BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profile Perusahaan PT Sartonet Filtrasi Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi alat-alat bioteknologi Analyzer, Biochemistry, Filter, dan Laboratory Equipment di hampir seluruh kota di Pulau Jawa dan juga menjangkau daerah Sumatra. Perusahaan ini merupakan perusahaan berskala sedang yang sukses dengan dukungan dari kurang lebih 130 karyawannya. Sejak didirikan pada tahun 1999 hingga kini Perusahaan ini telah berkembang dengan pesat, walaupun ditengah persaingan bisnis distribusi alat-alat kesehatan yang semakin lama semakin ketat namun perusahaan ini tetap bisa bertahan. Dalam menjalankan usahanya PT Sartonet Filtrasi Indonesia lebih menekankan pada pelayanan untuk kepentingan masyarakat banyak, sesuai dengan visi dan misi yang dimiliki yaitu ingin menjadi perusahaan penyedia peralatan bioteknologi dengan jaringan distribusi terluas yang mengutamakan kualitas dan pelayanan kepada pelanggan. Dalam rangka mewujudkan visi dan misi perusahaan, PT Sartonet Filtrasi Indonesia berusaha agar dapat menjangkau pasar sampai ke kota-kota kecil di Indonesia dengan mendirikan cabang yang terletak di Bandung dan Malang. Hal ini bertujuan untuk dapat memeratakan pendistribusian alat-alat laboratorium kesehatan tersebut sampai kepelosok sehingga kebutuhan masyarakat di kota terpencil pun dapat terpenuhi. Sikap professionalisme yang ditumbuh-kembangkan oleh pemilik, membuahkan hasil berupa meningkatnya kepercayaan Principal dari luar negeri. Hingga saat ini PT. Sartonet Filtrasi Indonesia dipercaya menjadi agen resmi dan satu-satunya yang ada di Indonesia untuk semua produk alat bioteknologi dari perusahaan sartorius stedim biotech yang berpusat di Jerman, alat bioteknologi dari perusahaan Ntc, dan masih banyak lagi perusahaan luar yang menjadi partner bisnis PT SFI. 37
38 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi Perusahaan penyedia peralatan bioteknologi dengan Jaringan Distribusi Terluas yang Mengutamakan Kualitas dan Pelayanan kepada Pelanggan. 3.1.2.2 Misi Perusahaan 1. Memperluas Jaringan Distribusi di Seluruh Indonesia 2. Menyediakan dan menyalurkan alat-alat kesehatan yang merupakan produk terbaik dari segi standar keamanan dan kualitas 3. Memberikan Pelayanan Terbaik kepada konsumen dengan didukung Tenaga Kerja yang Terlatih dan Handal 4. Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan dan Kepuasan pelanggan 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan, Tanggung Jawab dan Wewenang 3.1.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT Sartonet Filtrasi Indonesia
39 3.1.3.2 Tanggung Jawab dan Wewenang Penyusunan struktur organisasi perusahaan didasarkan kepada fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan PT. Sartonet Filtrasi Indonesia. Dalam struktur organisasi seorang Direktur Utama membawahi 5 General Manager. Fungsi dan tanggung jawab berdasarkan jabatan yang tertera dalam bagan struktur organisasi PT Sartonet Filtrasi Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab Direktur: Menentukan tujuan dan strategi untuk mengembangkan perusahaan. Mengambil keputusan strategis dalam pengembangan perusahaan. Membuat target yang harus dicapai secara periodic 2. General Manager Bertugas dan bertanggungjawab atas kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi kegiatan perusahaan. Memonitor dan meminta pertanggung jawaban manager yang dipimpinnya 3. Manajer Gudang Bertanggung jawab dalam pengendalian stok barang. Melakukan stock opname, membuat dan menandatangani laporan stock opname persediaan fisik di gudang Bertanggung jawab atas jumlah persediaan fisik yang ada di gudang. Mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan bagian gudang. 4. Bagian Pengawasan Bertugas menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang dari gudang. Melaksanakan dan mengawasi aktivitas operasional dan administrasi gudang. Bertanggung jawab atas kegiatan dalam gudang.
40 5. Ekspedisi Mengirim barang-barang yang dipesan oleh pelanggan sesuai dengan tempat dan waktu yang telah ditentukan. Melakukan konfirrnasi ke bagian pengawasan gudang apabila telah selesai melakukan pengiriman. 6. Manajer Penjualan Bertugas dan bertanggung jawab terhadap bidang-bidang penjualan yang ada di perusahaan Merencanakan dan membuat strategi dan target penjualan. Mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan penjualan agar tujuan dan target penjualan tercapai. 7. Bagian Penjualan Menerima pesanan pembelian dari salesman yang berisi pesanan pelanggan Membina dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan Meningkatkan penjualan agar mencapai target Menjalankan administrasi penjualan dengan baik 8. Salesman Mendatangi pelanggan untuk memberikan brosur dan menawarkan produk Mengenalkan produk kepada pelanggan dengan membawa sample produk Mencatat pesanan pelanggan di purchase pesanan Meningkatkan penjualan agar mencapai target Menjaga hubungan baik dengan pelanggan 9. Manajer HRD Tugas dan tanggung jawab Manajer HRD: Merencanakan, mengkoordinir, dan mengawasi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian serta bertanggungjawab atas hasil-hasil pelaksanaannya.
