BORANG PENCALONAN LAMPIRAN A ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1. Nama Organisasi: Kementerian Sumber Manusia 2. Nama Projek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalonkan: Sistem e-approval (Sistem Online Permohonan Pegawai Ke Luar Negara) 3. Tarikh (bulan & tahun) projek/system/inisiatif yang dicalonkan mula beroperasi: 1 Jun 2011 4. Maklumat pegawai yang membuat pencalonan: Nama: Jawatan: Agensi: NOR AZWIN BINTI SANI PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA Alamat: BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT, ARAS 6, BLOK D3, KOMPLEKS D, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62530 PUTRAJAYA. Telefon: 03-88865191 Faks: 03-88892370 E-mel: norazwin@mohr.gov.my 5. Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama: KHAIRI BIN SULEIMAN Jawatan: PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT Telefon: 03-88862478 Faks: 03-88892370 E-mel: khairi.s@mohr.gov.my
1. Nama Projek/Sistem/Inisiatif Sistem e-approval (Sistem Online Permohonan Pegawai Ke Luar Negara) 2. Profil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan) Kementerian Sumber Manusia (KSM) mula dikenali sebagai Kementerian Buruh dan kemudiannya Kementerian Buruh dan Tenaga Rakyat, ditubuhkan pada tahun 1948. KSM merupakan jentera penting dalam pembangunan dan pelaksanaan dasar-dasar kerajaan berhubung dengan kebajikan pekerja dan kepentingan majikan. Struktur organisasi KSM merangkumi 9 jabatan dan 4 agensi yang mana lokasi pejabat-pejabatnya terletak di seluruh Negara. Jumlah keseluruhan pegawai dan kakitangan KSM ialah seramai 5,100 orang. Visi dan Misi KSM adalah seperti berikut: Visi Menjadi peneraju dalam bidang pembangunan dan pengurusan sumber manusia bertaraf dunia. Misi Membangunkan masyarakat industri yang produktif, bermaklumat, berdisiplin, penyayang serta responsif kepada perubahan persekitaran perburuhan ke arah meningkatkan pertumbuhan ekonomi dan menambahkan peluang pekerjaan. Menggalakkan dan mengekalkan perhubungan yang harmoni dan kondusif di antara majikan, pekerja dan kesatuan sekerja demi kemajuan ekonomi negara dan kesejahteraan rakyat. Mendokong keadilan sosial dan mengekalkan perhubungan perusahaan yang harmoni melalui penyelesaian pertikaian di antara majikan dan pekerja dan pengiktirafan perjanjian kolektif. Memastikan kesatuan sekerja beroperasi secara demokrasi, orderly dan bertanggungjawab bagi membantu mencapai objektif mewujudkan keharmonian perhubungan perusahaan. Untuk menjadi peneraju dalam pembangunan sumber manusia negara. Memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja terjamin. Untuk membangunkan sumber tenaga kerja yang mahir, berpengetahuan dan kompetitif dalam persekitaran perhubungan perusahaan yang harmoni dan berlandaskan keadilan sosial. 3. Sinopsis Projek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan) Bagi projek/sistem/inisiatif: # Ringkasan / Keterangan # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif # Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS Matlamat utama projek ini adalah membangunkan sebuah sistem permohonan kelulusan keluar negera secara atas talian (online) dan mengendalikan urusan permohonan kelulusan keluar negera dengan lebih mudah, cekap dan sistematik. Untuk keluar Negara, sama ada secara rasmi atau untuk tujuan peribadi, seseorang pegawai perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan masing-masing. Pegawai berkenaan dikehendakki menggunakan Sistem e-approval dengan melengkapkan maklumat-maklumat lawatan secara online. Permohonan berkenaan akan disalurkan kepada bahagian sumber manusia atau pentadbiran untuk semakan dan sokongan, dan seterusnya dimajukan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan. System e-approval tidak menggunakan borang (paperless) dan memudahkan proses permohonan dan kelulusan.. 4. Teknologi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan) Penggunaan development tools, pangkalan data, language, teknologi, platform, dan lain-lain e-approval menggunakan platform Open Source dengan teknologi Web yang berasaskan kepada PHP Versi 5.1.6 dan HTML.
