MODUL I PRAKTIKUM KPPL MS PROJECT CACA E. SUPRIANA, S.Si (caca_emile@yahoo.co.id) 1 1. Pendahuluan Salah satu kakas (tools) untuk membantu penjadwalan proyek adalah Microsoft Project, fasilitas yang disediakan adalah editor kegiatan yang mudah diisi (mirip dengan Microsoft Excel), menyediakan Gantt Chart, pengecekan jalur kritis dalam pelaksanaan proyek, pengecekan penyelesaian tahap-tahap proyek (kemajuan dari proyek), penggunaan wizard serta beberapa fasilitas pelengkap lainnya. Fasilitas tersebut diatas akan sangat membantu dalam mengatur sebuah proyek terutama dua bagian penting yaitu perencanaan proyek dan kontrol kemajuan proyek. 2. Memulai MS Project 2003 Tampilan awal MS Project 2003 Menu Toolbar Project Tasks Wizard Gantt Chart Worksheet Project Worksheet
2 Untuk membuat sebuah project baru pilihlah : - File di menu ToolBar - New - Klik Blank Project di Project Tasks Wizard - Selanjutnya pilih Define Project Pada perintah Enter Project Information isilah tanggal (date) dengan tanggal hari ini (nilai default), artinya proyek akan di mulai berdasarkan input tanggal hari ini. - Save and go to Step 2 - Untuk Collaborate on your project pilih No - Save and go to Step 3 - Save & Finish 3. Perencanaan Proyek Perhatikan Project Worksheet, isilah Task Name (nama tugas) dan Duration (durasi/hari) seperti gambar berikut : Isi Indicator Isi Isilah Task Name mulai dari Identifikasi Perusahaan sampai dengan Penulisan Proposal, untuk Duration hanya perlu diisikan angkanya saja. Selanjutnya untuk menyisipkan Task baru : - Pilih Insert di menu ToolBar - Pilih New Task Sisipkan beberapa Task baru sehingga menghasilkan Project Worksheet berikut (lihat gambar) :
3 Perhatikan untuk Survey, Pengumpulan Data Sekunder dan Analisis Data menjadi bagian dari Phase Penelitian. Gunakan menu Indent untuk ke tiga Task Name tersebut Indent Pilih ke tiga Task Name tersebut lalu klik Indent. Jika terjadi kesalahan dalam menyisipkan Task Name hapuslah Task tersebut dengan memilih menu Edit lalu pilih Delete Task. 4. Predecessor Task Perhatikan Gantt Chart Worksheet, dari hasil input Task Name diatas chart yang dihasilkan dimulai dari tanggal yang sama. Untuk mengatur tahapan penyelesaian sebuah proyek lakukan hal sebagai berikut : - double klik di Indicator Identifikasi Perusahaan - perhatikan menu Task Information - pilih sub menu Predecessor Menu, gambarnya adalah sebagai berikut :
4 - Pada Task Name Predecessor pilih Mulai Proyek (1), pilih Type Finish-to-Start (default), artinya tahap Identifikasi Perusahaan (2) dapat dilaksanakan setelah tahap Mulai Proyek (1) selesai - Klik Ok - Lakukan hal yang sama pada Task Name yang lain sehingga hasil di Project Worksheet adalah sebagai berikut : Hasil Task Information - Perhatikan nilai Predecessor, artinya setiap Task Name akan dilaksanakan maka harus menunggu Task Name Predecessor nya selesai - Perhatikan Task Name Analisis Data (7) mempunyai 2 Predecessor yaitu Survey (5) dan Pengumpulan Data Sekunder (6) - Hasil Gantt Chart nya adalah sebagai berikut : 5. Ganti Skala Waktu Perhatikan skala waktu di Gantt Chart diatas, itu adalah default tampilannya. Untuk mengubahnya adalah sebagai berikut : - Pilih Format di menu ToolBar - Pilih Time Scale - Keluar tampilan berikut
5 - Ganti Units Months (bulanan) dengan dengan Weeks (mingguan) - Ganti Label January 2002 dengan January 27, 2002 - Klik Ok - Perhatikan Gantt Chart - Untuk melihat Gantt Chart keseluruhan gunakan menu Zoom In / Zoom Out 6. Critical Task Untuk menentukan tahap proyek mana saja yang termasuk tahap kritis, pilihlah : - Format di menu ToolBar - Pilih Gantt Chart Wizard - Pilih Next - Pilih Critical Path - Selanjutnya pilih Next sampai dengan ada pilihan Format It - Perhatikan Gantt Chart - Setiap Critical Task Chart akan berwarna merah 7. Project Tracking Untuk mengevaluasi tahap kemajuan proyek atau seberapa jauh sebuah tahap proyek telah diselesaikan, contohnya untuk mengisi kemajuan tahap Identifikasi Perusahaan pilihlah : - Tools di menu ToolBar - Pilih Tracking - Pilih Update Task
