DRIVER MANAGEMENT SYSTEM Manajemen Pengemudi merupakan salah satu elemen yang berhubungan dengan para Pengemudi dan kegiatan yang menyangkut didalamnya, yang juga salah satu Pilar kinerja dalam Sistim Manajemen Keselamatan Transportasi Darat (SMKTD). Dimana Driver Management System meliputi elemen-elemen : 1.1 Perekrutan Pengemudi 1. Kebijakan Perekrutan Pengemudi 2. Prosedur yang mengatur proses rekruitment mendapatkan pengemudi terbaik 3. Persyaratan calon pengemudi, meliputi 3.1. Personal 3.2. Pendidikan dan Pengalaman 3.3. Keterampilan dan Pengetahuan 3.4. Kesehatan dan Masa Percobaan 3.5. Dokumentasi Rekrutmen 1.2 Paket Gaji Pengemudi 1. Paket gaji (remunerasi) pengemudi ditetapkan ditetapkan dengan mempertimbangkan perilaku dan kinerja pengemudi 2. Setiap pengemudi dimonitor dan diukur dalam ukuran yang spesifik dan diranking berdasarkan tingkat kedisiplinan dan kinerja safetynya. 3. Komposisi paket gaji memenuhi criteria berikut ini: Gaji Pokok (35%) Tunjangan (15%) Kinerja Performansi (25%) Kinerja Keselamatan (25%) 4. Program penghargaan keselamatan kepada pengemudi berprestasi ditetapkan (perbulan/ perkuartal/ pertahun) berdasarkan : Kinerja Pengemudi Kinerja Keselamatan Matrik Peringkat 1.3 Pelatihan Pengemudi 1. Identifikasi kebutuh pelatihan 2. Training diberikan oleh trainer yang kompeten dan dievaluasi serta didokumentasikan 3. Rencana pelatihan & realisasi 4. Review kefektifan pasca pelatihan sudah dilakukan dalam periode tertentu? 5. Training matrik untuk menentukan training apa yang harus diberikan, siapa trainernya, kapan waktunya dan berapa kali harus diberikan sudah ditetapkan? 6. Pelatihan mengenai peraturan perundang-undangan dan standar yang relevan terhadap pekerjaannya UU lalu lintas UU Keselamatan Kerja
UU lingkungan Hidup Buku Saku Pengemudi 7. Petugas yang ditunjuk untuk mengkoordinasi dan mengelola ketentuan pelatihan dan memelihara catatan pelatihan. 8. Safety training yang dijalankan oleh perusahaan: Standard safety driving (selama induksi) Defensive driving (dalam 6 bulan masa kerja dan direfresh per 3 tahun) Fatigue dan kelelahan (dalam 6 bulan masa kerja dan dilakukan refresh per 3 tahun) Kewaspadaan tergulingnya kendaraan (tahunan Petugas P3K (dalam 6 bulan masa kerja dan direfresh per 3 tahun) Alat pelindung diri (tahunan) Fire fighting (tahunan) Rencana journey risk management untuk rute tertentu (diutamakan pada saat permulaan pengiriman melalui rute tersebut dan direview pertahun) Induksi atau orientasi (diutamakan saat permulaan bekerja) Pengenalan check list dan dokumentasi (segera setelah bekerja) Pelaporan near miss dan insiden (tahunan) Pengenalan lokasi SPBU dan pembongkaran (diutamakan pada saat operasi bongkar muat dan direfresh tahunan) Training penanganan produk (diutamakan pada saat permulaan operasi dan direfresh tahunan) Training keselamatan dan pemeriksaan ban (per 3 tahun) Toolbox meeting (mingguan) Emergency Response / tanggap darurat (tahunan) 1.4 Sistim Paspor Pengemudi 1. Pengemudi yang telah mengikuti dan lulus training yang relevan diberikan paspor pengemudi. 2. Paspor pengemudi tersebut mencakup informasi berikut : 1. Informasi personel pengemudi 2. Catatan training 3. Rincian pelanggaran 4. Hasil pemeriksaan kesehatan tahunan 5. Nomer telepon darurat 3. Paspor tersebut dibawa oleh pengemudi sepanjang waktu selama mengemudi / bertugas. 4. Lokasi operasi hanya boleh dimasuki oleh pengemudi berpaspor / mendapat izin tertulis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 5. Jika terjadi pelanggaran safety yang kritikal oleh pengemudi, paspornya akan dicabut oleh pihak yang berwenang. 1.5 Pemantauan Pengemudi 1. Prosedur untuk memonitor dan meningkatkan perilaku dan kinerja mengemudi dengan selamat 2. Sanksi jika pengemudi melakukan perilaku unsafe dan melanggar lalu lintas 1.6 Kebijakan Sabuk Pengaman 1. Sabuk pengaman untuk pengemudi dan penumpang memiliki konfigurasi 3-point configuration atau gulungan inersia
2. Pengawasan regular di jalan untuk memastikan sabuk pengaman digunakan oleh pengemudi dan penumpangnya. 3. Pemeriksaan harian untuk memastikan bahwa sabuk pengaman berfungsi baik sepanjang waktu. 1.7 Kebijakan Telepon Genggam 1. Penetapan kebijakan engine on phone off 2. Penetapan metode untuk monitoring kepatuhan terhadap kebijakan tersebut harus ada. 1.8 Kebijakan Obat-obatan dan Alkohol 1. Aktivitas spot check seperti berikut ini: Pengujian alcohol dan obat-obatan secara random (paling tidak 10%) populasi per bulan Setelah kecelakaan atau insiden, pengemudi harus dilakukan test Pemeriksaan / pengetesan terhadap pengemudi yang dilaporkan mengemudi sambil mabuk Tes random ke pengemudi yang ada di dalam lokasi paling tidak 5% tersaring per bulan Persentase pengujian harus ditingkatkan setelah ada acara-acara yang berpotensi terhadap penggunaan alcohol dan obat-obat terlarang seperti pesta, dll. 2. Penetapan jenis sanksi untuk pelanggaran kebijakan tersebut. 1.9 Media Komunikasi dengan Pengemudi 1. Tersedianya media komunikasi dengan pengemudi (seperti: briefing, weekly meeting) untuk bertukar pengalaman, berkomunikasi dan melibatkan pengemudi dalam mempromosikan kinerja keselamatan.
