SUPERVISI PELAYANAN DAN ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP MIK ( MANAJEMAN INFORMASI KESEHATAN ) Anna Rosarini,Amd.PK.,SH. DPD PORMIKI JAWA TIMUR

SUPERVISI PELAYANAN DAN ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP MIK ( MANAJEMAN INFORMASI KESEHATAN ) Anna Rosarini,Amd.PK.,SH. DPD PORMIKI JAWA TIMUR

TUJUAN Mengidentifikasi penggunaan alat organisasi untuk komunikasi Memahami fungsi manajemen dan perencanaan strategis Memahami alat dan cara dalam pengelolaan SDM Memahami Pentingnya manajemen resiko serta penatalaksanaanya Memahami proses anggaran dan hubungannya dengan tujuan organisasi

PENDAHULUAN UU No 36 Th 2009 Kesehatan UU No 29 Th 2004 Praktik Kedokteran Permenkes No 269 Th 2008 Rekam Medis Mengharuskan rumah sakit menyelenggarakan rekam medis dg baik perlu dilakukan manajemen rekam medis scr baik & profesional shg fungsi rekam medis betul-betul terlaksana 3

Landasan peraturan Landasan Peraturan Rekam Medis adalah merupakan bagian yang harus sesuai dengan : Peraturan Pemerintah No. 32. tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 Tentang wajib simpan rahasia kedokteran Surat keputusan Menkes RI No. 34/ BIRHUP/1972. Tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 pengganti Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/ Thn 1989 Tentang Rekam Medis. 4

Keputusan Dirjen Yanmed. No. 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91 Tentang Petunjuk Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1410/MenKes/SK/X/2003 Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Indonesia ( Sistem Pelaporan Rumah Sakit ) Surat Edaran Dirjen Yanmed. No. YM.02.04.3.5.2504 Tentang Pedoman Hak dan Kewajiban Pasien, Dokter dan Rumah Sakit Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 585/Men.Kes/Per/IX/1989 Tentang Persetujuan tindakan Medik Peraturan menteri Kesehatan RI Nomor : 290/Menke4s/Per/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran Surat keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 699/MenKes / SK/V/2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Perekam medis 5

Pendahuluan Manajemen rekam medis di RS Manajemen Unit Kerja Rekam Medis POAC/PODC Manajemen Proses Rekam Medis proses pencatatan & penyelenggaraan rekam medis mulai pintu masuk sampai keluar RS 6

DEFINISI MANAJEMEN Manajemen adalah seni menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain Komponen Dasar: Keefektifan Fungsi Sumber daya Tujuan 7

KEEFEKTIFAN Keefektifan dalam mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan Meliputi: Produktivitas penilaian hasil pekerjaan Performance execution of work Efisiensi how to do something well 8

FUNGSI & PROSES MANAJEMEN Proses pemanfaatan sumber daya yg dimiliki oleh UKRM utk mencapai tujuan Fungsi-fungsi manajerial: Planning ( Perencanaan ) Organizing ( Pengorganisasian ) Directing/Actualing ( Pengarah / penggerak ) Controlling ( Pengendalian ) 9

FUNGSI PERENCANAAN PLANNING: Something to do before doing something Proses utk menentukan output & rangkaian kegiatan yg mengarah ke tujuan 10

PERENCANAAN DIBAGI DALAM 3 TAHAP Perencanaan Jangka Pendek ( 1 minggu 1 tahun ) Perencanaan Jngka menengah ( 1 5 tahun ) Perencanaan Jangka Panjang ( 5 25 tahun ) Selain itu perencanaan dapat digolongkan dalam Perencanaan strategik, digunakan untuk menggantikan perencanaan jangka panjang yg mempunyai banyak kelemahan Perencanaan Taktikal / operasional 11

Perencanaan Menentukan tujuan & prosedur mencapai tujuan Memungkinkan UKRM mendapat sumber daya yg sesuai untuk mencapai tujuan Memperjelas SDM Memungkinkan pemantauan & pengukuran keberhasilan UKRM Mengatasi kesalahan atau kekeliruan 12

PERENCANAAN dalam MANAJEMEN UNIT KERJA REKAM MEDIS 1. Perencanaan sistem & model rekam medis 2. Perencanaan SDM 3. Perencanaan fisik dan peralatan 4. Perencanaan anggaran 13

