BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Mengacu pada jurnal yang ditulis oleh Atin Triwahyuni (2012) dengan judul Sistem Informasi Absensi Siswa Pada Perguruan Islam Mathali ul Falahpati Jawa Tengah. Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi absensi menggunakan infrastruktur komputer dan jaringan yang telah tersedia, dengan memetakan proses input absensi secara massal ke dalam perangkat lunak komputer. Solusi yang diberikan adalah membuat aplikasi client/server untuk mengolah data absensi siswa pada Perguruan Islam Mathali ul Falah Pati Jawa Tengah yang dapat dijalankan dalam sebuah jaringan sehingga dapat diakses oleh seluruh pegawai dan guru sesuai dengan level otoritas yang dimiliki. Mengacu pada jurnal yang ditulis Menurut Yusof et al. (2006) dalam jurnalnya Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model. Mengemukakan sebuah Model yang menempatkan komponen penting dalam sistem informasi yakni Manusia (Human), Organisasi (Organization), Teknologi (Technology) dan kesesuaian hubungan di antaranya. Mengacu pada jurnal yang ditulis oleh Dedi Cahyadi dengan judul Desain Sistem Absensi PNS Berbasis Teknologi RFID. Permasalahan yang selalu dialami setiap instansi masih menggunakan sistem absensi dengan menggunakan tandatangan harian yang akan di rekapitulsi per-bulan dari seluruh instansi di bawah Pemprov Kaltim. Sistem ini memiliki kelemahan yang pada umumnya terjadi hampir di seluruh instansi pemerintahan, yaitu : 1. Pemalsuan tandatangan / titip tanda tangan. 2. Tanda tangan di luar tenggat waktu yang telah di tetapkan. 1
2 3. Rekapitulasi yang memakan waktu. 4. Boros kertas dan tinta. 5. Kurangnya validitas data absensi. Pengelolaan data secara manual dengan kondisi data yang semakin hari semakin banyak, menyebabkan proses pengelolaan data memakan waktu yang lebih lama, sehingga akan menjadi kurang efisien dalam pengelolaan data. Oleh karena itu, sebuah perusahaan hendaknya sudah menggunakan basis data yang saling terintegrasi dalam menunjang operasional perusahaan. Secara garis besar, jalannya operasional dari PT. Kreasi Teknologi Abadi saat ini masih menggunakan sistem dan form manual sehingga proses yang berjalan kurang efektif dari segi waktu dan tenaga. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu solusi dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada untuk membantu proses pengaturan manajemen di PT. Kreasi Teknologi Abadi. Melihat kondisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang saat ini sedang berjalan tidak reliable dan tidak efektif. Maka sesuai dengan analisis sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan yang diminta, akan dirancang dan diimplementasikan aplikasi berbasis web di mana dalam skripsi ini dibuat dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT. KREASI TEKNOLOGI ABADI. 1.2 Rumusan Masalah Kendala atau permasalahan sebelum adanya aplikasi adalah : 1. Bagaimana cara mempermudah perusahaan untuk mencari data pegawai? 2. Bagaimana meminimalisir kesalahan komunikasi dan kesalahan informasi pada perusahaan? 3. Bagaimana cara perusahaan dapat menilai kinerja pegawai? Begitu pula sebaliknya. 4. Bagaimana cara perusahaan mengetahui dan mendapatkan info proyek dan client apa saja yang pernah bekerja sama? 5. Bagaimana cara untuk mengontrol kedisiplinan para pegawai?