Manajemen Armada untuk Angkutan Darat Seluruh kegiatan yang mendukung aktivitas transportasi angkutan darat dinamakan Manajemen Armada Angkutan Darat atau dalam bahasa Inggrisnya kita kenal dengan nama Fleet Management for Land Transport. Manajemen ini mencakup semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan kendaraan yang terlibat dalam pergerakan barang, manajemen armada kendaraan kecil yang digunakan untuk transportasi orang dan kargo atau paket ukuran kecil, termasuk sepeda motor dan juga perlengkapan lain seperti peralatan penanganan di gudang. Manajemen ini mendukung seluruh kegiatan aktivitas transportasi melalui pengelolaan aset yang digunakan. Secara garis besar, manajemen armada angkutan darat mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut: 1. Merawat dan menjaga kondisi dari semua aset / kendaraan dalam kondisi baik untuk menjamin keamanan dan keselamatan barang yang akan diangkut dan personil yang akan memakainya. 2. Membuat sistem dan prosedur yang efektif untuk penggunaan dan perawatan semua asset / kendaraan. Termasuk didalamnya antara lain jadwal perawatan, manajemen pengaturan untuk pengemudi/sopir, manajemen untuk pemakain bahan bakar, sistem untuk melacak keberadaan kendaraan serta manajemen keamanan termasuk manajemen kesehatan dan keselamatan. 3. Memantau dan mengukur biaya, pemanfaatan dan kinerja dari kendaraan yang bersangkutan. Efektivitas biaya armada tidak hanya untuk pengendalian biaya operasi kendaraan, tetapi juga untuk pemeliharaan dan perbaikan, persediaan suku cadang dan juga penggantian kendaraan pada masa optimal dalam pemakaiannya. 4. Memastikan jumlah dan komposisi armada seimbang dengan aktivititas yang diperlukan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita mempersiapkan jenis kendaraan yang dibutuhkan. Yang perlu diketahui dan dipahami terlebih dahulu adalah berapa besar volume pekerjaan dan di lingkungan atau daerah mana kendaraan tersebut akan dipakai. Setelah itu kita akan memutuskan jenis kendaraan apa yang akan dipakai dan membuat manajemen armadanya untuk mengelola, mengukur, memantau dan mengendalikan kinerjanya. Kondisi fisik jalan serta lingkungan daerah di mana armada akan digunakan sangat mempengaruhi komposisi jumlah dan jenis armada. Dalam hal-hal tertentu, terkadang pengaruh legislatif atau peraturan juga dapat mempengaruhi, misalnya ada jalan-jalan tertentu tidak bisa dilalui oleh truk besar sehingga terkadang beberapa perusahaan memilih untuk menyewa kendaraan yang lebih kecil untuk mengirimkan barang.
Laporan penggunaan armada yang sederhana harus menyediakan data-data di bawah ini: 1. Nama sopir / pengemudi. 2. Nomor SIM sopir / pengemudi. 3. Nomor/plat kendaraan. 4. Nama penumpang atau barang/kargo yang diangkut. 5. Asal dan tempat tujuan kendaran. 6. Tujuan perjalanan. 7. Tanda tangan penumpang atau penerima barang/kargo. 8. Jarak tempuh. 9. Pemakaian bahan bakar. 10. Perawatan kendaraan. 11. Catatan penting lainnya. Laporan penggunaan armada ini harus dicek setiap hari atau paling sedikit seminggu sekali oleh manajer armada atau pihak yang bertanggung jawab.