BAB I PENDAHULUAN. Paska reformasi, Indonesia mengalami banyak perubahan pada seluruh

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Paska reformasi, Indonesia mengalami banyak perubahan pada seluruh aspek kehidupan. Perubahan tersebut memberikan dampak yang cukup besar terhadap penyediaan jasa publik di Indonesia, salah satunya pada jasa pendidikan di perguruan tinggi, khususnya Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Menurut Efendi (2003) perguruan tinggi negeri adalah lembaga sosial yang secara tradisional bertugas mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. PTN merupakan lembaga yang paling merasakan tuntutan sosial dalam perubahan globalisasi. Salah satu bentuk perubahan tersebut yaitu perkembangan dalam sistem teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi mempunyai tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Menurut Adi (2006) organisasi seperti perguruan tinggi harus mampu mendesain dan mengembangkan sistem informasi yang berkualitas untuk menunjang kinerja. Universitas Gadjah Mada (UGM) sebagai salah satu universitas terbesar di Indonesia dengan kompleksitas organisasi yang cukup tinggi telah mendesain sistem informasi pada lingkungan universitas untuk memudahkan kinerja organisasi. Selanjutnya Adi (2006) mengemukakan bahwa kemudahan dan kemampuan sebuah sistem dalam pengintegrasian informasi adalah faktor yang sangat penting dalam pengambilan keputusan strategis bagi pihak manajemen universitas. 1

2 2 Sistem informasi memiliki tujuan agar penggunanya dapat mengakses informasi secara akurat, cepat, dan efisien sebagai instrumen dalam pengambilan keputusan strategis. Hal tersebut memicu setiap organisasi profit dan non profit seperti perguruan tinggi untuk mengembangkan sistem teknologi informasi (TI) yang dimilikinya. Jogiyanto (2008) menjelaskan bahwa informasi yang di hasilkan oleh sistem informasi dapat dikatakan berguna jika informasi tersebut relevan, tepat waktu, dan tepat nilainya atau akurat. Menurut Romney dan Steinbart (2006) sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi. Selanjutnya Romney dan Steinbart (2006) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi terdiri dari enam komponen, yaitu: a. Orang, yang mengoperasikan sistem dan menampilkan berbagai fungsi; b. Prosedur dan instruksi, baik manual maupun otomatis termasuk dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai operasional organisasi; c. Data, tentang organisasi dan proses bisnis organisasi; d. Perangkat lunak, digunakan untuk memproses data organisasi; e. Infrastruktur teknologi informasi, seperti komputer dan peralatan jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mentransformasikan data dan informasi; dan f. Pengendalian internal dan tindakan keamanan, yang bertujuan untuk menjaga keamanan data dalam sistem informasi akuntansi.

3 3 Dalam perspektif administrasi, sistem informasi memiliki peran penting untuk mendukung jalannya kegiatan operasi rutin suatu organisasi. Austin dan Greene (1978) dalam Wardhana (2014) mengungkapkan bahwa sistem informasi mendukung jalannya aktivitas rutin suatu organisasi berdasarkan empat kategori, seperti (a) pemanfaatan fasilitas dan penjadwalan sistem, (b) sistem keuangan, (c) sistem manajemen bahan material dan fasilitas, serta (d) sistem data karyawan. Untuk memenuhi kebutuhan UGM akan sistem informasi pengelolaan keuangan yang terintegrasi, sejak tahun 2010 UGM telah mengembangkan sebuah Sistem Informasi Manajamen Keuangan yang kemudian disingkat dengan SIMKEU. Sistem ini bertujuan untuk mempercepat proses pengeloaan dan proses verifikasi keuangan. Direktorat Keuangan (DITKEU) UGM menjelaskan bahwa SIMKEU merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola data keuangan. Sistem tata kelola keuangan ini memiliki tujuan untuk penyusunan laporan keuangan secara terintegrasi dan berbasis web. Krisnawati (2013) mengemukakan bahwa dalam kegiatan Workshop Standar Biaya Umum (SBU) pada bulan Mei 2013 di University Center (UC) UGM, Direktorat Keuangan UGM menyampaikan bahwa terdapat berbagai alasan yang menjadi sebab penerapan SIMKEU, seperti (a) untuk mempercepat proses transaksi keuangan, (b) untuk menghindari kesalahan administrasi (c) penumpukan pekerjaan di akhir tahun, yang mengakibatkan lembur para staf keuangan di unit-unit kerja di UGM karena harus merekap aktivitas keuangan yang telah berjalan sebagai laporan pertanggungjawaban, (d) otorisator tidak selalu berada di tempat, dan (e) untuk mengoptimalkan teknologi informasi.

