Perancangan dan Pembuatan Sistem Infrmasi Perpustakaan Berbasis Web pada SMP YBPK 1 Surabaya Abedneg 1, Lily Puspa Dewi 2, Adi Wibw 3 Prgram Studi Teknik Infrmatika, Fakultas Teknlgi Industri, Universitas Kristen Petra Jl. Siwalankert 121-131, Surabaya 60236 Telp. (031)-2983455, Fax. (031)-8417658 E-mail: abed0308@gmail.cm 1, lily@petra.ac.id 2, adiw@petra.ac.id 3 ABSTRAK Pada saat ini seklah SMP YBPK 1 Surabaya telah menyediakan fasilitas yaitu perpustakaan yang bertujuan supaya setiap siswa atau guru rajin membaca buku. Di dalam perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya terdapat beberapa fasilitas seperti peminjaman buku, pengembalian buku, pembayaran denda, dan lemari referensi. Beberapa transaksi di atas masih dilakukan secara manual sehingga petugas perpustakaan mengalami kesusahan dalam merekap data transaksi tersebut. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrgraman HTML, PHP, JavaScript, AJAX, Framewrk Cdeigniter 3.0 dan database MySQL. Tampilan aplikasi menggunakan template Btstrap. Fitur e-catalgue menggunakan slr search engine buatan Apache. Fitur reminder pengembalian buku menggunakan template SMS Gateway Me. Hasil akhir dari pengembangan aplikasi ini adalah dapat melakukan pencarian daftar buku dengan cepat, dapat menerima reminder lewat SMS bila buku yang dipinjam akan jatuh temp, dapat mencatat transaksi perpustakaan dengan terkmputerisasi. Petugas perpustakaan juga dapat melihat lapran-lapran penting seperti lapran denda, lapran kunjungan, lapran penilaian buku, dan lapran dnasi buku. Berdasarkan hasil kuisiner yang diperleh untuk tampilan aplikasi, 40% respnden menjawab baik, dan 60% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur e-catalgue, 40% respnden menjawab kurang, 20% menjawab cukup, dan 40% respnden lainnya menjawab baik. Untuk fitur e-bk, 20% respnden menjawab cukup, 40% menjawab baik, 40% menjawab sangat baik. Untuk fitur transaksi buku, 20% respnden menjawab cukup, 20% menjawab baik, dan 60% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur usulan buku, 20% respnden menjawab baik, dan 80% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur reserve buku, 40% respnden menjawab kurang, 20% respnden menjawab baik, dan 40% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur reminder pengembalian buku, 20% respnden menjawab cukup, 20% respnden menjawab baik, dan 60% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk kemudahan dalam penggunaan, 20% respnden menjawab cukup, 40% respnden menjawab baik, dan 40% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk kesesuaian dengan kebutuhan, 20% respnden menjawab baik, dan 80% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk keseluruhan aplikasi, 40% respnden menilai prgram ini baik, dan 60% respnden lainnya menilai prgram ini sangat baik. Kata Kunci: Slr search engine, SMS Gateway Me, pencarian buku, transaksi perpustakaan. ABSTRACT At this time the secndary schl YBPK 1 Surabaya has t prvide facilities fr the library which is aimed at s that each student r teacher diligent reading the bk. In the Junir Secndary Schl Library YBPK 1 Surabaya there are a number f facilities such as the lease the bk, the return f the bk, payment f fine and cabinet reference. Sme discunted rates abve is still dne manually s that the fficers f the library in truble in recap transactin data. This applicatin is created using HTML prgramming language, PHP, JavaScript, AJAX, Framewrk Cdeigniter 3.0 and the MySQL database. The applicatin display using the Btstrap template. E-catalgue features using slr search engine is made in the Apache. Reminder features the return f the bk using SMS Gateway Me template. The end result f the develpment f this applicatin is able t search the list f bk, can send reminder thrugh SMS messages t prevent lan verdue, can recrd transactin with cmputerized library. Librarians can als view reprts such as the reprt f fines, the visitr reprt, bk assessment reprt and bk dnatin reprt. Based n the results f questinnaires were btained fr display applicatins, 40% f respndents answered gd, and 60% f respndents answered very well. Fr e-catalg feature, 40% f respndents answered nt gd enugh, 20% respnded gd enugh, and 40% f respndents answered gd. Fr e-bk feature, 20% f respndents answered enugh, 40% said gd, 40% respnded very well. Fr bk transactins feature, 20% f respndents answered enugh, 20% respnded gd, and 60% f respndents answered very well. Fr a bk prpsal feature, 20% f respndents answered gd, and 80% f respndents answered very well. T reserve features bks, 40% f respndents answered nt gd enugh, 20% f respndents answered gd, and 40% f respndents answered very well. Fr the reminder feature the return f bks, 20% f respndents answered enugh, 20% f respndents answered well, and 60% f respndents answered very well. Fr ease f use, 20% f respndents answered enugh, 40% f respndents answered gd, and 40% f respndents answered very well. Fr cmpliance with requirements, 20% f respndents answered gd, and 80% f respndents answered very well. Fr mst applicatins, 40% f respndents rate the prgram was gd, and 60% f respndents rate the prgram is very gd. Keywrds: Slr search engine, SMS Gateway Me, bk searching, library transactins.