Perencanaan Sistem & Model Rekam Medis a. Sistem Rekam Medis 1) Sentralisasi 2) Desentralisasi 3) Satelit b. Model Rekam Medis 1) Tradisional - Source oriented medical record - Critical care oriented medical record - Summary time oriented record 2) Computerized 14

Perencanaan SDM Perlu dilakukan analisis kegiatan unit kerja RM & proses manajemen RM, shg jumlah SDM yg diperlukan akan rasional 15

Perencanaan Fisik dan Peralatan UKRM hrs memiliki akses dg Rajal, Ranap, Radar. Peralatan yg direncanakan hrs berdasarkan analisis kebutuhan skrg & masa akan dtg. Sedapat mungkin perencanaan fisik & peralatan UKRM merupakan bagian dari perencanaan strategi RS 16

Perencanaan Anggaran Sesuai dengan prog kerja yang diajukan Hal ini disesuaikan dg kebijakan masing-masing rumah sakit 17

Dalam perencanaan dimulai dengan : - Penentuan visi dan tujuan orgnisasi - Analisis Faktor internal maupun eksternal - Penetapan masalah masalah - Penentuan Program program - Jangka waktu rencana sesuai tingkat organisasi 18

PENGORGANISASIAN Struktur Organisasi RM untuk melaksanakan program Staffing menetukan kebutuhan staf Pengembangan Karier ( Lihat Organisasi Rekam Medis ) 19

TUJUAN Tujuan akan memberikan arahan pada organisasi utk menghadapi perubahan Perubahan timbul karena: Attitudes Teknologi Peraturan perundang-undangan Lingkungan 20

Struktur Organisasi Struktur Organisasi Fungsional Struktur Organisasi Struktural Saat ini yg sering digunakan adalah struktur organisasi kombinasi dari keduanya 21

Staffing (Penyusunan Personel) Staffing proses penyusunan personalia yg meliputi: Pemilihan personel Penempatan personel Pengembangan organisasi 22

Pengembangan Karier Pengembangan Karier Struktural dilakukan dg pendidikan perjenjangan struktural Pengembangan Karier Fungsional / profesional progr pend profesi D3? 23

SUMBER DAYA a. Eksternal Man Money Materiil Method Machine b. Internal Kreatifitas Koordinasi Kooperasi Komunikasi Perilaku 24

TINGKATAN MANAJER Tingkat Manajer menurut Freeman : 1. Manajer Tingkat Bawah ( first level/first line managers Misal : supervisor / penyelia 2. Manajer tingkat menengah ( midle Managers ) Misal : Kepala Sub Bag. Rekam Medis 3. Manajer Tingkat Atas ( Top Management ) Misal : Direktur RS 25

Manajemen Supervisi Untuk menjaga operasional organisasi ditingkat staf serta memonitor efektivitas pekerjaan harian dan kinerja staf agar sesuai standard yang ditetapkan Jumlah kelompok kerja antara 2 10 orang Bertanggung jawab kepada atasan langsung Contoh Tugas : Produktivitas staf Penghitungan jumlah staf Pembuatan dan revisi KIUP Registrasi 26

Manajemen Tengah Pekerjaannya sangat tergantung dari hasil tenaga supervisor dan staf dibawahnya. Tanggung jawab : a. Mengembangkan, mengimplementasi dan merevisi kebijakan serta prosedur kerja atas arahan manajer eksekutif. b. Menjalankan rencana organisasi yang dikembangkan pada tingkatan eksekutif c. Menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan eksekutif dalam mengembangkan perencanaan masa depan organisasi 27

Manajemen Eksekutif Bertanggungjawab langsung dalam menata organisasi dan membangun perencanaan strategik serta meningkatkan kinerja rumah sakit dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai visi dan misi 28

PERAN MANAJER INFORMASI KESEHATAN 29 Tugas dan tanggungjawab : Menata organisasi MIK yang dituangkan dalam perencanaan strategik, Membangun kebijakan dan prosedur organisasi Memimpin peningkatan mutu sesuai inisiatifnya Bekerjasama dengan pimpinan unit kerja lain dalam meningkatkan layanan Menjembatani hub. Kerja antara praktisi MIK dengan SMF yang diwadahi oleh komite atau panitia Ada 7 peran yang dikembangkan sebagai manajer MIK ( lihat 7 peran MIK )

