LAMPIRAN A BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1. Nama Organisasi: Jabatan Pendaftaran Negara 2. Nama Projek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalonkan: SISTEM PENGURUSAN PELAWAT (MyPelawat) 3. Tarikh (bulan & tahun) projek/sistem/inisiatif yang dicalonkan mula beroperasi: April 2009 4. Maklumat pegawai yang membuat pencalonan: Nama: Rasidah Binti Ghazali Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Agensi: Jabatan Pendaftaran Negara Alamat: No 20, Persiaran Perdana, Presint 2 62551 Wilayah Persekutuan Putrajaya 5. Telefon: 03-8880 7594 Faks: 03-8880 7623 E-mel: rasidahg@jpn.gov.my Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama: Norli Adiba binti Mohammed Noor Jawatan: Pegawai Teknologi Maklumat Telefon: 03-8880 7547 Faks: 03-8880 7623 E-mel: norliadiba@jpn.gov.my Page 1/16
LAPORAN PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1. Nama Projek/Sistem/Inisiatif SISTEM PENGURUSAN PELAWAT (MyPelawat) 2. Profil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan) Pengenalan Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) adalah sebuah Jabatan di bawah Kementerian Dalam Negeri. Ia bertanggungjawab mendaftar peristiwaperistiwa penting setiap individu seperti maklumat kelahiran, kematian, pengangkatan, perkahwinan dan perceraian. Di samping itu, JPN juga bertanggungjawab dalam menentukan taraf kewarganegaraan dan seterusnya mengeluarkan dokumen identiti individu dalam bentuk kad pengenalan kepada mereka yang layak. Jabatan Pendaftaran Negara ditubuhkan selepas Peraturan-peraturan Dharurat (Kawasan - kawasan Pendaftaran) 1948 dikuatkuasakan sebagai salah satu langkah untuk menentang ancaman keselamatan. Peraturanperaturan ini memerlukan semua penduduk supaya mendaftar dan memperolehi kad pengenalan apabila mencapai umur 12 tahun ke atas. Jabatan ini juga telah diberi fungsi tambahan iaitu untuk mendaftarkan semua peristiwa penting yang merangkumi pendaftaran kelahiran, kematian,anak angkat, perkahwinan, perceraian dan kewarganegaraan. Jabatan Pendaftaran Negara mempunyai 217 cawangan yang masingmasing beroperasi secara online dengan Ibu Pejabat JPN Putrajaya. Pemantauan terhadap semua urusan urusniaga mudah dilaksanakan berikutan sistem-sistem di JPN yang centralized. Page 2/16
3. Sinopsis Projek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan) Bagi projek/sistem/inisiatif: # Ringkasan / Keterangan # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif # Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS #Ringkasan / Keterangan Sistem Pengurusan Pelawat (MyPelawat) membolehkan pengurusan kehadiran pelawat di Ibu Pejabat JPN dilaksanakan secara sistematik dan efisyen. Sistem dipasang di kaunter pengawal, Command Centre dan Pusat Data, Ibu Pejabat JPN. # Faedah kepada orang awam / Kerajaan 1. Penjimatan kos untuk perolehan pas pelawat kerana digantikan dengan MyKad. 2. Pelawat tidak perlu menulis buku log. 3. Pelawat tidak perlu meninggalkan kad pengenalan atau lesen memandu di kaunter pengawal. #Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif 1. Sistem berasaskan web yang fleksible. 2. Mudah dalam pengurusan kehadiran pelawat. 3. Mudah perlaksanaan kerana menggunakan MyKad pelawat sendiri. 4. Sokongan penggunaan MyID di sektor kerajaan. #Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS 1. Sistem ini dibangunkan secara in-house dengan menggunakan open source sepenuhnya dapat meningkatkan pengetahuan dan tiada kos penyenggaraan. 2. Memudahkan pengurusan kehadiran pelawat. 3. Penambahbaikan tidak melibatkan kos kewangan. 4. 4. Perluasan penggunaan MyKad di sektor awam. Teknologi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan) Page 3/16