1. PENDAHULUAN Perpustakaan merupakan sumber dari segala infrmasi baik dalam bentuk fisik maupun digital. Infrmasi yang disimpan di dalamnya yaitu mengenal ilmu pengetahuan alam ataupun ssial, eknmi, hiburan, dan lain sebagainya. Infrmasi tersebut sebagian besar dibutuhkan di kalangan siswa/i ataupun guru-guru dalam sebuah institusi pendidikan. Setiap institusi pendidikan pastilah memiliki perpustakaan didalamnya. Salah satu seklah di Surabaya yang memiliki perpustakaan yaitu SMP YBPK 1 Surabaya. SMP YBPK 1 Surabaya memiliki fasilitas perpustakaan yang bertujuan supaya setiap siswa rajin membaca. Tidak hanya ditujukan kepada siswa saja, tetapi juga sebagai sarana bagi guru-guru untuk mencari infrmasi baik untuk keperluan sendiri maupun untuk pengajaran di dalam kelas. Perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya memiliki kleksi sejumlah kurang lebih 500 eksemplar. Layanan yang ada di dalam perpustakaan tersebut yaitu peminjaman / pengembalian buku, pengadaan buku baru, dan jam perasinal untuk membaca. Perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya merupakan salah satu perpustakaan yang belum memiliki sistem infrmasi berbasis kmputer. Penglahan data seperti data peminjaman / pengembalian buku, data denda, dan data siswa yang berkunjung ke perpustakaan masih dilah secara manual. Prgram yang digunakan saat ini yaitu Micrsft Excel. Penggunaan Micrsft Excel leh petugas perpustakaan hanya untuk pencatatan data stk buku dan buku yang didapat dari pembelian ataupun dari dnasi. Dengan penglahan data yang manual menyebabkan guru maupun siswa kesulitan dalam mencari buku yang ingin mereka baca serta mempersulit petugas dalam meng-update data buku yang ada sekarang. Data denda yang dilah secara manual juga dapat mempersulit petugas, yaitu dalam hal penagihan kepada peminjam disaat waktu peminjaman buku yang bersangkutan telah lewat batas tanggal pengembalian. Untuk mengatasi perasinal manual di atas, diperlukan sebuah sistem infrmasi perpustakaan yang dapat memberikan kemudahan dalam menglah data pengunjung, data buku, data transaksi (meliputi peminjaman / pengembalian buku dan denda), dan lapran-lapran lainnya. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya Perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya memiliki fasilitas ruang baca dan bisa juga menjadi tempat menntn, karena ada fasilitas Televisi di dalam ruang perpustakaan. Perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya hanya dilayani leh 2 petugas saja, yang terdiri dari 1 petugas internal (dari seklah YBPK 1 langsung) dan 1 petugas external (diambil dari salah satu perpustakaan kta). 2.2 Sistem Infrmasi Perpustakaan Perkembangan teknlgi infrmasi yang sangat cepat sudah mempengaruhi berbagai bidang kehidupan dan prfesi, hal ini menyebabkan perubahan sistem pada instansi atau perusahaan, juga harus mengubah cara mereka. Teknlgi infrmasi banyak digunakan untuk pengellaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan atau mset yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan. Perkembangan dunia perpustakaan dilihat dari segi kleksi data dan dkumen yang disimpan, diawali dari perpustakaan tradisinal yang hanya terdiri dari kumpulan kleksi buku tanpa katalg, kemudian muncul perpustakaan semi mdern yang menggunakan katalg. Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berrientasi ke data digital dan media jaringan kmputer (internet). Penemuan dunia internet menambah kekayaan media untuk mempercepat ketersediaan dan pertukaran infrmasi di seluruh dunia. Banyak manfaat yang diperleh dengan diterapkannya teknlgi infrmasi. Hal inilah yang menjadi sebab penggunaan dan penerapan teknlgi kmputer di suatu instansi menjadi ukuran kemajuan, tidak terkecuali di perpustakaan [6]. 