BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya seharihari untuk menghasilkan informasi-informasi akuntansi serta informasi lainnya mengenai proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan lainnya. Dalam sistem informasi akuntansi siklus-siklus pengolahan transaksi salah satunya adalah siklus akuntansi pengeluaran, yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Salah satu bagian dari siklus pengeluaran adalah pembelian. Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan. Fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas penerapan mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai 1
dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah mengenai penentuan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif. Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana, namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan proses pemesanan barang. Transaksi pembelian melibatkan bagian-bagian gudang, pembelian, penerimaan, utang dagang, dan pengeluaran kas lainnya. Sistem aplikasi pembelian meliputi; prosedur permintaan pembelian, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pencatatan pembayaran. Semua prosedur harus dijalankan secara efektif dan efisien untuk melaksanakan suatu sistem akuntansi pembelian yang baik. Plaza Agro Gadjah Mada merupakan salah satu unit usaha PT Gama Multi Usaha Mandiri yang berkolaborasi dengan Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada yang diwujudkan dalam sebuah minimarket, tempat belanja produk segar dan alami hasil riset Universitas Gadjah Mada yang mempunyai nilai positif bagi universitas terutama dalam rangka pengembangan produk-produk dan olahan makanan maupun bahan baku. Plaza Agro Gadjah Mada juga merupakan tempat bagi mahasiswa yang ingin belajar berwirausaha melalui kerjasama penjualan produk serta menjadikan tempat ini sebagai showcase yang menarik bagi produk-produk agro kompleks dari fakultas, pusat studi, mahasiswa, dan para alumni Universitas Gadjah Mada. 2
Plaza Agro Gadjah Mada memiliki ± 217 pemasok tetap untuk pemesanan pembelian barang yang akan dijual kembali kepada pelanggan langsung. Plaza Agro Gadjah Mada sendiri belum memiliki sistem pengendalian internal yang baik. Masih terdapat beberapa masalah dalam perusahaan, misalnya tidak adanya pemisahan fungsi antara Divisi Penerimaan Barang dengan Divisi Gudang, tidak terdapat dokumen permintaan barang oleh Divisi Gudang, serta tidak adanya dokumen Surat Order Pembelian (SOP) tercetak yang dibuat oleh Divisi Pembelian. Divisi Pembelian melakukan order secara lisan kepada pemasok sesuai data yang terdapat pada Sistem Alhaas Software Development. Kemudian pemasok akan mencatat order pembelian tersebut sesuai dengan permintaan yang telah disebutkan oleh Divisi Pembelian. Tidak adanya Surat Order Pembelian (SOP) tercetak dalam proses pemesanan barang ini menimbulkan beberapa masalah di Plaza Agro Gadjah Mada pada saat barang pesanan sampai di gudang. Beberapa masalah yang sering terjadi, misalnya terjadinya kelebihan pada barang yang diantar, tidak sesuainya barang yang dipesan, dan jangka waktu yang terkadang tidak sesuai dengan perjanjian pesanan menjadi masalah tersendiri bagi Plaza Agro Gadjah Mada. Untuk meminimalisir masalah yang timbul di Plaza Agro Gadjah Mada, maka perusahaan harus menerapkan sistem pengendalian internal yang baik terkait pembelian barang dagang. Salah satunya dengan membuat Surat Order Pembelian (SOP) tercetak yang dikeluarkan oleh Divisi Pembelian pada saat proses pemesanan barang kepada pemasok. Surat Order Pembelian (SOP) 3
tercetak ini memiliki berbagai fungsi, yaitu antara lain; untuk menghindari kesalahan pengiriman barang dalam hal kualitas maupun kuantitas, untuk memastikan ketersediaan barang ready stock dari pemasok, untuk menghindari keterlambatan pasokan barang dari pemasok, untuk menghindari kekosongan barang yang mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan, dan untuk memastikan harga dan diskon dari pemasok sebelum barang dikirim. Penulisan tentang analisis sistem akuntansi pembelian, sebelumnya telah dilakukan oleh Aryani (2016). Hasil penulisan tersebut menyimpulkan bahwa sistem pembelian pada perusahaan belum terlaksana dengan baik. Hal ini dikarenakan perusahaan belum memiliki Surat Order Pembelian (SOP) saat melakukan pembelian pada pemasok. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengetahui dan mengevaluasi lebih dalam mengenai penerapan sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada yang sudah dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya atau belum. Oleh karena itu, penulis akan melakukan penulisan dengan judul Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis membuat rumusan masalah sebagai berikut: 4
1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada? 2. Apakah pengendalian internal dalam sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada sudah memadai? 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam penulisan ini berhubungan dengan implementasi sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada, antara lain: 1. hanya melakukan penulisan untuk transaksi pembelian barang secara kredit; 2. hanya melakukan penulisan fungsi-fungsi terkait, prosedur dalam melakukan pembelian, pencatatan dokumen, dan pengendalian internal terhadap sistem akuntansi pembelian di perusahaan; 3. tidak membahas mengenai retur pembelian dan retur penjualan; 4. tidak membahas mengenai pembayaran utang dagang. 1.4 Tujuan Penulisan 1. untuk mengevaluasi penerapan sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada berdasarkan praktik yang sehat pada sistem akuntansi pembelian; 2. untuk memberikan alternatif perancangan Sistem Pengendalian Internal (SPI) yang baik bagi perusahaan berdasarkan praktik yang sehat dalam sistem akuntansi pembelian; 5
3. untuk memberikan alternatif perancangan sistem pembelian kredit dalam bentuk flowchart. 1.5 Manfaat Penulisan Dari penulisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, antara lain: 1. Bagi Penulis a. sebagai syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya di Departemen Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada; b. untuk mengukur kemampuan penulis dalam menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh di bangku perkuliahan secara teoritis mengenai sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada; c. untuk memberikan koreksi terhadap sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada berdasarkan ilmu pengetahuan mengenai sistem akuntansi pembelian secara teoritis. 2. Bagi Perusahaan Sebagai saran bagi PT Gama Multi Usaha Mandiri khususnya unit Plaza Agro Gadjah Mada untuk dapat memperbaiki kualitas pada sistem akuntansi pembelian agar lebih baik lagi. 3. Bagi Universitas Sebagai bahan referensi di masa yang akan datang dan menjalin kerjasama antara universitas dengan perusahaan. 6
4. Bagi Pihak Lain a. untuk menambah pengetahuan tentang sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada; b. sebagai bahan referensi penulisan selanjutnya. 1.6 Sistematika Penulisan 1. BAB I : PENDAHULUAN Berisi mengenai latar belakang masalah yang mendasari dilakukannya penulisan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, sistematika penulisan, dan kerangka penulisan. 2. BAB II : GAMBARAN UMUM Berisi mengenai gambaran umum perusahaan, landasan teori, kajian pustaka, dan metodologi penulisan. 3. BAB III : ANALISIS DAN PEMBAHASAN Pada bab ini, penulis akan menguraikan tentang dasar analisis data, hasil pengumpulan data dan olah data, serta hasil analisis data mengenai penerapan sistem akuntansi pembelian pada Plaza Agro Gadjah Mada. 4. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Berisi tentang pokok-pokok kesimpulan dan saran yang disampaikan kepada pihak yang berkepentingan dengan hasil penulisan. 7
1.7 Kerangka Penulisan Plaza Agro Gadjah Mada Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Analisis Masalah Dokumen yang Digunakan Pengumpulan Data dengan: -Wawancara -Observasi Pengendalian Internal -Olah Data -Analisis Data -Hasil Analisis Data Kesimpulan dan Saran Bagan 1 Kerangka Penulisan 8