Penggunaan development tools, pangkalan data, language, teknologi, platform, dan lain-lain Pembangunan sistem ini menggunakan teknologi open source iaitu bahasa pengaturcaraan PHP dan dihubungkan dengan pangkalan data MySQL. Development tools adalah Dreaweaver 8.0 dan web server adalah Apachee 2.0. Platform bagi sistem ini ialah web based dimana ia dicapai secara dalaman oleh pengguna yang terdiri daripada pengawal JPN, pegawai Pusat Data dan Command Centre dan pegawai Bahagian Sumber Manusia. Sistem yang berasaskan web based ini memudahkan capaian sistem oleh pengguna tanpa melibatkan konfigurasi di PC dan membolehkan status data yang terkini diperolehi. Penyenggaraan dan penambahbaikan aplikasi hanya ke atas server sahaja. Sistem ini boleh dicapai melalui browser Mozilla atau Internet Explorer tetapi tatapan adalah lebih sesuai melalui Internet Explorer 7.0 dan ke atas. 5. Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan) # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi) # Perkongsian maklumat # Lain-lain #Faedah Orang Awam / Kerajaan 1. Pendaftaran kehadiran menerusi MyKad memudahkan pelawat kerana tidak perlu menulis Buku Daftar Pelawat. Ini mempercepatkan proses dimana pelawat tidak perlu beratur dan mengisi Buku Daftar Pelawat. Pelawat hanya perlu menyerahkan MyKad bagi tujuan pendaftaran sahaja. 2. Pelawat yang berurusan di JPN tidak perlu lagi meninggalkan kad pengenalan atau lesen memandu di kaunter pengawal untuk Page 4/16
mendapatkan Pas Pelawat. Kadang-kadang mereka terlupa untuk mendapatkan semula kad pengenalan atau lesen memandu setelah selasai urusan. 3. Pas Pelawat tambahan tidak perlu diperolehi. Penjimatan kos kepada kerajaan. 4. Sistem boleh diintegrasikan dengan Sistem Capaian Pintu JPN bagi membolehkan pelawat memasuki pintu-pintu utama JPN di 14 tingkat yang ingin dilawati sahaja dengan menggunakan MyKad. Kebenaran adalah mengikut tarikh, masa dan pintu lokasi yang dibenarkan secara automatik. Ini telah dapat mempertingkatkan penampilan bangunan kerajaan dalam penggunaan MyKad di mata rakyat. 5. Penggunaan MyPelawat dapat mengatasi masalah penggunaan Buku Daftar Pelawat manual dimana adakalanya tulisan sukar di baca, maklumat tidak lengkap dan tidak pasti kesahihannya. Menerusi MyPelawat, pengawal tidak perlu menaip semula, laporan mudah dijana dan maklumat individu adalah tepat kerana diperolehi menerusi MyKad. #Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain Pemantauan kehadiran pelawat di bangunan Kerajaan secara sistematik dan efisyen dimana sistem berupaya mendaftar dan mengawal keluar / masuk pelawat mengikut mengikut lokasi, tarikh dan tempoh masa yang dibenarkan dengan menggunakan MyKad. MyPelawat telah memudahkan proses dari aktiviti pendaftaran pelawat, penyimpanan maklumat sehingga penjanaan laporan. Disamping mempertingkatkan imej penampilan bangunan kerajaan dalam penggunaan MyKad produk JPN beridentiti Malaysia di mata rakyat. # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif Mempertingkatkan penggunaan MyKad yang merupakan produk JPN identiti Malaysia di mata dunia. Page 5/16
# Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi) Sistem ini tidak kebergantungan kepada sesuatu produk. Sehubungan itu, penaiktarafan sistem tidak bergantung terhadap peredaran versi produk disamping mudah penaiktarafan kerana dibangun secara dalaman. Pembangunan sistem ini mempertingkatkan tahap kemahiran pegawai. # Perkongsian maklumat Sistem MyPelawat ini boleh diperluaskan secara perkongsian pintar di sektor awam berminat dalam mempertingkatkan kualiti pengurusan perkhidmatan. 6. Inovasi (maksimum 350 patah perkataan) # Penggunaan teknologi atau metodologi secara inovatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif # Teknologi enabling # Menggunakan pelbagai teknologu untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan #Penggunaan tekonologi atau metodologi secara inovatif Kaedah pembangunan adalah mematuhi standard pembangunan aplikasi yang ditetapkan oleh JPN. Kajian Keperluan Sistem Kajian membangunkan sistem dimulakan selaras dengan saranan KSN supaya semua agensi Kerajaan menggunakan MyKad bagi meningkatkan urusan perkhidmatan sektor awam. Kajian Analisis Proses kerja secara manual telah dianalisis dan dibuat kajian impak secara menyeluruh. Tools pembangunan dikenalpasti. Pembangun sistem telah mengkaji teknologi bagi membolehkan data individu dibaca terus dari MyKad Rekabentuk Sistem Seterusnya sistem telah direkabentuk hasil daripada perbincangan antara kumpulan pembangun sistem dan end user. Sebagai permulaan prototype disediakan untuk memberi gambaran kepada pengguna sistem sebenar. Page 6/16
Pembangunan Sistem Pembangunan sistem dimulakan pada 1 April 2008. Pembangunan sistem ini dilaksanakan secara dalaman dari mula sehingga selesai dan mula digunapakai pada 1 Julai 2008, Fasa Pertama. Hasil dari pemantauan dan cadangan pengguna, sistem ditambahbaik dan Fasa Kedua mula digunapakai 1 April 2009. Pengujian dan Pelaksanaan Pengujian dilaksanakan dengan bantuan dari end user. Pelaksanaan sistem dilaksanakan di kaunter pengawal Ibu Pejabat JPN. Kemudian diperluaskan ke Pusat Data dan Command Centre JPN. #Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) Pelaksanaan adalah berasaskan open source secara dalaman dari mula hingga selesai. #Ciri-ciri / fungsi yang ketara 1. Maklumat pelawat yang berurusan dengan JPN adalah sahih diperolehi secara automatik menerusi MyKad. 2. Memudahkan serta mempercepatkan proses pendaftaran pelawat yang berurusan di JPN. 3. Sistem telah dapat mengatasi sekiranya Buku Daftar Pelawat hilang, tiada sebarang back up yang boleh dirujuk. 4. Capaian pintu secara MyKad. Menggalakkan penggunaan MyKad semasa berurusan dengan sektor awam. 5. Membantu penyediaan laporan dan pengauditan. # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif Teknik pembangunan adalah menerusi brainstorming berpasukan dan penambahbaikan proses manual. Kajian pengguna adalah pelawat-pelawat dan pegawai-pegawai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan Pengurusan Pusat Data, BTM, JPN. Page 7/16
Sistem ini boleh dikongsi dengan agensi kerajaan memandangkan ia hanya menggunakan MyKad untuk merekod maklumat pelawat. #Menggunakan pelbagai teknologi untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan Sistem ini berupaya diintegrasi dengan Sistem Capaian Pintu JPN dalam membenarkan pelawat akses pintu yang dibenarkan dengan menggunakan MyKad sendiri mengikut tarikh, lokasi dan masa yang ditetapkan. 7. Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan) # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metodologi projek/sistem/inisiatif # Keberkesanan kos # Peningkatan produktiviti dan keberkesanan # Kepakaran kakitangan # Keberkesanan projek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna # Diakui oleh pakar bidang yang berkaitan projek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan komuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang boleh diukur mencapai sasaran # Perkongsian pasaran # Beridentitikan Malaysia # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan Buku Daftar Pelawat di bawah Akta Kawalan Keselamatan Bangunan Kerajaan dirujuk. # Metodologi projek/sistem/inisiatif Kaedah pembangunan adalah mematuhi standard pembangunan aplikasi yang ditetapkan oleh JPN. # Keberkesanan kos 1. Kos yang terlibat hanyalah pembelian MyKad Reader. 2. Sistem berasaskan open source. Sebarang penambahbaikan tidak melibatkan kewangan. 3. Perluasan kepada pelawat tidak melibatkan sebarang kos kerana hanya menggunakan MyKad. Page 8/16
