Tadbir Urus Korporat Lembaga Pengarah Syarikat menyediakan panduan strategik dan pengawasan operasi Kumpulan AmBank bagi pemegang-pemegang saham kami. Lembaga mengakui tanggungjawab utamanya untuk bertindak secara tekun dan dengan tanggungjawab, selaras dengan undang-undang, dalam menjaga kepentingan pemegang-pemegang saham, serta kakitangan, pelanggan dan komuniti secara amnya. Laporan Tahunan 2012 32 LEMBAGA PENGARAH Prinsip 1: Pengurusan Hal Ehwal Lembaga adalah komited sepenuhnya untuk memastikan agar ia terus mematuhi Amalanamalan Terbaik dalam Tadbir Urus Korporat sebagaimana dinyatakan dalam Bahagian 2 Kod Malaysia mengenai Tadbir Urus Korporat. Peranan dan tanggungjawab Lembaga termasuklah: Mengkaji dan meluluskan rancangan perniagaan strategik Kumpulan secara keseluruhan dan unit-unit beroperasi individu. Ini merangkumi belanjawan tahunan, aspirasi tempoh sederhana, pelaburan baru/pelupusan pelaburan serta penggabungan dan pengambilalihan. Mengawal selia pengendalian perniagaan untuk memastikan pengurusan sewajarnya termasuklah penetapan objektif dan dasar yang jelas dalam mana eksekutif kanan harus beroperasi. Mengenal pasti dan meluluskan dasardasar berhubung dengan pengurusan semua kategori risiko termasuklah tetapi tidak terhad kepada, risiko kredit, kewangan, pasaran, mudah tunai, operasi, undang-undang dan risiko reputasi. Mengkaji kecukupan dan ketelusan kawalan dalaman dan sistem maklumat pengurusan, termasuk sistem bagi pematuhan undang-undang, kaedahkaedah, peraturan-peraturan, arahan dan garis panduan yang berkenaan. Berkhidmat sebagai pihak berkuasa kelulusan utama bagi semua perbelanjaan kewangan yang penting. Prinsip 2: Pengerusi dan Pengarah Urusan Kumpulan Peranan Pengerusi dan Pangarah Urusan Kumpulan kekal berasingan dan berbeza secara jelas. Pengerusi Lembaga adalah bukan bebas dan bukan eksekutif. Pengerusi memainkan peranan kepimpinan yang penting dalam Kumpulan dan adalah terlibat dalam: Mempengerusikan mesyuarat Pemegangpemegang Saham dan Lembaga; Memantau prestasi Lembaga dan campuran kepakaran dan keberkesanan sumbangan ahli Lembaga secara individu; dan Mengekalkan dialog secara beerterusan dengan Ketua Pegawai Eksekutif daripada pelbagai subsidiari utama dan menyediakan pemantauan dan panduan yang sewajarnya. Lembaga mewakilkan kuasa dan tanggungjawab bagi pengurusan urusan harian Kumpulan kepada Pangarah Urusan Kumpulan dan melalui beliau dan tertakluk kepada pengawasan beliau, kepada Pengurusan Kanan lain. Lembaga mengawasi pengurusan dan prestasi Pengarah Urusan Kumpulan bagi pihak pemegang-pemegang saham. Prinsip 3: Komposisi, Pilihan dan Pelantikan Lembaga Lembaga pada masa ini terdiri daripada sebelas (11) orang Pengarah empat (4) yang mana adalah Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. Lembaga terus mencapai keseimbangan kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan perspektif di kalangan para Pengarahnya. Pelantikan dan Peletakan Jawatan Kumpulan mengalu-alukan ahli-ahli lembaga yang baru, Y Bhg Dato Gan Nyap Liou @ Gan Nyap Liow, Pengarah Bebas Bukan Eksekutif dan Encik Ashok Ramamurthy, Pengarah Urusan Kumpulan, yang telah dilantik menganggotai Lembaga masing-masing pada 15 Mac 2012 dan 2 April 2012. Y Bhg Dato Izham Mahmud, Pengarah Bebas Bukan Eksekutif bersara daripada Lembaga pada 15 Oktober 2011. Dr Robert John Edgar, Pengarah Bukan Bebas Bukan Eksekutif telah meletakkan jawatan sebagai Ahli Lembaga berkuat kuasa dari 30 Jun 2012 dan selaras dengan itu Encik Mark Timothy Robinson, tidak lagi menjadi Pengarah Silih Ganti beliau pada 30 Jun 2012. PEMILIHAN PARA PENGARAH Prinsip 4: Prestasi Lembaga Kebebasan Lembaga Para Pengarah Bebas Bukan Eksekutif adalah daripada latar belakang perniagaan yang berbeza. Pengalaman mereka membolehkan mereka untuk melaksanakan penilaian bebas dan penyertaan objektif dalam prosiding dan proses membuat keputusan Lembaga. Membuat keputusan mengenai isu-isu penting berhubung dengan Syarikat dan subsidiarisibsidiari dipertimbangkan sepenuhnya oleh para Pengarah. Keputusan Lembaga dibuat dengan mengambil kira pandangan para Pengarah Bebas Bukan Eksekutif, yang mempunyai pengaruh penting.
