BAB IV PERANCANGAN SISTEM

45 BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1. Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan. Perancangan sistem juga adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah. Tujuan dari perancangan sistem ini secara garis besar adalah untuk menghasilkan bentuk rancangan yang dapat memberikan solusi akan masalah yang dihadapi. Perancangan sistem ini meliputi Flow Map usulan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File dan Struktur Menu. 4.2. Sistem yang Diusulkan Sistem informasi yang diusulkan adalah Sistem Informasi Inventory secara terkomputerisasi. Tentunya, sistem informasi ini memuat kumpulan data yang saling berhubungan untuk diolah menjadi informasi, sehingga pengguna sistem informasi dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan tinjauan temuan masalah pada Bab III, maka sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat menangani permasalah-permasalah tersebut. Sistem informasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan dan mengefektifkan pelayanan kepada anggotanya. Adapun keuntungan dan konsekuensi dalam menggunakan Sistem Informasi Inventory ini, yaitu : 45

46 1. Keuntungan a. Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. b. Informasi laporan-laporan yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat. c. Lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan. d. Memudahkan dalam penyimpanan. 2. Konsekuensi a. Pengguna sistem informasi memerlukan pelatihan untuk menggunakan sistem informasi tersebut, dalam kaitannya ditujukan untuk petugas TPO Marketing. b. Media penyimpanan (hardisk) dapat rusak karena bersifat sensitif, sehingga memerlukan perawatan khusus. c. Memerlukan biaya kertas dan tinta untuk mencetak laporanlaporan. 4.3. Prosedur yang Diusulkan 1. Prosedur Barang Masuk Prosedur barang masuk yang Diusulkan adalah sebagai berikut : a. Supervisor membuat data barang sebanyak 2 rangkap dan memberikan ke bagian TPO Marketing Sampoerna sebanyak 1 rangkap, 1 rangkap lagi diarsip oleh Supervisor. b. TPO Marketing Sampoerna kemudian mengecek barang yang masuk dengan data barang yang diberikan oleh Supervisor, jika 46

47 barang tidak sesuai (kurang atau lebih), maka bagian TPO Marketing Sampoerna akan menandai data barang dan memberikannya kembali kepada Supervisor untuk dilakukan revisi dengan data barang yang diarsip oleh Supervisor. Jika barang sesuai, maka TPO Marketing Sampoerna kemudian menginput data barang masuk kedalam database dan mengarsip data barang masuk. c. TPO Marketing Sampoerna kemudian mencetak faktur barang masuk sebanyak 1 rangkap dan diberikan ke bagian gudang, bagian gudang kemudian mengecek barang masuk dan mengarsip faktur barang masuk. Kemudian, d. TPO Marketing Sampoerna mencetak laporan barang masuk sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap diberikan ke supervisor, dan 1 rangkap lagi diberikan ke bagian gudang. e. Bagian Gudang kemudian mengarsipkan laporan barang masuk. 2. Flow Map Barang Masuk Flow Map Barang Masuk ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur Barang Masuk yang Diusulkan untuk TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. Dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut : 47

48 Gambar 4.1. Flow Map Barang Masuk yang Diusulkan 3. Prosedur Barang Keluar Prosedur barang keluar yang Diusulkan adalah sebagai berikut : a. TPO Marketing Sampoerna membuat data barang yang akan di keluarkan sebanyak 1 rangkap kemudian memberikan kepada bagian Gudang. Kemudian, 48

49 b. Bagian Gudang mengeluarkan barang atau mengawasi barang yang keluar sesuai dengan data barang keluar, setelah selesai mengeluarkan barang, data barang keluar kemudian diberikan kembali ke TPO Marketing Sampoerna. c. TPO Marketing Sampoerna kemudian melakukan penginputan data barang keluar ke dalam database dan mengarsipkannya. d. TPO Marketing Sampoerna kemudian mencetak faktur barang keluar sebanyak 1 rangkap dan memberikan ke bagian Gudang sebagai informasi dan arsip. Kemudian, e. TPO Marketing Sampoerna membuat laporan barang keluar sebanyak 2 Rangkap, 1 rangkap diberikan ke Supervisor, dan 1 rangkap lagi diberikan ke bagian Gudang agar di cek dan diarsipkan. 4. Flow Map Barang Keluar Flow Map Barang Keluar ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur Barang Masuk yang Diusulkan untuk TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. Flow Map Barang Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut : 49