41 Merencanakan dan melaksanakan program seleksi tenaga kerja, mutasi, program penelitian ketrampilan karyawan dan pemberhentian karyawan. Bertanggung jawab atas perekrutan dan pemutusan hubungan kerja pegawai perusahaan Mengkoordinasi evaluasi dalam pencatatan data pribadi setiap pegawai Melakukan otorisasi atas pengajuan-pengajuan yang diajukan oleh karyawan Mengevaluasi perhitungan gaji seluruh pegawai Membuat peraturan mengenai kepegawaian 10. Bagian HRD Melakukan Proses Recruitment (posting iklanlowongan kerja) dan administrasi seleksi (interview). Administrasi Karyawan Baru termonitor dengan baik. Membuat Memo intern (Pengumuman yang berhubungan dengan libur, tata tertib, kegiatan kantor), membuat Surat Pengantar Pembukaan Rekening untuk Karyawan dan surat referensi kerja karyawan, dan surat peringatan serta melakukan conselling terhadap karyawan yang bermasalah. Memantau data absensi seluruh Karyawan. Menghitung dan memproses uang makan, UMT, dan uang lembur setiap bulannya. Menghitung dan mengecek, memantau jumlah cuti dari masing2 karyawan setiap bulannya. Memantau dan mengurusi proses perpanjangan dokumen legal perusahaan. Menghitung gaji dan tunjangan-tunjangan,bonus dan hal-hal yang terkait dengan perhitungan gaji karyawan Mencetak slip gaji 11. Manajer Keuangan dan Akuntansi Memonitor penagihan piutang,kegiatan keuangan,dan akuntansi
42 Mengatur pengendalian dana secara keseluruhan Bertanggung jawab atas semua pengeluaran dan penerimaan keuangan yang terjadi Bertanggung jawab menyajikan laporan keuangan perusahaan Memberikan daftar gaji dan menerima tanda terima gaji 12. Bagian Keuangan Bertugas dan bertanggung jawab menyimpan dan membayarkan uang kas Memeriksa bukti-bukti tagihan ke luar dan dalam Menyetor dan mengambil uang ke Bank Membuat cash flow perusahaan Membuat rekonsiliasi Bank tiap bulan 13. Bagian Akuntansi Mengadakan pencatatan dan pembukuan transaksi-transaksi yang terjadi Mengarsipkan tiap-tiap bukti transaksi yang terjadi Membuat laporan keuangan perusahaan 14. Bagian Penagihan Bertanggung jawab dalam kegiatan penagihan Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan pada saat penagihan kepada pelanggan Menyetorkan hasil tagihan kepada bagian keuangan Mencatat piutang-piutang yang sudah ditagih ke dalam buku penerimaan kas 15. Manajer Pembelian Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian Mengotorisasi surat pemesanan ke pemasok Memonitor pengiriman barang dari pemasok Bertanggung jawab terhadap kelancaran stok barang 16. Bagian Pembelian Membuat surat pemesanan pembelian berdasarkan permintaan dari bagian gudang
43 Meneliti barang yang dikirim pemasok untuk menjamin kesesuaiannya dengan surat pemesanan. 3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian PT Sartonet Filtrasi Indonesia PT Sartonet Filtrasi Indonesia mempunyai beberapa aturan,tata tertib,dan kebijakan yang sedang berjalan di perusahaan dan harus dipatuhi oleh seluruh karyawan yang ada di PT SFI. Jika tidak mematuhi peraturan,tata tertib,dan kebijakan sesuai dengan SOP maka perusahaan akan memberikan sanksi yang sesuai dengan pelanggaran yang telah dilanggar. 3.2.1.1 Tata Tertib Perusahaan a. Setiap karyawan/ti wajib absensi pada saat masuk. b. Untuk yang bertugas langsung ke lapangan, harus mendapat izin dari atasan yang terkait c. Karyawan/ti yang bertugas di kantor tidak diperkenankan meninggalkan kantor, tanpa seizin atasannya d. Setiap karyawan/ti wajib mengetahui tugas-tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan dan melaksanakannya dengan sebaik-baiknya e. Setiap karyawan/ti wajib mentaati peraturan, ketentuan dan atau prosedur yang berlaku di perusahaan f. Setiap karyawan/ti mematuhi dan melaksanakan instruksi-instruksi dan petunjuk-petunjuk dari pimpinan perusahaan maupun dari atasannya masing-masing g. Setiap karyawan/ti wajib menjaga rahasia perusahaan h. Setiap karyawan/ti dilarang melakukan tindakan-tindakan yang diduga atau diketahui dapat membahayakan keamanan dan keselamatan kerja i. Setiap karyawan/ti wajib memeriksa dan menjaga dengan baik semua inventaris kantor untuk menjaga kelancaran bekerja
