BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Manajemen Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis ( line ) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen. Menurut Mary Parker Follet, manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa 14 14
saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Ricky W.Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran ( goals ) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. 2.2 Manajemen Perkantoran Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi ( arsip ), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen. Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang 15
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebihdahulu (GR Terry, 1974). Manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen dari pada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan. (Littlefield dan Peterson). Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran ( Edwin Robinson, 193 ). Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990). 2.3 Ciri Manajemen Perkantoran Ciri pertama menyatakan bahwa kegiatan manajemen kantor berupa pelayanan pada semua pihak. Hal ini mengandung makna bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi. Terry (1974) menyatakan bahwa sebagai pekerjaan pelayanan juga mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan ( facilitating function ) yang dilakukan untuk menolong perkerjaan - perkerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif. Ini berarti kantor sebagai unit yang tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan. Pengertian di atas cukup jelas bagi kita bahwa tujuan sebuah kantor adalah untuk memberikan pelayanan pada semua pihak, baik untuk karyawan, pimpinan, unit-unit maupun masyarakat pengguna jasa organisasi. Sesuatu yang sangat kita 16
herankan, bila seorang staff kantor tidak mempunyai sifat untuk melayani, angkuh dan memiliki perasaaan lebih tinggi dari kliennya. Padahal salah satu fungsi yang harus dia jalankan adalah untuk melayani orang atau unit lain. Ini menunjukkan ketidakmengertian staf yang bersangkutan akan fungsi dan ciri dari sebuah kantor. Ciri selanjutnya adalah merembes dan dilaksanakan oleh segenap bagian dalam organisasi. Hal ini mengandung makna bahwa kegiatan manajemen kantor berdampak pada unit-unit lain dan diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan pada seluruh organisasi. Dalam kaitan ini Littlefiedl dan Peterson menyatakan bahwa: Kantor tidak hanya terdapat pada satu tempat, suatu kekeliruan bila beranggapan kantor hanya pada satu tempat. Sebagai ganti kantor kita menemukan kegiatan-kegiatan kantor dilakukan dalam semua bagian dari organisasi. Semua tahap manajemen memerlukan pelayanan kantor; ini berlaku bagi semua tingkat manajemen. Dari pernyataan tersebut jelas bahwa pekerjaan kantor terdapat pada semua unit-unit yang ada dalam organisasi bersangkutan. Meskipun unit tersebut tidak dispesifikkan mengerjakan pekerjaan kantor, tetapi disana tetap ada aktivitas kantor. Sebagai contoh: ambillah sebuah unit produksi. Ketika produksi selesai perlu dibuat laporan hasil produksi, jumlah pengiriman, biaya dan seterusnya. Termasuk juga daftar ( absensi ) pekerja. Nah pembuatan kegiatan tersebut, sesungguhnya sudah melakukan aktivitas kantor. Ciri yang ketiga dari kegiatan manajemen kantor adalah hasil akhirnya berupa informasi. Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data-data yang bias dipercaya untuk kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang 17
berkepentingan terhadap informasi dari kantor antara lain: pimpinan, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, karyawan organisasi dan lain sebaganya. Tentunya informasi yang disampaikan dibatasi oleh aturan organisasi dan hukum yang berlaku. Ciri keempatnya adalah pekerjaan kantor merupakan media yang penting, bermacam-macam kegiatan dari sebuah perusahaan dipersatukan. Pada hakekatnya, pekerjaan kantor dapat disebut alat katalisator. Ciri selanjutnya, susunan pekerjaan kantor lebih banyak terdiri atas pekerjaan mengetik. Ciri terakhir yaitu dilakukan oleh semua pihak. Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian. Beberapa pekerjaan kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan. 2.4 Fungsi Manajemen Perkantoran Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntuhkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanaan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut. Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantuk keberhasilan organisasi yang 18
bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor. Fungsi manajemen yang diterapkan pada kantor : Perencanaan Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi. Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlia yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat - alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari 19
berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran. Penggerakan Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang - orang ( para pegawai ) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain: a) Mendorong atau memberi semangat kerja. b) Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai. c) Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi. Pengawasan Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi : a) Kualitas pekerjaan kantor b) Waktu pekerjaan kantor 20
2.5 Manajemen Kearsipan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. ( UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ). Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip ( life cycle of archive). Manajemen kearsipan ( record management ) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendaya gunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. ( Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan ). Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa 21
mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat atau dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. 1) Sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip atau filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan atau organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. 22
2) Sistem penyimpanan arsip yang sesuai Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu - waktu dibutuhkan. 3) Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya: a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad b. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat. c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder. d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan atau tahun tanggal dijadikan kode surat. e. Sistem wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. 23
Menurut asrip nasional, filling atau memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi, Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkatwarkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. 24