4 4 Menurut Suryani (2013) SIMKEU merupakan sistem yang mampu mengintegrasikan berbagai fungsi operasional karyawan serta menyediakan fiturfitur bagi pemohon pengajuan uang muka kerja (UMK) agar lebih mudah dan lebih cepat dalam memprosesnya. Menurut Haryono dalam Suryani (2013) menjelaskan bahwa terdapat beberapa hal lain yang melatarbelakangi penerapan SIMKEU, antara lain peningkatan kinerja, kompleksitas dari UGM, perubahan status universitas, tingkat resiko keamanan, dan dukungan terhadap go green. Direktorat Jendral Kekayaan Negara (DJKN) Kemenkeu (2013) mengemukakan bahwa tidak lama setelah perubahan bentuk perguruan tinggi BHMN menjadi BLU, pemerintah kembali menetapkan Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi (UU Dikti), UU ini mewajibkan perguruan tinggi BHMN yang berubah status menjadi BLU dan telah menggunakan pola pengelolaan keuangan BLU ditetapkan sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN BH). Hal tersebut mengakibatkan UGM kembali mengalami perubahan status yang sebelumnya merupakan BLU menjadi PTN BH pada tahun Perubahan status UGM di perjelas dalam dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 67 tahun 2013 mengenai Statuta UGM. Statuta UGM merupakan aturan dasar pengelolaan UGM yang berguna sebagai landasan penyusunan peraturan dan prosedur operasional. Perubahan status UGM tersebut berdampak pada sistem tata kelola keuangan yang berlaku di UGM. Perubahan tersebut membutuhkan beberapa penyesuaian dari unit-unit kerja yang ada di UGM, terutama dalam hal pengelolaan dan pertanggungjawaban penggunaan

5 5 anggaran. Haryono dalam Satria (2012) juga menyatakan bahwa perubahan status UGM akan membutuhkan penyesuaian dan kepatuhan dari seluruh unit kerja yang ada di UGM, karena dengan perubahan tersebut mungkin saja ada aturan yang dulu boleh dilakukan dan sekarang telah dilarang. Menurut Krisnawati (2013) penerapan sistem pengelolaan keuangan yang terintegrasi membutuhkan pengoptimalan teknologi informasi yang berbasis web, real time, dan langsung disambungkan dengan layanan internet banking, hal tersebut bertujuan untuk mempercepat proses pengelolaan keuangan. Selain itu, dengan adanya sistem tata kelola keuangan yang berbasis web, memungkinkan verifikasi secara langsung karena dapat dilakukan secara online. Implementasi SIMKEU yang meliputi perencanaan, penganggaran, pelaksanaan anggaran, hingga pertanggungjawaban, sampai dengan saat ini masih terus dikembangkan. Direktorat keuangan UGM dalam Satria (2012) menyampaikan bahwa masih banyak pertanyaan yang muncul dari konsep PK BLU khususnya di tingkat fakultas maupun program studi. Selama proses penyesuaian penerapan PK BLU, SIMKEU UGM belum sepenuhnya terintegrasi antara universitas dengan unit-unit kerja yang ada di lingkungan UGM. Achjari dalam Satria (2012) juga menyatakan bahwa ada beberapa faktor lain yang perlu dibahas dan diperhatikan, antara lain menyangkut persoalan SDM, keuangan, kelembagaan, hingga faktor fisik.