Mereka menjalankan tanggungjawab mereka dalam memastikan bahawa strategi yang dicadangkan oleh Pengurusan dibincangkan dan diteliti sepenuhnya serta memastikan bahawa kepentingan pemegang-pemegang saham dan pemegang pelbagai kepentingan Syarikat adalah dilindungi. Kebebasan Selaras dengan kriteria sebagaimana dinyatakan di bawah Syarat-syarat Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia Securities Berhad ( Bursa Malaysia ), Jawatankuasa Pelantikan Kumpulan dan Lembaga memutuskan sama ada atau tidak Pengarah Bukan Eksekutif mungkin mempunyai perhubungan dengan Kumpulan AmBank yang boleh (atau boleh dianggap) menjejaskan pembuatan keputusan mereka. Pelantikan dalam Mesyuarat Agung Tahunan Akan Datang Tataurusan Syarikat membenarkan Lembaga untuk melantik seseorang untuk menjadi Pengarah Syarikat pada bila-bila masa, tetapi orang tersebut hendaklah memohon pelantikan semula oleh pemegang-pemegang saham dalam Mesyuarat Agung Tahunan yang akan datang ("AGM"). Tempoh Perkhidmatan Tataurusan Syarikat memperuntukkan bahawa semua Pengarah mesti bersara sekurangkurangnya sekali dalam tiga tahun dan boleh dilantik sekurang-kurangnya sekali dalam tiga tahun dan boleh dilantik semula dalam AGM. Perasmian Hak, Kewajipan dan Obligasi Terdapat beberapa elemen penting berhubung dengan pemformalan Hak, Kewajipan dan Obligasi apabila Pengarah dilantik termasuk: Kod Etika Para Pengarah Kod ini menyatakan apa yang para Pengarah akan mengamalkan standard tata laku tertinggi, Kovenan kepada Para Pengarah Kovenan meliputi beberapa isu termasuk tanggung rugi, liabiliti insurans para Pengarah dan pegawai, hak untuk mendapat nasihat bebas dan syarat-syarat berhubung dengan maklumat sulit. Latihan Para Pengarah Para Pengarah baru mengambil bahagian dalam program induksi rasmi yang memastikan bahawa para Pengarah bertemu dengan eksekutif Kumpulan AMBank dan ahli kakitangan penting yang lain dan membiasakan diri dengan rangka kerja tadbir urus, pengurusan kewangan dan operasi perniagaan Kumpulan. Pemilihan Para Pengarah Semakan kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan perspektif seluruh Lembaga Pengenalpastian jurang dan keperluan tambahan Pengenalpastian calon-calon yang sesuai dan penilaian oleh Jawatankuasa Pelantikan Kumpulan Pelantikan oleh Lembaga dan Pelantikan Semula dalam Mesyuarat Agung Tahunan Setiap Pengarah baru menerima satu set nota yang menggariskan obligasi, peranan dan tanggungjawab utama para Pengarah, bidang tugas pelbagai Jawatankuasa Lembaga dan garis panduan berperaturan. Ia juga menyatakan butir-butir mesyuarat Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga yang dijadualkan. Ahli-ahli Lembaga juga digalakkan untuk mengambil bahagian dalam seminar dan konferens dan program pendidikan berterusan untuk mengikuti perkembangan semasa dalam industri perkhidmatan kewangan. Pengaturan juga dibuat bagi mereka untuk menghadiri program yang dianjurkan oleh Jabatan Pembangunan Organisasi Kumpulan. Dalam tahun ini, para pengarah telah menghadiri beberapa kursus latihan yang berhubung kait dengan tanggungjawab mereka dan pembangunan dalam industri. Para Pengarah menghadiri kursus/seminar dalam bidang-bidang berhubung dengan tadbir urus korporat, tanggungjawab korporat, Anti Penggubahan Wang Haram dan Pencegahan Pembiayaan Keganasan, kecemerlangan pengurusan dan organisasi, rancangan penggantian, kepimpinan strategik, pengurusan risisko dan pematuhan, tinjauan ekonomi, pelaporan kewangan/standard Pelaporan Kewangan, tanggungjawab jawatankuasa audit, pemahaman peranan Jawatankuasa Pelantikan dan Imbuhan, perbankan dan kewangan Islam, antara lainya. Selain daripada itu, Kumpulan telah menerima pakai program FIDE sebagai latihan teras untuk para Pengarahnya. Program FIDE adalah program tadbir urus 8 hari yang menumpukan kepada peranan, tanggungjawab dan isu-isu penting yang dihadapi oleh Lembaga institusi kewangan untuk memastikan tadbir urus korporat yang berkesan, kajian strategi konstruktif, pengurusan risiko tegar, kawalan dalaman yang kukuh dan pelaporan kewangan yang tepat serta penglibatan pemegang pelbagai kepentingan yang proaktif. Penilaian Prestasi Penilaian prestasi dijalankan secara tahunan dan meliputi Lembaga, setiap Pengarah dan Jawatankuasa