EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SUNFISH MODUL PRODUCTION PADA PT. GARUDA TWINJAYA Stella Gloria, Dennis, Manda Kusuma Wardhani Yuliana Lisanti Binus University, Jln. Kebon Jeruk Raya no. 27, Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530 Telp: 021 53696969, email penulis: skripsi_07paa@gmail.com Abstract The research purposes is to analyze the running business process on PT. Garuda Twinjaya, identifying the function of SunFish ERP Systems, identifying gaps on business process, and knowing the risk that may occur cause of gaps on business process. Analyzing process done by using Fit/ Gap Analysis method and Risk Analysis method. Result of Fit/ Gap Analysis shows that 75% of user requirement are fit, 17,85% of user requirement are partial, and 7,14% of user requirement are gap. Result of Risk Analysis shows that almost half of the risk that occur can be categorized to High Medium level. Can be summarized, to improve their business process, PT. Garuda Twinjaya is recommended to run the recommendation and suggestion that given by the team, giving training to the staffs, and doing evaluation periodically. Keywords: SunFish ERP, user requirement, fit, gap, risk analysis Abstrak Tujuan penelitian adalah untuk menganalisa proses bisnis berjalan pada PT.Garuda Twinjaya, mengidentifikasi fungsi fungsi sistem SunFish ERP, mengidentifikasi gap pada proses bisnis, dan mengetahui resiko yang mungkin muncul akibat dari gap pada proses bisnis. Proses analisis dilakukan dengan menggunakan metode Fit/ Gap Analysis dan Risk Analysis. Hasil Fit/ Gap Analysis menunjukkan bahwa sebesar 75% user requirement adalah fit, 17,85% user requirement adalah partial, dan 7,14% user requirement adalah gap. Hasil Risk Analysis menunjukkan bahwa hampir sebagian dari resiko yang mungkin muncul dikategorikan pada level High Medium. Dapat disimpulkan bahwa untuk meningkatkan proses bisnisnya, PT. Garuda Twinjaya disarankan untuk menjalankan rekomendasi dan usulan yang diberikan tim penulis, melakukan training kepada staf, dan melakukan evaluasi secara berkala. Kata Kunci: SunFish ERP, user requirement, fit, gap, risk
PENDAHULUAN Latar belakang diambilnya topik evaluasi sebagai topik skripsi yang akan dibahas adalah karena sistem SunFish ERP yang diimplementaikan oleh PT. Garuda Twinjaya pada tahun 2007 dan mulai go live pada tahun 2008 belum pernah dilakukan pengembangan ataupun evaluasi. Sistem informasi terutama yang berbasis teknologi informasi perlu dievaluasi atas efektivitas dan efisiensinya karena berbagai alasan. Alasan pertama adalah karena lazimnya memerlukan dana investasi yang sangat besar. Alasan kedua adalah sistem tersebut melibatkan hampir seluruh posisi kunci, dan bahkan mungkin seluruh anggota organisasi. Alasan lain adalah faktor resiko, kontrol internal, dan dampak apabila terjadi permasalahan akan sangat vital dan kompleks. (Gondodiyoto: 2007). Teori teori yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah teori teori tentang fit/ gap anaylsis, risk analysis, produksi, dsb. METODE PENELITIAN Dalam melakukan penelitian, tim penulis menggunakan 2 (dua) metode untuk mengumpulkan data data guna penulisan skripsi. Metode metode tersebut adalah metode pengumpulan data dan metode analisa. Dalam menggunakan metode pengumpulan data, terdapat 3 (tiga) cara, yaitu studi lapangan, studi kepustakaan, dan wawancara. Dalam melakukan studi lapangan, tim penulis melakukan pengumpulan data dengan melakukan studi lapangan dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh PT. Garuda Twinjaya, sehingga data data yang diperoleh akan digunakan untuk penulisan skripsi ini. Dalam melakukan studi kepustakaan, tim penulis akan meninjau buku buku ilmiah dan literatur yang berkaitan dengan topik skripsi yang dibahas sebagai referensi dalam penulisan skripsi ini. Dalam melakukan wawancara, tim penulis melakukan wawancara kepada pihak pihak yang terkait, seperti IT Department dan user yang menggunakan sistem. Dalam menggunakan metode analisa terdapat 2 (dua) metode, yaitu fit/ gap analysis dan risk analysis. Metode fit/ gap analysis digunakan untuk mengetahui user requirement dari PT. Garuda Twinjaya sekaligus meliha kesesuaian antara sistem SunFish ERP yang digunakan dengan proses bisnis yang sedang berjalan. Berdasarkan hasil dari fit/ gap analysis, apabila ditemukan hasil berupa gap ataupun partial, maka akan dilanjutkan dengan menggunakan metode risk analysis. Dengan menggunakan metode risk analysis, tim penulis melakukan identifikasi terhadap resiko resiko yang mungkin muncul beserta tingkat kemungkinan terjadinya serta dampaknya terhadap aktifitas bisnis perusahaan. Dari resiko resiko yang ada, kemudian akan dikategorikan dengan menggunakan matriks dampak/ peluang untuk membantu mengkategorikan resiko resiko yang mungkin terjadi serta dampaknya. Untuk menggunakan pendekatan ini, project stakeholder mendaftarkan resiko resiko yang diperkirakan mungkin muncul atas proyek yang sedang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah resiko tersebut termasuk kedalam kategori high (tinggi), medium (sedang), ataupun low (rendah) atas peluang timbulnya dan dampaknya jika resiko tersebut muncul. Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam probability/ impact matrix. Tim proyek menempatkan resiko pada matriks, mengkombinasikan semua resiko umum, dan memutuskan di mana resiko resiko tersebut harus ditempatkan pada matriks. Tim proyek harus berfokus pada setiap resiko yang termasuk pada kategori high
dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka merencanakan untuk mersepon resiko resiko tersebut apabila terjadi. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh tim penulis, terdapat 3 (tiga) permasalahan, yaitu penggunaan fungsi fungsi SunFish ERP belum optimal, pencatatan masih dilakukan secara manual untuk beberapa proses serta kemampuan sumber daya manusia yang masih terbatas, dan tidak adanya Standard Operational Procedure (SOP). HASIL DAN BAHASAN Berikut adalah hasil dari evaluasi yang dilakukan, yang terdiri dari hasil fit/ gap analysis dan risk analysis: Tabel 1 Rangkuman Hasil Fit/Gap Analysis berdasarkan Business Process Business F G P Process H M L H M L H M L Bill of Materials 2 1 Item Formula 2 1 Job Order 4 1 1 1 2 Material Request Section Transfer Item Conversion Material Return 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 Dari hasil fit/ gap analysis, ditemukan hasil yang berupa gap dan partial pada proses Job Order, Material Request, Section Transfer, Item Conversion, dan Material Return. Dari tabel tersebut dapat ditarik perhitungan sebagai berikut: Tabel 2 Persentase Hasil Fit/ Gap Analysis Fit Gap Partial High 46,43 % 10,71 % - (13/28 * 100%) (3/28 * 100%) Medium 25 % (7/28 * 100%) 7,14 % (2/28 * 100%) 7,14 % (2/28 * 100%) Low 3, 57 % (1/28 * 100%) - - Total 75 % 7,14 % 17,85 %
Berdasarkan tabel di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kebutuhan utama user pada PT. Garuda Twinjaya telah dipenuhi atau didukung oleh sistem SunFish ERP dengan rank high dan degree of fit sebesar 46,43%. Untuk rank medium dan degree of fit sebesar 25% menunjukkan bahwa kebutuhan user telah dipenuhi sehinga dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Untuk rank low dan degree of fit sebesar 3,57% menunjukkan bahwa kebutuhan user telah dipenuhi, namun hanya memberikan sedikit nilai tambah kepada perusahan. Untuk rank medium dan degree of gap sebesar 7,14% menunjukkan bahwa kebutuhan user tidak dapat dipenuhi karena belum diimplementasikan dalam sistem SunFish ERP sehingga belum dapat memberikan manfaat ataupun keuntungan bagi perusahaan. Untuk rank high dan degree of partial sebesar 10,71% menunjukkan bahwa kebutuhan utama user belum dapat dipenuhi karena fungsi yang disediakan belum digunakan sehingga proses bisnis berjalan tidak memiliki fungsi kontrol. Untuk rank medium dan degree of partial sebesar 7,14% menunjukkan bahwa kebutuhan user belum dapat dipenuhi karena fungsi yang disediakan belum digunakan sehingga belum dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Setelah ditemukan gap dan partial, tim penulis melanjutkan dengan melakukan risk analysis untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin muncul beserta kemungkinan terjadi dan dampaknya terhadap aktivitas bisnis perusahaan. Berikut hasil dari risk analysis yang dilakukan oleh tim penulis: Tabel 3 Risk Probability/ Impact Matrix PROBABI LITY HIGH 1A 1B 2A 2B 6A 7B 3A 5B MEDIUM 5A 6B 3B 4B 7A LOW 4A LOW MEDIUM HIGH IMPACT Dalam mengkategorikan resiko, tim penulis menggunakan Risk Probability/ Impact Matrix untuk membantu mengelompokkan resiko. Probability ditunjukkan secara vertikal dan impact ditunjukkan secara horizontal, sehingga diperoleh kriteria High High (HH), High Medium (HM), High Low (HL), Medium High (MH), Medium Medium (MM), Medium Low (ML), Low High (LH), Low Medium (LM), dan Low Low (LL). Berikut adalah keterangan dari gambar matriks: a. Angka menunjukkan fungsi yang direkomendasikan. b. Huruf menggambarkan resiko dari fungsi yang direkomendasikan. Dari hasil Risk Probability/ Impact Matrix, tersebut diperoleh hasil berupa: 1. Kriteria High High (HH) Kriteria High High menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan resiko muncul tinggi apabila fungsi ini tidak diterpakan dan dampak yang timbul
