PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF TAHUN 2015 DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MADIUN 1, Antik Pujihastuti 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 Evie_chan33@yahoo.com 1, Att2a2000@yahoo.com 2 ABSTRAK Peningkatan jumlah kunjungan pasien rawat inap tiap tahun mempengaruhi penambahan dokumen rekam medis sehingga diperlukan penambahan rak penyimpanan yang telah ada dengan bentuk rak back to back dan berbahan stainlessteel untuk 3 tahun ke depan. Rak penyimpanan tidak dapat menampung dokumen rekam medis yang sudah ada, dan sebagian dokumen rekam medis tidak disimpan dalam rak tetapi disimpan atau disejajarkan dalam kardus-kardus yang ada. Tujuan penelitian ini adalah memprediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Aktif Tahun 2015 Di Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun. Jenis penelitian adalah deskriptif kuantitatif dengan metode observasi dan pengukuran dan pendekatan Time Series. Obyek penelitian adalah rak penyimpanan dan dokumen rekam medis rawat inap. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antara dokumen rekam medis aktif dan in aktif, akan tetapi belum dilaksanakan. Dan sudah ada kebijakan yang mengatur tentang sistem penyimpanan secara sentralisasi, akan tetapi dalam pelaksanaan dilakukan secara desentralisasi. Dengan perkiraan beban penyimpanan tahun 2013 s.d 2015 sebanyak 19374 dokumen, panjang pengarsipan 5812,2 cm serta rata-rata ketebalan adalah 0,56 cm. Maka dapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan dengan metode kuadrat terkecil sekitar 4 rak penyimpanan. Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap sebaiknya dilakukan pemisahan antara dokumen rekam medis aktif dan in aktif sesuai dengan prosedur tetap yang ada. Sedangkan untuk perencanaan rak penyimpanan tahun 2013 s.d 2015 membutuhkan penambahan rak sebanyak 4 rak penyimpanan, sehingga mampu menampung dokumen rekam medis baru dan lama. Oleh karena itu, dapat pula dilakukan penambahan rak baru sejumlah 4 rak dengan model yang sama dan perlu diperhatikan luas ruangan. Apabila tidak mencukupi maka perlu adanya pertimbangan ruang penyimpanan. Kata kunci : Kunjungan Pasien, Dokumen Rekam Medis, Rak Penyimpanan Kepustakaan : 9 (2001-2011) PENDAHULUAN Berdasarkan PerMenKes No. 269/MENKES/ PER/III/2008 Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Salah satu sarana pelayanan yang berkaitan dengan penyelenggaraan rekam medis adalah penyediaan rak untuk menyimpan berkas rekam medis pasien baik rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Apabila dalam penggunaan rak penyimpanan melebihi daya tampung, maka perlu dilakukan perencanaan ulang untuk pengadaan rak penyimpanan kembali. Kelebihan daya tampung dikarenakan meningkatnya jumlah kunjungan pasien sehingga jumlah dokumen rekam medis bertambah, maka dibutuhkan penghitungan perkiraan jumlah rak penyimpanan untuk 44 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.1, Maret 2014
tahun selanjutnya. Selain itu, bentuk rak dan ukuran rak penyimpanan diharapkan sesuai standar ergonomi, minimal rak penyimpanan dengan bentuk roll o pack serta memperhatikan luas suatu ruangan. Sehingga, penyediaan rak tersebut dapat dilakukan sesuai kebutuhan, hal ini bertujuan agar mampu menampung seluruh dokumen rekam medis pasien yang datang berkunjung ke pusat pelayanan kesehatan. (DepKes, RI. 2006) Berdasarakan survey pendahuluan bahwa di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun bahwa dengan jumlah rak penyimpanan yang tersedia saat ini sudah tidak dapat menampung penambahan dokumen rekam medis pasien. Sehingga dokumen rekam medis pasien baru dan lama diletakkan atau disimpan di dalam kardus-kardus. Hal ini berpengaruh terhadap kegiatan pengambilan kembali dokumen rekam medis menjadi lama. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun telah melakukan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat secara desentralisasi dengan bentuk rak penyimpanan back to back dengan bahan stainlessteel. Sehingga diperlukan penambahan rak penyimpanan dokumen rekam medis untuk janga 3 tahun ke depan karena di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun seluruh rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap telah terisi penuh oleh dokumen rekam medis pasien rawat inap yang datang berkunjung. METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan deskriptif kuantitatif. Deskriptif adalah penelitian yang digunakan untuk menganalisis data dengan cara mendiskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Kuantitatif adalah penelitian yang menggunakan angka mulai dari pengumpulan data, penafsiran terhadap data serta terhadap hasilnya (Arikunto, 2010). Dengan demikian Deskriptif Kuantitatif adalah suatu bentuk penelitian yang berlandaskan data yang dikumpulkan selama penelitian secara sistematis mengenai faktafakta dan sifat-sifat dari obyek yang diteliti dengan menggabungkan hubungan antar variable yang terlibat didalamnya. Metode yang digunakan adalah observasi dan pengukuran dengan menggunakan pendekatan Time Series adalah penelitian yang dilakukan pada periode waktu tertentu, untuk melihat perubahan yang terjadi mulai awal sampai waktu yang ditentukan berurutan. Definisi konsep ada sebagai berikut : 1. Jumlah kunjungan pasien rawat inap Yaitu pasien rawat inap yang memakai tempat tidur dan membutuhkan pengobatan di rumah sakit tersebut selama 1 hari atau lebih. 2. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap Yaitu suatu lokasi/tempat utuk menyimpan dokumen rekam medis pasien rawat inap. 3. Rata-rata ketebalan dokumen rekam medis rawat inap Yaitu ukuran ketebalan dokumen rekam medis rawat inap yang disejajarkan. 4. Panjang pengarsipan dokumen rekam medis Yaitu ukuran panjang dokumen rekam medis rawat inap yang dihasilkan dari penghitungan jumlah dokumen rekam medis dikalikan dengan ketebalan dokumen rekam medis. 5. Ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap Yaitu pengukuran panjang, lebar, dan tinggi rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap. Subyek yang digunakan adalah ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap. Obyek yang digunakan adalah rak penyimpanan dan dokumen rekam medis. Instrumen Penelitian yang digunakan adalah Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan 45
pedoman observasi dan pengukuran dengan meteran. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengatur tinggi, lebar, dan panjang rak penyimpanan. Cara pengumpulan data ada 3 cara yaitu observasi, pengukuran, dan dokumentasi. Teknik pengolahan ada 3 teknik yaitu Colecting, Editing, dan penyajian data dan analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan analisis diskriptif. HASIL 1. Kebijakan rumah sakit tentang ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun kebijakan dan prosedur tetap tentang penyimpanan dokumen rekam medis sudah ada dengan nomor 10/SPO/RM/2010 revisi ke 1, tanggal tertib 14 Januari 2010 yang ditetapkan oleh direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun. Berdasarkan prosedur tetap tersebut Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun menerapkan sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan cara sentralisasi dimana penyimpanan dokumen rekam medis aktif rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap disimpan menjadi satu kesatuan baik secara folder, rak penyimpanan, maupun ruang penyimpanan. Akan tetapi dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat disimpan secara terpisah (desentralisasi), dimana dokumen rekam medis rawat inap disimpan dalam satu ruang penyimpanan rawat inap yang masih dalam satu instansi rekam medis terpisah dengan dokumen rekam medis rawat jalan dan gawat darurat yang tersimpan dalam satu ruangan lain tapi masih dalam sati instansi rekam medis. Sistem penjajaran secara Straight Numerical Filing System (SNF) sudah tercantum dalam prosedur tetap dengan nomor 10/SPO/RM/2010 revisi ke 1, tanggal terbit 14 Januari 2010 yang ditetapkan oleh direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun, dimana dokumen rekam medis disimpan dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomor langsung dari dokumen rekam medis. 