Lembaga, Rangka Kerja yang digunakan untuk menilai para Pengarah adalah berdasarkan jangkaan yang mereka melaksanakan kewajipan mereka dalam cara yang harus membentuk dan meneruskan untuk membina nilai yang mapan bagi pemegangpemegang saham dan selaras dengan kewajipan dan obligasi yang dikenakan ke atas mereka di bawah undang-undang dan garis panduan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa berperaturan. Lembaga dengan pengesyoran Jawatankuasa Pelantikan memutuskan untuk menerima pakai amalan terbaik global yang digunakan oleh fasilitator luar bagi Kajian Keberkesanan Lembaga bagi 2011 ( Penilaian ). AMMB Holdings Berhad (223035-V) 33
Tadbir Urus Korporat Laporan Tahunan 2012 34 Penilaian telah dipermudahkan secara bebas oleh firma perundingan pengurusan global, Egon Zehnder International ("Egon Zehnder"). Jawatankuasa Pelantikan merasakan bahawa bukti kelayakan global mereka dan pendekatan kepada penilaian yang baharu, penekanan ke atas perhubungan Lembaga dan bidang kuasa yang luas, adalah proses yang paling wajar. Penilaian adalah proses ketat yang menggabungkan penilaian daripada soal selidik dan temu bual dengan setiap Pengarah. Soal selidik telah diisikan oleh para pengarah dan lain-lain eksekutif penting, yang kemudiannya ditemu bual secara perseorangan oleh Egon Zehnder. Pertemuan secara perseorangan dengan Egon Zehnder menumpukan kepada komposisi Lembaga secara keseluruhan, kajian keputusan-keputusan penting telah diambil oleh Lembaga, kualiti aliran maklumat, kualiti perdebatan, keberkesanan Jawatankuasa Lembaga dan kedinamikan Lembaga, khususnya dengan harapan menilai sama ada interaksi Lembaga mewujudkan sesuatu yang jauh lebih besar daripada hasil tambah satu persatu. Proses mendasari keputusankeputusan penting yang dibuat oleh Lembaga dalam tahun juga dikaji. Selain itu, langkah Penilaian memerlukan pendapat Pengarah mengenai saiz dan komposisi Lembaga yang sesuai, temasuk mengenal pasti mana-mana jurang dalam kemahiran dan pengalaman di sekeliling Lembaga. Penilaian merangkumi bidang-bidang struktur Lembaga, kedinamikan dan perhubungan Lembaga, proses-proses Lembaga, strategi Kumpulan dan syarikat dan objektif prestasi, peranan dan tanggungjawab Lembaga, Jawatankuasa Lembaga, struktur Kumpulan, kakitangan perancangan penggantian dan imbuhan kakitangan, aliran maklumat mesyuarat Lembaga dan pembentangan, perhubungan Lembaga dan pengurusan dan Penandaan Aras. Keputusan penilaian telah dibentangkan kepada Lembaga pada Disember 2011. Lembaga telah menanda aras dengan baik dalam bidangbidang pengawasan oleh Pengerusi, kebebasan Ahli Lembaga Bukan Eksekutif Bebas, tumpuan peringkat tinggi bagi fokus, keketatan dan komitmen komersil/pemegang saham kepada tadbir urus yang kukuh, keterbukaan dan ketelusan dalam Lembaga dan keinginan untuk belajar dan terus membuat peningkatan. Lembaga berhasrat untuk melantik fasilitator luar untuk memudahkan secara bebas Kajian Keberkesanan Lembaga sekali setiap 3 tahun dan pemegang-pemegang saham akan sentiasa dimaklumkan mengenai perkara ini dengan sewajarnya. Prinsip 5: Akses kepada Para Pengarah Pihak pengurusan terbukan untuk berunding secara kerap dengan para Pengarah sebagaimana yang diperlukan. Kakitangan dan pemegang saham mempunyai akses kepada para Pengarah melalui Pengerusi, Pengarah Bukan Eksekutif Bebas dan Setiausaha Syarikat Kumpulan. Prinsip 6: Akses kepada Maklumat Dalam melaksanakan tanggungjawab mereka, semua Pengarah boleh mengakses maklumat yang lengkap dan tidak terbatas berhubung dengan Kumpulan. Lembaga boleh mendapatkan nasihat dan khidmat Setiausaha Syarikat Kumpulan pada bila- bila masa berhubung dengan undang- undang dan tadbir urus yang mematuhi tanggungjawab berkanun, termasuk mematuhi syarat Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia. Setiausaha Syarikat Kumpulan menghadiri semua mesyuarat Lembaga dan Jawatankuasa dan bertanggungjawab atas ketepatan dan kecukupan rekod bagi prosiding mesyuarat Lembaga dan Jawatankuasa serta usul yang dikemukakan. Untuk membantu Pengarah menjalankan tanggungjawab mereka, setiap Pengarah berhak mendapatkan nasihat profesional bebas berhubung dengan tanggungjawab mereka di bawah tanggungan Kumpulan. Di samping itu, Lembaga dan setiap Jawatankuasa