44 j. Setiap karyawan/ti harus memelihara suasana kekeluargaan dan tidak boleh membuat kekacauan atau yang berdampak negatif kepada kelancaran kerja k. Setiap karyawan/ti wajib melaporkan perubahan data yang menyangkut dirinya l. Dilarang memperjual belikan/memperdagangkan barang atau jasa berupa apapun yang terdapat dikantor tanpa seizin tertulis dari Direktur m. Dilarang membawa senjata tajam/api ke dalam lingkungan kerja n. Dilarang merokok,berjudi,minum-minuman keras,berkelahi,melakukan penggelapan atau korupsi,melakukan perbuatan asusila,dan perbuatan tindak pidana lainnya. 3.2.1.2 Sanksi-sanksi yang Berlaku a. Peringatan Lisan Setiap karyawan yang melakukan pelanggan ringan pada awalnya diberikan peringatan lisan oleh atasanya langsung. Peringatan lisan tersebut berupa nasehat, teguran atau bimbingan agar karyawan tersebut tidak melakukan pelanggaran lagi. b. Peringatan tertulis Dikenakan kepada karyawan/ti yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja atau peraturan/ketentuan yang berlaku masing-masing terdiri dari SP 1,SP 2,SP 3 dimana masa berlaku surat peringatan ini selama 3 bulan terhitung sejak tanggal diberlakukan. Pemberian SP tidak harus mengikuti urutan, semua dikenakan tergantung dari jenis,frekuensi, dan bobot pelanggaran yang dilanggar. Surat peringatan 1 (SP1) Yaitu surat peringatan pertama yang diberikan kepada setiap karyawan yang melakukan pelanggaran yang ringan dalam proses kerja. Biasanya SP1 diberikan kepada karyawan yang tidak disiplin,yang memberikan sp1 adalah bagian HRD. Surat Peringatan 2(SP2)
45 Yaitu surat peringatan kedua yang diberikan kepada karyawan yang mengulang kesalahan yang sama setelah diberikan SP1 akibat ketidakdisiplinan dari karyawan tersebut, namun SP2 juga diberikan jika karyawan yang pernah mendapat SP1 lalu melakukan pelanggaran yang lebih fatal lagi sehingga langsung diberikan SP2. Surat peringatan 3(SP3) Yaitu surat peringatan ketiga yang diberikan kepada karyawan yang terus mengulang kesalahan yang sama setelah diberikan SP1 dan SP2. SP3 juga diberikan kepada karyawan yang melakukan kesalahan fatal seperti terjadinya pertengkaran secara besar, jika karyawan mendapat SP3 maka hukumannya karyawan tersebut akan dirumahkan. Jika masa karyawan dirumahkan 1minggu. Surat pemecatan Surat pemecatan adalah surat pemberhentian hubungan kerja yang diberikan oleh manajemen perusahaan kepada karyawannya yang bertindak merugikan perusahaan secara fatal. c. Sanksi Administrasi Adalah sanksi yang diberikan kepada karyawan/ti yang melakukan pelanggaran, dengan cara melepaskan jabatannya atau pangkatnya akibat pelanggaran yang dibuatnya. d. Ganti rugi Sanksi ini diberikan kepada pegawai yang melakukan kerusakan atau kehilangan terhadap barang kantor dan diberikan hukuman dengan harus mengganti rugi barang yang dirusak atau hilang.
46 3.2.1.3 Cuti atau Izin Meninggalkan Pekerjaan a. Cuti Tahunan Cuti ini diberikan kepada karyawan/ti dengan ketentuan sebagai berikut : Karyawan/ti telah bekerja selama 12 bulan terus menerus sampai 5 tahun, berhak memperoleh cuti selama 12 hari sesuai peraturan pemerintah No. 21 tahun 1954 dengan tidak mengurangi haknya menerima upah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Untuk masa kerja 6 sampai 10 tahun cuti tahunan diberikan selama 14 hari. Hari raya/libur nasional Permohonan cuti diajukan paling lambat 1 minggu sebelum cuti, dengan mengisi form permohonan cuti. b. Cuti Hamil atau keguguran Cuti ini diberikan kepada karyawan/ti dengan ketentuan sebagai berikut : Kepada karyawan wanita yang hamil dan akan menjalankan proses persalinan diberikan hak cuti hamil 1 ½ bulan sebelum dan 1 ½ bulan sesudah persalinan. Kepada karyawan wanita yang mengalami keguguran kandungan, maka kepada yang bersangkutan diberikan hak cuti 1 ½ bulan setelah keguguran kandungan. Pemberian cuti hamil dibatasi sampai 2 kali melahirkan selama bekerja di PT SFI. Jika melebihi batas ini maka karyawan yang bersangkutan dikenakan ketentuan ijin meninggalkan pekerjaan tanpa mendapat gaji. Bagi karyawan wanita yang masa kerjanya kurang dari 1 tahun tidak berhak untuk cuti hamil atau keguguran, sehingga dalam hal ini perusahaan tidak memberikan gaji kepada yang bersangkutan apabila yang bersangkutan memutuskan untuk tetap ambil cuti sebelum maupun setelah masa persalinan. c. Ijin sakit karena haid Pekerja wanita yang dalam masa haid merasakan sakit
47 menurut keterangan dokter, tidak wajib bekerja dengan mendapat upah penuh pada hari pertama dan kedua masa haidnya, dan wajib memberitahukan kepada atasan langsungnya. d. Ijin sakit Dalam keadaan sakit, pekerja tidak diwajibkan masuk bekerja. Yang dimaksud dengan sakit adalah keadaan sakit menurut keterangan dokter. Bila sakit sehari atau lebih, pekerja wajib memberitahu kepada atasan langsung secara lisan pada hari bersangkutan, dan wajib membawa surat keterangan dokter pada hari pertama masuk kerja kembali. Apabila pekerja sakit tanpa surat dokter akan dikompensasikan kepada ijin untuk keperluan pribadi. e. Ijin meninggalkan pekerjaan Perusahaan memberikan ijin keoada karyawan/ti untuk meninggalkan pekerjaan tanpa mengurangi hak nya menerima gaji apabila : Karyawan akan melangsungkan pernikahan : 2 hari Karyawan akan menikahkan anak kandungnya : 2 hari Isteri karyawan akan melahirkan : 1 hari Khitanan/pembaptisan anak karyawan : 1 hari Keluarga meninggal dunia : 2 hari 3.2.2 Kebijakan Penggajian yang Diterapkan pada PT SFI 1. Gaji Pokok Gaji pokok dibayarkan setiap akhir bulan kepada karyawan atas kinerjanya untuk perusahaan selama 1 bulan bekerja. Semakin tinggi jabatannya maka semakin besar gaji pokok yang akan diterima. 2. Bantuan Uang Makan dan Uang Transportasi (UMT) Penggantian uang makan dan transportasi diberikan sebesar Rp. 35.000,- (tiga puluh lima ribu rupiah) per hari. Bantuan UMT ini hanya akan diberikan jika
