BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia untuk melangkah pada pembahasan objek yang akan diteliti, penulis merasa perlu untuk menjelaskan secara singkat mengenai definisi manajemen terlebih dahulu, yaitu sebagai berikut : Menurut Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2001 : 1-2) : Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen selain merupakan aktivitas dalam mengkoordinasikan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, manajemen juga merupakan suatu seni dalam mengkoordinasikan proses tersebut diatas. Dalam perusahaan, pengelolan sumber daya manusia yang baik akan mendorong perusahaan untuk maju dan berhasil dalam menjalankan semua aktivitasnya. Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi karena manusia berperan sebagai perencana, pelaku, pemimpin, penentu terwujudnya tujuan organisasi. Tujuan ini tidak akan terwujud tanpa peranan karyawan. 9
10 Dibawah ini penulis akan mengemukakan beberapa definisi manajemen sumberdaya manusia sebagai berikut : Menurut French dalam bukunya Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia T. Hani Handoko (2000 : 3-4) : Manajemen sumber daya manusia adalah penarikan, seleksi, pengembangan, penggunaan, dan pemeliharaan sumber daya manusia oleh organisasi. Menurut Edwin B. Flippo yang dikutip oleh Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2001 : 11) : Personal management is the planning, organizing, directing, and controlling of the procurement, development, compesation, maintenance, and separation of human resources to the end that individual, organizational, and societal objctives are uccomplished. (Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuan perusahaan, individu, karyawan, dan masyarakat). Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses perencanaan sampai dengan pengendalian dari pengadaan sampai pemberhentian karyawan seefektif dan seefisien mungkin, untuk dapat mencapai tujuan antara pihak-pihak yang membutuhkan.
11 2.2. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Drs. T. Hani Handoko dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2000:4-5) Menyatakan manajemen personalia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi satuan kerja yang efektif untuk mencapai tujuan ini. Studi tentang manajemen sumber daya manusia akan menunjukkan bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah kuantitas dan tipe kualitas yang tepat. Departemen sumber daya manusia mempunyai empat tujuan utama yaitu : 1. Tujuan sosial Agar organisasi bertanggung jawab secara sosial dan etis terhadap kebutuhan dan tantangan dari masyarakat untuk meminimalkan dampak negatif tuntutan sedemikian itu terhadap organisasi. 2. Tujuan organisasi Target formal organisasi yang dibuat untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Depertemen sumber daya manusia dibentuk untuk membantu para menejer dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. 3. Tujuan fungsional Merupakan tujuan untuk mempertahankan kontribusi departemen sumber daya manusia pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
12 4. Tujuan pribadi Tujuan pribadi dari setiap anggota organisasi yang hendak dicapai melalui aktivitasnya didalam organisasi. Jika tujuan pribadi dan tujuan organisasi tidak cocok atau harmonis, maka karyawan berkemungkinan memilih menarik diri dari perusahaan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari manajemen sumber daya manusia bukan hanya untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi saja, melainkan mempunyai tujuan lainya seperti tujuan sosial, organisasi, fungsional, dan pribadi, yang didalamnya mempunyai suatu tujuan untuk meningkatkan efektivitas didalam bidang masing-masing. 2.3. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia adalah bagian dari manajemen, karena itu teori manajemen umum menjadi dasar pembahasannya, manajemen sumber daya manusia lebih memfokuskan pada pembahasan pengaturan manusia dalam mancapai tujuan yang optimal. Dari definisi yang dikemukakan oleh Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2001 ; 21-23) Fungsi manajemen sumber daya manusia terdiri dari : 1. Perencanaan (Human Resources Planning) Perencanaan adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian.
13 2. Pengorganisasian (organization) Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja,,delegasi wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi. 3. Pengarahan (directing) Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerjasama dan bekerja secara efektif dan efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. 4. Pengendalian (controlling) Pengendalian adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan dan kesalahan, diadakan tindakan perbaikan atau penyempurnaan karyawan. 5. Pengadaan (procurement) Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya pencapaian tujuan.
14 6. Pengembangan (development) Adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan pendidikan, dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini ataupun masa yang akan datang. 7. Kompensasi (compensation) Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung, uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. 8. Pengintegrasian (integration) Pengintegrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar terciptanya kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi hasil dari pekerjaannya. 9. Pemeliharaan (maintenance) Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan,agar mereka tetap mau bekerjasama sampai pensiun. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi.