boleh mendapatkan nasihat profesional yang mereka perlukan untuk membantu kerja mereka. Lembaga mengadakan sekurang-kurangnya sepuluh (10) mesyuarat dalam setahun, di mana laporan Lembaga diedarkan sebelum mesyuarat tersebut. Ini membolehkan Pengarah menyemak maklumat selanjutnya yang mungkin diperlukan. Mesyuarat Lembaga tambahan diadakan sekiranya perlu. Pasukan Pengurusan Kanan subsidiari-subsidiari dijemput menghadiri mesyuarat Lembaga untuk mengemukakan pembentangan dan penjelasan yang terperinci berhubung dengan perkara yang dibentangkan. Dua belas (12) mesyuarat Lembaga telah diadakan dalam tahun kewangan berakhir 31 Mac 2012 ( TK2012 ). Kehadiran setiap anggota Lembaga untuk mesyuarat Lembaga dan pelbagai Jawatankuasa Lembaga adalah sebagaimana dinyatakan di bawah: Bilangan Mesyuarat Dihadiri pada TK2012 Jawatankuasa Jawatankuasa Jawatankuasa Jawatankuasa Pengurusan Jawatankuasa Lembaga Pelantikan Imbuhan Audit dan Risiko Teknologi Pengarah Kumpulan Kumpulan Pemeriksaan Kumpulan Maklumat Y Bhg Tan Sri Azman Hashim 12 8 5 N/A N/A N/A (Pengerusi) Y Bhg Dato Azlan Hashim 12 N/A N/A 5 N/A 3 (Pengerusi) Y A Bhg Tun Mohammed Hanif Omar 12 8+ N/A N/A N/A N/A Y Bhg Tan Sri Datuk Clifford Francis Herbert 11 8 ^ 2 # 7 7 N/A (Pengerusi) (Pengerusi)
Bilangan Mesyuarat Dihadiri pada TK2012 (Samb.) Jawatankuasa Jawatankuasa Jawatankuasa Jawatankuasa Pengurusan Jawatankuasa Lembaga Pelantikan Imbuhan Audit dan Risiko Teknologi Pengarah Kumpulan Kumpulan Pemeriksaan Kumpulan Maklumat Y Bhg Tan Sri Datuk Dr Aris Othman 12 8 5 ^ 7 7 N/A (Pengerusi) (Pengerusi) Y Bhg Dato Izham Mahmud ¹ 6 N/A 3 4 N/A N/A Y Bhg Dato Rohana Tan Sri Mahmood 9 N/A N/A N/A N/A 2 Y Bhg Dato Gan Nyap Liou @ Gan Nyap Liow ² 2 N/A N/A - * N/A - * Encik Alexander Vincent Thursby 12 N/A N/A N/A N/A N/A Dr Robert John Edgar 4 12 7 4 6 N/A N/A Encik Mark David Whelan 11 N/A N/A N/A 7 N/A Encik Cheah Tek Kuang³ 10 N/A N/A N/A N/A 3 AMMB Holdings Berhad (223035-V) Encik Soo Kim Wai 11 N/A 5 N/A N/A N/A 35 Bilangan mesyuarat diadakan pada TK2012 12 8 5 7 7 3 1 Meletakkan jawatan sebagai Pengarah pada 15.10.2011 2 Dilantik sebagai Pengarah pada 15.3.2012 3 Meletakkan jawatan sebagai Pengarah pada 2.4.2012 4 Meletakkan jawatan sebagai Pengarah pada 30.6.2012 + Berhenti sebagai Pengerusi pada 5.12.2011 dan kekal sebagai Ahli ^ Dilantik sebagai Pengerusi pada 5.12. 2011 # Dilantik sebagai Ahli pada 5.12.2011 - Dilantik sebagai Ahli pada 15.3.2012 (tidak ada mesyuarat diadakan dari tarikh pelantikan) Semua kehadiran menunjukkan bilangan mesyuarat yang dihadiri semasa berkhidmat sebagai Pengarah N/A mewakili bukan ahli jawatankuasa Prinsip 7: Jawatankuasa Lembaga Lembaga menugaskan tanggungjawab tertentu kepada Jawatankuasa Lembaga. Jawatankuasa yang membantu Lembaga adalah seperti berikut: Pengarah Urusan Kumpulan, Ketua Pegawai Eksekutif serta kakitangan pengurusan Kanan lain dijemput menghadiri mesyuarat Jawatankuasa Lembaga yang berkenaan Jawatankuasa Pelantikan Kumpulan pelantikan para Pengarah ke Jawatankuasa Lembaga, serta mengkaji secara tahunan campuran kemahiran, pengalaman dan kecekapan yang harus dibawa masuk oleh Pengarah Bukan Eksekutif dan Pengarah Eksekutif kepada Lembaga. 1. Jawatankuasa Pelantikan Kumpulan 2. Jawatankuasa Imbuhan Kumpulan 3. Jawatankuasa Audit & Pemeriksaan 4. Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kumpulan 5. Jawatankuasa Teknologi Maklumat Kumpulan Kriteria keanggotaan adalah berdasarkan kemahiran dan pengalaman Pengarah, serta keupayaannya untuk menambah nilai kepada Jawatankuasa Lembaga. Jawatankuasa ini terdiri daripada empat (4) ahli, dua (2) daripadanya adalah Pengarah Bukan Eksekutif Bebas Lembaga Jawatankuasa adalah bertanggungjawab untuk mengkaji secara tetap akan struktur, saiz dan komposisi Lembaga, serta membuat pengesyoran kepada Lembaga mengenai sebarang perubahan yang dianggap perlu. Ia mengkaji prestasi Lembaga, Jawatankuasa Lembaga dan Pengarah. Ia juga mengesyorkan Jawatankuasa ini juga atas dasar tahunan menjalankan penilaian ke atas keberkesanan Lembaga secara keseluruhan dan Jawatankuasa Lembaga serta juga sumbangan Pengerusi dan setiap Pengarah kepada keberkesanan Lembaga. Jawatankuasa ini telah bermesyuarat sebanyak lapan (8) kali sepanjang TK2012.