48 karyawan masuk kerja dan hadir tepat waktu. Jadi jika karyawan tidak masuk kerja ataupun terlambat maka tidak berhak mendapatkan bantuan UMT ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayaran UMT dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya. 3. Uang Lembur Uang lembur diterima karyawan apabila melakukan kerja lembur sesuai dengan Surat Perintah Lembur dari atasan. Ketentuan lembur pada PT SFI hanya dilakukan pada hari kerja saja. Penentuan dan perhitungan uang lembur yang ditetapkan di perusahaan ini belum mengikuti aturan Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia sesuai dengan No 102/MEN/VI/2004. Adapun yang terhitung jam lembur adalah: Senin Jumat diatas jam 17.30 Sabtu Minggu Tabel 3.1 Perhitungan uang lembur Jam lembur Upah per jam Upah jam selanjutnya Perhitungan 1,5 x 1/173 x upah sebulan 2x 1/173 x upah sebulan 4. Tunjangan-tunjangan a. Tunjangan hari raya keagamaan Tunjangan hari raya keagamaan diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal 1 tahun, besarnya tunjangan adalah 1 bulan gaji pokok. Sedangkan bagi karyawan yang bekerja kurang dari 12 bulan akan diberikan sesuai dengan kebijakan perusahaan. b. Tunjangan kesehatan Tunjangan kesehatan berupa penggantian biaya pengobatan,persalinan,obat-obatan,laboratorium(rontgen). Besar biaya penggantian pengobatan tergantung pada level pekerja,penggantian semua
49 biaya pengobatan maksimal 1 bulan gaji dalam setahun. Penggantian biaya pengobatan ini hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa: Kwitansi biaya berobat ke dokter Kwitansi pembelian obat dari apotek dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan. - Perawatan yang tidak menjadi tanggungan perusahaan adalah: Pengobatan alternatif General check up yang tidak melalui persetujuan perusahaan Telah diganti oleh instansi lain, kecuali ada persetujuan dari perusahaan Tidak disertai dengan kwitansi atau copy resep dalam setiap pengobatan Pengobatan karena narkotika atau pemakaian obat-obatan terlarang lainnya. Konsultasi dan perawatan ke psikolog Perawatan kecantikan Pembelian obat yang tidak dilakukan di apotek Vitamin,suplemen,dan alat kontrasepsi tidak masuk penggantian biaya obat c. Tunjangan duka cita Diberikan kepada karyawan/ti yang meninggal dunia, isteri/suami sah,anak kandung. Tunjangan duka cita diberikan sebesar 1 bulan gaji dan diberikan secara langsung. d. Tunjangan Jamsostek. Perusahaan memberikan tunjangan jamsostek kepada setiap karyawannya sebesar 3,7% sehingga jamsostek yang ditanggung oleh karyawan sebesar 2%. Karyawan yang mendapatkan tunjangan jamsostek ini adalah karyawan yang telah menjadi karyawan tetap. Jaminan jamsostek yang digunakan adalah Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Hari Tua dan Jaminan Kematian. Jamsostek yang dibebankan kepada karyawan sebesar 2% dan sisanya akan ditanggung oleh Perusahaan. 5. Potongan-potongan a. Pajak penghasilan 21
50 Penghitungan dan pembayaran pajak ini menggunakan metode PPh 21 yang akan langsung dibebankan kepada karyawan dan langsung dipotong pada penerimaan gaji bulanan. b. Pinjaman Karyawan yang telah bekerja selama 1 tahun dapat mengajukan pinjaman, dimana besarnya pinjaman tidak boleh melebihi dari 3 bulan gaji termasuk pinjaman yang lalu. Pembayarannya dipotong dari gaji bulanan dengan jumlah sebesar pinjaman dibagi dengan jumlah cicilan yang akan dilakukan. 3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan pada PT SFI Berikut ini merupakan proses penggajian yang sedang berjalan di PT Sartonet Filtrasi Indonesia, yang terdiri dari : 3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan di PT Sartonet Filtrasi Indonesia adalah dengan menggunakan mesin absensi time clock. Karyawan diharuskan melakukan absen dua kali, yaitu pada saat jam masuk dan jam keluar dengan cara mengambil kartu absen masing-masing dan dimasukkan ke dalam mesin time clock. Mesin akan mencetak waktu di kartu absen sesuai dengan jam mesin. Pengawasan absensi karyawan ini diawasi oleh staff HRD. Setiap hari staff HRD akan membuat rekap absensi secara manual dan kemudian memindahkan ke Ms.Excel. Hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah kehadiran setiap karyawan,mengetahui jumlah keterlambatan atau waktu jam pulang karyawan yang lebih awal dari seharusnya, dan untuk perhitungan lembur karyawan. Prosedur pencatatan waktu ini juga digunakan untuk memberikan sanksi bagi karyawan yang melanggar peraturan terkait dengan pencatatan waktu, serta digunakan untuk alat pertimbangan dalam memberikan UMT (uang makan dan transport) yang akan dibayarkan setiap bulannya, jika karyawan datang terlambat atau tidak masuk maka karyawan tidak berhak atas UMT di hari tersebut.