2.3 Apache Slr Slr (kata ganti : Slar), merupakan platfrm pencarian berskala perusahaan yang dapat melakukan pencarian dengan waktu yang efisien, yang dibangun dengan menggunakan Apache Lucene. Selama bertahun-tahun, Slr telah mencapai tingkat kematangannya dalam menyediakan fitur yang berguna untuk sebuah kmunitas. Bahasa pemrgraman yang digunakan dalam Slr yaitu bahasa pemrgraman Java. Slr juga berjalan sebagai server yang berdiri sendiri [5]. Slr mempunyai beberapa keunggulan dibanding beberapa search engine, antara lain: i. Pencarian Teks Lengkap. Slr dirancang untuk melakukan pencarian cepat dan juga memberikan beberapa fleksibilitas pada istilah yang berguna untuk mencegat pencarian alami pengguna. ii. Saran / Suggestins. Slr memiliki kmpnen untuk menciptakan hasil autsuggestins yang menggunakan algritma internal kesamaan. Hal ini berguna karena autsuggestins adalah salah satu pla antarmuka pengguna yang paling intuitif., seperti search engine pada Ggle. iii. Analisis Bahasa. Slr memungkinkan untuk mengknfigurasi berbagai jenis analisis bahasa bahkan pada basis per-bidang, dengan kemungkinan untuk mengknfigurasi khusus untuk bahasa tertentu. Selain itu, integrasi dengan alat-alat seperti Apache UIMA untuk metadata ekstraksi sudah ada; dan secara umum memiliki kmpnen baru lain sehingga pengguna mempunyai akses plug-in untuk arsitektur di masa depan, meliputi bahasa lanjutan penglahan, kemampuan penggalian infrmasi, dan tugas-tugas tertentu lainnya. iv. Pencarian Beragam. Slr dapat melakukan pencarian ragam tmatis atas bidang pencarian yang di-input untuk mendapatkan infrmasi seperti misalnya pencarian dalam beberapa banyak dkumen yang memiliki nilai 'Lndn' untuk bidang 'Kta. Search Engine Slr memiliki beberapa langkah pemrsesan data sebelum ditampilkan ke User Interface, meliputi Input Data, Text Analysis, Indexing, dan Retrieval Mdel. Setelah melewati beberapa prses di atas, infrmasi dapat ditampilkan ke User Interface pengguna [4]. Gambar 1. Sistem Pencarian pada Slr
2.4 PHP PHP Pertama kali ditemukan pada 1995 leh serang Sftware Develper bernama Rasmus Lerdrf. Ide awal PHP adalah ketika itu Rasmus ingin mengetahui jumlah pengunjung yang membaca resume nlinenya. Script yang dikembangkan baru dapat melakukan dua pekerjaan, yakni merekam infrmasi visitr, dan menampilkan jumlah pengunjung dari suatu website. Sampai sekarang kedua tugas tersebut masih tetap ppuler digunakan leh dunia web saat ini. Kemudian, dari situ banyak rang di mailing list mendiskusikan script buatan Rasmus Lerdrf, hingga akhirnya Rasmus mulai membuat sebuah tl/script, bernama Persnal Hme Page (PHP). Kebutuhan PHP sebagai tl yang serba guna membuat Lerdrf melanjutkan untuk mengembangkan PHP hingga menjadi suatu bahasa tersendiri yang mungkin dapat mengknversikan data yang diinputkan melalui frm HTML menjadi suatu variable, yang dapat dimanfaatkan leh sistem lainnya. Untuk merealisasikannya, akhirnya Lerdrf mencba mengembangkan PHP menggunakan bahasa C ketimbang menggunakan Perl. Tahun 1997, PHP versi 2.0 dirilis, dengan nama Persnal Hme Page Frm Interpreter (PHP-FI). PHP semakin ppular dan semakin diminati leh prgrammer web dunia [1]. 2.5 SMS Gateway SMS Gateway yaitu metde pengiriman SMS melalui server kepada client. Cara Kerja SMS Gateway yaitu SMS yang datang ke terminal diambil leh server kemudian diteruskan ke agent melalui web brwser. Begitupula SMS yang dikirimkan leh agent, diambil leh Server untuk kemudian dikirimkan ke terminal [2]. 3. ANALISIS DAN DESAIN 3.1 Data Flw Diagram (DFD) Data flw diagram (DFD) menggambarkan sumber data, aliran data, prses data, penyimpanan data, dan tujuan data tersebut dalam sebuah sistem Data flw diagram berfungsi untuk mendkumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan merencanakan desain sistem baru. Pembuatan DFD diawali dengan pembuatan cntext diagram yang merupakan gambaran sistem infrmasi secara keseluruhan. Setelah pembuatan cntext diagram, dapat dibuat diagram level 0 dan level selanjutnya untuk menggambarkan subprses dan aliran data yang lebih detail [3]. Data Flw Diagram (DFD) Sistem Infrmasi Perpustakaan pada SMP YBPK 1 Surabaya dapat dilihat pada Gambar 1. 