BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Riwayat Puskesmas 3.1.1. Sejarah Puskesmas Puskesmas Kecamatan Jagakarsa berdiri pada tahun 1986 yang beralamat di Jalan Moh Kahfi I No. 27A, sebelum berdiri sendiri Puskesmas Kecamatan Jagakarsa adalah bagian dari Puskesmas Kecamatan Pasar Minggu. Pada waktu itu pelayanan hanya terdiri dari Balai Pengobatan Umum, Balai Pengobatan Gigi dan Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA). Pada tahun 2005 Puskesmas Kecamatan Jagakarsa direnovasi yang beralamat di Jalan Moh Kahfi I Kecamatan Jagakarsa, Dengan memberikan pelayanan Persalinan, Rawat Inap, Rawat Jalan, Laboratorium dan Apotek. Ada dua bagian dalam satu gedung pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa, satu bagian untuk gawat darurat dan satu bagian lagi untuk melayani kesehatan masyarakat. Secara operasional Puskesmas Kecamatan Jagakarsa memberikan jasa pelayanan kesehatan untuk masyarakat seperti pemeriksaan kesehatan untuk masyarakat, tindakan medis, laboratorium dan pengobatan. Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien, Puskesmas Kecamatan Jagakarsa selalu mengevaluasi setiap layanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat. 3.1.2. Visi dan Misi Puskesmas Visi dan Misi Puskesmas Kecamatan Jagakarsa adalah sebagai berikut : 3.1.2.1. Visi Puskesmas Menjadikan Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan yang memuaskan bagi pelanggan internal dan eksternal. 40

41 3.1.2.2. Misi Puskesmas Pengembangan sumber daya manusia Peningkatan jenis pelayanan Peningkatan manajemen puskesmas Pengembangan kemitraan Pemberdayaan peran serta masyarakat Peningkatan kesejahteraan 3.1.3. Dasar Hukum Dasar Hukum pendirian Puskesmas Kecamatan Jagakarsa adalah sebagai berikut : Kep. Menkes RI No. 1457/Menkes/SK/X/2003 tentang standar pelayanan minimal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota. Kep. Gubernur Provinsi DKI Jakarta No.58 Tahun 2002 tentang organisasi dan tata kerja Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta. S.K. Kepala Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta No. 3229/1999 tentang standarisasi pelayanan kesehatan pada Puskesmas DKI Jakarta. 3.1.4. Jenis Layanan Jenis Layanan yang ada pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa adalah sebagai berikut : 1. Kesehatan Masyarakat Jenis Layanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa mencakup : a. Kesehatan Keluarga b. Promkes dan Informasi c. Gizi dan PPSM

42 2. Pelayanan Kesehatan Jenis Layanan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa mencakup : a. Yan.Kes.Sar dan Komunitas b. Yan.Kes.Sar dan Tradisional c. Gawat Darurat dan Bencana 3. Sumber Daya Kesehatan Jenis Layanan Sumber Daya Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa mencakup : a. Tenaga Kesehatan b. Farmasi dan Makanan Minuman 4. Pengendalian Masalah Kesehatan Jenis Layanan Pengendalian Masalah Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa mencakup : a. Penyakit Menular b. Penyakit Tidak Menular c. Wabah dan Bencana d. Kesehatan Lingkungan

43 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Kecamatan Jagakarsa (Sumber : Puskesmas Kecamatan Jagakarsa)

44 3.2.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa adalah sebagai berikut : 1. Kepala Puskesmas Memimpin Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan Jagakarsa. Memonitor Laporan Kesehatan Masyarakat, Pelayanan Kesehatan, Sumber Daya Kesehatan dan Pengendalian Masalah Kesehatan. Mengawasi Kinerja Puskesmas secara menyuluruh. Memeriksa Laporan Rawat Jalan, Rawat Inap, Apotek dan Laboratorium. Melaporkan kegiatan pada Suku Dinas Kesehatan Kota Administratif Jakarta Selatan. 2. Tata Usaha Bagian Keuangan Mengurus cash flow Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Mengaudit dan memeriksa Keuangan Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Mengecek Keuangan yang dibutuhkan di setiap unit Rawat Jalan, Rawat Inap, Apotek dan Laboratorium yang bersifat khusus. Memberi Laporan Keuangan kepada Kepala Puskesmas. 3. Tata Usaha Bagian Kepegawaian