6 - Isi % Complete dengan 80%, artinya tahap Identifikasi Perusahaan telah dikerjakan sampai 80% - Klik Ok - Perhatikan Gantt Chart - Perhatikan Chart Identifikasi Perusahaan 8. View Selain Gantt Chart cobalah untuk melihat penggambaran Chart lainnya di menu View seperti Calendar Network Diagram Task Usage Tracking Gantt 9. Latihan 1 Ubahlah tampilan Gantt Chart proyek di atas menjadi seperti gambar berikut : - gunakan Gantt Chart Wizard untuk menampilkan tanggal awal dan akhir setiap tahap - gunakan Project Tracking dimana tahap 2 selesai 100%, tahap 3 selesai 100%, tahap 5 selesai 50% dan tahap 6 selesai 50%
MODUL LATIHAN MS PROJECT PRAKTIKUM KPPL MS PROJECT CACA E. SUPRIANA, S.Si (caca_emile@yahoo.co.id) 7 1. Menghubungkan Tasks Menghubungkan satu task dengan task lainnya di Microsoft Project dapat dilakukan dalam empat cara yaitu : - Finish-to-Start (FS) dimana task berikutnya akan dimulai setelah predecessor selesai - Start-to-Finish (SF) dimana task berikutnya diakhiri pada saat predecessor dimulai - Start-to-Start (SS) dimana task berikutnya dimulai bersamaan dengan predecessor - Finish-to-Finish (FF) dimana task berikutnya diakhiri bersamaan dengan predecessor Latihan : buatlah proyek baru dengan 2 kegiatan, untuk Predecessor di Task Information cobalah ke empat cara di atas dan perhatikan Gantt Chart yang dihasilkan. 2. Proyek Pembangunan Perangkat Lunak Perhatikan sebuah proyek pembangunan perangkat lunak di bawah ini : Tasks Duration Pre. Resources 1 Cakupan Proyek 10 days 2 Menentukan cakupan proyek 7 days manajer proyek 3 Persiapan pelaksanaan proyek 10 days 2SS manajer proyek 4 Cakupan proyek selesai 0 days 5 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak 16 days 6 Analisis Kebutuhan 2 days 3 analis 7 Analisis dan persiapan kebutuhan biaya 2 days 6 analis 8 Review spesifikasi perangkat lunak 2 days 7 analis 9 Penentuan sumber kebutuhan 2 days 8SS manajer proyek 10 Analisis selesai 0 days 11 Desain 19 days 12 Membangun spesifikasi fungsional 5 days 9 analis 13 Membangun prototype 10 days 12 analis 14 Penilaian dan perbaikan prototype 3 days 13 analis 15 Persetujuan desain 1 day 14FF manajer proyek 16 Desain selesai 0 days 15 17 Pembangunan 54 days 18 Identifikasi modul program 14 days 15 programmer 19 Pengkodean dan pemrograman 30 days 18 programmer 20 Penyatuan modul 7 days 19 programmer 21 Debugging 3 days 20 programmer 22 Pembangunan selesai 0 days 21 23 Pengetesan 30 days 24 Pengetesan modul 5 days 22 tester 25 Identifikasi anomali per modul 5 days 24SS programmer 26 Perbaikan modul 5 days 25 programmer 27 Pengetesan ulang per modul 5 days 26 tester
28 Pengetesan integrasi 5 days 27 tester 29 Identifikasi anomali integrasi 5 days 28SS programmer 30 Perbaikan integrasi 5 days 29 programmer 31 Pengetesan ulang integrasi 5 days 30 tester 32 Pengetesan selesai 0 days 31 33 Pelatihan 7 days 34 Persiapan bahan dan jadwal pelatihan 7 days 32SS trainer 35 Persiapan pelaksanaan pelatihan 7 days 34SS trainer 36 Bahan pelatihan selesai 0 days 35 37 Dokumentasi 9 days 38 Pembuatan sistem bantuan (help) 7 days 34SS dokumentasi 39 Pembuatan manual untuk pengguna 7 days 38SS dokumentasi 40 Pemeriksaan dokumentasi 2 days 39 dokumentasi 41 Dokumentasi selesai 0 days 40 42 Pilot 6 days 43 Instalasi perangkat lunak 3 days 41 tim instalasi 44 Evaluasi usul pengguna 3 days 43 manajer proyek 45 Pilot selesai 0 days 44 46 Instalasi 7 days 47 Instalasi perangkat lunak di server 2 days 45 tim instalasi 48 Instalasi perangkat lunak di terminal 5 days 47 tim instalasi 49 Instalasi selesai 0 days 48 50 Pengecekan Pasca Implementasi 6 days 51 Pengecekan performansi perangkat lunak 3 days 49 analis 52 Pembentukan tim pemelihara perangkat lunak 3 days 