1
BAB I P E N D A H U L U A N A. LATAR BELAKANG Pengembangan kapasitas aparatur merupakan hak bagi ASN untuk mendapatkan keahlian yang berguna dalam mendukung suatu organisasi sebagaimana yang tertuang dalam pasal 70 Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Dalam pasal tersebut diamanatkan bahwa setiap aparatur memiliki hak untuk dikembangkan oleh pemerintah baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah. Pelaksanakan pengembangan kapasitas tidak terlepas dari perencanaan kebutuhan melalui pengembangan kompetensi. Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran pengembangan kompetensi ASN secara efektif dan efisien, maka penyelenggaraan pengembangan kompetensi harus berada dalam kerangka sistem pembangunan SDM yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, sikap dan ketrampilan dalam melaksanakan tugas jabatannya sebagai aparatur, sehingga Pengembangan Kompetensi merupakan bagian dari investasi pembangunan nasional dalam manajemen SDM. Oleh karena itu, Pengembangan Kompetensi hendaknya dikelola dengan menerapkan manajemen pengembangan kompetensi yang terstruktur, terukur dan terbukti. Salah satu kegiatan awal yang perlu mendapat perhatian adalah pada tahap perencanaan pengembangan kompetensi. Kegiatan perencaan pengembangan kompetensi membutuhkan data yang akurat, karena dengan data yang akurat akan memudahkan dalam melakukan pemetaan target peserta. Pemetaan target peserta berdasar data yang akurat akan memudahkan dalam perencanaan kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan. Penyediaan data yang akurat membutuhkan suatu sistem integrasi informasi. Kebutuhan akan Sistem Integrasi Informasi dirasakan oleh Sub Bidang Pengembangan Kompetensi Pimpinan Perangkat Daerah, dimana Sub Bidang ini merupakan Sub Bidang baru yang merupakan hasil pengembangan dari Sub Bidang sebelumnya yaitu Sub Bidang Diklat Kepemimpinan Menengah dan 1
Pemerintahan Daerah. Dimana data yang dibutuhkan untuk perencanaan pengembangan kompetensi pimpinan perangkat daerah belum tersedia. Sub Bidang Pengembangan Kompetensi Pimpinan Perangkat Daerah memiliki tupoksi dalam penyelenggaraan pengembangan kompetensi pimpinan perangkat daerah. Dimana salah satu kegiatan yang harus dilakukan adalah Diklat Camat berdasarkan hasil Rapat Koordinasi Nasional yang diselenggarakan pada tanggal 30 s.d. 31 Maret 2017 di Jakarta. Kendala yang dialami untuk perencanaan diklat dimaksud adalah belum tersedianya data tentang profil Camat se Kabupaten/Kota se Jawa Tengah. Diklat Camat sesuai dengan Permendagri Nomor 30 tahun 2009 tentang Pelaksanaan Pendidikan Teknis Pemerintahan bagi Camat tercantum peserta yang dapat mengikuti Diklat Camat adalah yang belum memiliki latar belakang pendidikan pemerintahan. Berdasarkan hal tersebut berarti dibutuhkan data tentang Camat, namun kondisi saat ini data Camat masih tersimpan di Kabupaten/Kota masing-masing dan belum terintegrasi sehingga menghambat dalam pemetaan rencana pengembangan kompetensi Camat. Berdasarkan permasalahan di atas maka suatu sistem integrasi informasi dengan melibatkan Kabupaten/Kota di Jawa Tengah perlu dikembangkan. Oleh karena itu, maka perlu diwujudkan suatu Sistem Integrasi Informasi Camat (SIMACAN) agar menunjang percepatan penyusunan pemetaan pengembangan kompetensi Camat. Dimana hasil akhir dari pemetaan pengembangan kompetensi Camat tersebut nantinya sangat menunjang dalam penyusunan Renstra dan RPJMD baik di tingkat Provinsi maupun Kabupaten/Kota dalam menentukan target peserta dan anggaran yang dibutuhkan sehingga perencanaan pengembangan kompetensi Camat yang dibuat untuk tahun-tahun selanjutnya dapat akurat sesuai kondisi riil di lapangan. Pembuatan Aplikasi Sistem Integrasi Informasi Camat (SIMACAN) ini perlu dilengkapi dengan Buku Panduan Pengoperasionalan SIMACAN, hal ini agar para Personil yang terlibat dalam penginputan tidak mengalami hambatan dalam menjalankan aplikasi SIMACAN. Sehingga diharapkan dengan adanya buku panduan ini mempermudah dan mempercepat 2
