EQUANTUM Spa ERP System mendukung peningkatan operasional & pelayanan di Spa www.facebook.com/e-quantum.centre 298B406A Page 1
Operasional dan proses di perusahaan/usaha yang bergerak di industri pelayanan jasa seperti Spa saat ini sedang berkembang dengan pesat, dimana bisnis ini seperti sudah menjadi kebutuhan di kota-kota besar yang memang sangat padat aktifitasnya sehingga dibutuhkan waktu relax atau istirahat yang nyaman. Kunci dari bisnis pelayanan jasa ini adalah bagaimana bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat, lengkap, nyaman dan efisien. Karena itu berbagai fasilitas dan peralatan juga kelengkapan di spa sangat perlu diperhatikan. Termasuk juga untuk makanan dan minuman sebagai bagian dari produk yang ditawarkan haruslah siap dan lengkap. Jika hal diatas bisa diberikan maka untuk bersaing dengan kompatitor lainnya kita tidak perlu merasa khawatir, karena kesiapan dan kesigapan kita dalam melayani pelanggan sudah baik. Selain itu kita juga bisa memberikan berbagai alternatif ataupun solusi produk yang bisa di berikan ke pelanggan dalam bentuk paket ataupun promosi lainnya yang bisa memikat pelanggan untuk datang dan kembali ke tempat kita. Kerjasama secara marketing juga perlu dilakukan untuk meningkatkan omset dan pendapatan kita sehingga lebih dikenal dan terkenal lagi oleh pelanggan.. Kualitas karyawan ataupun therapist juga sangat mempengaruhi tanggapan dari pelanggan untuk bisa datang kembali, sehingga perlu adanya pelatihan dan pendataan secara rutin agar selalu dalam keadaan fit dan nyaman dalam melayani pelanggan. Page 2
Mengapa butuh ERP System? Perusahaan/usaha yang bergerak dibidang pelayanan terutama jasa sangat membutuhkan perhatian dalam melakukan tugasnya secara detail, karena hal ini akan menimbulkan image/gambaran kepada para pelanggan tentang usaha tersebut. Keberadaan dan kelengkapan fasilitas sebagai bagian dari jasa yang diberikan ke pelanggan harus bisa di pelihara dengan baik, terutama kondisi dan jumlahnya. Termasuk didalamnya barang yang juga dijual/dipakai oleh pelanggan harus diketahui nilai dan jumlahnya dengan tepat. Untuk pihak luar perusahaan biasanya kita juga perlu melakukan pendataan dengan baik, mulai dari supplier/pemasok bahan/barang dan juga pihak ketiga yang membantu dan bekerjasama dengan perusahaan untuk mendatangkan pelanggan secara periodik dan berkelanjutan. Semua tahapan dan proses tersebut adalah suatu siklus yang berkesinambungan, berhubungan dan tidak bisa terpisahkan, karena masing-masing saling dibutuhkan untuk proses dan hasilnya, sehingga pencatatan dan dokumentasi haruslah dilakukan dengan benar, tercatat dan valid/update. Banyak perusahaan yang hanya melihat dan memperhatikan dari operasional prosesnya saja dengan mengenyampingkan sisi administrasi dan pencatatan. Padahal sebelumnya banyak faktor yang mempengaruhi besarnya biaya operasional, biaya-biaya yang tidak terduga yang harus di kontrol sejak awal proses, tetapi mereka tidak tahu dan tidak memiliki data untuk bisa menganalisa setiap proses tersebut. Ada juga perusahaan yang memang tahu dan sadar bahwa diperlukan adanya pencatatan dan administrasi yang berkesinambungan, detail dan sesuai dengan bisnis proses di perusahaan tersebut, tetapi belum menemukan system yang cocok, sesuai dan terintegrasi. Karena mereka mengetahui bahwa kesalahan yang ada bisa diminimalkan atau di hilangkan, karena setiap kesalahan itu akan menimbulkan biaya tambahan bagi perusahaan yang dapat mempengaruhi berkurangnya keuntungan perusahaan. ERP System adalah suatu sistem yang sudah terintegrasi secara keseluruhan, yang mengikat semua proses mulai dari awal sampai dengan akhir, sehingga setiap tahapan proses menjadi lebih mudah dipantau dan dikontrol agar tidak terjadi kesalahan dan mengurangi timbulnya biaya. Page 3