51 Bagian yang terkait dalam proses pencatatan waktu hadir karyawan ini adalah HRD,dan seluruh karyawan. Dokumen yang digunakan yaitu kartu absensi. Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan digambarkan dalam gambar 3.2. 3.2.3.2 Prosedur Kerja Lembur Kegiatan lembur dilakukan bila ada pekerjaan penting yang belum selesai, harus diselesaikan secepatnya dan mendapat perintah dari atasan. Prosedur lembur saat ini hanya dilakukan secara lisan saja, tidak ada form atau surat persetujuan lembur yang diotorisasi oleh bagian HRD. Jadi, prosedur lembur hanya penyampaian lisan tentang hasil kerja lembur karyawan kepada atasannya saja. Sedangkan di bagian HRD mengetahui adanya lembur dari prosedur pencatatan waktu kerja lembur setiap karyawan yang pengendaliannya hanya dilakukan melalui pengecekan kartu jam hadir saja. Dalam pelaksanaannya lembur dibagi menjadi tiga jenis yang terdiri dari lembur hari biasa (lembur yang dilakukan setelah jam kerja pada hari kerja biasa dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 17:00), lembur hari libur sabtu dan minggu (lembur yang dilakukan pada hari libur sabtu dan minggu dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 08:00 hingga pukul 16:00), dan lembur hari libur nasional (lembur yang dilakukan pada hari libur nasional sesuai dengan ketentuan pemerintah dengan ketentuan lembur dimulai pada pukul 08:00 hingga pukul 16:00). Bagian yang terkait yaitu HRD,atasan,serta karyawan yang diperintahkan untuk lembur. Dokumen yang diperlukan yaitu kartu absensi. Prosedur lembur digambarkan dalam gambar 3.3. 3.2.3.3 Prosedur cuti atau ijin Setiap karyawan yang ingin mengambil cuti ataupun ijin harus mengisi form cuti 2 minggu sebelum cuti. Setelah mengisi form cuti, karyawan memberikan form tersebut kepada atasan untuk meminta persetujuan serta tanda tangan atasan sebagai otorisasi. Atasan akan mempertimbangkan keputusan cuti karyawan dengan melihat alasan cuti dan sisa cuti karyawan yang ada di form permohonan cuti. Setelah
52 ditandatangani, karyawan mengembalikan form cuti tersebut ke bagian HRD untuk tanda tangan HRD Manager sebagai otorisasi. HRD Manager memeriksa kembali form permohonan cuti karyawan sebelum memberikan tanda tangan persetujuan cuti. Formulir yang telah diotorisasi kemudian diserahkan kepada staff HRD untuk dijadikan dasar membuat rekap absensi. Prosedur permohonan ijin baik terencana maupun mendadak yaitu karyawan mengajukan permohonan ijin ke atasan, kemudian atasan akan memberikan keputusan dengan mempertimbangkan alasan ijin karyawan, jika atasan menyetujui ijin maka proses berlanjut ke HRD Manager akan mempertimbangkan alasan ijin yang diajukan dan memberikan otorisasi. Formulir yang telah diotorisasi kemudian diserahkan kepada staff HRD untuk dijadikan dasar membuat rekap absensi.. Bagian yang terkait di prosedur ini adalah atasan karyawan, HRD, dan karyawan yang mengajukan cuti atau ijin. Dokumen yang digunakan adalah form cuti atau ijin yang disetujui. Prosedur cuti atau izin digambarkan dalam gambar 3.4. 3.2.3.4 Prosedur Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan Karyawan menyerahkan langsung kwitansi dan persyaratan pengajuan klaim kepada HRD, kemudian bagian HRD akan membuat laporan klaim tunjangan dan diserahkan kepada HRD Manager bersamaan dengan rekap absensi. Tunjangan yang diklaim akan dicocokan dengan jumlah tunjangan yang diperbolehkan dan diotorisasi oleh HRD Manager. HRD akan memasukkan jumlah tunjangan sesuai dengan jumlah penggantian yang sudah ditentukan pihak perusahaan ke perhitungan pembayaran gaji karyawan. Bagian yang terkait di prosedur ini adalah HRD, dan unit terkait(karyawan). Dokumen yang diperlukan dalam proses klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan di sistem berjalan ini tidak ada, karena prosedur klaim saat ini hanya berdasarkan syarat-syarat klaim yang telah ditentukan perusahaan. Prosedur klaim tunjangan pengobatan digambarkan dalam gambar 3.5.