2. Luas ruang penyimpanan dan ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun a) Luas ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap Luas ruang rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun seluas 132 m2. Sedangkan luas ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun seluas 24 m2. b) Ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap Dalam pelaksanaan pelayanan peminjaman dan penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap dilaksanakan oleh dua orang petugas, salah satu sebagai petugas filing yang bertanggungjawab sebagai pendistribusian dokumen rekam medis dan petugas yang lain merangkap sebagai petugas assembling. Rumah Sakit umum Daerah Kota Madiun terdapat 4 rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap dengan bentuk back to back dan terbuat dari stainlessteel dengan penyekat triplek, masingmasing rak terdiri dari 6 sap/section dan 6 subrak/ subsection. Sehingga total dalam 4 rak ada 24 sap/ section dan 24 subrak/subsection. Setiap subrak menampung 356 s.d 470 dokumen rekam medis dengan ukuran panjang rak 121 cm, lebar rak 59 cm, tinggi rak 142 cm, panjang subrak 121 cm, lebar subrak 30 cm, dan tinggi subrak 48 cm dengan ukuran dokumen rekam medis yaitu panjang 31,3 cm dan lebar 23,4 cm. Tinggi rak penyimpanan 46 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.1, Maret 2014
disesuaikan dengan ukuran dokumen rekam medis yang disejajarkan secara vertikal. Berikut gambar dan ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap. 3. Jumlah kunjungan pasien rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun selam tahun 2009 sampai dengan 2012 Jumlah kunjungan pasien rawat inap selama tahun 2009 sampai dengan 2012 di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun diambil berdasarkan data RL-1 yang berisi tentang formulir data kegiatan rumah sakit. Data tersebut digunakan untuk memperoleh data penghitungan jumlah pasien atau penambahan dokumen rekam medis pasien rawat inap. Tabel 1 Jumlah kunjungan pasien rawat inap keluar hidup dan meninggal No. Tahun Jumlah pasien rawat inap 1. 2009 4387 2. 2010 4891 3. 2011 5333 4. 2012 5846 Total 20457 4. Ketebalan dan panjang pengarsipan dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun a) Ketebalan dokumen rekam medis rawat inap Untuk menghitung rata-rata ketebalan dokumen rekam medis rawat inap, maka perlu diketahui jumlah dokumen rekam medis rawat inap dan panjang dokumen rekam medis. Berikut penghitungan ketebalan dokumen rekam medis rawat inap : Section 1 50 dokumen rekam medis : 27 cm Section 2 50 dokumen rekam medis : 31 cm Section 3 50 dokumen rekam medis : 26 cm Section 4 50 dokumen rekam medis : 28 cm 112 cm Rata-rata ketebalan dokumen rekam medis : Panjang dokumen rekam medis rawat inap Jumlah dokumen rekam medis rawat inap 112 200 0,56 cm b) Panjang pengarsipan dokumen rekam medis rawat inap Untuk menghitung panjang dokumen rekam medis rawat inap maka diperlukan jumlah dokumen rekam medis rawat inap tahun 2009 s.d 2012 dan ketebalan dokumen rekam medis, sehingga: Panjang Pengarsipan DRM DRM 2009 s.d 2012 x ketebalan DRM 20457 x 03 6137,1 cm 5. Penghitungan perkiraan kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun a) Penghitungan jumlah kunjungan pasien rawat inap tahun 2009 s.d 2012 dengan menggunakan metode kuadrat terkecil Tabel 2 Hasil Penghitungan Jumlah Kunjungan a Pasien Rawat Inap Tahun 2009 s.d 2012 No. Tahun Y X XY X 2 1. 2009 4387 2 8774 4 2. 2010 4891 1 4891 1 3. 2011 5333-1 -5333 1 4. 2012 5846-2 -11692 4 Jumlah 20457-3360 10 Y n 4 5114,25 Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan 47
b XY X 2 10-336 Tabel 3 Data Perkiraan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap Periode Tahun 2013 s.d 2015 Tahun X Y 2013-3 6122 2014-4 6458 2015-5 6794 Total 19374 b) Penghitungan kebutuhan rak penyimpanan bagian filing rawat inap untuk tahun 2015 1) Panjang pengarsipan tahun 2013 s.d 2015 Berdasarkan data perkiraan dokumen rekam medis tahun 2015 sebanyak 19374 dokumen rekam medis dengan ketebalan dokumen rekam medis yaitu 0,56 cm maka dapat diketahui panjang pengarsipan dokumen rekam medis dengan hasil sebagai berikut: 2013 s.d 2015 x ketebalan DRM 19374 x 0,56 10849,44 2) Kapasitas rak Berdasarkan panjang subrak dan jumlah subrak dapat dicari kapasitas rak yaitu : Kapasitas