3.2 Entity Relatinship Diagram (ERD) Pada pembuatan ERD terbagi atas 2 (dua) bagian, yaitu Cnceptual Data Mdel (CDM) dan Physical Data Mdel (PDM). CDM mendeskripsikan relasi antar entitas (relatinships f entity sets) secara knseptual dan memdelkan database secara umum, sedangkan PDM mendeskripsikan entitas secara fisik dan detail dalam perancangan atau pembuatan database. ERD Sistem Infrmasi Perpustakaan SMP Kristen YBPK 1 Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2. N_Induk Nama_kategri Tanggal Lahir Email Passwrd Rle Denda_akumulasi Master_User Variable characters (64) Variable characters (128) Variable characters (512) Input bking Bking ID_bking tanggal_bking Input detail bking Detail Bking Timestamp Status_bking Variable characters (50) ID Minat Baca Tanggal_isi_minat ID_kategri Nama_kategri_baca Nmr_dewey Input minat baca Minat Baca Input detail minat Detail Minat Baca get kategri baca Master Kategri Baca Variable characters (50) Input data transaksi Transaksi Input detail transaksi get induk buku Gambar 2. Entity Relatinship Diagram Sistem Infrmasi Perpustakaan SMP Kristen YBPK 1 Surabaya 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Menu E-catalgue Pada menu e-catalgue setiap pengunjung website dapat melakukan pencarian daftar buku yang dilengkapi dengan. Berikut adalah hasil pencarian daftar buku dari e-catalgue, dapat dilihat pada Gambar 3. ID Transaksi Tanggal_pinjam Tanggal_kembali Pengembalian_riil Perpanjang Denda Pembayaran Status ID_induk Tanggal_masuk Induk Keterangan Harga Detail Transaksi Detail Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (64) 1 Tabel 1.1 Siswa E- bk Daftar E-bk Data Rekmendasi Data Frm Minat Baca Data Persetujuan Usulan Data Usulan Mencari Data dengan E-Catalgue 1.2 Mendapatkan File E- Bk 1.3 Mengisi Frm Minat Baca 1.4 E- bk Daftar E-bk Data Frm Minat Baca Data Rekmendasi Data Minat Baca 2 Data Frm Minat Baca Tabel Frm Minat Baca Gambar 3. Tampilan Menu E-catalgue 4.2 Reminder Pengembalian dengan SMS Gateway Untuk memberikan reminder ke setiap user dengan menggunakan SMS, sistem akan memeriksa halaman list transaksi seperti pada Gambar 4, untuk mengecek user manakah yang belum mengembalikan buku. Mengisi Data Usulan Gambar 1. Data Flw Diagram Sistem Infrmasi Perpustakaan SMP Kristen YBPK 1 Surabaya
Gambar 4. Halaman list transaksi Sistem mengecek user manakah yang belum mengembalikan buku, kemudian sistem akan secara tmatis mengirimkan SMS ke user yang bersangkutan bila durasi peminjaman sudah sampai pada 1 hari sebelum batas tanggal pengembalian. Cnth SMS terlihat seperti pada Gambar 5. Gambar 7. Halaman transaksi pengembalian buku 4.5 Lapran Pada halaman lapran, sistem menampilkan data yang diperlukan pustakawan untuk merekap data bulanan seperti lapran kunjungan, lapran rating & feedback terhadap kleksi yang ada di perpustakaan, dan lapran dnasi buku. Tampilan halaman lapran kunjungan dapat dilihat pada Gambar 8. Gambar 5. Tampilan reminder pengembalian buku 4.3 Transaksi Peminjaman Pada halaman transaksi peminjaman buku, sistem mencatat user manakah yang meminjam buku, buku apa saja yang dipinjamnya, dan tanggal pengembalian buku-buku tersebut. Tampilan halaman transaksi peminjaman buku dapat dilihat pada Gambar 6. Gambar 6. Halaman transaksi peminjaman buku 4.4 Transaksi Pengembalian Pada halaman transaksi pengembalian buku, sistem menampilkan user yang bersangkutan meminjam buku apa saja, tanggal kembali buku-buku tersebut, dan menampilkan jumlah denda bila user yang