50 Gambar 4.2. Flow Map Barang Keluar yang Diusulkan 4.4. Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Inventory Barang yang Diusulkan antara lain : 50

51 1. Daftar Data Barang Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Supervisor : TPO Marketing : Untuk mengetahui daftar & data barang masuk : 2 (dua) 2. Faktur Barang Masuk Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : TPO Marketing : Bagian Gudang : Untuk mengetahui setiap barang masuk : 1 (satu) 3. Laporan Barang Masuk Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : TPO Marketing : Supervisor, Bagian Gudang : Untuk mengetahui barang masuk dalam waktu tertentu : 2 (dua) 4. Faktur Barang Keluar Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : TPO Marketing : Bagian Gudang : Untuk mengetahui setiap barang keluar : 1 (satu) 5. Laporan Barang Keluar Sumber Tujuan : TPO Marketing : Supervisor, Bagian Gudang 51

52 Fungsi Rangkap : Untuk mengetahui barang masuk dalam waktu tertentu : 2 (dua) 4.5. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan atau yang telah ada, yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (contoh : Hardisk, Disket, dsb). 4.5.1. Diagram Konteks Diagram Konteks adalah suatu diagram yang menggambarkan secara garis besar suatu sistem dan juga merupakan diagram tertinggi yang memperlihatkan batasan sistem serta lingkungannya dan hanya mempunyai satu data proses yang menggambarkan proses yang terdapat didalam sistem. Diagram Konteks ini dapat dilihat pada Gambar 4.3. Gambar 4.3. Diagram Konteks 52

53 4.5.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Dari Diagram Konteks diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 0 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut : Supervisor Daftar Data Barang Gudang Data Barang Masuk 1. Input Daftar Barang Data Barang Keluar 2. Input Barang Masuk Data Barang Data Barang Data Barang 3. Input Barang Keluar Data Barang Data Barang Data Barang Data Barang Masuk Data Barang Keluar Barang Masuk Barang Keluar Data Barang Masuk 4. Cetak Faktur & Laporan Data Barang Keluar Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Barang Keluar Faktur Barang Masuk Faktur Barang Keluar Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Barang Keluar Gambar 4.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 4.5.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Dari Data Flow Diagram (DFD) Level 0 diatas, maka dapat digambarkan Data Flow Diagram (DFD) Level 1 dengan mendekomposisi masing-masing proses sesuai kebutuhan. DFD Level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut : 53

54 a. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 Gambar 4.5. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2 Supervisor Data Barang Masuk 2.1 Input Barang Masuk Data Barang Data Barang Masuk Data Barang Data Barang Data Barang Masuk Barang Masuk Data Barang Masuk 2.2 Edit Data Barang Masuk Data Barang Masuk Data Barang Masuk 2.3 Hapus Data Barang Masuk Gambar 4.6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2 54

55 c. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3 Gudang Data Barang Keluar 3.1 Input Barang Keluar Data Barang Data Barang Keluar Data Barang Data Barang Data Barang Keluar Barang Keluar Data Barang Keluar 3.2 Edit Data Barang Keluar Data Barang Keluar Data Barang Keluar 3.3 Hapus Data Barang Keluar Gambar 4.7. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3 d. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4 Gambar 4.8. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4 4.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) pada dasarnya adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubunganhubungan (relasi) antar entitas tersebut. Tekanan utama pada ERD adalah tabel- 55

56 tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. ERD dapat dilihat pada Gambar 4.9 berikut : Gambar 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD) Kamus Data : - Pemasok = {IDPemasok, Nama_Pemasok} - Barang = {IDBarang, Nama_Barang, Nama_Brand} - Barang_Masuk = {NoFaktur_Masuk, Nama_Pemasok, Nama_Barang, Jumlah} - Pendistribusi = {IDPendistribusi, Nama_Pendistribusi} - Barang_Keluar = {NoFaktur_Keluar, Nama_Pendistribusi, Nama_Barang, Jumlah} 56

