BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Teori Business Process Business process merupakan sekumpulan kegiatan yang mengubah sejumlah inputs menjadi sejumlah outputs (baik barang maupun jasa) untuk orang-orang lain atau proses yang menggunakan orang dan alat. Secara sederhana, business process dapat digambarkan pada Gambar 2.1. sebagai berikut: Gambar 2.1. Business Proccess secara umum Supplier disini dalam arti luas, yaitu pemberi input, dan customer merupakan pengguna hasil dari proccess atau pengguna output. Menurut Davenport (1993), proses merupakan sekumpulan aktifitas yang terstruktur dan terukur yang didesain untuk menghasilkan output tertentu, untuk kepentingan market ataupun customer. Dalam suatu organisasi terdapat tiga jenis aktifitas :
1. Aktifitas yang menambah nilai atau bernilai bagi pengguna output. 2. Aktifitas yang diteruskan, yaitu aktifitas yang menggerakkan aliran kerja melewati batas-batas fungsional, departemental atau organisasional. 3. Aktifitas pengendalian, yaitu aktifitas untuk mengendalikan aktifitas yang diteruskan. Proses tidak dapat diubah tanpa mengubah elemen-elemen pendukungnya, yaitu : Sistem yang mendukung aktifitas proses mulai dari pengolahan data dan manajemen sistem informasi, sampai pada sistem sosial dan budaya Kebijakan yang mendukung aktifitas proses, yang menggambarkan bagaimana proses itu dilakukan Struktur organisasi yang mendukung aktifitas, misalnya : kelompok kerja, departemen, area fungsional dll. Oleh karena itu, langkah awal yang perlu dari reengineering adalah identifikasi yang jelas dan perhitungan seluruh sumber daya dalam perusahaan yang ditujukan untuk setiap proses pendukung di atas. 2.2. Teori Business Process Reengineering Berikut definisi mengenai Business Process Reengineering menurut beberapa pakar. Business process reengineering merupakan pemikiran ulang secara fundamental dan desain ulang secara radikal terhadap sistem bisnis untuk
mendapatkan peningkatan dramatis dalam pengukuran kinerja kritikal dan kontemporer seperti biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan (Hammer & Champy, 1993). Manganelli & Klein (1994) mengatakan, reengineering adalah perubahan yang cepat dan radikal dalam merancang ulang strategi, nilai tambah proses bisnis dan sistem, aturan dan struktur organisasi yang mendukung kegiatan bisnis, dan untuk mengoptimalkan workflow dan produktifitas di dalam suatu organisasi. Business Process Reengineering berbeda dengan manajemen perubahan lainnya : Bukan cuma otomatisasi, meskipun sering memanfaatkan teknologi dalam hal kreatif dan inovatif Bukan cuma restrukturisasi, meskipun hampir selalu memerlukan perubahan struktur organisasi Bukan cuma perampingan, meskipun biasanya memperbaiki produktifitas. Bukan cuma kualitas, meskipun hampir selalu difokuskan pada kepuasan pengguna layanan dan proses yang mendukungnya. Pada saat ini, memperbaiki terus-menerus business process tersebut sangatlah penting apabila suatu perusahaan atau organisasi masih ingin tetap exist di dunianya sekarang. Ada beberapa alasan bagi suatu organisasi dalam melakukan perbaikan tersebut : meningkatkan service level menurunkan total waktu siklus proses
meningkatkan throughput menurunkan waiting time menurunkan activity / operational cost menurunkan inventory costs Bagaimana bentuk perubahan proses tersebut, dapat dilakukan dalam berbagai bentuk yang secara garis besar dijelaskan sebagai berikut : Menghilangkan proses (process elimination) yang dianggap tidak memiliki nilai tambah bagi organisasi. Menyederhanakan proses (process simplification), dengan benchmarking, mengamati dan meniru proses yang dilakukan di organisasi sejenis. Menyatukan atau menggabungkan beberapa proses menjadi satu process (process integration) Melakukan otomatisasi (process automation) untuk meningkatkan kecepatan, ketelitian dan efisiensi. 2.3. Metodologi Business Process Reengineering Metodologi adalah tahapan yang sistematis dan jelas dalam mencapai suatu tujuan. Metodologi tentu saja sangat diperlukan dalam menjalankan berbagai macam kegiatan, tidak terkecuali business process reengineering. Karena dalam metodologi ini, dijelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan, input yang diperlukan serta
output yang akan dihasilkan dari setiap langkah, sehingga tujuan yang diinginkan lebih mudah tercapai. Ada berbagai macam metodologi yang dapat digunakan, berikut beberapa metodologi yang ditawarkan para pakar. Metodologi yang dikemukan oleh Hammer & Champy (1993) : Pengenalan pada Business Reengineering, sebelum dimulai, CEO organisasi menjelaskan kondisi sekarang dan kebutuhan akan proses reengineering kepada seluruh lapisan karyawan Identifikasi business processes, semua proses dalam organisasi harus didefinisikan, hubungan keterkaitan dengan proses lain dalam organisasi dan hubungan eksternal dengan pihak luar. Pemilihan business process, berdasarkan data yang dikumpulkan akan diperoleh critical process dan dipilih yang akan di-reengineering. Pemahaman terhadap business process yang terpilih, benchmarking antara business process terpilih dengan aturan yang seharusnya, lebih ditekankan kepada pemahaman proses secara keseluruhan daripada secara fungsional saja Desain-ulang terhadap business process yang terpilih Implementasi sistem baru Metodologi yang dikemukan oleh Davenport (1993) : Penentuan visi dan tujuan (goal)
Identifikasi business process yang akan di-reengineering Pemahaman dan pengukuran proccess, proses terpilih dikaji secara detail dan mendalam Information Technology, analisa untuk penggunaan Information Technology pada proses yang baru Process Prototype, perancangan process prototype berdasarkan analisa yang dilakukan Implementasi Metodologi yang dikemukan oleh Tan (1994) : Pemahaman proses yang berjalan sekarang Menemukan kelemahan atau kekurangan proses yang berjalan sekarang Analisa untuk melakukan redesign Menemukan informasi tambahan untuk mendukung reengineering Melakukan studi kelayakan untuk desain sistem yang baru Metodologi yang dikemukan oleh Chase & Aquilano (1993) : Penentuan alasan dan tujuan untuk melakukan Identifikasi proses yang akan direengineering Evaluasi kemungkinan reengineering Pemahaman atas proses yang berjalan sekarang
Pembuatan satu desain proses yang baru