Tadbir Urus Korporat Laporan Tahunan 2012 36 Jawatankuasa Teknologi Maklumat Kumpulan Jawatankuasa Teknologi Maklumat Kumpulan ( GITC ) terdiri daripada tiga (3) ahli, dua (2) daripadanya adalah Pengarah Bukan Eksekutif. Jawatankuasa bertanggunggung jawab untuk menyediakan tadbir urus bagi Teknologi Maklumat dan untuk memastikan bahawa semua hala tuju IT strategik adalah selaras dengan objektif dan strategi perniagaan Kumpulan. Tanggungjawab utama GITC termasuklah yang berikut: Untuk menyediakan halatuju strategik bagi pembangunan IT dalam Kumpulan dan memastikan rancangan strategik IT adalah sejajar dengan strategi dan objektif perniagaan Kumpulan. Untuk memastikan penubuhan dasar, prosedur dan rangka kerja IT di peringkat Kumpulan termasuk keselamatan IT dan pengurusan risiko IT. Untuk menyediakan pemantauan rancangan dan belanjawan strategik IT jangka panjang Kumpulan. Untuk menubuhkan dan mengawasi prestasi, kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan IT keseluruhan termasuk metrik prestasi. Untuk mengkaji samada sumber IT Kumpulan adalah memadai dan diguna dengan sebaik-baiknya termasuk peralatan komputer, perisian, kakitangan dan pelaburan berkaitan dengan IT yang lain. Tiga (3) mesyuarat telah diadakan sepanjang TK2011. Prinsip 8: Prosedur bagi Pembangunan Polisi Imbuhan Jawatankuasa Imbuhan Kumpulan Jawatankuasa Imbuhan Kumpulan terdiri daripada empat (4) ahli, kesemua mereka adalah Pengarah Bukan Eksekutif. Dalam menjalankan tanggungjawabnya, Jawatankuasa telah bermesyuarat sebanyak lima (5) kali dalam TK2012. Jawatankuasa ini bertanggungjawab dalam menentukan dan mengesyorkan kepada Lembaga rangka kerja/ metodologi bagi imbuhan para Pengarah, Ketua Pegawai Eksekutif dan kakitangan Pengurusan Kanan lain, ditanda aras terhadap industri. Prinsip 9: Tahap dan Gabungan Imbuhan Rangka Kerja Imbuhan Rangka kerja imbuhan Pengarah adalah direka memastikan Kumpulan terus menarik dan mengekalkan para Pengarah dan kakitangan Pengurusan Kanan lain dengan kemahiran dan pengalaman yang sesuai untuk menguruskan Kumpulan dengan jayanya. Lembaga menentukan imbuhan Pengarah Bukan Eksekutif, Pengarah Eksekutif dan Kakitangan Pengurusan Kanan lain Kumpulan dengan Pengarah berkepentingan berkecuali daripada perbincangan berhubung dengan imbuhan mereka. Prinsip 10: Pengurusan Risiko Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kumpulan Para Pengarah Jawatankuasa Pengurusan Risiko Kumpulan memantau kecukupan pengurusan risiko di dalam Kumpulan. Keahlian Jawatankuasa terdiri daripada tiga (3) ahli, kesemua mereka adalah Pengarah Bukan Eksekutif dan dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bukan Eksekutif Bebas. Tanggungjawab Jawatankuasa termasuklah menyemak dan menilai: Aktiviti Pengurusan Kanan dalam mengurus risiko; Pendedahan risiko tahap tinggi dan komposisi portfolio; Strategi risiko, dasar dan standard toleransi risiko utama Syarikat/Kumpulan; dan Keberkesanan keseluruhan infrastruktur pengurusan risiko dan kawalan. Sebanyak tujuh (7) mesyuarat telah diadakan dalam TK2012. Prinsip 11: Kebertanggungjawaban Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan ( AEC ) adalah bertanggungjawab bagi pengawasan dan pemantauan: Pelaporan kewangan, polisi perakaunan dan kawalan Kumpulan; Fungsi Audit Dalaman Kumpulan; Pematuhan dengan syarat-syarat berperaturan; Pelantikan, penilaian prsstasi, pertukaran dan pemecatan Ketua JuruaAudit Dalaman. Pelantikan, skop kerja dan penilaian juruaudir luar. Adalah menjadi dasar Lembaga bahawa sekurang-kurangnya seorang (1) ahli AEC hendaklah mempunyai kelayakan atau pengalaman perakaunan dalam bidang kewangan. AEC kerap bermesyuarat dengan juruaudit luar dan Audit Dalaman Kumpulan. AEC telah bermesyuarat tujuh (7) dalam TK2012. Prinsip 12: Kawalan Kewangan Penyata Tanggungjawab Lembaga Pengarah dikehendaki oleh Akta Syarikat, 1965 untuk menyediakan penyata kewangan bagi setiap tahun kewangan yang memberikan gambaran sebenar dan saksama mengenai Kumpulan dan hal ehwalnya, keputusan dan aliran tunai pada akhir tahun kewangan. Berikutan perbincangan dengan juruaudit luaran berkanun, para Pengarah menganggap bahawa polisi perakaunan yang sesuai digunakan secara konsisten dan disokong oleh pertimbangan dan anggaran yang munasabah serta berhemah, dan bahawa semua standard perakaunan yang mereka anggap berkenaan telah diikuti dalam menyediakan penyata kewangan.