bersangkutan terlambat dalam mengembalikan buku. Dalam halaman transaksi pengembalian buku juga tersedia menu perpanjang bila user yang bersangkutan ingin meminjam buku lebih lama lagi. Tampilan halaman transaksi pengembalian buku dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 8. Halaman lapran kunjungan 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang diperleh dari perancangan dan pembuatan sistem infrmasi perpustakaan pada SMP Kristen YBPK 1 Surabaya adalah sebagai berikut: Aplikasi dapat melakukan pencarian buku dengan cepat melalui halaman e-catalgue. Aplikasi dapat memberikan fasilitas e-bk yang dapat langsung diunduh secara gratis leh user Aplikasi dapat memudahkan siswa atau guru dalam mengajukan bking buku, tanpa harus mengunjungi perpustakaan terlebih dahulu. Aplikasi dapat memudahkan siswa atau guru dalam mengajukan usulan buku, tanpa harus mengunjungi perpustakaan terlebih dahulu. Aplikasi dapat mencatat semua transaksi seperti peminjaman buku, pengembalian buku, dan pembayaran denda secara terkmputerisasi. Aplikasi dapat mengingatkan setiap pengunjung yang meminjam buku lewat SMS yang dikirim secara tmatis dari prgram sistem infrmasi perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya. Aplikasi dapat menampilkan lapran yang dibutuhkan leh perpustakaan SMP YBPK 1 Surabaya seperti lapran kunjungan, lapran pemasukan dari pembayaran denda yang didapat, lapran penilaian terhadap buku dan lapran dnasi buku. Berdasarkan hasil kuisiner yang diperleh untuk tampilan aplikasi, 40% respnden menjawab baik, dan 60% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur e- catalgue, 40% respnden menjawab kurang, 20% menjawab cukup dan 40% lainnya menjawab baik. Untuk
fitur e-bk, 20% respnden menjawab cukup, 40% menjawab baik, 40% menjawab sangat baik. Untuk fitur transaksi buku, 20% respnden menjawab cukup, 20% menjawab baik, dan 60% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur usulan buku, 20% respnden menjawab baik, dan 80% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur reserve buku, 40% respnden menjawab kurang, 20% respnden menjawab baik, dan 40% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk fitur reminder pengembalian buku, 20% respnden menjawab cukup, 20% respnden menjawab baik, dan 60% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk kemudahan dalam penggunaan, 20% respnden menjawab cukup, 40% respnden menjawab baik, dan 40% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk kesesuaian dengan kebutuhan, 20% respnden menjawab baik, dan 80% respnden lainnya menjawab sangat baik. Untuk keseluruhan aplikasi, 40% respnden menilai prgram ini baik, dan 60% respnden lainnya menilai prgram ini sangat baik. 5.2 Saran Saran untuk Web Sistem Infrmasi Perpustakaan SMP Kristen YBPK 1 Surabaya adalah sebagai berikut: Tambahan fitur SOP pengadaan buku, dan fitur pengembalian buku pelajaran. Untuk cek pengembalian tidak harus berdasarkan nmr induk saja, tetapi juga berdasarkan nama siswa. Jangka waktu perpanjangan peminjaman buku disamakan dengan jangka waktu peminjaman buku. Perbaikan desain e-catalgue supaya lebih menarik lagi. 6. DAFTAR REFERENSI [1] Dwiartara, Lka. 2014. Menyelam & Menaklukan Samudra PHP. [2] Gunawan, F. 2003. Membuat Aplikasi SMS Gateway Server dan Client dengan Java dan PHP. Jakarta: PT Elex Media Kmputind. [3] Kendall, Kenneth E. & Kendall, Julie E. 2011. Systems Analysis and Design (8th ed.). One Lake Street, Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall. [4] Serafini, A. 2013. Apache Slr Beginner's Guide. UK: Packt Publishing. [5] Shahi, D. 2015. Apache Slr : A Practical Apprach t Enterprise Search. New Yrk: Springer Science Business Media New Yrk. [6] Supriyant, W., & Muhsin, A. 2008. Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Ygyakarta, Indnesia: Kanisius.