GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PENDAHULUAN PELBAGAI DAN PERJALANAN

UPSI/BEN/B/597 4 APRIL 2008 27 RABIULAWAL 1429 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Pendidikan Sultan Idris Tuan/Puan PEKELILING BENDAHARI BIL 1/2008 GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PENDAHULUAN PELBAGAI DAN PERJALANAN 1. TUJUAN Pekeliling ini bertujuan memaklumkan kepada semua Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) mengenai garis panduan mengenai pengurusan pendahuluan pelbagai dan pendahuluan perjalanan bagi melancarkan proses permohonan dan pelarasan pendahuluan yang telah diambil. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Beberapa teguran telah dibuat oleh pihak audit UPSI ke atas pemberian dan pelarasan pendahuluan diri bagi perbelanjaan pelbagai dan perjalanan kakitangan UPSI. 2.2 Lanjutan daripada teguran pihak audit tersebut, Jabatan Bendahari perlu mengeluarkan pekeliling ini sebagai garis panduan lengkap untuk semua PTj bagi penambahbaikan pengurusan pendahuluan diri. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 1

3. PROSEDUR/TATACARA PELAKSANAAN 3.1 Prosedur Permohonan Pendahuluan Pelbagai 3.1.1 Sila rujuk Lampiran A untuk Pendahuluan Pelbagai bagi maklumat-maklumat berikut:- syarat-syarat am kadar kelayakan permohonan syarat-syarat permohonan had minima permohonan pendahuluan pelarasan pendahuluan 3.1.2 Sila rujuk Lampiran B untuk Pendahuluan Perjalanan bagi maklumat berikut:- syarat-syarat am kadar kelayakan permohonan syarat-syarat permohonan had minima permohonan pendahuluan pelarasan pendahuluan 4. PEMATUHAN PEKELILING DAN PERATURAN 4.1 Permohonan pendahuluan pelbagai atau perjalanan yang dikemukakan perlulah mematuhi:- a ) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Semasa Berkursus Kecuali Kursus Pra-Perkhidmatan b ) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan Anggota Polis) c ) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002 Penurunan Kuasa Perbendaharaan Kepada Pegawai Pengawal Bagi Meluluskan Perjalanan Tugas Rasmi Ke Luar Negara. d ) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1994 Pindaan kepada perenggan 6.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 e ) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 Perwakilan Kuasa Meluluskan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel Dan Elaun Makan Serta Penetapan Had Minima [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 2

f ) Garis Panduan Cuti Khas Persidangan / Seminar / Konferen dan Bantuan Kewangan Daripada Peruntukan Persidangan yang dikeluarkan oleh Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). 5. TARIKH BERKUATKUASA 5.1 Pekeliling ini berkuatkuasa serta merta bagi semua Kumpulan Wang. Diharap mendapat kerjasama semua ketua PTj untuk memaklumkan penguatkuasaan pekeliling ini kepada semua staf di bawah tanggungjawab masing-masing. 5.2 Sekiranya terdapat sebarang kemusykilan, sila hubungi jabatan ini melalui sambungan 6936 (Pn. Noriah) atau 6301 (En. Mohd Hamdan). Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Pendidikan Gemilang Menuju Wawasan Yang menjalankan tugas (KHADIJAH BINTI HAMDAN) Bendahari Universiti Pendidikan Sultan Idris s.k Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Pengantarabangsaan) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Pendaftar Lampiran 1 Borang Permohonan Pendahuluan Lampiran 2 Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Lampiran 3 Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri Lampiran 4 Borang Tuntutan Perjalanan Ke Luar Negara (Nota : Hiperangkai borang menggunakan format.pdf atau lawati laman web Jabatan Bendahari di http://bendahari.upsi.edu.my, klik menu Borang, klik Borang Unit Pembayaran dan klik borang-borang berkenaan. ) [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 3

