BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Sistem merupakan bagian yang penting didalam suatu organisasi. Sistem menjadi penting karena keberhasilan organisasi dapat dinilai salah satunya melalui kacamata sistem yang dijalankan. Sistem akan mengolah data yang ada didalam sebuah organisasi dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi organisasi tersebut. Sistem akan berkembang dengan cepat selaras dengan pemenuhan kebutuhan operasional yang dapat difasilitasi oleh sistem informasi organisasi. Sanyoto Gondodinyoto, (2007). Peranan teknologi sangat penting dalam menunjang suatu sistem yang digunakan dalam sebuah organisasi. Dengan adanya teknologi dan sistem yang baik, informasi yang tersedia di organisasi akan dapat dikelola dengan baik dan benar. Penerapan teknologi informasi pada suatu organisasi akan dapat meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya. Universitas Gadjah Mada merupakan organisasi sektor publik yang saat ini berstatus sebagai PTN badan hukum dengan pola pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (PK BLU) harus mengembangkan sistemnya agar selaras dengan aturan BLU sehingga dibutuhkan perencanaan yang matang serta implementasi yang optimal, Didi Achjari (2012). 1
Dengan adanya PP 66 tahun 2010 Universitas Gadjah Mada yang berstatus PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) mempunyai kewajiban untuk merubah statusnya menjadi PTP dengan PK BLU. Perubahan status yang dialami oleh UGM mewajibkan UGM untuk merevisi DIPA menjadi DIPA BLU, menyampaikan Pengesahan realisasi Pendapatan dan Belanja tahun 2011 ke Direktorat Jendral Perbendaharaan (Kemenkeu) dan menyampaikan laporan keuangan 2011 yang akan dikonsolidasikan di Kemendikbud. Pada tahun 2012 UGM diberi masa transisi untuk mengubah pola pengelolaan keuangan menjadi PK BLU sehingga pada tahun 2012 UGM harus menyampaikan realisasi Pendapatan dan Belanja minimal setiap triwulan ke Direktorat Perbendaharaan. Sebelum melakukan perubahan, UGM hanya diwajibkan menyampaikan laporan keuangan dua kali dalam setahun, yaitu laporan interim dan laporan akhir tahun. Perubahan pengelolaan keuangan Universitas Gadjah Mada menyebabkan beberapa sistem yang dimiliki UGM sudah tidak lagi kompatibel dengan status barunya. Salah satu sistem yang paling terkena dampak perubahan adalah sistem anggaran. Universitas Gadjah Mada memiliki SIMABEKA (Sistem Informasi Manajemen Anggaran Berbasis Kinerja). SIMABEKA adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk menyusun perencanaan kinerja, anggaran, monitoring dan pelaporan. SIMABEKA menjadi sangat penting karena SIMABEKA akan menjadi guideliness bagi UGM dalam menjalankan kegiatannya. 2
Peranan SIMABEKA yang sangat signifikan ini harus disesuaikan dengan pengaturan dan pengelolaan yang tepat sehingga dapat meminimalisir masalahmasalah yang bisa saja terjadi seperti kehilangan data, data yang tidak sesuai, informasi yang tersedia tidak akurat, perubahan data tidak tersimpan dalam sistem, dan penyalahgunaan aplikasi yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan serta mempengaruhi pencapaian tujuan utama Universitas Gadjah Mada. Oleh karena itu, kehandalan sistem informasi menjadi suatu tuntutan yang utama bagi keberlangsungan aktivitas pengeloalaan keuangan UGM. Audit sistem informasi sangat dibutuhkan terkait dengan pengelolaan dan pelaksanaan anggaran yang menggunakan aplikasi SIMABEKA. Audit sistem informasi dalam kerangka kerja COBIT sering disebut dengan istilah IT Assurance. COBIT merupakan salah satu metode pengukuran yang digunakan dalam IT Governance dalam penerapan good university governance. COBIT tidak hanya memberikan evaluasi atas penerapan pengelolaan SIMABEKA, tetapi juga mampu menilai tingkat kematangan SIMABEKA serta memberikan saran yang dapat digunakan untuk memperbaiki pengelolaan SIMABEKA sehingga pengelolaan dan pelaksanaan anggaran Universitas Gadjah Mada berjalan dengan tepat sasaran. Salah satu cara Universitas Gadjah Mada menerapkan IT Governance adalah dengan cara mengimplementasikan aplikasi program SIMABEKA. SIMABEKA digunakan mulai tahun 2005 dalam rangka perencanaan dan pelaporan kinerja tahunan. SIMABEKA digunakan untuk meningkatkan akurasi, partisipasi, kehandalan informasi kinerja dan anggaran serta penyusunan dokumen Rencana 3
Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT). Implementasi sistem akuntansi dilakukan berbasis teknologi informasi di semua unit yang vital dan saling terintegrasi satu sama lain untuk mencapai transparansi dan akuntabilitas demi tercapainya good university governance. Salah satu contohnya adalah aplikasi SIMABEKA yang terintegrasi dengan SIMAGAMA (Sistem Informasi Manajemen Anggaran Universitas Gadjah Mada). Aplikasi SIMABEKA dikembangkankan dan disesuaikan dengan keadaan Universitas Gadjah Mada dan Peraturan Pemerintah yang terbaru sejak tahun 2006. Aplikasi tersebut telah diimplementasikan secara online di hampir seluruh unit Universitas Gadjah Mada. Evaluasi dilakukan sebelum digunakan untuk pengisian RKAT dan RKT oleh direktorat keuangan, direktorat perencanaan dan pengembangan, komite anggaran yang dikoordinasi melalui wakil rektor namun belum ada evaluasi mendalam yang hanya fokus kepada aplikasi SIMABEKA. Berdasarkan permasalahan tersebut serta melihat adanya perubahan pada pola pengelolaan keuangan pada Universitas Gadjah Mada, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian terhadap Penilaian Tingkat Kematangan Sistem Aplikasi Anggaran Berdasarkan Alat Ukur COBIT Maturity Model. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan oleh penulis, maka berikut ini adalah rumusan masalah yang akan penulis bahas : 4
1. Sejauh mana Universitas Gadjah Mada menerapkan Tata Kelola Sistem Anggaran yang diukur menggunakan COBIT Maturity Model. 2. Apakah SIMABEKA yang digunakan oleh Universitas Gadjah Mada sudah sesuai dengan IT Governance untuk mencapai good university governance? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: 1. Menilai kinerja sistem informasi SIMABEKA menggunakan Maturity Level dengan kerangka kerja COBIT sebagai pedoman. 2. Menganalisis bagaimana penerapan dan pengelolaan tata kelola sistem informasi pada SIMABEKA. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai bahan evaluasi atas penerapan aplikasi SIMABEKA serta membantu mengatasi, memecahkan dan mencegah masalah yang terkait dengan aplikasi SIMABEKA. 1.5 Pembatasan Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penelitian ini terbatas pada penilaian sejauh mana penerapan pengelolaan aplikasi SIMABEKA di Universitas Gadjah Mada yang 5
dinilai menggunakan Maturity Level pada COBIT 4.1 karena COBIT merupakan pedoman pengendalian sistem informasi yang diterima secara luas sebagai kerangka kerja pada sistem teknologi informasi. 1.6 Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode studi kasus. Metode penelitian ini digunakan untuk lebih memahami penerapan teori dan permasalahan yang terkait dengan sistem informasi. Penulis akan menganalisis data dan informasi yang terkait dengan penelitian ini. Penulis pada penelitian ini menggunakan dua sumber data, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui kuesioner, observasi dan wawancara sedangkan data sekunder penulis dapatkan melalui studi pustaka, jurnal dan website yang digunakan untuk mendukung data primer dalam penelitian. 1.7 Analisa Data Penulis akan menganalisis tujuan dibuat dan diterapkannya aplikasi SIMABEKA yang disesuaikan dengan COBIT 4.1(2007) kemudian penulis melakukan identifikasi tujuan dari pengembangan TI berdasarkan tujuan SIMABEKA sehingga didapatkan hubungan antara tujuan SIMABEKA dengan tujuan TI. Setelah itu penulis akan mengidentifikasi COBIT IT Goals to IT Process 6
Maping sehingga menghasilkan proses TI yang dibutuhkan untuk proses identifikasi Control Objectives dalam proses TI Universitas Gadjah Mada. Teknik analisa data dalam penelitian ini menggunakan tingkat kematangan teknologi informasi dari COBIT 4.1(2007). Data yang akan dinilai diperoleh melalui kuesioner dan wawancara langsung kepada pihak-pihak yang berkepentingan sesuai dengan kriteria COBIT Maturity Model. COBIT Maturity Model menyediakan metode untuk menentukan tingkat kematangan pengendalian TI dalam peningkatan proses TI. Data akan dianalisis berdasarkan 4 domain utama COBIT, yaitu : 1. Planning and Organisation 2. Acquisition and Implementation 3. Delivery and Support 4. Monitoring Evaluation Setelah data diolah, maka akan dilakukan penilaian tingkat kematangan berdasarkan alat ukur COBIT Maturity Model. Ukuran tingkat kematangan COBIT Maturity Model dibagi menjadi 5 tingkat sebagai berikut : 1. 0 = non existent 2. 1 = initial 3. 2 = repeatable 4. 3 = defined 5. 4 = managed 6. 5 = optimised 7
1.8 Sistematika Penulisan Penelitian Bab I: Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang masalah dari penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat, metode penelitian dan sistematika penulisan penelitian. Bab II: Landasan Teori Bab ini memaparkan teori yang relevan dengan penelitian yang penulis lakukan bersumber dari studi pustaka dan literatur yang mendukung penelitian dalam penulisan ini. Bab III: Metodologi Penelitian Bab ini menguraikan tentang tahapan penelitian, jenis data yang digunakan dalam penelitian, metode penelitian, sampel penelitian, serta metode untuk mengolah data yang telah penulis dapatkan. Bab IV: Pembahasan dan Evaluasi Bab ini menjelaskan tentang objek penelitian, analasis data, penilaian tingkat kematangan dan pembahasan. Bab V: Simpulan dan Saran Bab ini merupakan bagian terakhir yang berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian, saran maupun rekomendasi atas penelitian yang telah dilakukan. 8