15 10. Kedisiplinan (diciplin) Kedisiplinan merupakan fungsi manajemen sumber daya manusia yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan, karena tanpa disiplin yang baik sulit terwujudnya tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturanperaturan perusahaan dan norma-norma sosial. 11. Pemberhentian (separation) Pemberhentian adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun, dan sebab-sebab lainnya. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian. Fungsi ini berhubungan dengan mewujudkan hasil tertentu melalui kegiatan orang-orang. Hal ini bahwa sumber daya manusia sangat berperan penting dan dominan. 2.4. Pengertian Pelatihan Pelatihan merupakan usaha menghilangkan terjadinya kesenjangan (GAP) antara unsur-unsur yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja dengan unsur-unsur yang dikehendaki oleh organisasi (Bambang Wahyudi, 1996:123). Usaha tersebut dilakukan
16 melalui peningkatan kemampuan kerja yang dimiliki oleh tenaga kerja yang bersangkutan dengan cara menambah pengetahuan dan keterampiannya. Dengan dilakukannya pelatihan, maka diharapkan seluruh potensi yang dimiliki oleh tenaga kerja tersebut dapat ditingkatkan sehingga tidak terjadi lagi kesenjangan antara unsur-unsur yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja dengan unsur-unsur yang dikehendaki oleh organisasi atau setidak-tidaknya mendekati dengan standar yang ditentukan organisasi Menurut Robert. L.,Mathis (2002;5) dalam bukunya manajemen sumber daya manusia menyatakan bahwa : Pelatihan merupakan proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Dari pendapat yang dikemukakan diatas dapat disimpulkan bahwa pelatihan (training) adalah merupakan proses pendidikan keterampilan, keahlian dengan menggunakan prosedur yang sistematis dan terorganisir dalam melaksanakan pekerjaannya. Pelatihan juga ditujukan untuk menjaga dan meningkatkan prestasi kerja karyawan saat ini dan masa mendatang. Baik manajer maupun non manajer akan mengalami pelatihan, meskipun dengan cara yang berbeda-beda. Karyawan non manajer akan lebih banyak memperoleh pelatihan untuk meningkatkan kemampuan konseptual dan hubungan manusiawi (human relation).
17 2.4.1. Perencanaan Program pelatihan Sebelum pelatihan (training) dilaksanakan maka terlebih dahulu harus dibuat perencanaan, menurut Dr. A.A. Anwar Prabu Mangkunegara (2002;44), dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, Menyatakan bahwa : Ada lima prinsip dalam perencanaan pelatihan (training) yaitu: 1. Materi harus diberikan secara sistematis dan berdasarkan tahapantahapan 2. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai. 3. Penatar harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran 4. Adanya penguat guna membangkitkan respon yang positif dari peserta. 5. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku. 2.4.2. Langkah-langkah Dalam Pelatihan. a. Menganalisis kebutuhan pelatihan Pelatihan jelas diperlukan kerena baik organisasi maupun lingkungannya selau berubah. Karena perubahan-perubahan tersebut, anggota organisasi harus selalu belajar dan menyesuaikan terhadap perubahan-perubahan tersebut. Analisis terhadap kebutuhan akan menjawab pertanyaan-pertanyan : siapa yang dibri pelatihan? Apa yang mereka perlu ketahui?, dan apa yang sudah mereka ketahui
18 Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, manajer dapat mempergunakan beberapa prosedur : 1. Evaluasi Prestasi 2. Analisis persyaratan kerja 3. Analisis Organisasi 4. Survey Sumber Daya Manusia b. Menentukan Tujuan Pelatihan Setelah kebutuhan akan pelatihann dianalisis, langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan pelatihan. sedapat mungkin tujuan ditetapkan sespesifik mungkin dan dalam bentuk angka. Tujauan dapat diukur untuk melihat keberhasilan suatu pelatihan. c. Program Pelatihan Pelatihan dapat dilakukan melalui banyak cara. Secara umum peatihan dapat digolongkan kedalam dua hal : 1. On the job training Program pelatihan kerja yang dilakukan sambil bertugas dalam organisasi. Bentuk pelatian ini mempunyai keuntungan karena cukup fleksibel, baik dalam hal lokasinya dalam organisasi, bentuknya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, dan berkaitan langsung dengan pekerjaan karyawan. Beberapa bentuk pelatihan on the job training : coaching (mentor), Perputaran kerja (Rotation), Asistensi
19 2. Off the job training Program pelatihan yang dilakukan diluar tugas organisasi. Metode ini mempunyai keuntungan karena membebaskan karyawan dari tugas sehari-harinya dan memfokuskan karyawan pada proses belajar atau proses pelatihan. Disamping itu mereka juga dapat bertemu orang baru (dari luar organisasinya) yang diharapkan mendatangkan ide-ide baru dan mengembangkan jaringan kerja. Beberapa contoh metode Off the job training : bacaan, pelatihan prilaku, simuasi bisnis, diskusi khusus, kelas, role playing. d. Evaluasi dan Modifikasi Pelatihan Pelatihan yang baik memerlukan evaluasi sebagai feedback untuk pelatihan selanjutnya. Jika diperlukan, modifikasi dapat dilakukan agar pelatihan masa mendatang menjadi lebih efektif. Diharapkan bekal yang diperoleh selama pelatihan dapat diterapkan dalam suasana kerja. Tetapi dalam kenyataannya, situasi ini jarang terjadi. Karena sesuatu hal, bekal yang diperoleh tidak dapat diterapkan sepenuhnya dalam situasi kerja. Sebagai contoh, pelatihan manajemen partisipasif tidak dapat diterapkan sepenuhnya apabila setelah kembali bekerja, manajer yang membawahi peserta pelatihan ternyata lebih otoriter. Agar pelatihan menjadi lebih efektif, diperlukan komitmen puncak dalam pelatihan.