penginputan data Camat sehingga Data Camat dapat dengan mudah di update mengikuti perubahan data Camat yang ada. B. DASAR HUKUM 1. Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil; 4. Permendagri Nomor 30 tahun 2009 tentang Pelaksanaan Pendidikan Teknis Pemerintahan Bagi Calon Camat 5. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No. 20 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV; 6. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 514/K.1/PDP.10.4 tanggal 29 Desember 2015 tentang Penetapan Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah sebagai Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Terakreditasi; 7. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah (Lembaran daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2016 Nomor 9, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 85); 8. Surat Edaran Kepala Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia tanggal 7 Agustus 2017 Nomor : 108/K.1/HKM.02.3 tentang Pernyataan Komitmen Mengimplementasikan Proyek Perubahan Pasca Diklat. 3
C. TUJUAN Buku Panduan SIMACAN (Sistem Integrasi Informasi Camat) bertujuan untuk : 1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi SIMACAN untuk PIC (Person In Charge) dan user lainnya; 2. Sebagai panduan instalasi, konfigurasi dan penggunaan aplikasi SIMACAN ini. D. MANFAAT Buku Panduan SIMACAN (Sistem Integrasi Informasi Camat) bermanfaat untuk : 1. Mempelajari dasar-dasar penggunaan Aplikasi SIMACAN; 2. Meminimalkan kesalahan dalam pengoperasionalkan aplikasi SIMACAN; 3. Mengetahui dan mengoptimalkan fungsi fitur-fitur yang ada di dalam aplikasi SIMACAN. E. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Buku Panduan SIMACAN (Sistem Integrasi Informasi Camat) meliputi: 1. Diagram Alur Aplikasi SIMACAN; 2. Akses Aplikasi; 3. Tampilan Aplikasi; 4. Pengoperasionalan Aplikasi. 4
BAB II DIAGRAM ALUR APLIKASI SIMACAN Penjelasan: 1. Manajemen menentukan PIC dari Kabupaten/Kota untuk mengelola data Camat pada aplikasi SIMACAN. 2. PIC dari Kabupaten/Kota memberikan formulir kepada setiap Kecamatan agar mengisi data Camat. 3. Pengumpulan data Camat kepada masing-masing PIC Kabupaten/Kota. 4. PIC Kabupaten/Kota mengisi data Camat setiap Kecamatan ke aplikasi SIMACAN. 5. Data Camat yang telah masuk ke SIMACAN otomatis berstatus data belum valid dan belum layak dimasukkan ke database calon peserta diklat Camat. Oleh karena itu perlu dilakukan validasi dari tim admin. 5
6. Tim admin dari BPSDMD akan melakukan pemeriksaan atau validasi data Camat. 7. Jika data Camat valid maka data Camat tersebut dapat diproses dan berstatus valid. 8. Manajemen menggunakan aplikasi SIMACAN. SIMACAN akan melakukan analisis data Camat yang valid dan menampilkan hasilnya dalam bentuk statistik: a. Camat yang telah memiliki latar belakang ilmu pemerintahan (tidak memenuhi syarat untuk mengikuti diklat camat). b. Camat yang belum memiliki latar belakang ilmu pemerintahan (memenuhi syarat untuk mengikuti diklat camat). 9. Tim admin secara berkala memantau atau memeriksa data Camat yang telah masuk ke aplikasi SIMACAN. Jika sewaktu waktu ditemukan data Camat yang tidak valid (belum diperbarui dsb), maka data Camat tersebut dapat dikembalikan statusnya menjadi data belum valid agar data Camat tersebut diperbaiki kembali oleh PIC Kabupaten/Kota. 6
BAB III AKSES APLIKASI SIMACAN SIMACAN merupakan aplikasi berbasis web, yang dapat diakses melalui browser dengan alamat http://simacan.bpsdmd.jatengprov.go.id. Aplikasi SIMACAN dapat diakses oleh 3 (tiga) jenis pengguna yang masingmasing mempunyai wewenang berbeda dalam memanfaatkan aplikasi tersebut. Ketiga pengguna tersebut adalah: 1. Publik Pengguna public dapat melihat statistik jumlah Camat per Kabupaten / Kota di Jawa Tengah yang sudah memiliki latar belakang ilmu pemerintahan dan belum memiliki latar belakang ilmu pemerintahan. 2. PIC (Person In Charge) Tugas utama pengguna PIC adalah mengelola data Camat yang ada di Kabupaten / Kota bersangkutan. 3. Admin bidang Admin bidang bertugas melakukan verifikasi atau validasi data Camat yang telah dimasukkan oleh PIC ke SIMACAN. 7