57 4.7 Struktur File Nama Tabel Primary Key : Tb_Brand : IDBrand Tabel 4.1 Struktur File Data Brand No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. IDBrand Text 10 Primary Key 2. Brand Text 70 Nama Tabel Primary Key : Tb_Barang : IDBarang Tabel 4.2 Struktur File Data Barang No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. IDBarang Text 10 Primary Key 2. Jenis_Barang Text 70 3. Brand Text 50 4. Stock Text 5 Nama Tabel Primary Key : Tb_Pemasok : IDPemasok Tabel 4.3 Struktur File Data Pemasok No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. IDPemasok Text 10 Primary Key 2. Pemasok Text 70 3. Telepon Text 15 4. Tanggal Date Medium Date 57

58 Nama Tabel Primary Key : Tb_TPOMarketing : IDTPOMarketing Tabel 4.4 Struktur File Data TPO Marketing No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. IDTPOMarketing Text 10 Primary Key 2. TPOMarketing Text 70 Nama TPO 3. Telepon Text 15 4. Tanggal Date Medium Date Nama Tabel Foreign Key : Tb_BarangMasuk : IDPemasok, IDBarang Tabel 4.5 Struktur File Data Barang Masuk No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. FBarangMasuk Text 25 No. Faktur Barang Masuk 2. IDPemasok Text 10 Foreign Key 3. Pemasok Text 70 4. IDBarang Text 10 Foreign Key 5. Jenis_Barang Text 70 6. Brand Text 70 7. Qty Text 5 8. Tanggal Date Medium Date Nama Tabel Foreign Key : Tb_BarangKeluar : IDTPOMarketing, IDBarang Tabel 4.5 Struktur File Data Barang Keluar No Nama_Field Tipe Ukuran Keterangan 1. FBarangMasuk Text 25 No. Faktur Barang Masuk 2. IDTPOMarketing Text 10 Foreign Key 58

59 3. TPOMarketing Text 70 4. IDBarang Text 10 Foreign Key 5. Jenis_Barang Text 70 6. Brand Text 70 7. Qty Text 5 8. Tanggal Date Medium Date 4.8 Struktur Program Gambar 4.10. Struktur Program 4.9 Struktur Menu Struktur Menu File View Transaksi Laporan About Input Pemasok View Data Barang Masuk Barang Masuk Input TPO Marketing Cari Data Barang Keluar Barang Keluar Input Brand Stock Barang Input Barang TPO Marketing Gambar 4.11. Struktur Menu 59

60 4.10 Perancangan Antar Muka (Interface) Gambar 4.12. Form Login Gambar 4.13. Form Utama 60

61 Gambar 4.14. Form Input Pemasok Gambar 4.15. Form Input TPO Marketing 61

62 Input Brand X ID Brand XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Simpan Nama Brand XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Batal ID Brand Nama Brand Keluar Gambar 4.16. Form Input Brand Gambar 4.17. Form Input Barang 62

63 Input User X User Name XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Simpan Password XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Batal Status XXXXXXXXXXXXXXXXXXX User Name Password Status Keluar Gambar 4.18. Form Input User Gambar 4.19. Form Edit Pemasok Gambar 4.20. Form Edit TPO Marketing 63

64 Gambar 4.21. Form Edit Barang Gambar 4.22. Form Edit Brand Gambar 4.23. Form Edit User 64

65 Gambar 4.24. Form Barang Masuk Gambar 4.25. Form Barang Keluar 65

66 Gambar 4.26. Form Cetak Laporan Barang Masuk Cetak Laporan Barang Keluar X Cetak Laporan Tahunan Bulanan Tanggal Tahun XXXX Bulan XX Tanggal XX Cetak Keluar Gambar 4.27. Form Cetak Laporan Barang Keluar Gambar 4.28. Faktur Barang Masuk 66

67 TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang No Faktur : XXXXXXXXXXXX Print Date : XX/XX/XXXX Pemasok Jenis Barang Brand Qty Tanggal Gambar 4.29. Faktur Barang Keluar Gambar 4.30. Laporan Barang Masuk 67

68 Gambar 4.31. Laporan Barang Keluar 68