dari resiko sangat mempengaruhi sehingga menghambat aktivitas operasional perusahaan atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut, terdapat 2 (dua) resiko yaitu 3A & 5B. resiko 3A adalah menghambat pengeluaran raw material, sehingga apabila fungsi Material Transfer Approval tidak diterapkan akan menghambat kegiatan produksi. Sedangkan kemungkinan resiko 5B adalah menghambat section selanjutnya, sehingga apabila fungsi Section Transfer Approval tidak diterapkan akan menghambat tahapan dalam aktivitas produksi. 2. Kriteria High Medium (HM) Kriteria HM (High Medium) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan resiko tinggi apabila fungsi tidak diterapkan dan dampak yang timbul dari resiko cukup mempengaruhi, tetapi tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut, terdapat 6 resiko yang termasuk dalam kriteria HM yaitu 1A, 1B, 2A, 2B, 6A, 7B. Resiko 1A adalah mempengaruhi rencana produksi, sehingga apabila fungsi Production Master Plan tidak diterapkan akan pengaturan rencana produksi itu sendiri tanpa menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 1B adalah mempengaruhi jadwal produksi, sehingga apabila fungsi Production Master Plan tidak diterapkan, akan berdampak pada jadwal Produksi yang tidak teratur tanpa menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 2A adalah tidak ada informasi mengenai jadwal produksi, sehingga apabila fungsi Production Schedule tidak diterapkan akan berdampak pada proses pengerjaan yang tidak teratur namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 2B adalah mempengaruhi prioritas Job Order, sehingga apabila fungsi Production Schedule tidak diterapkan akan berdampak pada Job Order yang dikerjakan tidak teratur namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 6A adalah barang hasil Item Conversion tidak diketahui dengan pasti jumlahnya, sehingga apabila field WIP Used (m) tidak diterapkan akan berdampak pada proses perhitungan finished goods secara manual dan membutuhkan waktu lebih lama namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 7B adalah tidak adanya kontrol terhadap raw material sisa yang akan dikembalikan, sehingga apabila fungsi Material Return Approval tidak diterapkan akan berdampak pada laporan internal raw material namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. 3. Kriteria Medium Medium (MM) Kriteria MM (Medium Medium) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan resiko cukup tinggi jika fungsi tidak diterapkan, dan dampak yang timbul dari resiko cukup mempengaruhi tetapi tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut terdapat 3 resiko yang termasuk dalam kriteria MM, yaitu 3B, 4B, 7A. Resiko 3B adalah kehilangan fungsi kontrol terhadap raw material, sehingga apabila fungsi
Approval Material Transfer tidak diterapkan akan berdampak pada pencatatan raw material yang ada namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 4B adalah menghambat proses Material Return, sehingga apabila fungsi Job Order tidak diterapkan, maka proses pengembalian sisa raw material tidak dapat digunakan namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 7A adalah mempengaruhi penggunaan material dari gudang persediaan, sehingga apabila fungsi Approval Material Return tidak diterapkan akan berdampak pada ketidaksesuaian pencatatan pengeluaran raw material namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. 4. Kriteria Medium Low (ML) Kriteria ML (Medium Low) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan muncul cukup tinggi jika fungsi tidak diterapkan dan dampak yang timbul dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut terdapat 2 resiko yang termasuk dalam kriteria ML yaitu 5A dan 6B. Resiko 5A adalah tidak mengetahui proses Section Transfer sudah mencapai section yang mana, sehingga apabila fungsi Approval Section Transfer tidak diterapkan akan berdampak pada kurang maksimalnya fungsi kontrol. Resiko 6B adalah tidak dapat mengukur efisiensi antara raw material yang dikeluarkan dengan jumlah yang dihasilkan, sehingga apabila field WIP Used (m) tidak diterapkan, akan berdampak pada kontrol terhadap raw material. 