3 1.3 Ruang Lingkup Aplikasi SIMPEG ini luas cakupannya, maka dalam skripsi ini ditentukan batasan batasan masalah yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini. Hal ini sangat penting supaya penulisan skripsi menjadi lebih terarah. Adapun pembatasan yang dilakukan oleh penulis dalam penelitian skripsi ini adalah : 1. Modul Absensi Modul absensi ditujukan untuk pegawai dalam melakukan aktivitas berkaitan waktu kerja. Dalam modul absensi berisi : a. Absensi Lembur Merupakan absensi apabila lembur dilaksanakan oleh pegawai baik itu di dalam kantor PT. Kreasi Teknologi Abadi maupun proyek diluar PT. Kreasi Teknologi Abadi. b. Laporan Koreksi Absensi Merupakan koreksi dari absensi pegawai apabila terlambat masuk kerja. Terlambat masuk kerja diantaranya ; karena ijin terlambat datang, ijin pulang cepat, atau tidak melakukan absensi. c. Cuti Merupakan keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu. d. Ijin Keadaan pegawai keluar dari jam kerja karena hal tertentu. 2. Modul Proyek Modul yang menampilkan kriteria pegawai dalam pelaksanaan kegiatan proyek. Setiap proyek yang dikerjakan memiliki persyaratan teknis yang harus dipenuhi agar proyek tersebut berjalan dengan baik. Kegiatan proyek didokumentasikan dalam suatu media penyimpanan
4 yang bertujuan agar manajemen perusahaan bisa memilih kepala proyek dan tim proyek yang tepat dalam menjalankan proyek yang dikerjakan oleh PT. Kreasi Teknologi Abadi. Setiap persyaratan teknis proyek dihubungkan dengan kompetensi yang dimiliki setiap pegawai sehingga perusahaan bisa mengetahui orang yang berkompeten dalam melaksanakan proyek. 3. Modul Dashboard Modul ini digunakan untuk menejemen perusahaan bisa memantau kinerja pegawai yang dibuat dalam bentuk analisis dan ditampilkan secara visual. Sehingga memudahkan dalam hal evaluasi. 4. Modul Informasi / Pesan Modul ini menunjukkan informasi yang hendak disampaikan kepada pegawai. Dengan adanya modul ini berguna memberikan berbagai informasi yang diumumkan oleh perusahaan kesemua pegawai, baik yang di kantor maupun yang sedang di proyek dan meminimalkan terjadinya kesalahan komunikasi antar pegawai. 5. Modul Penggajian Menampilkan informasi pegawai mengenai uang tunjangan dan gaji yang mereka peroleh selama aktif bekerja di perusahaan. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan 1. Merancang basis data yang menunjang operasional administrasi pegawai dan menunjang pengembangan keahlian pegawai. 2. Membuat aplikasi sesuai dengan perancangan basis data yang realible dan efektif. 3. Membuat fitur dashboard (tampilan evaluasi kerja) pegawai yang disimpan dalam basis data.
5 4. Membuat sistem absensi untuk mengontrol kedisiplinan pegawai. 1.4.2 Manfaat 1. Mempercepat waktu proses pengajuan dan penyetujuan administrasi pegawai karena dapat diakses oleh pegawai dimana saja dan kapan saja dengan koneksi internet. 2. Mempercepat proses kerja perusahaan karena pegawai dapat mengetahui informasi / pesan yang diinginkan oleh perusahaan 3. Membantu perusahaan untuk mengetahui kompetensi pegawai dan dapat memetakan pegawai sesuai proyek yang diterima perusahaan. 4. Pegawai dapat mengetahui transparansi kerja yang dia lakukan selama aktif bekerja 1.5 Metode Penelitian : Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut 1.5.1 Metode Analisis 1.5.1.1 Metode Observasi Dalam hal ini penulis langsung ke perusahaan yang bersangkutan, yaitu PT. Kreasi Teknologi Abadi untuk melakukan pengamatan terhadap data yang ada dan kira-kira apa saja yang dibutuhkan nantinya di dalam pembuatan program. 1.5.1.2 Metode Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan calon pengguna aplikasi sehingga aplikasi yang akan dikembangkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna aplikasi tersebut.
6 1.5.1.3 Metode Studi Pustaka Metode yang dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi tentang data-data sehingga menjadi referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Referensi yang dibutuhkan dapat diperoleh dari buku. 1.5.2 Metode Perancangan Sistem Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode Database System Development Lifecycle (DSDLC) yang dikembangkan oleh Thomas Connolly dan Carolyn Begg, yang terdiri dari beberapa langkah yaitu : 1. Database planning : Merencanakan bagaimana tahapan dari siklus pengembangan dapat direalisasikan paling efisien dan efektif. 2. System definition : Menentukan ruang lingkup dan batas-batas dari sistem basis data, termasuk pandangan pengguna utama, penggunanya, dan area aplikasi. 3. Requirements collection and analysis : Pengumpulan dan analisis persyaratan untuk sistem basis data baru. 4. Database design : Konseptual, logikal, dan fisikal desain database. 5. DBMS selection (optional) : Memilih Database Management System (DBMS) yang cocok untuk sistem basis data dalam perusahaan. 6. Application design : Merancang tampilan pengguna dan program aplikasi yang digunakan dalam memproses basis data. 7. Prototyping (optional) : Membangun model kerja dari sistem basis data, yang memungkinkan para desainer dan pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem akhir akan terlihat dan berfungsi.