# Peningkatan produktiviti dan keberkesanan 1. Memudahkan pelawat yang berurusan dengan JPN dimana tidak perlu menulis buku log dan tidak perlu meninggalkan Kad Pengenalan atau lesen memandu. 2. Peningkatan pengunaan MyID di sektor awam. 3. Membantu pengawal dalam pendaftaran, pemantauan dan pelaporan kehadiran pelawat. 4. Penjimatan proses dan masa. # Kepakaran kakitangan Meningkatkan kepakaran pasukan pembangunan aplikasi di dalam pembangunan aplikasi. Pengetahuan Pegawai JPN turut dikongsi bersama dengan pegawai Jabatan Pertahanan Awam Malaysia (JPAM). Email JPAM bertarikh 26 Julai 2012 dirujuk dimana memohon sesi ToT dan bantuan konfigurasi sistem MyPelawat di Ibu Pejabat JPAM. Page 9/16
# Keberkesanan projek/sistem/inisiatif Sistem ini diperluaskan ke Command Centre dan Pusat Data JPN yang merupakan salah satu skop di bawah ISMS 27001:27002 dalam membantu pemantauan pergerakan keluar / masuk pelawat di Command Centre dan Pusat Data JPN. # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif JPAM mengalu-alukan penggunaan sistem ini dimana mereka menjadikan sistem MyPelawat sebagai aktiviti pemantauan kehadiran pelawat. Pegawai JPN dijemput dalam membantu konfigurasi sistem MyPelawat. # Kejayaan pelaksanaan Sistem mula digunapakai di kaunter pengawal, seterusnya perluasan di Pusat Data dan Command Centre Ibu Pejabat JPN. Kini ia dikongsi sama di Ibu Pejabat JPAM, Kuala Lumpur. Page 10/16
# Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna Sijil Anugerah Kualiti Kategori Inovasi 2009- MyPelawat memenangi tempat Pertama peringkat JPN. Surat Penghargaan dari Unit Pengurusan Pusat Data, BTM JPN bertarikh 15 Disember 2011. Page 11/16
# Hasil yang boleh diukur mencapai sasaran Kajian impak MyPelawat keatas 27 orang meliputi pelawat dan pengawal kaunter. Berikut adalah tahap kepuasan pelanggan: # Perkongsian pasaran Sistem ini boleh dikongsi dengan agensi kerajaan lain memandangkan ia hanya menggunakan MyKad untuk perekodan maklumat pelawat secara automatik dan maklumat adalah tepat. Sistem ini juga dikongsi bersama dengan JPAM. Penjimatan kos kerajaan. Page 12/16
# Beridentitikan Malaysia Penggalakan penggunaan MyKad di sektor awam. Penggunaan MyKad sebagai kaedah capaian pintu di JPN meningkatkan MyKad sebagai produk JPN dan imej Malaysia di mata dunia. Foto pendaftaran pelawat melalui MyPelawat Penggunaan MyKad sebagai capaian pintu di bangunan JPN Page 13/16
8. Potensi (maksimum 350 patah perkataan) # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi # Pelaksanaan yang lebih luas # Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi Produk ini berpotensi di industri kerana ia dibangunkan dengan secara open source, dapat mengatasi kebergantungan produk manakala penggunaan MyKad pula merujuk identiti sebenar pelawat. Sistem ini dilengkapi dengan laporan mengikut keperluan pengguna. Sistem ini boleh dikongsi dengan agensi kerajaan lain memandangkan ia hanya menggunakan MyKad untuk mendaftar dan merekodkan maklumat pelawat dengan mudah dan tepat. Julai 2012, sistem ini dikongsi bersama penggunaannya kepada Jabatan Pertahanan Awam Malaysia (JPAM) Jika sistem ini diindustrikan, ia boleh boleh di customize mengikut keperluan. Memandangkan ia adalah berasaskan open source. Disamping itu, ia juga membuka peluang pekerjaan dalam memberi khidmat bantuan sokongan sistem ini. # Pelaksanaan yang lebih luas Ia merupakan satu produk yang dilaksanakan secara dalaman tanpa kebergantungan kepada mana-mana produk berlesen serta tiada kos penyenggaraan. Sistem ini menggalakan penggunaan MyKad di sektor awam. Penggunaan MyKad sendiri sebagai kaedah capaian pintu di bangunan JPN telah meningkatkan penggunaan MyKad sebagai produk JPN dan imej Malaysia di Page 14/16
