BAB 3 DESKRIPSI UMUM WEBSITE XSCM 3.1 PT. Integrated Synergy Systems 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Integrated Synergy Systems didirikan pada tahun 2007 oleh 4 orang alumni Computer Science di University of Southern California. PT. Integrated Synergy Systems merupakan perusahaan konsultan di bidang IT (Information Technology) yang menyediakan servis integrasi sistem bisnis secara penuh seperti aplikasi web, desain web, serta solusi pengembangan dan pemasaran untuk individu dan perusahaan kecil maupun besar. Lokasi kantor awalnya di Pantai Indah Kapuk, ruko Cordoba blok F no.8. Dan ditahun 2010, PT. Integrated Synergy Systems pindah ke gedung Salindo Berlian Motor di jalan Daan Mogot km 12,8 no.9 sampai sekarang. Proyek awalnya adalah membuat aplikasi web untuk euro skin lab (back office). Setelah itu, makin banyak proyekproyek web yang dikerjakan oleh PT. Integrated Synergy Systems. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi salah satu perusahaan konsultan di bidang IT (Information Technology) terbaik di Indonesia. 46
47 Misi Memberikan Solusi terbaik untuk semua sistem yang terintegrasi dan kebutuhan pengembangan web. Menyediakan solusi lengkap untuk aplikasi web modern yang mutakhir, kreatif dan hemat biaya. 3.1.3 Struktur Organisasi President Director Chief Executive Officer Chief Operating Officer Chief Financial Officer Chief Technology Officer Finance Advisor Project Manager Creative Director Junior Project Manager UI Programmer Senior Designer Creative Advisor Vice Junior Project Manager Quality Assurance Junior Designer Senior Programmer Junior Programmer Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Integrated Synergy Systems 3.1.4 Deskripsi Pekerjaan Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dari PT. Integrated Synergy Systems adalah sebagai berikut :
48 1. President Director a. Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang; b. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan 2. Chief Executive Officer (CEO) a. Memimpin dan mengelola perusahaan; b. Mengambil keputusan executive terkait kebijakan dan strategi 3. Chief Operating Officer (COO) a. Memimpin dan mengurus kegiatan perusahaan sehari-hari; b. Membina hubungan baik dengan semua pihak yang diperlukan 4. Chief Financial Officer (CFO) a. Membuat perencanaan keuangan dan pencatatan keuangan perusahaan; b. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat finance Advisor; c. Memberikan laporan keuangan ke CEO 5. Chief Technology Officer (CTO) a. Bertanggung jawab untuk perkembangan teknologi perusahaan; b. Menentukan teknologi yang akan digunakan perusahaan 6. Finance Advisor a. Mengurus pembayaran klien; b. Membuat laporan keuangan;
49 c. Memeriksa laporan keuangan setiap bulan 7. Project Manager a. Mengawasi dan mengkoordinir pengerjaan proyek; b. Mengawasi junior project manager; c. Memeriksa hasil kerjaan programmer 8. Junior Project Manager a. mengelola sebuah proyek; b. Mengawasi dan memeriksa hasil kerja programmer 9. Vice Junior Project Manager a. membantu junior project manager dalam mengelola sebuah proyek; b. Mengawasi dan memeriksa hasil kerja programmer 10. Senior Programmer a. Membuat aplikasi web; b. Membimbing junior programmer; c. Mempelajari teknologi baru yang ditentukan perusahaan 11. Junior Programmer a. Membuat aplikasi web; b. Mempelajari teknologi baru yang ditentukan perusahaan 12. Creative Director a. Mengecek hasil kerjaan designer; b. Menentukan design dan layout website yang akan digunakan; c. Meneliti perkembangan trend design terbaru;
50 d. Memberikan konsep design terbaru yang akan digunakan 13. UI Programmer a. Membuat kodingan user interface; b. Bekerja sama dengan designer dalam membuat user interface 14. Creative Advisor a. Mengecek hasil kerjaan designer; b. Menentukan design dan layout website yang akan digunakan; c. Meneliti perkembangan trend design terbaru 15. Senior Designer a. Membuat design dan layout website dan system user interface; b. Membimbing junior designer 16. Junior Designer a. Membuat design dan layout website dan system user interface 17. Quality Asurance a. Melakukan software testing untuk menemukan bug; b. Menjaga kualitas sebuah aplikasi yang dibuat 3.2 Peran / Role Struktur organisasi dari pembuatan website XSCM ini adalah sebagai berikut :
51 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pembuatan Website XSCM 3.3 Kondisi Yang Sudah Ada Semenjak awal berdirinya PT. Integrated Synergy Systems hingga sekarang, perusahaan ini belum pernah mengelola website e-commerce secara penuh. PT. Integrated Synergy Systems hanya membuat website e-commerce untuk klien yang meminta dibuatkan saja. Pada tahun 2011 awal, pak Sigit selaku CFO PT. Integrated Synergy Systems mengusulkan ide untuk membuat dan mengelola sebuah web e-commerce dimana PT. Integrated Synergy Systems akan berperan sebagai perantara dalam menjembatani transaksi antara penjual dengan pembeli dan transaksi antara penjual dengan penjual. Ide ini belum terealisasikan karena pekerjaan perusahaan sudah full untuk mengerjakan proyek dari klien sehingga kekurangan sumber daya manusia untuk membuat web tersebut. Oleh karena itu, pembuatan website e-commerce tersebut akan dimulai dari nol.