rak panjang subrak x jumlah subrak x jumlah rak yang ada 121 x 6 x 4 2904 cm 3) Perkiraan jumlah rak dalam 3 tahun yang akan datang Rata-rata ketebalan dokumen rekam medis : Total DRM Rata-rata ketebalan Kapasitas 39831 0,56 2904 7,68 atau 8 rak 4) Perkiraan kebutuhan rak penyimpanan 3 tahun yang akan datang Perkiraan kebutuhan rak hasil perkiraan jumlah rak jumlah rak yang sudah ada 8 4 4 rak PEMBAHASAN 1. Kebijakan rumah sakit tentang penyimpanan dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun sudah ada kebijakan yang mengatur tentang penyimpanan dokumen rekam medis yang didalamnya berisi tentang sistem penyimpanan dokumen rekam medis yaitu sentralisasi dan sistem penjajaran dokumen rekam medis yaitu Straight Numerical Filing System. Kebijakan penyimpanan belum sesuai dengan pelaksanaan penyimpanan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun yaitu secara desentralisasi. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis telah diatur dalam kebijakan tentang pemisahan dokumen rekam medis in aktif, akan tetapi kebijakan tersebut belum dilaksanakan karena belum tersedianya ruangan untuk penyimpanan dokumen rekam medis in aktif. Hal ini mengakibatkan ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap menjadi sesak dan pengap. 48 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.1, Maret 2014
2. Penghitungan kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap dengan menggunakan metode kuadrat terkecil Berdasarkan beban penyimpanan tahun 2013 s.d 2015 dengan rata-rata kunjungan pasien 15 per hari dan jenis pasien dengan penyakit dalam yang diantaranya penyakit Gangren DM (Diabetes Mellitus), Ca Mammae, hemorrhage serta Apendicitis dan rata-rata pasien cenderung meningkat pada penyakit Gangren DM (Diabetes Mellitus). Hal ini mengakibatkan banyaknya lembar pemeriksaan pasien mempengaruhi ketebalan dokumen rekam medis pasien rawat inap tersebut. Luas ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap dengan luas ruang sebesar 24 m2 dengan panjang 6 m2 dan lebar 4 m2 tidak dapat menampung jumlah rak yang ada dan penambahan rak penyimpanan yang baru. Oleh karena itu, perlu dilakukan retensi dokumen rekam medis rawat inap yang sudah melebihi batas penyimpanan. Sehingga dapat dilakukan pemusnahan dokumen rekam medis guna mengurangi jumlah dokumen rekam medis rawat inap. SIMPULAN 1. Kebijakan rumah sakit tentang sistem penyimpanan dan sistem penjajaran sudah diatur dalam prosedur tetap nomor 10/SPO/RM/2012 dimana sistem penyimpanan secara sentralisasi dan sistem penjajaran secara Straight Numerical Filing System. Kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antara dokumen rekam medis aktif dan dokumen rekam medis in aktif, akan tetapi belum dilaksanakan. 2. Jumlah kunjungan pasien untuk periode tahun 2009 s.d 2012 sebanyak 20457 pasien, sedangkan rak penyimpanan yand ada sebanyak 4 rak penyimpanan dengan menggunakan back to back dengan ukuran panjang 121 cm, lebar 59 cm, tinggi rak 142 cm. Dimana dalam 1 rak penyimpanan terdiri dari 6 subrak dengan ukuran panjang 121 cm, lebar 30 cm, tinggi 48 cm dengan rata-rata ketebalan dokumen rekam medis 0,56 cm dan panjang pengarsipan 5812,2 cm. Selain itu rumah sakit selama ini belum pernah melakukan retensi. 3. Perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat inap tahun 2013 s.d 2015 sebanyak 19374 dokumen dengan hasil bahwa membutuhkan penambahan 4 rak penyimpanan. DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek Edisi Revisi V. Jakarta. Rineka Cipta Barthos, B. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Budiarto, E. 2001. Biostatistika Untuk Kedokteran dan Kesehatan Masyarakat. Jakarta. EGC Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta. Depkes RI. 2008. PerMenKes No 269/MenKes/Per/ III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta. Depkes RI Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia Tarwaka, 2011. Ergonomi Industri Dasar-Dasar Pengetahuan Ergonomi dan Aplikasi di Tempat Kerja. Surakarta: Harapan Press World Health Organization. 2006. Medical Record Manual A Guide for Developing Countries. Geneva. WHO Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan 49