1.. Ketua Pustakawan 2. Pengarah Jabatan Pengurusan Pembangunan dan Harta Benda 3. Dekan Fakulti Bahasa 4. Dekan Fakulti Sains dan Teknologi 5. Dekan Fakulti Seni dan Muzik 6. Dekan Fakulti Perniagaan dan Ekonomi 7. Dekan Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia 8. Dekan Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi 9. Dekan Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan 10. Dekan Fakulti Sains Sukan 10. Dekan Institut Pengajian Siswazah 12. Pengarah Pusat Pengurusan dan Penyelidikan 13. Pengarah Pusat Penjaminan Kualiti 14. Pengarah Pusat Teknologi dan Komunikasi (ICT) 15. Pengarah Penerbit 16. Pengarah Pusat Teknologi Pendidikan dan Multimedia (TEKNOPEN) 17. Pengarah Pusat Perhubungan Antarabangsa 18. Pengarah Institut Peradaban Melayu 19. Pengarah Pusat Bahasa Moden 21. Pengarah Pusat Ko-Kurikulum 22. Pengarah Muzium Pendidikan Nasional 23. Pengarah Pusat Penyelidikan dan Perkembangan Kanak-Kanak (NCDRC) 24. Pengarah Pusat Pendidikan Global Aminuddin Baki 25. Pengarah Pusat Asas Pendidikan 26. Penyelaras Program Khas Pensiswazahan Guru (PKPG) 27. Penyelaras UPSI Holdings Sdn. Bhd. 28. Ketua Unit Audit Dalam 29. Ketua Unit Perhubungan Awam 30. Ketua Unit Keselamatan 31. Ketua Pusat Sukan 32. Ketua Pusat Islam 33. Pegawai Perubatan, Pusat Kesihatan 34. Penolong Pendaftar Pejabat Naib Canselor 35 Penolong Pendaftar Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) 36. Penolong Pendaftar Pejabat TNC (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) 37. Penolong Pendaftar Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi) [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 4

Lampiran A PROSEDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI 1. SYARAT-SYARAT AM 1.1 Pendahuluan pelbagai boleh diberikan kepada staf UPSI yang berjawatan tetap dan staf berjawatan kontrak/sementara/. Walau bagaimanapun, bagi staf berjawatan kontrak/sementara/, mereka perlu mempunyai baki tempoh lantikan perkhidmatan tidak kurang daripada tiga (3) bulan. 1.2 Pendahuluan pelbagai tidak boleh dikeluarkan atas nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau individu dari syarikat/agensi luar. 1.3 Permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah dikemukakan sekurang-kurang tujuh (7) hari sebelum tarikh cek diperlukan atau tarikh program/aktiviti diadakan. 1.4 Pendahuluan pelbagai tidak akan dikeluarkan sekiranya program/ aktiviti telah dilaksanakan dan sekiranya program/aktiviti dibatalkan atau ditunda melebihi satu (1) bulan, wang pendahuluan yang diambil hendaklah dikembalikan dengan serta-merta. 2. KADAR-KADAR KELAYAKAN PERMOHONAN 2.1 Kadar pendahuluan pelbagai boleh dipohon berdasarkan kepada anggaran perbelanjaan mengikut kertas kerja program/aktiviti yang telah diluluskan. Walau bagaimanapun pihak Bendahari berhak membundarkan jumlah permohonan ke nombor puluh atau ratus yang terdekat. 3. SYARAT-SYARAT PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI 3.1 Pendahuluan pelbagai yang diberikan adalah untuk digunakan bagi pembelian barang/perkhidmatan yang belum dibeli dan bukan sebagai pembayaran balik perbelanjaan yang telah didahulukan oleh staf. 3.2 Pendahuluan pelbagai yang diberikan adalah untuk pembelian barang/perkhidmatan yang tidak boleh dibeli melalui Pesanan Belian Rasmi atau pembekal tidak mempunyai kemudahan invois. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 5

