Surat Elektronik Vioce Mail Pencitraan(Imaging) Transmisi Faksimili Videotex Konferensi audio Konferensi video Konferensi komputer Desktop Publishing Lingkungan Pertemuan Jadwal Pertemuan tanpa jadwal Kunjungan Aktivitas Sosial Memo Laporan Komputer Laporan Non Komputer Surat Panggilan Telepon Acara Makan Bisnis Terbit Berkala Perhatian awal OA diarahkan pada kegiatan sekretarial dan administratif. Belaknagna kebutuhan komunikasi manajer dan pekerja terdidik lain diperhatikan. Baru baru ini lingkup kerja kantor meluas melampaui tempat kantor yang tetap hingga mencakup lokasi yang jauh, semuanya dihubungkan melalui komunikasi data. Lokasi yang jauh, seperti rumah, kamr hotel, mobil, dan tempat lain dimanapun pekerja kantor itu berada dikenala sebagai kantor virtual. Par apekerja tidak perlu mendatangi kantor mereka secara tradisional. Sebaliknya mereka terhubungkan secara elektronik-suatu fenomena yang dikenal sebagai telecommuting. Kantor virtual menawarkan keunggulan bagi perusahaan dalam bentuk pengurangan biaya fasilitas dan peralatan, jaringan komunikasi formal, berkurangnya pekerjaan yang terhenti, dan kontribusi sosial. Kerugiannya terutama memepengaruhi pegawai dan mencakup rasa tidak memiliki, takut kehilangan pekerjaan, semangat kerja yang rendah, dan ketegangan keluaraga. Perusahaan dat memimumkan kerugian dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan pegawai-perangkat keras komputer, perangkat lunak, perlengkapan, dan akses ke database. Selain itu perusahaan dapat membuat pegawai tetap dalam lingkaran komunikasi dengan meneruskan panggilan telepon, menggunakan konferensi telepon, dna menjadwalkan pertemuan teratur. Pegawai dapt berkontribusi dengan berdisiplin dalam melakukan rutinitas kerja. Tujuan utama OA, siapapun yang menggunakannya, adalah meningkatkan produktivitas. Untuk pemecahan masalah, OA memungkinkan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik yang menguntungkan perusahaan dalam bentuk pendapatan yang lebih tinggi. Aplikasi OA pertama adalah pengolah kata, yang telah menjadi standar untuk memproduksi dokumen salinan kertas seperti surat, memo dan laporan. Surat elektronik dan voice mail dianggap sebagai cara untuk menghilangkan memo pesan telepkn(telepon tag). Kotak surat para pemakai berada didalama penyimpanan komputer. 8

Kalender elektronik memungkinkan seseorang dalam perusahaan untuk mengakses kalender pertemuan orang lain untuk menjadwalkan rapat dan kunjungan. Kalender elektronik menyiapkan tempat untuk berkomunikasi. Ada tiga bentul teleconferencing-audio, video dan komputer. Daya tarik konferensi audio adalah ketersediaanya bagi semua orang yang memiliki telepon. Konferensi video dapat mengkombinasikan suara maupun gambara dalam konfigurasi satu arah atau dua arah. Konferensi komputer serupa dengna surat elektronik kecuali para pesertanya dan topiknya lebih terbatas. Fax adalah penyalinan jarak jauh yang dpat dilakukan dengan menggunakan mesin fax atau komputer. Walau faxa adalah aplikasi OA yang berharga, popularitasnya menauhkan perusahaan dari terwujudnya gagasan kantor tanpa kertas. Videotex menyediakan grafik maupun teks dari penyimpanan komputer. Penyimpanan tersebut dapat berasal dari perusahaan, jasa langganan videotex, atau organisasi lain seperti pemasok. Sistem pencitraan modern mengatasi keterbatasan penyimpanan kertas dan microform dengan menerapkan teknologi OCR dan compact disk. Desktop publishing adalah aplikasi OA yang menyediakan pernik-pernik dengan menghasilkan komunikasi tampilan atau tercetak yang berpenampilan profesional. OA berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan hubungan komunikasi. Suatu cara sistematis utntuk menyesuakaian OA bagi manajer adalah dengan memeprhatikan hubungan anatar berbagai peran yang dimainkan manajer. Paduan OA bagi seorang manajer didasarkan pada karakteristik organisasi pilihan pribadi dan sumber daya yang tersedia. Sejumlah aplikasi OA merupakan alternatif bagi metode komunikasi tradisional. Aplikasi lain menawarkan peluang-peluang baru. OA dapat digunakan sebagai peraltan pemecahan masalah dari manajer dan non manajer yang berkerja dalam lingkungan kantor tetap dan virtual. 9