MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 09 007 06001 Revisi : 02 Tanggal : 19 Mei 2014 Disetujui oleh : Kepala Perpustakaan Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh: Staf Administrasi Management Representative Kepala Perpustakaan
MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Doc. No. : 09 007 06001 Rev. No. : 02 Date : 19 Mei 2014 1. Definisi : 1.1. Pengendalian adalah suatu kegiatan untuk memastikan bahwa seluruh dokumen mutu yang diterbitkan telah disetujui dan disahkan oleh pihak yang berwenang serta terdistribusi dengan benar di lokasi penggunaannya 1.2. Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen mutu yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan kegiatan Perpustakaan. Mutu untuk perpustakaan meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Pendukung dan Borang sedangkan untuk Bidang Kegiatan adalah Manual Prosedur, Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 1.3. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi Perpustakaan UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 1.4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar 1.5. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis Perpustakaan UB 2009-2012 dan sasaran mutu Perpustakaan UB 2. Tujuan : 2.1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 3. Ruang Lingkup : Kegiatan pengendalian dokumen dan rekaman mulai dari pengesahan dokumen, menerbitkan, menggandakan, menyusun daftar penerima, mendistribusikan, merevisi, dan menyerahkan kembali pada MR. 4. Garis Besar Prosedur : 4.1. Pengendalian. yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan pada Kepala Perpustakaan. Setelah diterapkan Koordinator Bidang, dikaji ulang oleh Management Representative (MR). Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 4.2. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing kepala bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi (09 007 06001.02) dan Daftar Perubahan (09 007 06001.03). 4.3. Penerima dokumen baru harus menandatangani lembar perubahan dokumen pada Daftar Perubahan (09 007 06001.04), sebagai bukti penerimaan dan mengembalikannya paling lama 7 hari kepada Koordinator Bidang yang bertanggung jawab 4.4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 4.5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Koordinator Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan (lihat 09 007 06001.03). Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Terkendali. Page 1 of 7
MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Doc. No. : 09 007 06001 Rev. No. : 02 Date : 19 Mei 2014 4.6. level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Kepala Perpustakaan. Level I ialah Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. Level II ialah Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 4.7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 4.8. Masing-masing Kepala Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 4.9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan warna sampul sebagai berikut Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul warna putih Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul warna kuning Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul warna biru Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul warna merah muda Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul warna hijau. 4.10. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : 1. Peta lokasi file dokumen (site map) 2. Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang. 4.11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 4.12. harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 4.13. Terkendali/Tidak Terkendali Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. Page 2 of 7
MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Doc. No. : 09 007 06001 Rev. No. : 02 Date : 19 Mei 2014 5. Bagan Alir : 5.1. Bagan Alir Pengendalian Mulai Kepala perpustakaan Mengesahkan dokumen Management Representative Menerbitkan dokumen Staf bagian tata usaha dan kerumahtanggaan Menggandakan dokumen Management Representative Menyusun daftar penerima dokumen Daftar distribusi dokumen Staf bagian tata usaha dan kerumahtanggaan Mendistribusikan dokumen Bukti distribusi dokumen Pihak penerima Merevisi isi dokumen Penerima dokumen Menyerahkan kembali pada managemen representative perpustakaan Selesai 6. Referensi : 6.1. Manual Mutu Perpustakaan UB 2009 6.2. Mutu Page 3 of 7
UB-LIB BORANG DAFTAR NOMOR DOKUMEN/BORANG Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06001.01 Revisi 01 Tgl. Efektif 22 Oktober 2009 Halaman No. /Borang Kode Page 4 of 7
UB-LIB DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06001.02 Revisi 01 Tgl. Efektif 22 Oktober 2009 Halaman Nama /Borang : Manual Mutu Perpustakaan Nomor/Kode : 09 007 02000 Revisi : 00 Copy Ke Penerima Tanggal Tanda Tangan 1 Kepala Perpustakaan 2 Sekretaris Perpustakaan 3 Kepala Bidang Layanan Pengguna 4 Kepala Bidang Layanan Teknis 5 Kepala Bidang Pengembangan dan Kerjasama 6 Kepala Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan 7 Arsip Page 5 of 7
UB-LIB DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06001.03 Revisi 01 Tgl. Efektif 22 Oktober 2009 Halaman Jenis Revisi ke- Tanggal Keterangan Page 6 of 7
UB-LIB DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06001.04 Revisi 01 Tgl. Efektif 22 Oktober 2009 Halaman Jenis Penanggung Jawab Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan Page 7 of 7