ANALISA TATA LETAK RUANG PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM MUSLIMAT PONOROGO

Transkripsi

1 NIS TT ETK RUNG PENYIMPNN DOKUMEN REKM MEDIS DI RUMH SKIT UMUM MUSIMT PONOROGO CHUS DI NIS (Prodi D3 PMIK STIKes uana Husada Ponorogo) STRK Rekam Medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filling yang merupakan media untuk yang berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan sehingga selain dokumen tertata dengan baik hal ini juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan. Penelitian ini menggunakan desain penelitian deskriptif. Populasi pada penelitian adalah ruang penyimpanan. Desain penelitian yang digunakan adalah studi potong lintang (cross sectional) yaitu observasi dan pengumpulan data yang dilakukan pada saat tertentu saja, pengukuran variable tidak terbatas harus tepat pada satu waktu bersamaan. Waktu penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret Juni Ukuran rak tempat berdasarkan hasil pengukuran di Ponorogo berbeda-beda, 2 rak yang memiliki lebar 50 cm, dan 3 rak memiliki lebar 80 cm. tinggi rak 248 cm; panjang rak 220 cm. rata-rata jarak antar rak yaitu 60 cm; dan luas ruang penyimpanan 32,4 m². Dari hasil analisa tempat penyimpanan yang baik di Ponorogo penempatan rak membutuhkan luas ruang 23,5 m² maka rak penyimpanan bisa di tata sejajar, untuk memudahkan petugas dalam pengambilan dan. Kata kunci: Ruang filling, rekam medis. atar elakan PENDHUUN Rumah Sakit Umum pemerintah adalah rumah sakit umum milik pemerintah baik pusat, daerah, Departemen Pertahanan dan Keamanan maupun adan Usaha Milik Negara. (Triwibowo, 2012). Rumah sakit umum daerah adalah rumah sakit umum milik pemerintah provinsi, kabupaten kota yang berlokasi di daerah provinsi, kabupaten, dan kota. Sedangkan menurut Kepmenkes Republik Indonesia No. 192/Menkes/SK/11/2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit, menyatakan bahwa sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitative yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Jadi rumah sakit adalah salah satu sarana pelayanan kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan baik perorangan yang lebih memprioritaskan pelayanan promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Rumah sakit sebagai salah satu pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat inap wajib membuat rekam medis. Pengisian rekam medis dilakukan untuk medokumentasikan semua data pasien mulai dari pasien masuk rumah sakit sampai dengan keluar rumah sakit karena fungsi dari rekam medis adalah sebagai manajemen pengelolaan data

2 pasien selama masa perawatan baik itu data demografi maupun data klinis sehingga rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis (Hatta, 2008). Rekam medis menurut UU No. 29 tahun 2004 pasal 46 ayat (1) tentang praktik kedokteran Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumentasi tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. erdasarkan tugas dan fungsi rekam medis, maka kelengkapan data rekam medis sangat bergantung pada kinerja petugas rekam medis. Oleh karena itu diperlukan tenaga rekam medis professional yang mampu menangkap, merekam, dan mengolah data pasien serta memiliki kinerja yang tinggi. Sedangkan kinerja itu sendiri di pengaruhi lingkungan kerja, kondisi fisik pekerja, dan motivasi kerja. ingkungan Kerja merupakan tempat bekerja seseorang dalam melaksanakan segala aktivitasnya. Sebagai perekam medis, maka diperlukan ruang kerja rekam medis yang mencakup aspek ergonomi agar menimbulkan kenyamanan, kesehatan dan keselamatan kerja sehingga proses bekerja menjadi efisien dan efektif. Peran ergonomi sangat besar dalam menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat (Rustiyanto, 2010). Menurut PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis ab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam Medis diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filling yang merupakan media untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. agian filling memiliki peran dalam hal penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan sehingga selain dokumen tertata dengan baik hal ini juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan. Petugas rekam medis dalam mengambil serta menyimpanan Dokumen Rekam Medis didukung adanya tata letak ruang penyimpanan yang ergonomis sesuai dengan ukuran jangkauan dimensi tubuh manusia. Perancangan tempat kerja pada dasarnya merupakan suatu aplikasi data antropometri yang merupakan data ukuran dimensi tubuh manusia. Pemakaian data antropometri mengusahakan semua alat disesuaikan dengan kemampuan manusia, bukan manusia disesuaikan dengan alat. Manusia pada dasarnya akan memiliki bentuk, ukuran tinggi, lebar, barat dan lain lain yang berbeda satu dengan yang lainnya. ntropometri secara luas akan digunakan sebagai pertimbangan dalam memerlukan interaksi manusia. Data antropometri yang berhasil diperoleh akan diaplikasikan secara luas. Data antropometri akan menentukan bentuk, ukuran dan dimensi yang tepat yang berkaitan dengan produk yang dirancang dan manusia yang akan mengoprasikan/menggunakan produk tersebut (Santoso, 2013). Rustiyanto, E dan Rahayu W. (2011) menyatakan bahwa hal-hal yang harus diperlihatkan di dalam ruang yaitu suhu, luas ruangan filling, jarak aman, pencahayaan, debu, vector penyakit. Hal tersebut tentunya harus diperlihatkan dikarenakan petugas akan bekerja secara terus menerus di tempat kerja, dengan tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak petugas yang efisien maka kinerja petugas pun bisa optimal serta meminimalisir terjadinya kelelahan akibat kerja. erdasarkan studi pendahuluan yang peneliti lakukan pada tanggal 20 November 2015, ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit

3 Umum Muslimat Ponorogo di bagi menjadi 2 ruangan dan masing-masing ruang berada pada lokasi terpisah antara ruang satu dengan yang lainnya, yaitu ruang atau ruang pendaftaran berada tepat didepan ruang filling berukuran panjang 3 m dan lebar 4 m di dalam ruang ini terdapat, kursi, almari dan 2 orang petugas yang bekerja di tempat pendaftaran. Kemudian ruang atau ruang tepat dibelakang ruang pendaftaran berukuran panjang 3 m dan lebar 6 m ruang ini berisi, kursi, laci dan 5 rak terbuka tempat penyimpanan berkas rekam medis 3 orang petugas yang bekerja di tempat pendaftaran. Tata letak ruang penyimpanan di satu rak dengan yang lainnya berdekatan, berdasarkan hasil pengukuran jarak rak satu dengan yang lain yaitu 60 cm. Petugas filling kesulitan dalam mencari dokumen karena space untuk lalulalang dipenuhi oleh lemari,, dan kursi. Selain itu dokumen rekam medis, ada yang masih disimpan dalam kardus dan hanya diletakkan di lantai, dikarenakan rak penyimpanan yang sudah penuh. Ruang penyimpanan sangat berperan penting untuk terlaksanakannya penyimpanan berkas rekam medis yang baik dan benar, maka akan sangat baik jika tata letak rak penyimpanan dokumen rekam medis menjadi ergonomis. erdasarkan permasalahan di atas, maka peneliti mengambil judul nalisa Tata etak Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Ponorogo. METODE Jenis desain dari penelitian ini adalah menggunakan desain penelitian deskriptif. yang menggambarkan bagaimana tata letak ruang di Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan serta menganalisa tata letak ruang. Pada penelitian ini dilaksanakan penelitian deskriptif tentang penyelenggaraan penyimpanan dokumen rekam medis pada bagian penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat Desain penelitian yang digunakan adalah studi potong lintang (cross sectional) yaitu observasi dan pengumpulan data yang dilakukan pada saat tertentu saja, pengukuran variable tidak terbatas harus tepat pada satu waktu bersamaan. (Saryono 2011). Penelitian ini terdapat satu variabel yaitu analisa tata letak tata letak ruang ruang filling di Rumah Sakit Muslimat Teknik pengumpulan data pada penelitian ini ada dua yaitu wawancara dan observasi. Wawancara adalah mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Observasi bertujuan untuk mengamati tata ruang penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat Instrumen penelitian adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan oleh peneliti dalam kegiatannya mengumpulkan data agar kegiatan tersebut menjadi sistematis dan lebih mudah Instrumen penelitian ini terdiri dari: 1. Peneliti sebagai instrumen utama 2. Pedoman wawancara 3. embar observasi 4. lat tulis 5. lat ukur (meteran bangunan) 6. lat perekam suara HSI PENEITIN Ruang penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo berada di sebelah kanan tempat pendaftaran. Kondisi ruang penyimpanan terdapat ventilasi yang cukup sehingga pertukaran udara