6 6 1.2 Rumusan Permasalahan Studi Kasus Perubahan status UGM yang sebelumnya merupakan BLU menjadi PTN BH, diatur dalam undang-undang nomor 12 tahun Hal ini juga menyebabkan perubahan pada pola pengeloaan keuangan. Perubahan ini berdasarkan evaluasi kinerja yang dilakukan oleh Menteri Pendidikan kepada beberapa PTN di Indonesia. Dalam undang-undang ini juga mengatur tentang penyelenggaraan otonomi perguruan tinggi yang bertujuan untuk menghasilkan pendidikan tinggi yang lebih bermutu. PTN BH memiliki hak dan wewenang dalam hal tata kelola universitas, hal ini dijelaskan lebih lanjut dalam pasal 65 (ayat 3) yang menyebutkan bahwa PTN BH memiliki: kekayaan awal berupa kekayaan negara yang dipisahkan kecuali tanah, tata kelola dan pengambilan keputusan secara mandiri, unit yang melaksanakan fungsi akuntabilitas dan transparansi, hak mengelola dana secara mandiri, transparan dan akuntabel, wewenang mengangkat dan memberhentikan sendiri dosen dan tenaga kependidikan, wewenang mendirikan badan usaha dan mengembangkan dana abadi, dan wewenang untuk membuka, menyelenggarakan dan menutup program studi. Otonomi pengelolaan perguruan tinggi dan kemajuan pada sektor pendidikan tentu akan berdampak pada berkembangnya jumlah dan struktur universitas. Hal tersebut akan menambah tingkat kompleksitas permasalahan yang terjadi. Dengan penggunaan sistem teknologi informasi diharapkan dapat meringankan masalah yang terjadi. Dengan kemajuan teknologi saat ini, akan mendorong setiap universitas untuk mengembangnkan sistem teknologi informasi yang mereka miliki agar lebih efektif dan efisien. Seiring dengan berkembangnya teknologi, menyebabkan segala sesuatu memungkinkan untuk diatur dengan menggunakan teknologi. Salah satunya

7 7 adalah pemanfaatan teknologi informasi dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi dalam proses penganggaran, pengelolaan keuangan hingga menjadi laporan keuangan. Hadirnya teknologi informasi di harapkan dapat meningkatkan kualitas laporan keuangan yang akurat, tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan. Menurut Jogiyanto (2008) nilai dan manfaat sistem teknologi informasi sangat signifikan secara finansial, oleh karena itu STI yang telah dioperasikan sebaiknyanya dikelola dengan baik. Salah satu komponen penting dalam pengelolaan STI yaitu kontrol atau pengendalian. Kontrol yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan STI tidak dapat mencapai tujuannya karena akan menghasilkan ouput yang kurang akurat. Saat ini UGM terus berusaha mengembangkan seluruh sistem informasi yang diterapkan di lingkungan UGM, termaksud sistem informasi keuangan. Hingga saat ini UGM telah menjadi salah satu perguruan tinggi terbaik dan menjadi contoh bagi perguruan tinggi lainnya yang ada di Indonesia. Kesukesan ini tidak lepas dari penerapan sistem teknologi informasi terintegrasi yang telah diterapkan UGM. Sistem informasi terintegrasi yang diterapkan di UGM dimulai dari penganggaran hingga pertanggungjawaban. Sejak tahun 2008, UGM telah memperkenalkan Sistem Informasi Manajemen Anggaran Berbasis Kinerja (SIMABEKA) berbasis web. Menurut Ika (2010) SIMABEKA memiliki peran untuk penyusunan rencana kinerja, anggaran, monitoring dan pelaporan. Dengan adanya monitoring berbasis web, memungkinkan manajemen universitas dapat