20 Tujuan Program Pelatihan Tujuan dari program pelatihan (training) bagi karyawan ini adalah sebagai berikut a. Produktivity Melalui program pelatihan (training) akan dapat meningkatkan keterampilan karyawan dalam melaksanakan tugasnya serta akan meningkatkan prestasi kerja yang sering kali berpengaruh langsung kepada peningkatan produktivitas dan laba perusahaan. b. Quantity Program pelatihan (training) yang diselenggarakan tidak hanya memperbaiki kualitas tetapi juga memperkecil kemungkinan dilakukannya kesalahan oleh para karyawan, sehingga kualitas output yang dihasilkan akan tetap terjaga dan bahkan semakin meningkat c. Human Resouces Planning Melalui pelatihan (training) perusahaan akan dapat memenuhi segala kebutuhan dan persyaratan karyawannya dimasa yang akan datang. Penyesuaian terhadap perubahan karyawan secara mendadak atau pertukaran tenaga kerja yang drastic akan jarang terjadi didalam perusahaan yang mempunyai program pelatihan (training) yang baik. d. Morale Dengan pelaksanaan pelataihan (training) akan dapat memperbaiki iklim kerja dan mengurangi ketegangan-ketegangan yang terjadi didalam organisasi, sehingga akan membuktikan reaksi-reaksi yang positif dari karyawan yang bersangkutan.
21 Penyusunan Program Pelatihan 2.4.4.1 Indikator Kebutuhan Akan Pelatihan Dalam sebuah perusahaan, kebutuhan akan pelatihan dapat diketahui dari berbagai indicator. Namun demikian, tetap disadari bahwa indicator-indikator tersebut hanya menunjukan tanda-tanda adanya kebutuhan akan pelatihan yang perlu di tindaklanjuti dengan melakukan analisis kebutuhan akan pelatihan baik di tingkat organisasi, jabatan/tugas maupun individu. Beberapa Indikator kebutuhan akan pelatihan adalah sebagai berikut : 1. Adanya peningkatan dalam absensi dan labour turn over. 2. Tingkat kecelakaan kerja yang tinggi/meningkat. 3. Banyak terjadi keluhan karyawan. 4. Terjadi kemacetan produksi. 5. Tingkat pemborosan yang tinggi (banyak bahan yang terbuang, produk cacat, dan sisa produk yang banyak). 6. penggunaan tenaga ahli/staf yang tidak efisien. 7. Supervisi yang tidak efektif. 8. Banyak pekerjaan yang menemui jalan buntu, dll. 2.4.4.2 Langkah Pengorganisasian Program Pelatihan Penyusunan suatu program pelatihan, sesuai dengan tujuan yang akan diwujudkannya, harus dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah tertentu dan sistematis.