45 Mengurus Pengelolaan Data Kepegawaian dan Administrasi Kepegawaian di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Mengurus Pelaksanaan Penyusunan Rencana Formasi, Usulan Pengangkatan, Mutasi dan Usulan Pemberhentian Pegawai. Mengkoordinasikan Pengelolaan Administrasi Kepegawaian dengan unit kerja terkait. Menyusun Laporan Hasil Kegiatan Administrasi Kepegawaian. 4. Tata Usaha Bagian Perencanaan dan Anggaran Membuat Anggaran yang dibutuhkan Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Mengkoordinasi Perencanaan Program Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Mengevaluasi dan Menyusun Laporan Pelaksanaan Rencana, Program dan Anggaran. 5. Tata Usaha Bagian Umum Menyelenggarakan Perlengkapan dan Pendistribusian Kebutuhan Barang pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Melaporkan hasil Perlengkapan dan Pendistribusian Kebutuhan Barang pada Kepala Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. 6. Kesehatan Masyarakat Bagian Kesehatan Keluarga

46 Memberikan pelayanan kesehatan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian yang berhubungan dengan Kesehatan Keluarga. Menangani kegiatan Bersalin. Menangani kegiatan Kesehatan Ibu dan Anak. Menangani kegiatan Unit Kesehatan Sekolah. Menangani kegiatan Kesehatan pada Lanjut Usia. 7. Kesehatan Masyarakat Bagian Promkes dan Informasi Mempromosikan Program Kesehatan kepada masyarakat. Menangani kegiatan Informasi Kesehatan. 8. Kesehatan Masyarakat Bagian Gizi dan PPSM Memberikan penyuluhan mengenai gizi dan nutrisi. Menangani keluhan pasien mengenai penyakit gizi. Memantau kegiatan Posyandu. 9. Pelayanan Kesehatan Bagian Yan.Kes.Sar dan Komunitas Memberikan penyuluhan mengenai kesehatan pada setiap bagian komunitas kesehatan.

47 Mengayomi kegiatan kesehatan pada setiap bagian komunitas kesehatan. Mendata komunitas kesehatan yang ada di masyakarakat. Memantau komunitas kesehatan yang ada di masyarakat. 10. Pelayanan Kesehatan Bagian Yan.Kes Keahlian dan Tradisional Memberikan sosialisasi tentang obat tradisional. Memberikan penyuluhan obat tradisional. Meracik obat tradisional. Memantau dan Menangani bagian kesehatan tradisional. 11. Pelayanan Kesehatan Bagian Gawat Darurat dan Bencana Menangani pasien Unit Gawat Darurat dan Bencana. Mendata pasien Unit Gawat Darurat. 12. Sumber Daya Kesehatan Bagian Tenaga Kesehatan Melatih tenaga kerja baru. Mendata tenaga kerja baru. Mengawasi tenaga kerja baru.

48 Menagani bagian Pendidikan dan Latihan (Diklat). 13. Sumber Daya Kesehatan Bagian Standarisasi Mutu Kesehatan Menentukan standar mutu pada kesehatan puskesmas. Mengawasi Standarisasi Mutu Kesehatan. 14. Sumber Daya Kesehatan Bagian Farmasi dan Makanan Minuman Melayani kesehatan yang berurusan dengan Farmasi Mengawasi dan menangani farmasi di gudang obat dan apotek. Mendata obat masuk dan keluar pada apotek. 15. Pengendalian Masalah Kesehatan Bagian Penyakit Menular Menangani pasien yang terkena penyakit menular. Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit menular. Mendata pasian dan jenis penyakit menular. Meneliti jenis penyakit menular guna diteruskan ke unit laboratorium. 16. Pengendalian Masalah Kesehatan Bagian Penyakit Tidak Menular Menangani pasien yang terkena penyakit tidak menular.