3.3 Pendahuluan pelbagai yang boleh dibayar adalah sebanyak 100% daripada jumlah keseluruhan permohonan pendahuluan dengan berdasarkan anggaran mengikut perbelanjaan pada kertas kerja program/aktiviti yang telah diluluskan, tertakluk kepada perkara 3.2. Walau bagaimanapun pihak Bendahari berhak membundarkan jumlah permohonan ke nombor puluh yang terdekat. 3.4 Pendahuluan pelbagai BOLEH dibelanjakan untuk perbelanjaanperbelanjaan berikut : a) Pembelian barang atau peralatan yang tidak dikategorikan sebagai inventori atau aset yang diperlukan bagi sesuatu program/aktiviti, dan tidak sesuai/tidak praktikal untuk dibeli melalui Pesanan Belian Rasmi. b) Pembelian bahan/alatulis yang diperlukan segera dalam kuantiti yang kecil seperti pen, pensil dan seumpamanya. c) Pembayaran elaun gantian makan kepada pelajar yang menyertai program/aktiviti seperti yang telah diluluskan dalam kertas kerja yang dilampirkan. d) Pembayaran untuk pembelian minyak kenderaan Universiti dan bayaran tol yang digunakan bagi tujuan program/aktiviti berkenaan. e) Pembayaran honorarium kepada penceramah jemputan dari luar bagi program/aktiviti yang dilaksanakan atau bayaran saguhati kepada individu-individu luar seperti penduduk kampung yang terlibat dalam sesuatu program/aktiviti yang dilaksanakan. f) Pembayaran upahan untuk penunjuk arah bukan dari kalangan kakitangan UPSI bagi sesuatu program/aktiviti yang jalankan di kawasan luar pedalaman/hutan/bukit/gunung atau yang seumpamanya. g) Pembayaran yuran penyertaan kursus/seminar yang disertai oleh staf atau pelajar, sekiranya penganjur mensyaratkan bayaran yuran perlu dibuat secara tunai semasa permohonan. h) Pendahuluan pelbagai bagi perkara-perkara selain daripada yang dinyatakan di atas, hendaklah mendapat kelulusan Bendahari. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 6

3.5 Pendahuluan pelbagai TIDAK BOLEH dibelanjakan untuk perbelanjaan-perbelanjaan berikut : a) Tuntutan elaun perbatuan kenderaan atau pembelian minyak kenderaan (jika menggunakan kenderaan sendiri), bayaran tol, bayaran parkir, bayaran tambang, pembelian kad prabayar dan seumpamanya. b) Pembelian/perolehan barang atau perkhidmatan yang boleh dan praktikal diuruskan dengan menggunakan Pesanan Belian Rasmi seperti pembelian beg seminar, peralatan seminar, kertas dan sebagainya untuk kemudahan program/aktiviti. (Invois bagi perbelanjaan pakej penginapan di hotel dan perkhidmatan penyediaan makanan hendaklah dihantar terus ke Jabatan Bendahari untuk proses pembayaran tanpa dimasukkan dalam senarai permohonan pendahuluan pelbagai). c) Pembelian peralatan yang dikategorikan sebagai inventori dan aset. Inventori ialah barang atau peralatan mudah alih yang tidak luak yang melebihi RM300.00 tetapi kurang RM3,000.00 setiap satu dan mempunyai jangka hayat melebihi setahun. Aset ialah barang atau peralatan mudah alih yang tidak luak yang melebihi RM3,000.00 setiap satu dan mempunyai jangka hayat melebihi setahun. (Pembelian inventori/aset hendaklah dibuat melalui pesanan belian) d) Pembayaran elaun syarahan/tutorial/jurutunjuk sambilan, elaun lebih masa, elaun keraian dan seumpamanya kepada kakitangan universiti atau orang luar. e) Pembayaran elaun jurutunjuk sambilan, elaun skim khidmat pelajar dan seumpamanya kepada pelajar. f) Pembelian minuman keras, rokok dan seumpamanya yang mana tidak dibenarkan di dalam perbelanjaan Kerajaan, walau dengan apa cara sekalipun. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 7