Lembaga Pengarah adalah bertanggungjawab bagi memastikan bahawa Kumpulan menyimpan rekod perakaunan yang didedahkan dengan ketepatan yang munasabah, dan untuk memastikan bahawa penyata kewangan mematuhi Akta Syarikat, 1965. Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga mempunyai tanggungjawab am untuk mengambil langkah-langkah tertentu bagi melindungi aset-aset Kumpulan. Penyata mengenai Kawalan Dalaman Kumpulan dinyatakan pada muka surat (42) Laporan tahunan ini. Laporan Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan ( AEC ) Bidang Rujukan Fungsi AEC adalah seperti berikut: 1. Untuk menyediakan pengawasan bebas pelaporan kewangan dan sistem kawalan dalaman Syarikat/Kumpulan dan memastikan sekatan dan imbangan dalam Syarikat/Kumpulan. 2. Untuk berkhidmat sebagai pihak yang bebas dan objektif dalam mengkaji maklumat kewangan Syarikat/Kumpulan yang dikemukakan oleh Pengurusan kepada Lembaga dan Pemegang Saham. 3. Untuk mengkaji keputusan suku tahunan dan penyata kewangan akhir tahun Syarikat/Kumpulan bagi memastikan pematuhan dengan piawaian perakaunan dan keperluan undang-undang, dan memastikan pelaporan yang saksama dan telus serta penerbitan akaun kewangan tepat pada masa. 4. Untuk menentukan bahawa Syarikat/Kumpulan mempunyai dasar, prosedur dan garis panduan yang mantap, kawalan operasi dan dalaman yang mencukupi, dan bahawa semuanya adalah dipatuhi dan beroperasi secara berkesan dalam menggalakkan kecekapan dan tata laku yang wajar, dan melindungi aset-aset Syarikat/Kumpulan. 5. Untuk menilai kecukupan dan keberkesanan sistem kawalan Pengurusan Syarikat/ Kumpulan melalui kajian laporan juruaudit luar dan dalaman yang menonjolkan perakaunan dalaman, kelemahan kawalan organisasi dan operasi, dan untuk memastikan tindakan pembetulan telah diambil oleh Pengurusan. 6. Untuk menilai dan meluluskan skop audit, rancangan audit dan laporan audit bagi kedua-dua juruaudit luar dan dalaman. 7. Untuk memastikan melalui perbincangan dengan juruaudit luar dan dalaman bahawa tiada sekatan dikenakan oleh Pengurusan dan kakitangan ke atas skop pemeriksaan mereka. 8. Untuk memastikan bahawa audit bidang khusus adalah mencukupi dengan mengarahkan pelantikan pakar luar untuk menjalankan kajian, sekiranya diperlukan dan memastikan bahawa terma dan skop pelantikan, pengaturan kerja dengan juruaudit dalaman dan keperluan pelaporan diwujudkan dengan jelas. 9. Untuk memastikan kecukupan dan kewajaran skop, fungsi dan sumber audit dalaman dan bahawa mereka mempunyai kuasa yang perlu untuk menjalankan tugas mereka. 10. Untuk mewujudkan mekanisme bagi menilai prestasi dan keberkesanan fungsi audit dalaman. 11. Untuk mengarah dan menyelia sebarang projek atau siasatan khas yang dianggap perlu. 12. Untuk menilai sebarang urus jiaga pihak berkaitan dan keadaan percanggahan kepentingan yang mungkin berlaku di dalam Syarikat/Kumpulan termasuk sebarang transaksi, prosedur atau perlakuan yang mungkin mempersoalkan integriti pihak pengurusan. 13. Untuk mengkaji dan meluluskan Piagam Audit Dalaman Syarikat. 14. Untuk menyediakan apabila dianggap perlu, laporan berkala kepada Lembaga meningkatkan semua kerja yang telah dijalankan dalam memenuhi tanggungjawab utama Jawatankuasa. 15. Untuk mengkaji pelantikan tahunan juruaudit luar, atau peletakan jawatan atau pemecatan juruaudit luar, untuk meluluskan peruntukan perkhidmatan bukan-audit oleh juruaudit luar, untuk merundingkan dan meluluskan yuran audit tahunan atau yuran audit khas dan/atau yuran-yuran perkhidmatan bukan-audit. 