KEMAMPUAN /KETRAMPILAN MANAJERIAL : Ketrampilan teknis ( technical skill ) Ketrampilan manusiawi ( human skill ) Ketrampilan konsepsional ( conceptual skill ) Ketrampilan diagnostik ( diagnostic skill ) Ketrampilan Politis ( Political skill ) Dalam pelaksanaannya ketrampilan diatas seringkali tumpang tindih dalam pelaksanaannya 30

Bagaimana seharusnya seorang manajer Manajer harus sebagai : perencana, pengorganisasi, pengarah, pengendali, 31

32 Ada beberapa peran lagi yang harus dimiliki seorang manajer : - Dapat bekerja dengan dan melalui orang lain - Berperan sebagai saluran komunikasi dalam organisasi - Menjaga keserasian dan keseimbangan antara berbagai tugas sesuai skala prioritas - Berfikir realistis dan konsepsional dalam pemecahan masalah - Berperan sebagai penengah - Menumbuhkan semangat kerja dan hubungan baik - Dapat mewakili organisasinya dalam hub. Diluatr organisasinya - Mampu mengatasi hal hal sulit

PENGARAHAN/PENGGERAKA N Setelah terlaksana pengorganisasian maka fungsi manajemen selanjutnya adalah mengarahkan orang orang dalam organisasi sesuai peran masing masing untuk mencapai tujuan organisasi Dalam pengarahan ini manajer berhadapan langsung dan bekerja dengan orang dalam organisasi 33 Diperlukan Jiwa kepemimpinan ( Lihat Peran Pemimpin dst )

PENGARAHAN/PENGGERAKA N Menurut Mc Gregor ada 2 tipe SDM Teori X dan Y Dalam perkembangannya sekarang ditambah dengan Teori Z Pengarahan ini sangat tergantung pad kemampuan manajer dalam mengarahkan staf maupun bawahan 34

Teori X Menganggap bahwa karyawan malas, tidak suka bekerja kalau tidak diawasi Karyawan tidak punya kemauan, dalam bekerja harus dipaksa atau diarahkan Cenderung menganggur Teori ini banyak dipakai oleh pemimpin yg cenderung diktator 35

Teori Y Rata-rata karyawan senang bekerja asal diberi rangsangan & dihargai Mempunyai kemauan & dedikasi tinggi selama diajak komunikasi dg baik Dimotivasi oleh diri sendiri & berusaha memperoleh kebebasan utk melakukan pekerjaan sesuai dg caranya sendiri 36

Teori Z Peran serta semua karyawan kunci suksesnya produktivitas Ada 3 hal yg perlu diperhatikan: Motivasi Kemampuan individu Gaya kepemimpinan Stephen R. Covey 37

Gaya Kepemimpinan Menang/menang win-win solution Menang/kalah pendekatan otoriter Kalah/menang permisif Kalah/kalah balas dendam Menang egois Menang/menang atau tidak sama sekali 38

PENGENDALIAN Dimaksudkan untuk menjaga jalannya organisasi sesuai dengan arah tujuan organisasi Pengendalian meliputi kegiatan pengawasan dan intervensi Pengendalian sgt diperlukan, krn: Perubahan kondisi informasi kesehatan yg sgt pesat Kompleksitas fungsi & bidang lain yg terkait Kemungkinan membuat kesalahan faktor keterbatasan manusia atau kesalahan alat analisa 39

PENGENDALIAN : Fungsi Pengendalian : 1. Penentuan Standard kerja dan hasil kerja 2. Pengukuran kerja dengan menggunakan standard 3. Pengambilan tindakan perbaikan kalau terjadi penyimpangan dari maksud semula dalam mencapai tujuan organisasi 40 Dalam pelaksanaan nya fungsi fungsi tersebut tidak selalu beruntutan dan tidak terpisah satu dengan lain tetapi bisa berlangsung secara simultan dan banyak nunsur yang terdapat dalam satu fungsi yang relevan dengan fungsi lain

3 Macam Pengendalian Preliminary control utk mencegah timbulnya penyimpangan dari penggunaan sumber daya Concurrent control dilakukan pd saat pekerjaan berlangsung utk memastikan bahwa sasaran 2 tercapai Feedback control menilai hasil kegiatan yg telah dilakukan 41

42