53 3.2.3.5 Prosedur Pinjaman Karyawan tetap yang ingin melakukan peminjaman uang kepada perusahaan dapat membuat surat permohonan pinjaman beserta alasannya yang ditujukan kepada HRD Manager. Setelah diproses dan disetujui maka HRD Manager akan membuat laporan peminjaman yang berisi tanda tangan karyawan yang bersangkutan. Berdasarkan laporan tersebut, HR&GA staff akan melakukan pemotongan gaji bulanan dari karyawan tersebut. Jumlah yang dipotong setiap bulannya tergantung dari jumlah cicilan yang telah disepakati pada saat mengajukan pinjaman dengan catatan pelunasan cicilan maksimal dilakukan 3 (tiga) kali.. Prosedur pinjaman digambarkan dalam gambar 3.6. 3.2.3.6 Prosedur Penggajian Perhitungan gaji dilakukan setiap akhir bulan. Dengan mengumpulkan data kehadiran seluruh Karyawan yang sudah berupa rekapan per hari, yang sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data penggajian. Staff HRD memproses penggajian orang per orang, serta menghitung atau mengoreksi pajak baik yang gajinya ada kenaikan, atau yang ada perubahan status keluarga (tambah anak atau dari tidak kawin menjadi kawin dan lain-lain). Staff HRD setelah merevisi perhitungan pajak gaji, membuat daftar gaji seluruh karyawan untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan Manajer HRD. Manajer Finance&Accounting menerima daftar gaji seluruh karyawan dari Departemen HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh baik perhitungan gaji take home pay-nya masing-masing karyawan maupun perhitungan pajak gajinya. Apabila Departemen Finance&Accounting menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik, harus segera mengembalikannya ke Departemen HRD. Apabila Departemen Keuangan hasil evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada daftar gaji tersebut, maka Manajer Finance&Accounting akan menandatangani dan dibuatkan cek sebesar jumlah gaji seluruh karyawan. Selanjutnya, staff Finance menyerahkan daftar gaji dan cek ke Bank. Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan cek transfer ke rekening pribadi masing-masing karyawan pada tanggal yang telah
54 ditentukan. Staff HRD membuat slip gaji karyawan. Bank memberikan bukti transfer ke staff Finance, staff Finance menyimpan daftar gaji untuk arsip perusahaan dan memberikan bukti transfer ke staff Accounting untuk dibuatkan pencatatan jurnal pengeluaran kas. Prosedur gaji digambarkan dalam gambar 3.7. 3.2.3.7 Activity diagram sistem yang sedang berjalan di PT SFI 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan act Activity Diagram Pencatatan waktu hadir karyawan Karyaw an Staff HRD Membuat Rekap Absensi Melakukan Absensi Kartu Absensi Gambar 3.2. Activity Diagram Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan
55 2. Prosedur Pengajuan Lembur act Activ ity Diagram Proses lembur Manajer Bagian Karyaw an Staff HRD Memberikan perintah lembur Menyelesaikan pekerjaan lembur Memberikan informasi lembur ke HRD Memberikan laporan pekerjaan Menerima informasi lembur Memeriksa absensi lembur karyawan Kartu absensi Menghitung uang lembur Gambar 3.3. Activity Diagram Prosedur Pengajuan Lembur
56 3. Prosedur Pengajuan Cuti atau Izin act Activ ity diagram proses pengaj uan cuti atau izin Karyawan Manajer Bagian Manajer HRD Mengisi Form Pengaj uan Cuti atau izin Form Pengaj uan Cuti atau Izin Mengajukan Form Pengajuan Cuti atau Izin Memeriksa Detail Form Pengajuan Cuti atau Izin Memberikan Status Pengajuan Cuti atau Izin Menerima Konfirmasi Penolakan [Ditolak] [Diterima] Menerima Form Pengajuan Cuti atau Izin dibatalkan Mengotorisasi Form Pengajuan Cuti atau Izin Mengambil Cuti atau Izin Mengotorisasi Form Pengajuan Cuti atau Izin Menyimpan Form Pengajuan Cuti atau Izin Gambar 3.4. Activity Diagram Prosedur Pengajuan Cuti atau Izin