Senarai tools yang digunakan bagi melaksanakan Sistem e-approval adalah: a. Bahasa Pengaturcaraan: HTML, PHP 5.1.6, Javascript, dan CSS b. Pangkalan Data: MySQL 5.1.56 c. Sistem Pengoperasian: CentOS Release 5.5 d. Servis: Apache 2.2.3 e. Menggunakan kaedah cronjob bagi menjana maklumat/laporan. f. Menggunakan File Transfer Protocol (FTP) bagi mengemaskini maklumat e-approval ke lain sistem. e. Lain-lain tools turut digunakan seperti Macromedia Dreamweaver 8, Adobe Photoshop CS, Quest Software, XAMPP, WinSCP dan Putty. 5. Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan) # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi) # Perkongsian maklumat # Lain-lain Sistem e-approval berupaya memproses sesuatu permohonan dengan pantas kerana semua proses dilaksana secara online dan melalui proses work-flow yang seragam. Sesuatu permohonan boleh mendapat kelulusan dalam masa 1 atau 2 hari sekiranya semua maklumat lengkap. Faedah dan Kelebihan Sistem e-approval: I. Menjimatkan kos a. Pembangunan e-approval dibuat secara dalaman (inhouse) dengan menggunakan perisian sumber terbuka dan server sedia ada. b. Pengisian maklumat-maklumat permohonan adalah melalui borang online, tidak menggunakan kertas (paperless). Pemohon boleh mencetak maklumat jika diperlukan sahaja. c. Kos operasi keseluruhan (kos kertas, telefon, perjalanan, dll.) dapat dikurangkan. II. Menjimatkan masa a. Pemohon tidak perlu hadir semasa berurusan dengan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia/Bahagian Pentadbiran b. Pemprosesan kelulusan dapat dipercepatkan dari seminggu kepada 2 hari bekerja. III. Kecekapan perkhidmatan a. Urusan kelulusan lebih cekap dan sistematik. b. Proses kerja dan maklumat-maklumat yang seragam bagi semua jabatan. c. Pegawai boleh menyemak status permohonan masing-masing bila-bila masa melalui online. 6. Inovasi (maksimum 350 patah perkataan) # Penggunaan teknologi atau metodologi secara inovatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif # Teknologi enabling # Menggunakan pelbagai teknologu untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan Inovasi Sistem e-approval adalah dari segi integrasi dengan kemudahan-kemudahan sedia ada, iaitu: a. Pengintegrasian dengan maklumat direktori sedia ada, iaitu LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) secara real time bagi memastikan kesahihan maklumat pemohon. Sebagai tambahan, kod keselamatan diwujudkan bagi mengelakkan kewujudan spamming. b. Pengintegrasian dengan sistem e-mel sedia yang membolehkan makluman dan peringatan disalurkan kepada pemohon dan pihak-pihak yang terlibat dalam proses kelulusan. c. Menggunakan peralatan dan perisian sedia ada. d. Menyumbang kepada hasrat teknologi hijau Kerajaan kerana mengurangkan penggunaan kertas. Perluasaan penggunaan sistem ini kepada industry/agensi lain dapat menggalakkan kepada perlaksanaan teknologi hijau dan penjimatan kos di mana penggunaan perkhidmatan secara elektronik akan mengurangkan penggunaan kertas, berbanding sistem permohonan
kelulusan berasaskan manual. 7. Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan) # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metodologi projek/sistem/inisiatif # Keberkesanan kos # Peningkatan produktiviti dan keberkesanan # Kepakaran kakitangan # Keberkesanan projek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna # Diakui oleh pakar bidang yang berkaitan projek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan komuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang boleh diukur mencapai sasaran # Perkongsian pasaran # Beridentitikan Malaysia Keperluan sistem kelulusan online dicetuskan sendiri oleh Ketua Setiausaha Kementerian (KSU) serta mendapat sokongan penuh daripada pihak Pengurusan yang lain. Sistem e- Approval dibangunkan menggunakan kaedah prototaip. Spesifikasi sistem diperolehi dari Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPSM), KSM. Berdasarkan kepada spesifikasi ini sistem dibangunkan secara inhouse. Ianya diuji dan dimantapkan berasaskan kepada komen-komen yang diterima dari BPSM dan pengguna-pengguna terpilih yang lain sebelum dilaksanakan sepenuhnya Pembangunan sistem ini menggunakan perisian sumber terbuka sepenuhnya dan menggunakan kepakaran kakitangan dalaman. Tiada kos yang perlu ditanggung oleh KSM. 8. Potensi (maksimum 350 patah perkataan) # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi # Pelaksanaan yang lebih luas # Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan Sistem e-approval berpotensi untuk diperluaskan penggunaannya di lain-lain kementerian dan agensi di luar KSM. Setakat ini Kementerian Belia dan Sukan (KBS) telah mengadaptasi dan mengguna-pakai e-approval di kementerian berkenaan. Sistem ini juga boleh dikolaborasikan dengan sistem di agensi-agensi lain seperti sistem Passport jabatan Imigresen. Selain itu, Sistem e-approval boleh dikembangkan untuk memasukkan fungsi-fungsi berkaitan yang lain seperti permohonan elaun pakaian, penerbangan, dll. 9. Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau # Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia) # Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan modul yang dibangunkan di Malaysia # Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalakan di Malaysia # Tambah nilai di Malaysia Sistem e-approval dibangunkan menggunakan 100% kepakaran tempatan yang sedia berkhidmat di Bahagian Pengurusan Maklumat KSM. Ia melibatkan 4 orang pegawai IT dan disiapkan dalam masa 5 bulan (Januari 2011 hingga Mei 2011). Antara kemudahan-kemudahan yang terdapat dalam Sistem e-approval ialah: Login Daftar Pengguna Carian Permohonan Atas Urusan Rasmi Permohonan Urusan Peribadi Kemaskini Maklumat
Sokongan Ketua Semakan Bahagian Sumber Manusia/Pentadbiran Kelulusan KSU/Ketua Jabatan Kes-kes Khas Pentadbiran Sistem