3.6 Pendahuluan pelbagai yang baru TIDAK BOLEH diberikan sekiranya masih terdapat pendahuluan pelbagai terdahulu yang belum diselaraskan, kecuali dengan kelulusan Bendahari. 3.7 Setiap permohonan hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari dengan mengemukakan dokumen yang lengkap seperti berikut:- a) Borang Permohonan Pendahuluan (Lampiran 1) b) Salinan surat kelulusan bagi melaksanakan program/aktiviti c) Kertas kerja mengandungi maklumat lokasi program/aktiviti bakal dilaksanakan, tarikh mula dan tamat program/aktiviti, anggaran perbelanjaan dan pendapatan yang telah diluluskan serta peruntukan bagi membiayai program/aktiviti berkenaan d) Salinan surat penangguhan program/aktiviti (jika berkaitan) 4. HAD MINIMA PERMOHONAN PENDAHULUAN 4.1 Had minima permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah mengikut had minima di bawah: a) Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Gred 41 ke atas) = RM500.00 b) Kumpulan Sokongan (Gred 17 30) = RM300.00 c) Kumpulan Sokongan Bawahan ( Gred 1 16) = Tiada Had 4.2 Permohonan bagi jumlah yang kurang daripada had minima di atas tidak akan diluluskan. 5. PELARASAN PENDAHULUAN 5.1 Pelarasan Pendahuluan Pelbagai hendaklah dibuat menggunakan borang seperti berikut:- Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai (Lampiran 2) 5.2 Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai hendaklah dikemukakan sebelum atau pada 30 hari selepas tarikh cek diterima/diambil. 5.3 Sekiranya sesuatu program/aktiviti memerlukan masa lebih daripada sebulan untuk diselesaikan, permohonan hendaklah dibuat secara berperingkat iaitu berdasarkan perbelanjaan yang perlu dan mampu dibuat di dalam tempoh sebulan dari tarikh cek. Pegawai boleh mengemukakan permohonan pendahuluan lain bagi jumlah yang akan digunakan untuk baki tempoh program/aktiviti yang seterusnya sehingga selesai. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 8

5.4 Sekiranya jumlah perbelanjaan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diambil, baki pendahuluan hendaklah diserahkan secara tunai di kaunter Pejabat Am Bendahari dan resit perlu dikepilkan bersama dengan Borang Tuntutan Pelbagai. 5.5 Sekiranya jumlah perbelanjaan melebihi daripada jumlah pendahuluan yang diambil bagi pendahuluan pelbagai, sila potong mana yang berkenaan pada ruangan Pengakuan/Pengesahan, perkara (c) perlu atau tidak perlu dibayar dalam Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai. Sekiranya ruangan yang disediakan tidak diisi atau dibiarkan kosong, dianggap lebihan perbelanjaan ditanggung sendiri oleh staf berkenaan. 5.6 Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai yang dikemukakan ke Jabatan Bendahari hendaklah dilengkapkan dengan dokumen berikut:- a) Salinan surat kelulusan bagi melaksanakan program/aktiviti b) Kertas kerja mengandungi maklumat lokasi program/aktiviti bakal dilaksanakan, tarikh mula dan tamat program/aktiviti, anggaran perbelanjaan dan pendapatan yang telah diluluskan serta peruntukan bagi membiayai program/aktiviti berkenaan c) Salinan surat penangguhan program/aktiviti (jika berkaitan) d) Surat Arahan (jika berkaitan) e) Resit-resit bayaran asal bagi perkara-perkara yang disenaraikan semasa permohonan pendahuluan dan disahkan oleh Ketua PTj/Pegawai Penyelaras program/aktiviti. (Resit-resit bayaran mestilah bertarikh kemudian daripada tarikh cek pendahuluan). f) Tandatangan penerima dalam Surat Perakuan Penerimaan Tunai oleh pelajar atau orang luar adalah tandatangan asal dan sah. g) Sekiranya gagal mengemukakan bukti bayaran yang asal atau sah, surat perakuan melalui Ketua PTj diperlukan. 5.7 Pemotongan gaji secara otomatis dengan jumlah penuh (lump sum) bagi pendahuluan pelbagai akan dibuat dalam kes-kes berikut : a) Sekiranya Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai tidak dikemukakan ke Jabatan Bendahari selepas 30 hari dari tarikh cek diterima berlalu ; [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 9