57 4. Prosedur Pengajuan Klaim Pengobatan act Activity Diagram Proses pengajuan klaim Karyaw an Manajer HRD Mengisi Form Pengajuan Klaim Pengobatan Form Pengajuan Klaim Pengobatan Mengajukan Form Pengajuan Klaim Pengobatan Memeriksa Detail Klaim Menentukan Status Klaim Menerima Konfirmasi Penolakan Klaim [Ditolak] [Diterima] Mengotorisasi Form Pengajuan Klaim Pengobatan Menambahkan Jumlah Klaim yang Disetujui ke Perhitungan Gaji Menyimpan Form Pengajuan Klaim Pengobatan Gambar 3.5. Activity Diagram Prosedur Pengajuan Klaim Pengobatan
58 5. Prosedur Pengajuan Pinjaman act Activity Diagram Proses Pengajuan Pinjaman Karyawan Manaj er HRD staff Finance staff Accounting Mengisi Form Pengaj uan Pinj aman Form Pengajuan Pinjaman Mengaj ukan Form Pengajuan Pinj aman Memeriksa Detail Pengaj uan Pinjaman Memberikan Konfirmasi Status Pinjaman Menerima Konfirmasi Penolakan Pinj aman [Ditolak] [Diterima] Mengotorisasi pengaj uan pinjaman Menerima form pinjaman Menerima Dana Pinjaman dan Bukti Pinj aman Mencatat pinjaman Gambar 3.6. Activity Diagram Prosedur Pengajuan Pinjaman
59 6. Activity Diagram Prosedur Perhitungan Gaji dan Pembayaran Gaji Karyawan act Activ ity diagram prosedur penggaj ian Staff HRD Manaj er HRD Manajer Finance&Accounting Staff Finance Bank staff Accounting Karyawan Menyiapkan rekap absensi dan dokumen perhitungan gaj i lainnya Kartu absensi,rekap absensi,laporan pinjaman Menghitung gaj i Melakukan otorisasi daftar Daftar Gaji gaj i Daftar Gaji Memeriksa daftar gaj i Memperbaiki perhitungan atau data gaj i yang salah [Salah] Mengotorisasi daftar gaj i Memberi daftar gaj i yang telah diotorisasi dan cek gaj i Melakukan transfer gaj i untuk karyawan Menerima cek dan daftar gaj i Menerima bukti transfer Memberikan bukti transfer dari Bank Membayar jamsostek Memberikan bukti permbayaran Membuat slip gaj i Membayar paj ak Memberi bukti pembayarran paj ak Memberikan semua bukti pembayaran ke accounting Mencatat j urnal Slip Gaji Menerima slip gaj i Mendistribusikan slip gaj i ke karyawan Membuat laporan pembayaran pajak untuk ke kantor paj ak Gambar 3.7. Activity Diagram Prosedur Penggajian Karyawan
60 3.2.4 Kelemahan Sistem berjalan 1. Proses pencatatan waktu masih manual Masalah: Mesin absensi hanya bisa mencatat waktu kehadiran karyawan ke dalam kartu absensi, sehingga data karyawan yang mengambil cuti atau ijin tidak dapat secara otomatis tercatat ke dalam kartu absen. Karyawan yang mengambil cuti atau ijin harus mengajukan form permohonan cuti atau ijin ke manajer HRD. Pada akhir bulan HRD harus mengumpulkan form-form tersebut satu persatu untuk dapat menghitung keseluruhan jumlah kehadiran karyawan. Akibat: Perusahaan dapat dirugikan karena mengeluarkan uang untuk membayar UMT kepada pihak yang seharusnya tidak mendapatkan UMT tersebut. Dan pencatatan waktu yang ada saat ini hanya menyajikan informasi waktu kehadiran di kartu absensi setiap harinya, sehingga mempersulit dan memperlambat kinerja HRD dalam mengelola sistem absensi, karena HRD harus mengumpulkan semua form cuti atau ijin karyawan untuk mendapatkan jumlah kehadiran karyawan perbulannya. 2. Rendahnya pengendalian internal dalam proses lembur Masalah: Perusahaan tidak membuat formulir permohonan lembur karyawan, sehingga saat ini proses lembur hanya dilakukan secara lisan antara atasan dan karyawan. Dan HRD memperoleh informasi lembur berdasarkan pencatatan waktu di kartu absensi karyawan. Akibat: Sulit untuk mengontrol apakah karyawan tersebut melakukan lembur untuk menyelesaikan tugas yang diberikan atasan, serta kebenaran jumlah waktu lembur karyawan tersebut. Karena tidak adanya formulir lembur yang diotorisasi atasan dan HRD, sehingga karyawan dapat memanipulasi jam lemburnya yang seharusnya pekerjaannya dapat diselesaikan dengan cepat menjadi dilebih-lebihkan jam nya. Hal ini dapat membuat perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih banyak, jika setiap karyawan melakukan hal