4 bisa lancar dan ruang Penyimpanan tidak lembab. Selain itu juga disediakan anak tangga sebagai pijakan sehingga mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis yang disimpan pada bagian rak file yang tinggi. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo yaitu sentralisasi, sistem sentralisasi adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap di satu tempat di ruangan. Penempatan rak penyimpanan dan ruang kerja rekam medis masih menjadi satu sehingga petugas lalu lalang dalam mengabil dokumen rekam medis di ruang penyimpanan menjadi lama. Oleh karena itu sebaiknya penempatan ruang kerja rekam medis supaya disendirikan dari ruang penyimpanan demi menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis dan mempermudah dalam pengambilan serta penyimpanan dokumen rekam medis. lat yang digunakan disesuaikan dengan penggunanya dan ukuran yang dibutuhkan untuk perancangan alat kerja menggunakan meteran bangunan. a. Di bawah ini gambar luas ruangan. 3,6 m 3,2 m Gambar 4.4 uas ruangan di Rumah Sakit Umum Muslimat erdasarkan gambar diatas () ruang pendaftaran dan () runag penyimpanan dapat dilihat ukuran luas ruang. () uas ruang pendafatan = Panjang x ebar = 3,6 m x 3,2 m = 11,52 m² = cm² 9 m () uas ruang penyimpanan = Panjang x ebar = 9 m x 3,6 m = 32,4 m² = cm² (C) uas ruangan ruang = () + () = 11,52 m + 32,4 m = 43,92 m² = cm² Jadi luas ruang yang ada di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo adalah 43,92 m². b. Gambar ukuran rak untuk dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo adalah sebagai berikut. 248 cm 80 cm 220 cm 110 cm Gambar. 4.5 penyimpapan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat erdasarkan gambar diatas dapat dilihat ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis. Panjang 220 cm, tinggi 248 cm, lebar 80. yang digunakan di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo terdapat 5 rak, dan satu rak terdapat 8 subrak. c. Gambar ukuran kerja petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo adalah sebagai berikut. berikut gambar dan ukuran di ruang Rekam Medis

5 115 cm 80 cm Menganalisa tata letak di 3,2 m 9 m Gambar 4.6 uas kerja petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Muslimat Meja kerja petugas rekam medis di ruang penyimpanan terdapat 3 berukuran sama dan menjadi satu ruang dengan penyimpanan menyebapkan pengambilan serta terganggu. Diskripsi tata letak, almari, kursi, dan rak penyimpanan di Rumah Sakit Umum Muslimat M R i Meja pendaftran Filling 5 aci Filling 4 filling 1 filling 3 Filling 2 Gambar 4.7 Ruangan penyimpanan di Ponorogo memiliki ruang Penyimpanan dengan jumlah 5 rak, 1 laci, 3 kerja rekam medis. Di tempat pendaftaran terdapat 1 pendaftaran, 1 almari dan 3 kursi. penyimpanan nomor 5 adalah rak terbuka dengan dua muka. rak nomor 4 rak terbuka dengan satu muka, rak tersebut sejajar berbentuk vertical dan rak nomor 2, 3 adalah rak terbuka dengan dua muka, sedangkan rak nomor 1 rak terbuka dengan satu muka berbentuk horizontal 3,6 m M R i Meja pendaftran 230 cm 210 cm C I 150 cm 70 cm 45 cm 1 baru cm 80 cm Gambar 4.8 Desain Tata letak di Dari gambar 4.8 tersebut maka peneliti menata tata letak penyimpanan dokumen rekam medis sedemikian rupa guna cara kerja petugas bagian filling mudah dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis dan terjaga kerahasiaanya. terbuka yang ada di Rumah Sakit Umum Muslimat ada dua macam, dua sisi muka yang bisa digunakan yaitu nomor 2, 3, dan 5 sedangkan rak 1 dan no 4 memiliki satu sisi rak yang dapat digunakan. no 1 memiliki panjang 150 cm sehingga untuk memenuhi ukuran rak 220 cm maka membutuhkan penambahan panjang rak 70 cm Rata-rata ukuran yg dibutuhkan rak tersebut mempunyai panjang 220 cm dan lebar cm tinggi 248 cm. jarak antar rak 60 cm. PEMHSN Ponorogo terdapat 5 rak. hal tersebut sesuai dengan pendapat Haryanti (2006) bahwa ruang penyimpanan dokumen rekam medis terpisah dari ruang kantor lain dengan pertimbangan sebagai berikut: (1) dokumen rekam 3 5 4