5. Kriteria Low Low (LL) Kriteria LL (Low Low) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan resiko akan muncul cukup rendah jika fungsi tidak diterapkan dan dampak yang timbul dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut terdapat satu resiko yang termasuk dalam kriteria LL, yaitu 4A. Resiko 4A adalah kehilangan fungsi kontrol terhadap efektivitas Job Order, sehingga apabila fungsi peringatan ini tidak diterapkan hanya berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan dan tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Dari kesimpulan diatas, dapat disimpulkan bahwa resiko yang harus diprioritaskan adalah kriteria HH (High High) di mana resiko-resiko tersebut adalah menghambat pengeluaran raw material dan menghambat section selanjutnya. Sehingga resiko ini harus segera diselesaikan terlebih dahulu. SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil evaluasi, tim penulis dapat menarik kesimpulan bahwa rata rata user requirement yang telah didukung oleh sistem SunFish ERP adalah sebesar 75% dengan degree of fit, 17,85% degree of partial, dan 7,14% degree of gap. Secara keseluruhan sistem SunFish ERP sudah memenuhi user requirement perusahaan. Selain itu, masih terdapat beberapa user requirement yang masih belum terpenuhi, diantaranya adalah
peringatan untuk Job Order dan kemampuan sistem untuk menghitung jumlah barang yang dihasilkan berdasarkan WIP Jumbo Roll yang digunakan. Sedangkan, beberapa fungsi yang belum digunakan adalah pembuatan Production Master Plan, Production Schedule, dan permintaan approval kepada pihak yang berwenang (Material Transfer, Section Transfer, dan Material Return). Berdasarkan hasil dari Risk Analysis telah dilakukan pada PT. Garuda Twinjaya, terdapat beberapa resiko yang dikategorikan sebagai berikut: terdapat 2 resiko yang termasuk dalam kriteria High High, 6 resiko yang termasuk dalam kriteria High Medium, 3 resiko yang termasuk dalam kriteria Medium Medium, 2 resiko yang termasuk dalam kriteria Low Medium, dan 1 resiko yang termasuk dalam kriteria Low Low. Oleh karena itu, resiko resiko tersebut harus dikendalikan ataupun diselesaikan dengan baik agar dapat mengurangi dampak yang merugikan perusahaan. Dan simpulan yang terakhir adalah Memberikan usulan usulan kepada PT. Garuda Twinjaya yang memberikan manfaat berupa konfigurasi sistem SunFish ERP agar dapat memunculkan notifikasi peringatan Job Order sehingga Factory Manager mengetahui Job Order yang telah mencapai batas waktu pengerjaan, menggunakan fungsi Production Master Plan dan Production Schedule, dan mengaktifkan proses approval untuk meningkatkan proses kontrol. Berdasarkan hasil evaluasi juga, tim penulis memberikan saran kepada PT. Garuda Twinjaya untuk menjalankan usulan usulan yang telah diberikan agar user requirement dapat dipenuhi, sehingga efektivitas dan efisiensi proses bisnis dapat ditingkatkan. Selain itu, PT. Garuda Twinjaya disarankan untuk melakukan pelatihan atau training kepada staf divisi Produksi nya agar dapat menggunakan sistem SunFish ERP dengan baik. Dalam menjalankan rekomendasi dan solusi yang diberikan tim penulis, PT. Garuda Twinjaya sebaiknya mengacu kepada prioritas resiko, sehingga mengetahui rekomendasi proses mana yang sebaiknya diselesaikan terlebih dahulu. Dan saran yang terakhir adalah untuk melakukan evaluasi secara berkala, baik modul Production maupun modul modul yang lainnya agar dapat mengetahui sejauh mana fungsi fungsi SunFish ERP yang digunakan mendukung berjalannya proses bisnis. REFERENSI [http 3] Anonim. (2013). Gap Analysis. Retrieved December 4, 2013, from http://www.businessdictionary.com/definition/gap-analysis.html [http 4] Anonim. (2013). Fit Gap Document Template. Retrieved December 5, 2013, from http://ist.uwaterloo.ca/is/methodologies/templates/fitgap %20% Documents%20template.pdf [http 5] Anonim. (2013). Risk Analysis. Retrieved December 4, 2013, from http://www.businessdictionary.com/definition/risk-analysis.html [http 6] Anonim. (2008). Risk Probability Rank and Impact. Retrieved January 19, 2014, from http://www.theiia.org/intauditor/itaudit/archives/2007/may/understandingthe-risk-management-process/ Gondodiyoto. (2007). Audit Sistem Informasi + pendekatan CobIT. Edisi Revisi. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Schwalbe, K. (2010). Information Technology Project Management, 6 th edition. Cource Technology. USA. RIWAYAT PENULIS Stella Gloria lahir di Jakarta pada 25 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan jenjang S1 di Binus University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014. Dennis lahir di Jakarta pada 25 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan jenjang S1 di Binus University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014. Manda Kusuma Wardhani lahir di Sukabumi pada 28 Oktober 1992. Penulis menamatkan pendidikan jenjang S1 di Binus University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014.