NO. POB/FAPERTA/18 ; Rev. 00 URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Status Dokumen No. Distribusi Hal 1 dari 7
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/FAPERTA/18-00 Tgl. 25/09/2013 Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 7
1. Tujuan. Tertib administrasi dalam pelayanan ijin cuti akademik bagi mahasiswa dilingkungan Fakultas Pertanian, IPB. 2. Ruang Lingkup. Prosedur ini dalam kegiatan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa FAPERTA IPB mulai dari mengajukan sampai surat ijin cuti diterima mahasiswa. 3. Pengertian/Definisi. 3.1. Adum adalah Administrasi Umum. 3.2. Cuti adalah cuti yang alasannya telah diketahui oleh mahasiswa yang bersangkutan sebelum/setelah periode registrasi. 3.3. Sekbid AKTK adalah Sekretaris Bidang, Kemahasiswaan dan Tata Kelola Kampus. 4. Referensi. Surat Keputusan Rektor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun 2011. 5. Ketentuan Umum. 5.1. Persyaratan cuti akademik : 5.1.1. Fotocopy kartu tanda mahasiswa (KTM), 5.1.2. Tanda bukti pembayaran SPP semester sebelumnya, 5.1.3. Bukti pendukung alasan permohonan cuti, 5.1.4. Surat pengantar Ketua Departemen. 5.1.5. Surat Pendamping (PA) / Konselor. 5.2. Permohonan cuti diajukan selambat-lambatnya 14 hari kerja sebelum hari pertama periode registrasi. Hal 3 dari 7
5.3. Pengajuan permohonan cuti yang sesuai dengan butir 5.2, pemohon dikenakan pembayaran SPP 25% dari biaya SPP. Apabila tidak sesuai akan dikenakan pembayaran 100% biaya SPP. 5.4. Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi, status cuti akademiknya 6. Prosedur. gugur dan mahasiwa yang bersangkutan dinyatakan tidak aktif. 6.1. Rincian Prosedur. 6.1.1. Mahasiswa mengisi surat permohonan cuti berencana/khusus (akademik) yang disetujui Orang Tua/Wali, melengkapi persyaratan, selanjutnya menyerahkan kepada Komdik Departemen. 6.1.2. Komdik Departemen menerima, meneliti permohonan cuti akademik, membuat Surat dari Ketua/Sekretaris Departemen kepada Dekan. 6.1.3. Komdik Departemen memeriksa dan paraf pada surat permohonan cuti akademik, menyampaikan kepada Ketua/Sekretaris Departemen untuk tanda tangan. 6.1.4. Ketua/Sekretaris Departemen memeriksa dan tanda tangan Surat, mengembalikan kepada Komdik Departemen untuk diserahkan kepada Dekan. 6.1.5. Staf Bagian & Kemahasiswaan menerima Surat dari Departemen, meneliti dan membuat draft, selanjutnya menyerahkan kepada Koordinator Bagian & Kemahasiswaan Fakultas untuk diperiksa. 6.1.6. Koordinator Bagian & Kemahasiswaan Fakultas menerima, memeriksa dan paraf pada, menyampaikan kepada Dekan/Wakil Dekan untuk tanda tangan. Hal 4 dari 7
6.1.7. Dekan/Wakil Dekan memeriksa dan tanda tangan, mengembalikan kepada Staf Bagian & Kemahasiswaan Fakultas untuk diserahkan kepada Mahasiswa. 6.1.8. Staf Bagian & Kemahasiswaan Fakultas menerima selanjutnya menggandakan berencana/khusus lengkap dengan lampiran sesuai jumlah tembusan surat dimaksud, memberikan cap/stempel pada surat yang akan diserahkan sesuai tujuan, menyerahkan kepada mahasiswa dan menyimpan salinan sebagai arsip. 6.1.9. Mahasiswa menerima. Hal 5 dari 7
6.2. Bagan Alir Prosedur. Pelayanan Cuti Mahasiswa Komdik Departemen Kadep/Sekdep Staf Bag. & Kemahasiswaan Koordinator Bag. & Kemahasiswaan Dekan/Wakil Dekan Mulai Mengisi surat Surat Menerima, meneliti & membuat surat kepada Dekan Surat Memeriksa & paraf surat permohonan Memeriksa & tanda tangan Menerima, meneliti & membuat draf Menerima, memeriksa & paraf Memeriksa & tanda tangan, mengembalikan kepada Staf Bag. & Kemahasiswaan Surat Menggandakan surat beserta lampiran, memberi cap/stempel, menyerahkan kepada mahasiswa dan mengarsipkan Akdemik (salinan) Selesai Berkas - berkas Hal 6 dari 7
7. Daftar Dokumen Pendukung. 7.1. 7.2. Surat. 7.3. Surat (dari mahasiswa). Hal 7 dari 7