52 3.4 Identifikasi Masalah Permasalahan yang utama dalam pembuatan website XSCM ini adalah keterbatasan sumber daya manusia pada PT. Integrated Synergy Systems. PT. Integrated Synergy Systems ini belum memiliki jumlah pegawai yang memadai. PT. Integrated Synergy Systems ingin mengembangkan perusahaanya selain sebagai web developer, perusahaan sekaligus ingin mengelola sebuah website e- commerce secara penuh. Maka dari itu website XSCM di buat untuk merealisasikan keinginan perusahaan sejak dua tahun yang lalu. 3.5 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan skripsi internship ini adalah sistem yang akan dipakai sebagai sarana informasi dan transaksi secara online sehingga website XSCM dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Untuk itu, agar skripsi ini lebih terfokus dibuatlah ruang lingkup sebagai berikut : 3.5.1 Front End 3.5.1.1 Pembeli Fitur pembeli merupakan fitur-fitur yang dapat diakses oleh pembeli. Fitur Pembeli terbagi atas : 3.5.1.1.1 Registrasi Untuk mendaftar sebagai pembeli ataupun penjual 3.5.1.1.2 Login Menyediakan fasilitas untuk semua member untuk dapat login dan memiliki fitur-fitur tambahan lain sesuai dengan posisinya.
53 Member disini terbagi menjadi 2 peran, yaitu : pembeli dan penjual. 3.5.1.1.3 Produk 1. Melihat produk sesuai dengan kategori yang dipilih; 2. Melihat detail produk yang dipilih; 3.5.1.1.4 Cari Produk Menyediakan fitur untuk mencari produk yang dijual. 3.5.1.1.5 Lupa Password Menyediakan fitur untuk mendapatkan password baru kalau member lupa password lama. 3.5.1.1.6 Profil 1. Mengubah data diri; 2. Mengubah password untuk login; 3.5.1.1.7 Konfirmasi 1. Melakukan konfirmasi pembayaran; 2. Melakukan konfrimasi penerimaan barang; 3.5.1.2 Penjual
54 Semua fitur pembeli dapat digunakan oleh penjual namun penjual mempunyai fitur-fitur yang tidak dapat diakses oleh pembeli, diantaranya sebagai berikut : 1. Melihat daftar toko yang dimiliki; 2. Menambah toko dan mengubah informasi toko; 3. Melihat produk yang dijual di toko; 4. Tambah produk dan ubah produk; 5. Menambah, mengubah dan menghapus harga grosir pada produk yang dinginkan; 6. Menambah pegawai untuk mengelola toko; 7. Melakukan konfirmasi pengiriman produk; 3.5.1.3 Transaksi B2C Fitur transaksi B2C: 1. Menambahkan produk yang telah dipilih kedalam keranjang belanja; 2. Melihat isi keranjang belanja; 3. Mengubah jumlah produk atau menghapus produk yang dipilih pada keranjang belanja; 4. Melihat ringkasan yang telah dikonfirmasi pada keranjang belanja; 5. Mengecek ulang keranjang belanja jika ada yang mau diubah; 6. Mengisi informasi alamat pengiriman barang;
55 7. Melihat semua daftar pemesanan barang yang belum terselesaikan dan log pemesanan barang yang proses transaksinya telah selesai (fitur untuk pembeli); 8. Melihat semua daftar barang yang dipesan oleh pembeli dan log barang-barang pesanan pembeli yang proses transaksinya sudah selesai (fitur untuk penjual); 3.5.1.4 Transaksi B2B Fitur transaksi B2B hanya dapat gunakan oleh sesama penjual. Fitur-fitur yang dapat digunakan adalah sebagai berikut: 1. Melihat harga grosir produk yang ditawarkan oleh penjual lain; 2. Melakukan quote pada produk yang inginkan 3. Melakukan tawar menawar sampai pada kesepakatan maupun penolakan harga; 4. Melihat semua quote yang diminta oleh penjual lain. 5. Melihat semua quote yang diminta oleh penjual tersebut kepada penjual lainnya. 3.5.2 Back End 3.5.2.1 Login Halaman login buat admin. 3.5.2.2 Admin