49 Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit tidak menular serta pengobatannya. Mendata pasien penyakit tidak menular. 17. Pengendalian Masalah Kesehatan Bagian Wabah dan Bencana Menangani masalah kesehatan pada pasien yang terkena wabah dan bencana. Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan wabah dan bencana. Memdata pasien wabah dan bencana. 18. Pengendalian Masalah Kesehatan Bagian Kesehatan Lingkungan Menangani masalah kesehatan lingkungan. Mempromosikan lingkungan sehat kepada masyarakat. Mengawasi lingkungan pada sekitar puskesmas. Mengayomi masyarakat untuk lingkungan sehat. 19. Kepala Puskesmas Kelurahan Memimpin Pusat Kesehatan Yang ada pada setiap Kelurahan.

50 Memberikan Laporan kepada Kepala Puskesmas Kecamatan. 3.3. Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa adalah menggunakan sistem manual dan komputer sebagai alat bantu mengetik, yaitu hanya melakukan pencatatan dan pengetikan menggunakan buku, Microsoft Word, Microsoft Excel dan sebagainya. 3.3.1. Prosedur Unit Rawat Jalan Prosedur Unit Rawat Jalan di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa yaitu sebagai berikut : 1. Pasien yang baru datang akan mengambil nomor antrian di loket. 2. Administrasi akan mendaftarkan Pasien dan membuatkan Buku Pasien baru. Apabila masih belum terdaftar. Setelah Pasien terdaftar, Administrasi akan mencatat Buku Pasien tersebut. 3. Pasien melakukan pembayaran sebesar Rp 2.000,- di loket, dan Pasien melanjutkan ke Dokter untuk melakukan Diagnosa. 4. Dokter melakukan Diagnosa, setelah itu Dokter membuat Hasil Diagnosa. 5. Dokter membuat Resep Obat untuk pasien berdasarkan Hasil Diagnosa. 6. Pasien menerima Resep Obat untuk di tukarkan pada Apotek.

51 Flowchart Unit Rawat Jalan pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa Gambar 3.2 Flowchart Unit Rawat Jalan

52 3.3.2. Prosedur Unit Apotek Prosedur Unit Apotek di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa yaitu sebagai berikut : 1. Pasien yang akan mengambil Obat harus memberikan Resep Obat ke Unit Apotek terlebih dahulu. 2. Apoteker menerima Resep Obat dan memberikan Obat kepada Pasien. 3. Pasien yang telah menerima Obat dapat pulang. 4. Apoteker akan mencatat Resep Obat untuk Pasien atau untuk Gudang. 5. Apoteker yang mendapati Stok Obat habis akan membuat Laporan Permintaan dan Pengeluaran Obat untuk di berikan ke bagian Gudang. 6. Bagian Gudang akan membuat Bukti Mutasi Obat untuk di berikan ke Apoteker. 7. Apoteker yang sudah Menerima Bukti Mutasi Obat akan mengupdate Stok Obat. 8. Jika Stok Obat masih tersedia maka Apoteker akan mengupdate Stok Obat yang tersedia.

53 Flowchart Unit Apotek pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa Gambar 3.3 Flowchart Unit Apotek

54 3.3.3. Prosedur Unit Laboratorium Prosedur Unit Laboratorium di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa yaitu sebagai berikut : 1. Pasien yang baru datang akan mengambil nomor antrian di loket. 2. Bagian Administrasi akan mendaftarkan Pasien dan membuatkan Buku Pasien baru. setelah Pasien terdaftar, Administrasi akan meng-update Buku Pasien tersebut. 3. Pasien melakukan pembayaran sebesar Rp 2.000,- di loket, dan Pasien melanjutkan ke Dokter untuk melakukan Diagnosa. 4. Dokter melakukan Diagnosa dan setelah itu Dokter membuat Surat Rujukan Laboratorium. 5. Pasien menerima Surat Rujukan Laboratorium dari Dokter, dan memberikan Surat Rujukan Laboratorium ke Bagian Administrasi untuk melakukan pembayaran. 6. Pasien menerima bukti pembayaran Laboratorium dari Administrasi, dan bukti pembayaran diserahkan ke petugas Laboratorium. 7. Laboratorium akan melakukan pemeriksaan penyakit Pasien dan memberikan hasil Laboratorium ke Pasien. 8. Pasien memberikan hasil Laboratorium ke Dokter. 9. Dokter menentukan perlu tidaknya memberikan Resep Obata atau Surat Rawat Inap ke Pasien. 10. Dokter membuat Resep Obata tau Surat Rawat Inap untuk pasien berdasarkan dari Hasil Laboratorium. 11. Pasien menerima Resep Obat untuk di tukarkan pada Apotek atau Surat Rawat Inap pada Administrasi untuk Penginapan Pasien.