6 medis sifatnya rahasia, (2) mengurangi lalu lintas (keluar masuk para pegawai lainnya), (3) menghindari pegawai lain memasuki ruang filling sehingga pencurian dokumen rekam medis yang bernilai dapat dihindari. dapun pengukuran rak yang dilakukan terdiri dari : a. Panjang rak tempat penyimpanan dokumen rekam medis terdiri dari dua macam ukuran. Ukuran lebar rak ke satu dan ke lima yaitu 50 cm dan ukuran lebar rak yang kedua, ketiga dan ke empat yaitu 80 cm. jumlah semua ada 5 rak. Rata-rata ukuran panjang rak 220 cm. b. Tinggi rak penyimpanan dokumen rekam medis seluruhnya memiliki ukuran yang sama yaitu 248 cm. Setiap rak terdiri dari 8 tingkat. c. ebar rak penyimpanan dengan rak terbuka dua sisi seluruhnya berukuran 80 cm dan yang satu sisi 50 cm. Ukuran dokumen rekam medis ialah panjang 24 cm dan lebar 36 cm. d. Jarak antar rak beberapa macam ukuran dari mulai 54 cm 74 cm. Menurut Depkes (2006) jarak antar 2 buah rak untuk lalu lalang di anjurkan selebar 90 cm. sedangkan ukuran di Rumah Sakit Umum Muslimat Ponorogo jarak antar rak berbeda-beda, sehingga dilakukan perhitungan rata-rata selebar 60 cm. Hal itu berarti belum memenuhi standar jarak antar 2 buah rak. e. Ukuran kerja petugas rekam medis dengan panjang 115 cm, lebar 80 cm. dan di ruang penyimpanan tersebut ada 3 maka ruang kerja rekam medis membutuhkan luas ruang kerja : P x = 115 x 80 = cm 9200 cm x 3 = cm Jadi diruang filling membutuhkan luas ruang kerja petugas rekam medis 2,76 m² erdasarkan hal tersebut di Rumah Sakit Umum Muslimat kondisi lingkungan dikatakan belum baik karena tenaga rekam medis tidak dapat melaksanakan kegiatannya secara optimal, sehat, aman, nyaman. Ketidaksesuaian lingkungan kerja dalam jangka waktu yang lama menyebabkan resiko kelelahan lebih tinggi. uas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak aktif dan inaktif). Ruangan penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya disendirikan, karena akan memudahkan petugas mengambil dokumen rekam medis yang masih aktif dan pemusnahan dokumen rekam medis (Rustiyanto, 2011). Tempat penyimpanan yang harus terpakai untuk rak tersebut adalah sebagai berikut: 3,6 m M R i 3,2 m Meja pendaftran Gambar 4.9 Hasil penempatan rak di Rumah Sakit UmumMuslimat Gambar 4.9 adalah hasil analisa tempat penyimpanan yang ergonomis di Ponorogo maka rak filling di tata sejajar, untuk memudahkan petugas dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis. Penempatan rak serta ruang kerja rekam medis di Ponorogo membutuhkan luas ruang 9m x 3,6 m = 32,4 m² dan untuk laci di jadikan satu dengan rak 1. Ruang kerja rekam medis terdapat tiga kerja maka untuk meminimalis ruang kerja dan terlihat 276 cm 210 cm C I 45 cm 140 cm 1 9 m 220 cm cm 80 cm cm

7 rapi, maka bisa di sejajarkan guna jalan petugas untuk lalu lalang mudah dalam mengambil serta menyimpan dokumen rekam medis dan dokumen rekam medis terjaga kerahasiannya. dalam proses perancangan ruangan juga harus memperhatikan tata letak ruang kerja. Seperti yang diutarakan oleh udi (2011), penataan ruang kerja di unit rekam medis dapat mempengaruhi kegiatan pelayanan yang diberikan, sehingga tata ruang kerja di unit rekam medis perlu diperhatikan agar pelayanan yang diberikan oleh unit rekam medis dapat berjalan lancar. Ruang kerja rekam medis tersebut menunjukkan bahwa ruang kerja rekam medis di Ponorogo belum memenuhi syarat. DFTR PUSTK udi, S. C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Medis. Depkes RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jendral ina Pelayanan Medik. Haryanti, Modul Ergonomi. Surakarta. Hatta, Gemala R Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta. Hatta, Gemala Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Unifersitas Indonesia (UI- Pres). Kepmenkes RI 192/MENKES/SK/11/ 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Martafari Triwibowo, Perizinan dan kreditasi Rumah Sakit. Sebuah Kajian Hukum Kesehatan, Yogyakarta. Muljana, Perencanaan Pembangunan Nasional, Proses Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional dengan Fokus Repelita V. Jakarta: UI- Press. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Pramudhita, P Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Vol.3, No.1: X. Rustiyanto, E. dan Rahayu, W Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan. Santoso, G Ergonomi Terapan. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher. Saryono Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta Triyanta analisis ergonomi ruang kerja terhadap kelelahan dan motivasi kerja petugas rekam medis (studi kasus di rumah sakit umi barokah boyolali), Vol.3, No.1: Undang-Undang No. 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran. Pasal 46 ayat 1, Jakarta. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Undang-Undang No. 56 Tahun 2014 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit. Pasal 11 ayat 1 Undang-Undang Nomor 26 Tahun Tentang perancangan pembangunan nasional. Pasal 15. Jakarta