8 8 memantau capaian kinerja tiap unit kerja maupun fakultas di UGM, apakah kinerja tiap unit tersebut telah mencapai target sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak kerja dengan universitas (Ika, 2010). Sistem Informasi Akuntansi Gadjah Mada (SIMAKUN GAMA) yang sebelumnya merupakan aplikasi yang terpisah dengan aplikasi sistem informasi lainnya, sejak tahun 2014 telah dileburkan kedalam SIMKEU untuk memudahkan proses tata kelola hingga pertanggungjawaban dalam bidang keuangan. Menurut Samiyati (2014) SIMAKUN GAMA dapat berfungsi sebagai sistem informasi akuntansi yang dapat memudahkan manajemen dalam pembuatan laporan keuangan yang berkualitas, disisi lain SIMAKUN GAMA juga mampu memenuhi kebutuhan stakeholder terhadap informasi keuangan yang akuntanbel dan transparan. Dengan terintegrasinya SIMKEU dengan seluruh sistem informasi yang ada, diharapkan dapat membantu kinerja UGM dalam hal pengelolaan keuangan. Hal tersebut yang menjadi motivasi peneliti untuk melakukan penelitian ini. Penelitian ini bertujuan untuk melihat seberapa jauh proses implementasi SIMKEU, pengintegrasian SIMKEU terhadap sistem informasi lain dan apa saja yang menjadi kendala dalam proses implementasi dan pengintegrasian sistem informasi yang ada dilingkungan UGM. Direktorat Keuangan UGM dalam Workshop SBU mengemukakan bahwa masih terdapat kendala lain dalam proses implementasi SIMKEU, seperti masih terdapat beberapa unit kerja yang belum mengetahui dan memahami penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA). RBA merupakan syarat dalam tata kelola

9 9 keuangan BLU. Selain itu pada beberapa unit kerja yang ada di UGM juga masih mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi biaya langsung dan biaya tidak langsung (Krisnawati, 2013). Berdasarkan penelitian sebelumnya yang mengemukakan bahwa SIMKEU tersebut bersifat mandatori atau kewajiban yang harus diterapkan oleh seluruh unit-unit kerja yang ada di lingkungan UGM, akan tetapi masih ada beberapa unit kerja yang belum menggunakan aplikasi SIMKEU (Krisnawati, 2013). Selain itu penelitian sebelumnya mengenai SIMKEU pada UGM menggunakan metode kuantitatif, sedangkan pada penelitian ini melihat dari perspektif yang berbeda yaitu dengan menggunakan metode kualitatif untuk mengetahui lebih dalam mengenai kendala dalam proses implementasi dan pengintegrasian SIMKEU hingga saat ini. Faktor regulasi yang berlaku juga dapat mempengaruhi proses penerapan SIMKEU. Perubahan status UGM menjadi PTN Badan Hukum, mengakibatkan UGM wajib mengikuti PMK nomor 225/PMK.05/2014. Penyesuaian tersebut paling lambat dilaksanakan pada 10 Agustus Hal tersebut dapat mempengaruhi sistem tata kelola keuangan yang ada di UGM, dalam hal ini SIMKEU, yang sebelumnya berdasarkan pola pengelolaan keuangan BLU. Beberapa hal tersebut menjadi hambatan dalam impelementasi dan pengintegrasian aplikasi SIMKEU pada seluruh unit kerja yang ada di lingkungan UGM. Hal ini terbukti dengan masih adanya unit kerja yang belum menggunakan SIMKEU. Oleh karena itu diperlukan analisis dalam proses implementasi SIMKEU terintegrasi yang telah berjalan hingga saat ini untuk mengetahui sejauh

10 10 mana perkembangan dan pengintegrasian SIMKEU untuk memenuhi kebutuhan tata kelola keuangan di UGM dan apa saja yang menjadi kendala dalam penerapannya sejauh ini. 1.3 Pertanyaan Penelitian Pertanyaan penelitian yang diajukan adalah sebagai berikut: a. Sejauh mana proses implementasi SIMKEU pada unit kerja yang ada di lingkungan UGM? b. Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam proses implementasi SIMKEU pada unit kerja yang ada di UGM? c. Sejauh mana pengintegrasian SIMKEU terhadap sistem informasi lain yang ada di UGM? 1.4 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk: a. Untuk menentukan apa saja yang menjadi indikator dari sistem informasi manajemen keuangan yang berkualitas, dengan cara membandingkan SIMKEU dengan Integrated Financial Management Information System (IFMIS), b. Untuk menganalisa faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penggunaan SIMKEU pada tingkatan unit kerja,