mata dunia. Mudah perluasan kepada pelawat kerana tiada peralatan yang perlu dibeli untuk keperluan pelawat. # Faedah kepada industri lain pada masa hadapan Kawasan yang memerlukan pemantauan ke atas kehadiran keluar / masuk pelawat seperti bangunan kerajaan, pusat data dan bangunan swasta. Industri keselamatan bangunan akan turut mendapat faedah. # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan MyPelawat adalah salah satu kaedah dapat membantu tugas pengawal yang bertugas dalam memastikan setiap pelawat yang berurusan di pejabat kerajaan didaftarkan di dalam Buku Pelawat, memantau pergerakan pelawat serta penyediaan laporan. Sistem ini sesuai digunapakai oleh mana-mana organisasi terutamanya agensi kerajaan kerana perkongsian pintar tidak melibatkan sebarang kos. Berbanding terdapat sistem-sistem sedemikian di pasaran yang mengenakan kos yang agak tinggi untuk pembelian perisian dan penyenggaraan. Sistem ini berupaya untuk dipasarkan setanding dengan sistem pendaftaran pelawat lain yang dijual di pasaran. # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan Sistem ini berupaya diintegrasi dengan sistem capaian pintu bagi membolehkan capaian keluar/masuk menggunakan MyKad pelawat. Ia juga boleh diperluaskan ke kawasan yang memerlukan perekodan aktiviti keluar / masuk. Kehadiran tidak perlu ditulis ke dalam buku log. 9. Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau # Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia) # Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan modul yang dibangunkan di Malaysia # Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalakan di Malaysia # Tambah nilai di Malaysia Page 15/16
# Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia Sistem ini dibangunkan sepenuhnya oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Pendaftaran Negara Tarikh mula projek : 1 April 2008 Tarikh siap projek : 1 April 2009 Bilangan anggota : 2 orang iaitu 1 Pegawai Teknologi Maklumat (PTM) dan 1 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) #Tambah nilai di Malaysia : 1. Sistem ini memudahkan proses pengurusan pelawat dari segi pendaftaran, penyimpanan dan pelaporan. 2. Identiti pelawat yang hadir adalah sahih kerana maklumat dibaca menerusi Mykad, identiti sebenar. 3. Pendaftaran pelawat dilakukan secara elektronik serta informasi berkaitan pelawat-pelawat dapat diproses dengan mudah dan tepat. 4. Memudahkan tugas pengawal kaunter hanya perlu mendaftarkan MyKad pelawat ke dalam sistem dan seterusnya memberi akses kepada aras yang ingin dilawati. 5. Sistem dibangunkan secara dalaman, oleh itu kos bagi penyenggaraan sistem dapat dikurangkan. 6. Penambahbaikan tidak melibatkan kos kewangan. 7. Penjimatan kos kerajaan dengan penggunaan MyKad bagi menggantikan pas pelawat. 8. Memberikan imej yang baik kepada JPN sebagai perintis menggunakan MyKad untuk pendaftaran dan pas pelawat. 9. Sistem berupaya diintegrasi dengan sistem capaian pintu bagi membolehkan pelawat memasuki pintu-pintu di bangunan JPN dengan menggunakan MyKad sendiri telah dapat mempertingkatkan imej bangunan kerajaan di mata rakyat. Page 16/16