51 manajer proyek 53 Pengecekan Pasca Implementasi selesai 0 days 52 54 Pembangunan perangkat lunak selesai 0 days 53 8 Perhatikan, task yang tercetak tebal (1, 5, 11 dst.) adalah task utama sedangkan task di bawahnya adalah sub task (perlu di indent). Pre adalah Predecessor, untuk Predecessor dengan tambahan SS berarti link nya Start-to-Start. Resources yang terlibat dalam proyek ini adalah : - manajer proyek - analis - programmer - tester - dokumentasi - tim instalasi Untuk resources di atas, dapat diisi melalui Indicators > Task Information > Resources atau langsung di kolom Resources di Worksheet. Untuk latihan ini, proyek ini dimulai pada tanggal 1 Oktober 2007. Buatlah proyek diatas lalu tampilkan : - Gantt Chart - Critical Tasks
9 3. Input Gaji / Material (Cost Resources) Setelah Gantt Chart proyek diatas selesai selanjutnya adalah menghitung biaya (cost) proyek, hal yang pertama dilakukan adalah menentukan gaji dari para pelaksana proyek. Caranya adalah sebagai berikut : - Pilih View di Toolbar Menu - Pilih Resource Sheet - Klik dua kali pada kolom Resource Name, akan keluar tampilan berikut : - Pilih sub information Costs - Isilah : Resource Name Standard Rate Overtime Rate Manajer proyek Rp. 100.000/hour Rp. 25.000/hour Analis Rp. 75.000/hour Rp. 20.000/hour Programmer Rp. 50.000/hour Rp. 15.000/hour Tester Rp. 25.000/hour Rp. 10.000/hour Dokumentasi Rp. 15.000/hour Rp. 7.500/hour Trainer Rp. 15.000/hour Rp. 7.500/hour Tim Install Rp. 15.000/hour Rp. 7.500/hour
- Hasilnya input diatas ditampilkan dalam Resource Sheet 10 - kembali ke Gantt Chart View catatan : untuk mengubah mata uang $ (default MS Project) menjadi Rp, pilih Tools Options Views ubahlah Symbol $ menjadi Rp dan atur Placements. 4. Mengatur Waktu Kerja (Working Time) Pilih Resource Information dan pilih halaman Working Time dengan tampilan : Memilih type shift kerja Memilih hari kerja & hari libur Kalender kerja Mengisi jam kerja Nilai default dari Working Time MS Project adalah hari kerja mulai Senin sampai dengan Jumat dengan jam kerja 08.00 12.00 dan 13.00 17.00. Latihan : karena proyek dimulai tanggal 1 Oktober 2007 tentukan hari libur karyawan selain hari Sabtu dan Minggu sesuai dengan kalender hari libur nasional tahun 2006 (contoh : hari raya Idul Fitri, Natal dan Tahun Baru), pilihlah Nonworking Time untuk tanggal tersebut. Hal ini harus dilakukan terhadap semua Resource yang terlibat dalam proyek.
11 5. Menghitung Total Biaya Caranya adalah sebagai berikut : - Pilih View di Toolbar Menu - Pilih More Views - Pada window View List pilih Task Sheet - Klik Apply - Pilih Tools di Toolbar Menu - Pilih Options - Pada window Options pilih sub window Views - Perhatikan di bawah teks Outline options for {nama file MSP2003} - Pilih Show project summary tasks - Klik Ok - Pilih View di Toolbar Menu - Pilih Table - Pilih Cost - Perhatikan Task Worksheet 6. Tugas I Praktikum MS Project Buatlah sebuah proyek dengan bantuan aplikasi MS Project dengan kasus persiapan laboratorium komputer UNPAS menghadapi praktikum mahasiswa semester baru. Buatlah kegiatan-kegiatan yang mencakup : persiapan ruangan pemasangan dan pemeriksaan jaringan komputer pemeriksaan dan perawatan hardware instalasi software dengan waktu proyek tidak lebih dari 10 (sepuluh) hari dimulai tanggal 10 November 2007. Syarat lainnya : jam kerja mulai jam 09.00 05.00 istirahat jam 12.00 13.00 hari Sabtu libur biaya untuk pemasangan dan pemeriksaan jaringan komputer rp. 5.000,- / jam biaya untuk pemeriksaan dan perawatan hardware rp. 2.500,- / jam hitung total biaya Tugas per grup (1 grup = 2 orang) per kelas praktikum. Dikumpulkan dalam bentuk softcopy (file) dan laporan print out. Isi laporan : cover (nama, nim, hari dan shift praktikum) daftar urutan kegiatan dan keterangannya print out MS Project (task dan gantt chart) Dikumpulkan pada pertemuan berikutnya! Selamat mengerjakan!