55 Flowchart Unit Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa Gambar 3.4 Flowchart Unit Laboratorium

56 3.3.4. Prosedur Unit Rawat Inap Prosedur Unit Rawat Inap di Puskesmas Kecamatan Jagakarsa yaitu sebagai berikut : 1. Pasien yang baru datang akan mengambil nomor antrian di loket. 2. Administrasi akan mendaftarkan Pasien dan membuatkan Buku Pasien baru. setelah Pasien terdaftar, Administrasi akan mengupdate Buku Pasien tersebut. 3. Pasien melakukan pembayaran sebesar Rp 2.000,- di loket, dan Pasien melanjutkan ke Dokter untuk melakukan Diagnosa. 4. Dokter melakukan Diagnosa dan setelah itu Dokter membuat Hasil Diagnosa. 5. Dokter membuat Surat Rawat Inap untuk Pasien setelah Hasil Diagnosa keluar. 6. Pasien yang telah menerima Surat Rawat Inap harus membayar sesuai dengan biaya menginap pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. 7. Administrasi membuat Bukti Pembayaran Rawat Inap untuk Pasien setelah Pasien membayar. 8. Pasien dapat melakukan Rawat Inap.

57 Flowchart Unit Rawat Inap pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa Gambar 3.5 Flowchart Unit Rawat Inap

58 3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah : 1. Menyesuaikan proses bisnis yang berjalan dengan Visi dan Misi Puskesmas. 2. Menganalisis Proses Bisnis yang ada dan melihat kebutuhan informasi yang tidak dipenuhi dalam proses bisnis tersebut. 3. Merancang tabel-tabel yang akan memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi. Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan No. Kebutuhan Informasi Diperoleh dari data 1. Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Laboratorium 2. Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Apotek 3. Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Rawat Jalan 4. Informasi mengenai layanan kesehatan pada unit Rawat Inap Surat Rujukan Laboratorium, Hasil Laboratorium, dan Bukti Pembayaran Laboratorium Stok Obat, Surat LPPO, dan Apoteker Pasien, Buku Pasien, Resep Obat, Dokter, dan Administrasi, Surat Rawat Inap, Bukti Pembayaran Rawat Inap, dan Perawat.

59 3.5. Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Jagakarsa yaitu sebagai berikut : 1. Tidak adanya control redundansi pada data-data transaksi yang menyebabkan adanya penyimpanan ganda pada data-data tersebut. 2. Keamanan data kurang terjamin dimana tidak adanya security pada datadata yang disimpan di dalam file computer dan bisa diakses oleh siapa saja yang membuka file tersebut. 3. Tidak adanya integerasi di antara Unit Rawat Jalan, Unit Apotek, Unit Rawat Inap dan Unit Laboratorium. 4. Laporan-laporan yang dihasilkan saat ini kurang memenuhi kebutuhan informasi kepala puskesmas. 3.6. Alternatif Pemecahan Masalah Usulan Pemecahan Masalah yang tepat untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut yaitu sebagai berikut : 1. Melakukan normalisasi pada setiap tabel yang ada sehingga meminimalkan redundansi. 2. Memberikan pembagian hak akses yang baik terhadap sistem basis data maupun program aplikasi. 3. Merancang sistem basis data yang terintegerasi antara Unit Rawat Jalan, Unit Apotek, Unit Rawat Inap dan Unit Laboratorium. 4. Merancang hasil laporan yang memenuhi kebutuhan informasi pada Puskesmas Kecamatan Jagakarsa.