22 Kita dapat menyusun suatu program pelatihan berdasarkan lima langkah berikut ini (Dessler,2000:266) : 1. Analisa Kebutuhan Penentuan kebutuhan akan pelatihan merupakan langkah pertama yang harus dikerjakan dalam pengorganisasian program pelatihan. Mengetahui kebutuhan akan pelatihan dalam sebuah organisasi tentu akan mengantarkan kita untuk mengetahui aspek dari manusia yang akan dikembangkan melalui pelatihan. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan akan pelatihan : a. Analisis Tugas Analisis tugas adalah suatu telaah yang rinci tentang sebuah pekerjaan untuk mengidentifikasi keterampilan yang dituntut sehingga suatu program pelatihan yang tepat bisa dimulai. Analisis tugas ini memadai terutama untuk penetapan kebutuhan pelatihan dari karyawan yang baru pada pekerjaan mereka. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan sangat membantu disini. Keduanya mendaftarkan tugas-tugas spesifik dan keterampilan yang dituntut pada jabatan dan menjadi titik tujukan dasar dalam menetapkan pelatihan yang dituntut untuk pelaksanaan pekerjaan. b. Analisis Kinerja. Analisis kinerja berarti memverifikasi bahwa ada kemacetan kinerja yang berarti dan menetapkan apakah kemacetan itu bisa dipulihkan melalui pelatihan atau melalui beberapa sarana lain (seperti pemindahan
23 karyawan). Langkah pertama adalah menilai kinerja karyawan, kemudian dilakukan evaluasi dan kemudian menentukan bentuk pelatihan yang sesuai.. Membedakan antara masalah tidak dapat melakukan dengan tidak ingin melakukan inti dari analisa kinerja. Terlepas dari teknik mana yang akan digunakan, amsukan karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenakan tidak ada yang mengetahui lebih baik pekerjaan tersebut dibandingkan dengan orang yang sesungguhnya melakukan pekerjaan tersebut. 2. Rancangan Instruksional Setelah kebutuhan-kebutuhan pelatihan dianalisis, sasaran pelatihan yang konkrit serta dapat diukur hendaknya ditetapkan. Tujuan instruksional didefinisikan sebagai sebuah deskripsi tentang suatu kinerja yang anda ingin mampu ditunjukan oleh para peserta didik sebelum anda menganggap mereka mampu Tujuan menspesifikasikan apa yang hendaknya mampu diselesaikan oleh peserta latihan sesudah berhasil menyelesaikan program pelatihan. Dengan demikian mereka memberikan satu focus untuk usaha baik peserta maupun pelatih dan suatu benchmark untuk mengevaluasi keberhasilan program pelatihan. 3. Keabsahan Keabsahan dari suatu program pelatihan haruslah dilakukan perkenalkanlah dan sahkanlah pelatihan dihadapan sebuah audiens yang representative. Dasarkanlah revisi final pada hasil-hasil panduan (pilot) untuk memastikan efektivitas program.
24 4. Implementasi Setelah langkah 1-3 dilakukan, maka implementasikan program pelatihan yang sudah disusun tersebut dengan tidak lupa menjalankan makanisme control untuk menjaga agar pelatihan tersebut dijalankan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan. 5. Evaluasi dan Tindak lanjut Menurut Bernardin & Russel (1993, p.299), indicator keberhasilan suatu program pelatihan adalah : a. Reaksi peserta terhadap pelatihan (reaction) Untuk mengevaluasi program pelatihan dapat dilakukan dengan mengetahui reaksi dari para peserta terhadap program pelatihan (training) secara keseluruhan dalam program pelatihan (training), reaksi dapat ditentukan dengan meminta peserta mengisi lembar reaksi. Reaksi dapat pula dibuat oleh para pemimpin penyelenggara pelatihan (training) atau para staff yang khusus ditugaskan untuk itu. b. Apa yang dipelajari dalam pelatihan (learning) Penilaian dapat dilakukan dengan menetapkan pengetahuan, sikap dan keahlian apa yang telah dipelajari selama program pelatihan (training) tersebut. Hal ini diketahui dengan meminta peserta mendemontrasikan apa yang telah dipelajari c. Perubahan perilaku (behaviour change)
25 Terdapat beberapa pedoman yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi yang berhubungan dengan tingkah laku dari para peserta pelatihan (training),yaitu : mengadakan penilaian secara sistematis dengan membandingkan pelaksanaan pekerjaan sebelum dan sesudah mengikuti pelatihan (training). Penilaian dilakukan oleh satu atau beberapa pihak, yaitu : 1). Orang yang mengikuti pelatihan (training) 2). Atasan dari yang mengikuti pelatihan (training) d. Kinerja organisasi (organizational result) Tujuan dari pelatihan (training) dapat dinyatakan terealisasi, jika para peserta setelah mengikuti pelatihan (training) dapat merealisasikan satu atau beberapa hasil, seperti kenaikan keuntungan, menurunkan biaya, menurunkan turn over, menurunkan absen, menawarkan kualitas atau kuantitas dan lain sebagainya.