BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini perkembangan fungsi teknologi sangatlah berkembang pesat. Teknologi bukan hanya digunakan untuk bertukar informasi saja, melainkan juga digunakan dalam hal proses bisnis di perusahaan-perusahaan. Perkembangan teknologi yang terus meningkat disadari tidak hanya sekedar pendukung proses bisnis perusahaan, tetapi juga sebagai pengatur dalam segala kegiatan bisnis di perusahaan. Salah satu contoh perkembangan teknologi informasi ialah dapat mendukung proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih baik. Di dalam kasus ini, teknologi informasi tersebut bermanfaat sebagai sarana yang efektif dalam melakukan proses transaksi secara elektronik. Menurut Dewi, S., & Febri, Y. (2013), dijelaskan bahwa penerapan e- procurement bertujuan untuk melakukan efisiensi biaya berupa penurunan biaya operasional dan penurunan risiko terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa. Sebelum diterapkannya e-procurement, masalah pengadaan barang menjadi tidak terorganisir dengan baik sehingga berpengaruh pada proses produksi di perusahaan. Untuk melihat lebih lanjut mengenai penerapan e-procurement dalam proses bisnis perusahaan, maka akan dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi e-procurement pada PT. Tetap Lancar Mandiri yang sudah didirikan sejak tahun 1983. PT. Tetap Lancar Mandiri merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produsen kantong plastik. PT. Tetap Lancar Mandiri masih menggunakan cara manual (paper based) dalam proses pengadaan barang ke supplier, seperti proses pemesanan material, pengecekan stok material, hingga pencatatan transaksi yang menyebabkan ketidakefisienan waktu dan biaya. Dengan demikian, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dari objek studi diatas dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT PADA PT. TETAP LANCAR MANDIRI. 1
2 1.2 Ruang Lingkup Berikut ruang lingkup yang akan menjadi pembahasan dalam penulisan skripsi: 1. Membahas proses pengadaan barang (procurement) yang berjalan di PT. Tetap Lancar Mandiri. 2. Membahas titik minimum stok untuk selanjutnya dilakukan pemesanan material kepada supplier dengan menggunakan metode ROP. 3. Membahas analisis dan perancangan sistem e-procurement berbasis web hanya sampai design prototype. 4. Membahas proses pengadaan barang yang dilakukan oleh sistem mulai dari pembuatan purchase order oleh Mandor ke Supplier, permintaan persetujuan terhadap purchase order yang ditujukan kepada Manager, pembuatan invoice atau tagihan pembayaran dari Supplier ke Bagian Keuangan, sampai pengkonfirmasian pembayaran sesuai invoice yang diterima Bagian Keuangan kepada Supplier. 5. Membahas penyediaan sarana bagi pihak supplier. Dalam hal ini supplier yang dimaksud diasumsikan sebagai supplier yang ingin atau sudah bekerjasama dengan PT. Tetap Lancar Mandiri, serta sudah menggunakan komputer dan terhubung dengan jaringan internet. 6. Membahas mengenai pendataan material yang terdapat di gudang setelah terjadinya purchase order. 7. Tidak membahas kriteria pemilihan supplier. 8. Tidak membahas penawaran harga. 9. Tidak membahas retur barang. 10. Tidak membahas implementasi, keamanan, dan evaluasi sistem.
3 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan dari penulisan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi E-Procurement pada PT. Tetap Lancar Mandiri, yaitu: 1. Mengetahui kebutuhan akan sistem e-procurement yang akan diterapkan oleh PT. Tetap Lancar Mandiri. 2. Merancang e-procurement yang akan digunakan oleh PT. Tetap Lancar Mandiri yang berbasis web. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat dari penulisan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi E-Procurement pada PT. Tetap Lancar Mandiri, yaitu: 1. Memperoleh sistem informasi berwujud e-procurement yang berbasiskan web. 2. Dengan adanya sistem e-procurement, memudahkan perusahaan dalam pengecekan ketersediaan stok material dan juga dalam pembuatan purchase order kepada supplier. 1.4 Metodologi Penulisan Metodologi yang digunakan adalah: 1. Studi Literatur dan Kepustakaan Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penelitian antara lain melalui buku, artikel, e-journal, maupun dari berbagai situs web yang berkaitan dengan topik yang dibahas. 2. Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan cara melakukan survey kepada Bagian Gudang dan wawancara dengan Direktur PT. Tetap Lancar Mandiri.
4 3. Analisis dan Perancangan a. Metode Analisis Menganalisis masalah yang dihadapi terkait dengan proses pengadaan barang oleh PT. Tetap Lancar Mandiri. Menganalisis kebutuhan sistem dengan berorientasi pada objek (OOA) dengan menjadikan Unified Modelling Language (UML) sebagai tools. b. Metode Perancangan Merancang sistem e-procurement berbasis web untuk menunjang proses pengadaan barang pada PT. Tetap Lancar Mandiri. Mendesain kebutuhan sistem berorientasi objek (OOD) dengan mengubah model konseptual yang dihasilkan dalam analisis. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan menyeluruh dalam penulisan skripsi, maka penulisan dibagi ke dalam 5 (lima) bab dengan uraian sebagai berikut: BAB 1. PENDAHULUAN Pada bab ini memberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan. BAB 2. LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori dasar yang berhubungan dengan analisis dan perancangan sistem e-procurement. Teori-teori tersebut juga akan digunakan sebagai dasar untuk menjawab permasalahan yang ada.
5 BAB 3. ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Dalam bab ini diuraikan seputar riwayat perusahaan PT. Tetap Lancar Mandiri, proses bisnis yang dijalankan oleh PT. Tetap Lancar Mandiri, analisis sistem yang berjalan pada PT. Tetap Lancar Mandiri, serta permasalahan yang muncul dan solusinya. BAB 4. ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini akan membahas mengenai perancangan dari sistem e-procurement yang akan dikembangkan pada PT. Tetap Lancar Mandiri. BAB 5. SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dan saran dari hasil analisis dan perancangan sistem e-procurement pada PT. Tetap Lancar Mandiri.