Apa itu EQuantum Spa? EQuantum Spa adalah software ERP yang khusus dibuat untuk perusahaan yang bergerak di pelayanan spa, yang dirancang untuk mencatat setiap tahapan proses yang memang terjadi baik yang berhubungan dengan pelanggan, agen/pihak ketiga,fasilitas, pelayanan dan semua proses yang ada di perusahaan tersebut. Dengan menggunakan EQuantum Spa maka perusahaan akan dapat melihat dan memantau bahwa setiap prosesnya menjadi lebih optimal, setiap proses harus mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan dimana setiap hasilnya langsung terdata secara otomatis dan terhubung ke proses lainnya. Semua pencatatan di proses juga akan terjurnal otomatis sehingga kita bisa menganalisa biaya oeprasional, bahan logistik, pelayanan dan biaya lainnya sehingga diketahui total biaya produksi secara akurat. Termasuk juga dengan pendapatan yang di dapat oleh perusahaan. EQuantum Spa memiliki beberapa modul yang mencakup keseluruhan operasional dan proses di perusahaan, diantaranya adalah : Modul PEMBELIAN Mengakomodir semua proses pembelian baik itu barang kebutuhan operasional, kebutuhan barang yang dijual berdasarkan permintaan pembelian. Di modul ini kita akan juga bisa memantau kinerja Supplier mulai dari proses Permintaan Pembelian, Pembelian ke Supplier, dan Penerimaan Barang. Juga terdata hutang (A/P) dan pembayarannya. Modul LOGISTIK Mengakomodir keperluan yang berhubungan dengan barang-barang kebutuhan operasional, barang yang dijual, jasa dan paket pelayanan. Untuk modul ini semua transasksi perpindahan dan pengeluaran barang akan tercatat secara detail mulai dari permintaan, pemakaian maupun stok opname untuk semua barang tersebut. Modul SPA Mengakomodir kebutuhan untuk pencatatan data pelanggan baik personal maupun perusahaan, kebutuhan dan ketersediaan kamar dan juga termasuk agen dimana ada kerjasama/kontrak. Selain untuk semua transaksi yang ada juga terakomodir disini, mulai dari reservasi, chek in, pemakaian barang ataupun jasa pelayanan secara mendetail. Semua transaksi penjualan/penggunaan yang ada langsung di bayarkan di menu kasir yang ada di modul ini Modul FINANCE & ACCOUNTING Mengakomodir semua transaksional hasil dari proses semua bagian yang berhubungan dengan pencatatan secara akunting sehingga bisa langsung masuk kedalam Buku Besar, Neraca dan Laporan Keuangan. Selain itu fitur Asset Management juga sudah disiapkan sehingga perusahaan bisa memantau asset yang ada dengan lebih pasti baik secara nilai maupun kondisinya. Transaksi yang berhubungan dengan pendapatan dan pengeluaran uang baik secara kas maupun bank terdapat di bagian finance Page 4
Apa Kelebihan Fitur di EQuantum Spa? Setiap aplikasi atau software memang memiliki kharakteristik sendiri yang menjadi andalan. Tetapi EQuantum Spa kami memiliki fitur yang bukan hanya dari sisi aplikasi saja tetapi memang kami mendesign aplikasi yang terintegrasi ini berdasarkan best practice dari setiap proses yang berjalan diperusahaan. Kami memberikan solusi untuk peningkatan operasional di perusahaan, dengan tahapan yang kami berikan sebelum dan setelah implementasi seperti : - Assessment - Design Business Process - Propose Business Proses - Setup Application - User Assessment Test (UAT) - User Training - Go Live Implementation - Monitoring Sedangkan untuk aplikasi software EQuantum Spa yang sudah kami siapkan adalah : 1. Modul yang lengkap dan mencakup semua bagian di perusahaan 2. Proses yang detail di setiap bagiannya 3. Mengakomodir Budgeting & Multi Currency 4. Mengakomodir Asset Mangement 5. Mengakomodir Room Maintenance 6. Mengakomodir Perjanjian/kontrak dengan pihak agen 7. Mengakomodir Employee Management 8. Laporan detail per proses dan per bagian Kami memang menyiapkan aplikasi EQuantum Spa untuk para perusahaan sehingga dengan harga yang sesuai bisa mendapatkan hasil yang jauh lebih baik untuk peningkatan kinerja perusahaan. Page 5
Equantum Centre Ruko Golden Madrid II Blok D.18, Jl. Letjen. Sutopo, BSD- Serpong web site : Email : sales@e-quantumcentre.com www.facebook.com/e-quantum.centre 298B406A Page 6