BAB IV TAMPILAN APLIKASI SIMACAN 1. Tampilan Publik 8
2. Tampilan admin PIC 9
3. Tampilan admin Bidang 10
BAB V PENGOPERASIONALAN APLIKASI SIMACAN 5.1 Garis besar pengoperasian SIMACAN 1. PIC a. Membuka halaman login SIMACAN dan memasukkan username dan password yang sudah disediakan. b. Melihat statistik Camat yang sudah memiliki latar belakang ilmu pemerintahan dan belum memiliki latar belakang ilmu pemerintahan. c. Mengganti password default. d. Menginput data kecamatan yang ada di Kabupaten / Kota bersangkutan. e. Menginput data Camat yang ada di Kabupaten / Kota bersangkutan. f. Memperbarui atau mengedit data Camat yang ada di Kabupaten / Kota bersangkutan. g. Logout atau keluar aplikasi SIMACAN. 2. Admin Bidang dan Manajemen a. Membuka halaman login SIMACAN dan memasukkan username dan password yang sudah disediakan. b. Melihat statistik data Camat yang sudah memiliki latar belakang ilmu pemerintahan dan belum memiliki latar belakang ilmu pemerintahan. c. Melakukan verifikasi dan validasi data Camat. d. Mencetak data Camat untuk keperluan reporting. e. Mereset password PIC. f. Logout atau keluar aplikasi SIMACAN. 5.2 Langkah pengoperasian SIMACAN Untuk PIC 1. Login ke SIMACAN Langkah pertama klik menu Login di halaman utama SIMACAN. 11
Akan masuk ke halaman login SIMACAN. Masukkan username dan password yang telah disediakan. Kemudian klik tombol Login. Jika berhasil akan masuk ke admin PIC SIMACAN. 12
2. Menambahkan Daftar Kecamatan Klik Menu Master Kecamatan, kemudian klik tombol +Kecamatan baru. Akan masuk pada menu tersebut. 13
Kemudian masukkan nama kecamatan yang ingin ditambahkan dan klik Simpan. Di menu menambahkan kecamatan, hanya perlu memasukkan nama kecamatan di Kabupaten / Kota bersangkutan. Kemudian klik simpan. Setelah diklik simpan secara otomatis akan menuju ke halaman yang berisi tentang data kecamatan. 3. Menambahkan Data Camat Klik menu Kelola Camat kemudian pilih Data Camat. 14
Langkah selanjutnya yaitu klik Camat Baru. Selanjutnya silakan masukkan Data Camat ke form yang ditampilkan. Meliputi: a. Kecamatan. b. NIP Camat. c. Nama Camat. d. Nomor telepon Camat. e. Email yang aktif. f. Alamat. g. Jenis kelamin. h. Jenis pendidikan. i. Jurusan di pendidikan tersebut. j. Pendidikan terakhir. k. Pernah ikut diklat pemerintahan bagi camat atau belum. l. Diklat yang pernah diikuti. 15
Jika ingin menambahkan foto klik Pilih File / Browse. 16
Setelah diklik akan masuk ke windows explorer. Cari dan pilih foto Camat tersebut. Jika semua data sudah terisi, klik tombol Simpan. Setelah tekan simpan, akan masuk ke halaman untuk melihat data Camat yang sudah terinput. 17
4. Mengedit data Camat jika terjadi sebuah kesalahan atau belum valid. Klik menu Kelola Camat dan pilih Data Camat. Kemudian akan masuk ke halaman data Camat seperti berikut ini: Tekan tombol pensil yang terdapat tanda merah. 18
Setelah diklik akan masuk menuju halaman Edit Camat. Isikan data yang ingin diedit, kemudian klik tombol Simpan. 5. Mengubah Password Aplikasi Web SIMACAN Klik nama Kabupaten / Kota yang ada di pojok kanan atas dan pilih Ganti Password. 19
Isikan password lama dan password baru. Kemudian klik tombol Ganti password. 6. Logout (keluar) dari aplikasi SIMACAN Klik nama Kabupaten / Kota yang ada di pojok kanan atas dan klik Logout. 20
21
BAB V PENUTUP Demikian Buku Panduan Aplikasi SIMACAN ini dibuat untuk dipedomani sebagaimana mestinya. Hal-hal lainnya secara teknis, dapat dikoordinasikan dengan Kepala Sub Bidang Pengembangan Kompetensi Pimpinan Perangkat Daerah. Dibuat di : Semarang Pada tanggal : 2017 KEPALA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH 22