16. Untuk mengkaji pelantikan, penilaian prestasi, pertukaran dan pemecatan, dan imbuhan untuk Ketua Juruaudit Dalaman. Ringkasan Aktiviti Penting Berikut adalam ringkasan aktiviti utama yang dijalankan oleh Jawatankuasa dalam tahun kewangan: Audit Dalaman Mengkaji dan meluluskan rancangan audit tahunan Audit Dalaman Kumpulan, termasuk keperluan sumber dan latihannya. Mengkaji pencapaian Audit Dalaman Kumpulan akan inisiatif strategik pentingnya yang telah diambil untuk mempertingkatkan kecekapan, keberkesanan dan profil Audit Dalaman Kumpulan. Mengkaji metodologi Audit Dalaman Kumpulan dalam menilai tahap risiko pelbagai bidang yang boleh diaudit dan memastikan penekanan audit telah diberi ke atas bidang-bidang risiko kritikal. Mengkaji kecukupan dan keberkesanan sistem kawalan, pelaporan dan pengurusan risiko untuk memastikan terdapat metodologi yang sistematik dalam mengenal pasti, menilai dan mengurangkan bidang-bidang risiko. Mengkaji laporan Audit Dalaman Kumpulan (termasuk siasatan dalaman, membuat susulan ke atas penyelesaian isu-isu yang dibangkitkan dalam laporan yang diterbit oleh Pengawal Atur, juruaudit luar dan AMMB Holdings Berhad (223035-V) 37
Tadbir Urus Korporat Laporan Tahunan 2012 38 pihak-pihak luaran yang lain) dan menimbangkan maklum balas Pengurusan dan selaras dengan itu mengarahkan Pengurusan untuk mengambil tindakan pembaikan yang perlu. Jawatankuasa juga membuat susulan ke atas penyelesaian isu-isu utama yang dibangkitkan di dalam laporan dan meminta Pengurus memberi pembentangan berasingan jika perlu. Mengawasi kemajuan Audit Dalaman Kumpulan dalam menyelesaikan rancangan auditnya dan menilai prestasi Audit Dalaman Kumpulan. Audit Luaran Mengkaji pelantikan juruaudit luaran dan kebebasan serta keberkesanannya. Mengkaji rancangan audit, yuran audit tahunan mereka dan skop kerja audit bagi tugasan audit dan bukan audit. Mengkaji keputusan dan laporan juruaudit luaran serta maklum balas susulan Pengurusan terhadap penemuan juruaudit luaran. Keputusan Kewangan Mengkaji keputusan suku tahunan dan penyata kewangan Kumpulan sebelum mengesyorkannya kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan. Mengkaji penyata kewangan teraudit tahunan Kumpulan dengan juruaudit luar sebelum mengemukakan kepada Lembaga untuk kelulusan. Pematuhan dengan keperluan berperaturan yang berikut telah dipastikan: - Peruntukan Akta Syarikat 1965 dan Akta Perbankan dan Institusi Kewangan, 1989 - Akta Pasaran Modal dan Perkhidmatan, 2007 - Paiwaian perakaunan yang terpakai di Malaysia - Syarat-syarat berperaturan lain yang berkenaan Urus Niaga Pihak Berkaitan Mengkaji transaksi pihak berkaitan dan kecukupan prosedur pengenalpastian, pemantauan, pelaporan dan penyemakan transaksi pihak yang berkaitan Kumpulan. Prinsip 13: Audit Dalaman Fungsi Audit Dalaman Fungsi Audit Dalaman Kumpulan beroperasi di bawah piagam daripada AEC yang memberikannya akses tidak terbatas untuk mengkaji semua aktiviti Kumpulan. Ketua Audit Dalaman Kumpulan melapor kepada EAC. Fungsi pengauditan dalaman dilaksanakan ke atas seluruh Kumpulan AmBank untuk memastikan keselarasan dalam persekitaran kawalan dan pemakaian dasar dan prosedur. Audit Dalaman Kumpulan menumpukan usahanya ke atas pelaksanaan audit selaras dengan rancangan audit, yang diberi keutamaan berdasarkan penilaian risiko menyeluruh bagi semua aktiviti yang dilaksanakan oleh Kumpulan. Pendekatan penilaian risiko berstruktur memastikan bahawa semua bidang berisiko sentiasa diawasi untuk memastikan liputan dan kekerapan audit yang sesuai. Rancangan audit berdasarkan risiko akan dikaji setiap tahun dengan mengambil kira perubahan penting kewangan persekitaran perniagaan dan risiko. AEC mengkaji dan meluluskan rancangan audit tahunan bagi audit dalaman Kumpulan. Audit Dalaman Kumpulan juga membuat siasatan dan kajian khas, dan mengambil bahagian secara aktif dalam aktiviti pembangunan sistem utama dan jawatankuasa projek untuk memberi nasihat mengenai pengurusan risiko dan langkah-langkah kawalan dalaman. Aktiviti audit boleh diringkaskan seperti berikut: i. Audit Berjadual & Mandatori ii. Sistem pembangunan kajian kitaran hayat bagi projek-projek infrastruktur IT utama iii. Kajian tumpuan bukan berjadual & Khas Objektif utama kajian audit adalah untuk menilai kecukupan dan keberkesanan pengurusan risiko dan sistem kawalan dalaman dalam bidangbidang berikut: Perbankan Runcit Perbankan Islam Perbankan Perniagaan Perbankan Transaksi Perbankan Korporat & Institusi Perbankan Pelaburan Pasaran Insurans Hayat & Am Perniagaan Takaful Pengurusan Dana & Aset Pengurusan Aset & Liabiliti Perkhidmatan Perkongsian Kumpulan Audit Dalaman Kumpulan memainkan peranan yang aktif dalam memastikan pematuhan syaratsyarat Pihak Berkuasa Berperaturan. Audit Dalaman Kumpulan juga bekerjasama dengan Juruaudit Luar, Jabatan Pengurusan Risiko dan Pematuhan Berperaturan Kumpulan untuk memastikan kebergantungan maksimum dan mengelakkan usaha duplikasi. Terdapat proses efektif untuk memastikan penyelesaian segera isu-isu audit. Audit Dalaman Kumpulan kerap membentangkan perkembagan terkini kepada AEC mengenai perkembangan isu-isu penting sehingga isu-isu tersebut diselesaikan dengan memuaskan. Bagi tahun kewangan, jumlah kos yang ditanggung ke atas fungsi audit dalaman Kumpulan berjumlah RM15.1 juta [TK2012: RM15.1 juta] - Akta Suruhanjaya Sekuriti, 1993 - Syarat-syarat Penyenaraian Pasaran Utama Bursa Malaysia Securities Berhad AEC meluluskan rancangan kerja audit tahunan, dan pendekatan audit berasaskan risiko digunakan untuk memastikan bahawa aktiviti berrisiko tinggi dalam setiap unit perniagaan adalah diaudit setiap tahun.
Bidang-bidang Risiko Utama dan Fokus Dalaman KREDIT PASARAN OPERASI MUDAH TUNAI REPUTASI KATEGORI RISIKO PERUNDANGAN DAN PENGAWALATURAN TANGGUNGAN INSURANS AMMB Holdings Berhad (223035-V) Prinsip 14: Audit Luaran Tetuan Ernst & Young ( E & Y ) ialah juruaudit berkanun luaran Syarikat dan juruaudit bagi akaun-akaun disatukan untuk penyediaan laporan tahunan ini. Juruaudit luaran melaksanakan audit bebas selaras dengan Piawaian Perakaunan Malaysia, dan melapor terus kepada AEC. AEC juga sebagai tambahan: Melulus terlebih dahulu semua perkhidmatan audit dan bukan audit; dan Mengkaji secara kerap kebebasan juruaudit luaran; dan Menilai keberkesanan juruaudit luar Juruaudit luaran dilantik semula oleh pemegang saham Syarikat secara tahunan, selepas AEC mengkaji khidmat yang diberikan dan, pengesyoran Lembaga. Perkhidmatan Bukan Audit Juruaudit luaran tidak boleh memberikan perkhidmatan yang ditanggap sebagai bercanggah dengan peranan juruaudit. Ini termasuklah membantu dalam penyediaan penyata kewangan dan subkontrak aktiviti operasi yang biasanya dilaksanakan oleh Pengurusan dan penglibatan di mana juruaudit mungkin diperlukan untuk memberi pendapat mengenai kerjanya sendiri. Khususnya, dasar ini: Mengehadkan perkhidmatan bukan audit yang boleh diberikan; dan Memerlukan perkhidmatan audit dan bukan audit yang dibenarkan, mestilah terlebih dahulu mendapatkan kelulusan daripada AEC. AEC telah mengkaji ringkasan perkhidmatan bukan audit yang disediakan oleh juruaudit luaran dalam TK 2012 dan telah mengesahkan bahawa peruntukan perkhidmatan adalah bersesuaian dengan piawiaan kebebasan am bagi juruaudit. Yuran Audit Yuran audit berkanun dan bukan berkanun bagi Kumpulan (tidak termasuk perbelanjaan dan cukai perkhidmatan) dalam tahun kewangan berakhir 31 Mac 2012 berjumlah RM2.67 juta [TK2011:RM2.58 juta]. Yuran Berkaitan Pengesyoran dan Lainlain Yuran Bukan Audit Yuran berkaitan pengesyoran dan lain-lain perkhidmatan bukan audit bagi tahun kewangan berakhir 31 Mac 2012 (tidak termasuk perbelanjaan dan cukai perkhidmatan) berjumlah RM0.43 juta (TK2011: RM1.36 juta). Yuranyuran ini terutamanya berkait dengan perkhidmatan berkaitan pengesyoran seperti pelaksanaan Piawaian Pelaporan Kewangan dan keesahan model-model penilaian. 39