[Contoh : - Tarikh program/aktiviti ialah dari 08/05/2008 hingga 11/05/2008 - Pendahuluan Pelbagai dibuat pada 20/04/2008 dan cek diterima/diambil pada 01/05/2008 - Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari pada atau sebelum 01/06/2008 - Sekiranya sehingga 30/06/2008, Jabatan Bendahari tidak menerima Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai atau sebarang maklum balas, potongan gaji bulan Julai 2008 akan dibuat;] ATAU b) Sekiranya baki pendahuluan tidak diserahkan semasa mengemukakan Borang Pelarasan Pendahuluan Pelbagai ke Jabatan Bendahari setelah dimaklumkan oleh pihak Bendahari; c) sekiranya program/aktiviti dibatalkan, atau staf tidak bertugas/menghadiri program/aktiviti; 5.8 resit-resit perbelanjaan bagi pembelian inventori/aset atau perkaraperkara yang tidak dibenarkan atau resit-resit bertarikh sebelum daripada tarikh cek pendahuluan, TIDAK BOLEH DIAMBILKIRA untuk menyelaraskan pendahuluan yang diambil. Jumlah wang bagi resit-resit yang tidak dibenarkan untuk pelarasan pendahuluan ini perlu dikembalikan serta-merta ke Jabatan Bendahari secara tunai sekaligus atau pemotongan gaji akan dibuat. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 10

Lampiran B PROSEDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PERJALANAN 1. SYARAT-SYARAT AM 1.1 Pendahuluan perjalanan boleh diberikan kepada staf UPSI yang berjawatan tetap dan staf berjawatan kontrak/sementara. Walau bagaimanapun, bagi staf yang berjawatan kontrak/sementara, mereka perlu mempunyai baki tempoh lantikan perkhidmatan tidak kurang daripada tiga (3) bulan.. 1.2 Pendahuluan perjalanan tidak boleh dikeluarkan atas nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau individu dari syarikat/agensi luar. 1.3 Permohonan pendahuluan perjalanan hendaklah dikemukakan sekurang-kurang tujuh (7) hari sebelum tarikh cek diperlukan atau tarikh perjalanan akan dibuat. 1.4 Pendahuluan perjalanan tidak akan dikeluarkan sekiranya perjalanan telah dibuat dan sekiranya perjalanan dibatalkan atau ditunda melebihi satu (1) bulan, wang pendahuluan yang diambil hendaklah dikembalikan dengan serta-merta. 2. KADAR-KADAR KELAYAKAN PERMOHONAN 2.1 Pendahuluan perjalanan yang diberikan adalah berdasarkan kelayakan elaun makan dan penginapan (bayaran sewa hotel/lojing) bagi tempoh menjalankan tugas rasmi atau berkursus di luar stesen sahaja mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan oleh Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. 2.2 Sekiranya bertugas/berkursus di dalam negeri, pendahuluan perjalanan yang boleh dibayar adalah sebanyak 90% daripada jumlah keseluruhan permohonan pendahuluan dan sekiranya bertugas/berkursus di luar negara, pendahuluan perjalanan yang boleh dibayar adalah sebanyak 100% daripada jumlah keseluruhan permohonan pendahuluan. Walau bagaimanapun pihak Bendahari berhak membundarkan jumlah permohonan ke nombor puluh atau ratus yang terdekat. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 11

3. SYARAT-SYARAT PERMOHONAN PENDAHULUAN PERJALANAN 3.1 Pendahuluan perjalanan TIDAK BOLEH diberikan untuk perbelanjaan elaun perjalanan atau pembelian minyak kenderaan (jika menggunakan kenderaan sendiri), bayaran tol, bayaran parkir, bayaran tambang dan seumpamanya. 3.2 Pendahuluan perjalanan TIDAK BOLEH diberikan sekiranya masih terdapat pendahuluan perjalanan terdahulu yang belum diselaraskan. 3.3 Setiap permohonan hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari dengan mengemukakan dokumen yang lengkap seperti berikut:- a) Borang Permohonan Pendahuluan (Lampiran 1) b) Surat panggilan mesyuarat atau kursus/seminar/persidangan atau seumpamanya c) Borang Permohonan Menghadiri Persidangan/Seminar/Bengkel Di Dalam Dan Luar Negara Kelulusan TNC(A&A) (jika berkaitan) d) Surat Kebenaran Khas Perjalanan Keluar Negara (jika berkaitan) e) Surat Arahan Kerja (jika berkaitan) 3.4 Sekiranya bertugas rasmi/berkursus di luar negara, pemberian pendahuluan perjalanan TIDAK BOLEH dianggap sebagai satu kelulusan bagi membuat perjalanan ke luar negara. 4. HAD MINIMA PERMOHONAN PENDAHULUAN 4.1 Had minima permohonan pendahuluan perjalanan hendaklah mengikut had minima di bawah: a) Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Gred 41 ke atas) = RM500.00 b) Kumpulan Sokongan (Gred 17 30) = RM300.00 c) Kumpulan Sokongan Bawahan ( Gred 1 16) = Tiada Had 4.2 Permohonan bagi jumlah yang kurang daripada had minima di atas tidak akan diluluskan. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 12