7 8. Implementation : Menciptakan definisi fisik dari basis data dan program aplikasi 9. Data conversion and loading : Memuat data dari sistem lama ke sistem baru dan, jika mungkin, mengubah setiap aplikasi yang ada untuk dijalankan pada basis data baru. 10. Testing : Sistem basis data yang diuji mencari kesalahan dan divalidasi terhadap persyaratan yang ditentukan oleh pengguna. 11. Operational maintenance : Sistem basis data sepenuhnya dilaksanakan. Sistem ini terus dipantau dan dipelihara. Bila perlu, persyaratan baru yang dimasukkan ke dalam sistem basis data melalui tahap sebelumnya dari siklus hidup. 1.5.3 Metode Perancangan Aplikasi Metodologi Perancangan Aplikasi menggunakan Metodologi 8 aturan emas tampilan muka yang dikembangkan oleh Shneiderman yang terdiri dari beberapa langkah yaitu : 1. Konsistensi Dilakukan pada urutan perintah, istilah pada menu, dan tindakan. Sehingga ketika kita membuka website hari ini atau pun besok, urutan-urutan yang akan kita lalui tetap sama. Misalnya ketika kita ingin log in di facebook, maka kita harus selalu log in dengan mengisi e-mail dan password terlebih dahulu. 2. Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan singkatan, tombol fungsi, simbol-simbol, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro. 3. Memberikan umpan balik yang informatif Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik.untuk tindakan yang sering dilakukan dan tidak terlalu penting, dapat diberikan umpan balik yang sederhana.tetapi
8 ketika tindakan merupakan hal yang penting, maka umpan balik sebaiknya lebih substansial. Misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu input data atau muncul pesan kesalahannya. 4. Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan Urutan tindakan sebaiknya diorganisir dalam suatu kelompok dengan bagian pembuka, isi, dan penutup. Umpan balik yang informatif akan meberikan indikasi bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya. 5. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sedehana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan. 6. Mudah kembali ke tindakan sebelumnya Suatu sistem dirancang sehingga jika pengguna mengalami kesalahan maka pengguna dapat kembali keadaan sebelumnya. Hal ini dapat mengurangi kekuatiran pengguna karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna tidak takut untuk mengekplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan. 7. Mendukung tempat pengendali internal Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna daripada pengguna merasa bahwa sistem mengontrol pengguna. Sebaiknya sistem dirancang sedemikan rupa sehingga pengguna menjadi inisiator daripada responden. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Dengan tampilan yang sederhana dan menarik dapat membantu si pengguna sehingga tidak perlu mengingat terlalu banyak perintah, dan juga dapat menghindari terjadinya kebingungan pada pengguna.
9 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika dalam penulisan skripsi sebagai berikut : BAB 1 Pendahuluan Pada bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang dilakukan serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok pokok pembahasan. BAB 2 Tinjauan Pustaka Pada bab ini memberikan penjelasan mengenai teori-teori yang mendukung dalam penulisan skripsi ini, serta penjelasan mengenai perancangan dan pengimplementasian sistem yang akan dibuat. BAB 3 Metodologi Pada bab ini berisi metodologi, hasil analisis dan perancangan aplikasi, penguraian masalah dari sistem yang sedang berjalan, usulan pemecahan masalah, perancang basis data, dan perancangan layar aplikasi sesuai dengan metodologi penelitian yang digunakan. BAB 4 Hasil dan Pembahasan Pada bab ini membahas tentang spesifikasi sistem, hasil tampilan layar, evaluasi basis data, evaluasi performa sistem dan evaluasi aplikasi melalui percobaan dan menerima hasil umpan balik dari pengguna aplikasi. BAB 5 Simpulan dan Saran Pada bab ini akan dibahas mengenai simpulan yang diperoleh dari perancangan aplikasi dan saran yang berguna dengan aplikasi tersebut kedepannya.