56 1. Melihat daftar admin yang ada; 2. Menambah admin baru; 3. Menon-aktifkan status admin; 4. Mengubah status admin 3.5.2.3 Pengguna 1. Melihat daftar pengguna yang terdaftar; 2. Menambahkan pengguna baru; 3. Mengubah informasi pengguna; 4. Melihat detail informasi pengguna dan dapat menambahkan dan mengubah alamat pengiriman; 5. Membersihkan alamat sementara pengguna yang tersimpan di database 3.5.2.4 Penjual 1. Melihat daftar penjual yang terdaftar; 2. Menambah penjual baru; 3. Mengubah informasi penjual; 4. Melihat toko yang dimiliki penjual, dapat menambahkan pegawai, mengubah status kepemilikan toko dan menghapus pegawai 3.5.2.5 Kategori 1. Melihat daftar kategori dan sub kategori yang ada;
57 2. Menambahkan kategori dan sub kategori baru; 3. Mengubah informasi kategori dan sub kategori; 4. Mengubah posisi kategori dan sub kategori 3.5.2.6 Produk 1. Melihat daftar produk yang ada; 2. Menambahkan produk baru; 3. Mengubah informasi produk 3.5.2.7 Pembayaran B2C (Penjual dengan Pembeli) 1. Melihat catatan pembayaran yang telah dikonfirmasi pembeli; 2. Memeriksa apakah pembayaran yang dilakukan pembeli sesuai dengan data pemesanan yang dilakukan pembeli 3.5.2.8 Pembayaran B2B (Penjual dengan Penjual) 1. Melihat catatan pembayaran yang telah dikonfirmasi pembeli; 2. Memeriksa apakah pembayaran yang dilakukan pembeli sesuai dengan data pemesanan yang dilakukan pembeli 3.5.2.9 Pengiriman B2C (Penjual dengan Pembeli) 1. Melihat catatan konfirmasi penerimaan barang oleh pembeli;
58 2. Memeriksa apakah barang telah diterima oleh pembeli atau tidak 3.5.2.10 Pengiriman B2B (Penjual dengan Penjual) 1. Melihat catatan konfirmasi penerimaan barang oleh pembeli; 2. Memeriksa apakah barang telah diterima oleh pembeli atau tidak 3.6 Solusi Yang Diusulkan Sesuai dengan permasalahan yang telah di bahas di atas tadi, solusi yang diusulkan adalah dengan menambahkan sumber daya manusia pada PT. Integrated Synergy Systems, sehingga dapat merealisasikan web XSCM dan mengelola web XSCM ini dengan baik secara keseluruhan. 3.7 Implementasi Penggunaan Waterfall Model Waterfall model digunakan dalam pembuatan website XSCM, berikut ini penjelesan dan langkah-langkah dari waterfall model : 1. Communication Dalam tahap ini yang dilakukan adalah inisiasi proyek dan wawancara terhadap pimpinan dari PT. Integrated Synergy Systems untuk pembuatan website XSCM. 2. Planning Dalam tahap ini yang dilakukan adalah estimasi dari kebutuhan pembuatan website XSCM. 3. Modeling
59 Dalam tahap ini yang dilakukan adalah merancang sistem dengan UML, merancang layar dan merancang database dari website XSCM. 4. Construction Dalam tahap ini yang dilakukan adalah perancangan yang telah selesai di buat kemudian diterjemahkan dalam bahasa pemprograman (coding). 5. Deployment Dalam tahap ini yang dilakukan adalah implementasi dari website XSCM dimana website XSCM ini telah di upload ke server PT. Integrated Synergy Systems dan akan segera di tindak lanjuti oleh pihak PT. Integrates Synergy Systems.