5. PELARASAN PENDAHULUAN 5.1 Pelarasan Pendahuluan Perjalanan hendaklah dibuat menggunakan borang seperti berikut:- Borang Pelarasan Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri (Lampiran 3); atau Borang Tuntutan Perjalanan Ke Luar Negara (Lampiran 4), mana yang berkaitan mengikut pendahuluan perjalanan 5.2 Borang Tuntutan Perjalanan hendaklah dikemukakan sebelum atau pada 10 haribulan pada bulan berikutnya selepas perjalanan selesai dibuat. 5.3 Sekiranya perjalanan belum selesai pada 10 haribulan di dalam sesuatu bulan, pelarasan hendaklah dibuat pada atau sebelum 10 haribulan pada bulan berikutnya. 5.4 Sekiranya jumlah perbelanjaan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diambil, baki pendahuluan hendaklah diserahkan secara tunai di kaunter Pejabat Am Bendahari dan resit perlu dikepilkan bersama dengan Borang Tuntutan Perjalanan. 5.5 Sekiranya jumlah perjalanan melebihi daripada jumlah pendahuluan yang diambil bagi pendahuluan perjalanan, staf perlu mengisi lebihan perbelanjaan pada ruangan yang disediakan pada Borang Tuntutan Perjalanan. 5.6 Borang Tuntutan Perjalanan bagi maksud melaraskan pendahuluan perjalanan yang diambil hendaklah dilengkapkan dengan dokumen berikut ke Jabatan ini: a ) Surat panggilan mesyuarat atau kursus/seminar/persidangan atau seumpamanya b ) Borang Permohonan Menghadiri Persidangan/Seminar/Bengkel Di Dalam Dan Luar Negara Kelulusan TNC(A&A) (jika berkaitan) c ) Surat Kebenaran Khas Perjalanan Keluar Negara (jika berkaitan) d ) Surat Arahan Kerja (jika berkaitan) e ) Resit-resit bayaran seperti resit hotel, resit parkir, resit penggunaan telefon/faksmili untuk kegunaan rasmi, resit tol yang asal dan sah Sekiranya gagal mengemukakan bukti bayaran yang asal atau sah, surat perakuan melalui Ketua PTj diperlukan f ) Tarikh resit adalah dalam tempoh bertugas/berkursus [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 13

5.7 Pemotongan gaji secara otomatis akan dibuat bagi mengutip jumlah penuh (lump sum) pendahuluan perjalanan dalam kes-kes berikut : a) Sekiranya Borang Tuntutan Perjalanan tidak dikemukakan ke Jabatan Bendahari selepas 10 haribulan pada bulan berikutnya perjalanan selesai dibuat; [Contoh : - Tarikh bertugas rasmi/berkursus di luar stesen ialah dari 08/05/2008 hingga 11/05/2008 - Pendahuluan Perjalanan dibuat pada 01/05/2008 - Borang Tuntutan Perjalanan hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari pada atau sebelum 10/06/2008 - Sekiranya sehingga 31/06/2008, Jabatan Bendahari tidak menerima Borang Tuntutan Perjalanan atau sebarang maklum balas, potongan gaji bulan Julai 2008 akan dibuat]. b) sekiranya baki pendahuluan tidak diserahkan semasa mengemukakan Borang Tuntutan Perjalanan ke Jabatan Bendahari atau setelah dimaklumkan oleh pihak Bendahari; atau c) sekiranya arahan bertugas rasmi/berkursus dibatalkan, staf tidak bertugas/menghadiri kursus atau perjalanan ke luar negara tidak diluluskan. 5.8 Sekiranya peraturan di atas tidak dipatuhi, Jabatan ini berhak untuk menuntut balik wang pendahuluan yang telah diberikan kepada pegawai melalui potongan gaji sekaligus dalam tahun kewangan yang sama. [PB 1/2008 : 4 APRIL 2008] 14