EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA KERTAS KARYA

EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA KERTAS KARYA Di ajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) dalam bidang ilmu perpustakaan dan informasi OLEH: ARITHA NURMALA SARI SURBAKTI 122201065 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA PROGRRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN 2015 i

LEMBAR PENGESAHAN Judul Kertas karya Oleh : Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara : Aritha Nurmala Sari Surbakti Nim : 122201065 PROGRAM STUDI D-IIIPERPUSTAKAAN Ketua : Dra. Zaslina zainuddin, M. Pd Nip : 19570407 198603 2 001 Tanda Tangan : Tanggal : ii

LEMBAR PERSETUJUAN Judul Kertas Karya : Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, ArsipDan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Oleh : Aritha Nurmala Sari Surbakti Nim : 122201065 Dosen Pembimbing : Ishak,S.S., M.Hum. NIP : 19670424 200112 1 001 Tanda Tangan : Tanggal : Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd NIP : 19570407 198603 2 001 Tanda Tangan : Tanggal : iii

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim Alhamdulillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat allah SWT, Karena Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita ke zaman kegelapan menjadi zaman terang benderang dan semoga kita mendapatkan pertolongannya di Yaumul Akhir nanti, Amin. Kertas karya ini Berjudul EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA. Di susun untuk melengkapi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih yang sebesar besarnya kepada Ayahanda tercinta Sehat Surbakti dan wanita yang paling tersayang dan terkagumi Ibunda Lasainah Br Sinaga, yang begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan doa serta yang telah bersusah payah mengasuh dan membesarkan penulis dengan penuh rasa kasih sayang yang tidak terbalas, dan kepada seluruh keluarga besar ade (Mala) ( Kakak, dan Abang) yang telah memberikan semangat kepada penulis agar sukses dan tidak berputus asa. Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tidak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya. i

2. Ibu Dra. zaslina zainuddin, M. Pd selaku ketua program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan selaku Dosen pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini. 3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum. sebagai dosen wali penulis selama perkuliahan di program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini. 4. Seluruh Staf Pengajar beserta Staf Admnistrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya yang telah mendidik penulis selama perkuliahan. 5. Bapak Hasangapan Tambunan S.Pd., M.Si, Selaku kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. 6. Arsiparis dan Staf Pegawai Pada Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan dan meluangkan waktu kepada penulis dalam mengumpulkan data/informasi sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. 7. Kepada Sahabat penulis Hesti_Izzi (Tom tom), Rahmi, Shinta, yang selalu sama-sama selama kuliah, sering Kuliner bareng, sering jalan-jalan bareng, kenangan itu tidak akan pernah terlupakan bagi penulis, Khususnya buat Hesti_izzi (Tom tom) dan rahmi (songot), Penulis sangat mengucapkan terima kasih banyak telah membantu dan menemani penulis dalam observasi dan penyusunan kertas karya ini. 8. Seluruh teman-teman Angkatan 2012 D-III Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu penulis ucapkan semangat kawan. ii

Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Medan, 7 Maret 2015 Penulis Aritha Nurmala Sari Surbakti NIM 122201065 iii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR......... i DAFTAR ISI......... ii DAFTAR GAMBAR......... vi BAB I PENDAHULUAN......... 1 1.1 Latar Belakang dan Masalah...... 1 1.2 Tujuan Penuliasan......... 2 1.3 Ruang lingkup......... 2 1.4 Metode Pengumpulan Data...... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA...... 4 2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip...... 4 2.1.1 Pengertian Evaluasi...... 4 2.1.2 Pengertian kompetensi...... 4 2.1.3 Pengelolaan Arsip......... 5 2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan...... 5 2.1.3.2 Pengertian Arsip...... 5 2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip...... 6 2.2.1 Tujuan Arsip......... 6 2.2.2 Fungsi Arsip......... 7 2.2.3 Peranan Arsip... 9 2.3 Jenis- Jenis Arsip... 9 2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip... 12 2.5.Penyusutan Arsip... 16 2.5.1 Penemuan Kembali Arsip... 19 2.5.2 Klasifikasi Arsip... 20 2.5.3 Kode Arsip... 24 2.5.4 Indeks Arsip... 25 2.5.5 Tunjuk Silang Arsip... 26 2.6.Pengertian Media Audiovisual... 27 2.6.1. Media... 27 2.6.2. Audiovisual... 28 2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip... 30 2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan... 31 2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan... 32 BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN... 34 3.1 Gambaran Umum Badan perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 34 3.1.1 Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara...... 34 3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara...... 35 3.2 Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara........ 36 3.3Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.... 36 iv

3.4 Tugas pokok dan Fungsi... 37 3.5Struktur Organisasi.... 38 3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan.... 40 3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD.... 40 3.6.2 Kegiatan Pengelolaan Arsip..... 42 3.6.2.1 Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai.... 42 3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai.... 42 3.7 Penyimpanan Arsip.... 44 3.8 Penempatan Arsip... 45 3.9 Pemeliharaan... 45 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.... 46 4.1 Kesimpulan.... 46 4.2 Saran.... 47 DAFTAR PUSTAKA v

DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara... 38 Gambar 2 Penyimpanan arsip sistem subjek... 42 Gambar 3 Penyimpanan Arsip Sistem Subjek... 44 Gambar 4 kotak penyimpanan arsip... 44 Gambar 5 Label Kotak Asip... 45 vi