61 tersebut maka perusahaan dapat mengalami kerugian. 3. Tidak adanya Formulir Klaim biaya pengobatan Masalah: Tidak ada formulir untuk klaim biaya pengobatan, karyawan yang mengajukan klaim langsung memberikan semua syarat klaim ke bagian HRD. Hal ini dapat mempersulit HRD ketika banyak klaim yang diajukan ke HRD, sedangkan informasi di kwitansi atau resep hanya ada informasi standar saja tidak ada keterangan departemen atau posisi karyawan. Akibat: HRD harus mencari data karyawan yang mengajukan klaim seperti departemen dan jabatannya serta jumlah maksimal klaim yang dapat diganti perusahaan. Sehingga membutuhkan waktu lama bagi HRD untuk memberikan konfirmasi persetujuan, karena harus memeriksa satu persatu informasi yang dibutuhkan tersebut. 4. Adanya masalah dalam perhitungan gaji beserta komponen-komponen gaji lainnya. Masalah: Perhitungan masih dilakukan secara manual sehingga dalam penginputan/pengabungan data yang masih manual tersebut terlihat kurang efektif dan efisien. Akibat: Hal ini memungkinkan adanya risiko kesalahan input/data yang akan berakibat perhitungan penggajian dan lembur oleh bagian finance juga mengalami kesalahan, sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan dalam pembayaran gaji ataupun kurang bayar yang dapat merugikan karyawan dan perusahaan, serta perhitungan gaji secara manual ini menghasilkan waktu yang lebih lama dalam perhitungan gaji sehingga pembayaran gaji karyawan terkadang telat dibayarkan. Hal ini disebabkan data yang saling berkaitan tidak terhubung sehingga update data tidak rnenyeluruh. 5. Tidak adanya standar penilaian kinerja Masalah:
62 Proses penilaian kinerja karyawan tidak dapat mengukur kualitas kinerja karyawan keseluruhan. Karena sistem penilaian kinerja yang sedang berjalan tidak memasukan data-data pekerjaan karyawan. Sistem penilaian kinerja hanya memasukkan data-data kehadiran karyawan selama satu bulan. Akibat: Perusahaan kesulitan dalam menentukan reward dan tidak dapat mengetahui perkembangan kinerja karyawan di perusahaan. 6. Sulit untuk melakukan update terhadap data-data terkait karyawan dan datadata lainnya yang mempengaruhi perhitungan penggajian. Permasalahan ini muncul, karena master karyawan dengan penggajian yang ada di HRD dengan finance tidak terintegrasi, karena disimpan dalam Ms Excel dan dalam bentuk yang tercetak. 3.2.5 Usulan Perbaikan 1. Membuat sistem absensi yang terkomputerisasi dengan memberikan datadata waktu kehadiran karyawan serta data-data cuti atau ijin karyawan, sehingga rekap absensi dan laporan absensi dapat dilakukan dengan cepat. 2. Dibuatnya sistem informasi terkomputerisasi yang terdapat form lembur yang diisi karyawan yang terhubung dengan bagian HRD,sehingga perhitungan lembur tersebut langsung masuk ke dalam perhitungan gaji karyawan yang melakukan lembur atas persetujuan bagian HRD. 3. Dibuatnya sistem informasi terkomputerisasi yang terdapat form klaim tunjangan yang dapat menampilkan data-data karyawan yang mengajukan klaim dan jumlah klaim yang ditanggung perusahaan. 4. Dibuatnya sistem penghitungan gaji karyawan yang terotomatisasi, sehingga tidak perlu lagi dilakukan perhitungan gaji secara manual dengan menghitung jumlah hari kerja dan jumlah jam lembur dari permohonan yang diberikan oleh karyawan. Sistem akan secara otomatis mengakses data gaji karyawan, absensi, lembur, permohonan meninggalkan pekerjaan,klaim, dan pinjaman untuk kalkulasi gaji bersih
63 karyawan. Penghitungan gaji ini secara otomatis ini juga sudah termasuk dalam penghitungan potongan tarif pajak PPh 21. Dengan adanya perhitungan gaji melalui sistem diharapkan dapat meminimalisasi kesalahan perhitungan gaji. 5. Dibuatnya sistem penilaian kinerja yang dapat menampilkan hasil kinerja karyawan. 6. Dibuatnya sistem yang terintegrasi dengan data karyawan dan penggajian, sehingga memudahkan bagian-bagian tertentu dalam melakukan update terhadap data-data tersebut dan memudahkan dalam membuat laporanlaporan serta informasi penggajian dengan hasil yang cepat dan lebih akurat.
64