11 11 c. Untuk menganalisa sejauh mana perkembangan dari proses pengintegrasian SIMKEU terhadap sistem informasi lain dan faktorfaktor apa saja yang menjadi kendalanya. 1.5 Motivasi Penelitian Penulis tertarik untuk melakukan penelitian ini karena pada penelitian sebelumnya menjelaskan bahwa masih adan unit kerja pada lingkungan UGM yang belum menggunakan SIMKEU sedangkan penerapan SIMKEU bersifat mandatori sejak tahun Penelitian ini juga ingin mengetahui lebih dalam faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SIMKEU dan memberikan solusi untuk memecahkannya. Proses penerapan SIMKEU yang di mulai sejak tahun 2013 diharapkan mampu membantu UGM dalam mempercepat proses transaksi keuangan. dengan mengintegrasian SIMKEU dengan sistem informasi lain makin memudahkan aktivitas keuangan unit kerja dan membantu kantor pusat dalam mengontrol dan mengelola data keuangan yang ada di UGM. Proses pengintegrasian sistem informasi tersebut juga menjadi motivasi peneliti untuk melakukan penelitian ini Penulis berharap penelitian ini dapat bermanfaat bagi UGM dalam mengevaluasi proses penerapan dan pengintegrasian SIMKEU untuk membantu manajemen universitas dan unit kerja dalam hal tata kelola keuangan dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi yang terintegrasi.

12 Kontribusi Penelitian Kontribusi yang di harapkan dari penelitian ini antara lain: a. Penelitian ini membantu manajemen universitas dalam mengevaluasi proses implementasi sistem informasi keuangan yang ada di UGM serta bagaimana proses integrasi SIMKEU dengan sistem informasi lain yang ada di UGM. Sehingga pihak universitas dapat mengetahui apa saja yang menjadi kendala dalam implementasi SIMKEU serta hambatan dalam proses pengintegrasian sistem informasi yang ada di UGM. b. Bagi pengguna SIMKEU, penilitian ini dapat memberikan informasi kepada manajemen universitas mengenai apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SIMKEU pada unit kerja di UGM yang telah dan belum menggunakan SIMKEU. Penelitian ini diharapkan mampu memfasilitasi antara pihak manajemen universitas dengan unit kerja untuk mengatasi kendala dalam implementasi SIMKEU. c. Kontribusi teoritis penelitian ini yaitu memberikan gambaran mengenai bagaimana peranan dari penerapan sistem informasi manajemen keuangan terintegrasi pada universitas. 1.7 Proses Penelitian Proses penelitian ini dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Menemukan rumusan masalah dan menentukan pertanyaan, tujuan, serta pondasi teoritikal penelitian studi kasus terlebih dahulu mengenai sistem informasi manajemen keuangan terintegrasi di UGM.

13 13 b. Melakukan observasi awal pada Direktorat Keuangan (DITKEU) dan direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI) UGM, c. Menentukan metoda penelitian dan kembali melakukan observasi pada DITKEU dan DSSDI UGM, d. Menjalani proses magang di DSSDI UGM untuk mengetahui lebih banyak mengenai sistem informasi manajemen keuangan terintegrasi, e. Melakukan penelitian dengan pengumpulan data melalui proses wawancara dan dokumen yang terkait, f. Mengevaluasi hasil temuan dan analisis, g. Memberikan kesimpulan dan rekomendasi. 1.8 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini terdiri dari: BAB I: Pendahuluan Bagian ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, motivasi penelitian, proses penelitian, dan kontribusi penelitian. BAB II: Tinjauan Pustaka Bagian ini membahas teori yang melandasi penelitian ini dan penelitian terdahulu yang telah dilakukan. BAB III: Latar Belakang Kontekstual Penelitian Bagian ini menguraikan mengenai gambaran umum objek yang diteliti.

14 14 BAB IV: Metode Penelitian Bagian ini menguraikan metode penelitian yang yang digunakan dalam penelitian ini. BAB V: Pemaparan Temuan Bagian ini memaparkan temuan-temuan yang diperoleh selama pengumpulan data. BAB VI: Analisis dan Pembahasan Bab ini menguraikan mengenai analisis data dan diskusi hasil temuan penelitian studi kasus. BAB VII : Ringkasan, Simpulan, Keterbatasan, dan Rekomendasi Bagian ini memaparkan mengenai ringkasan, simpulan, keterbatasan dan rekomendasi penelitian.