1 BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap organisasi memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang memiliki cakupan luas. Biasanya segala kegiatan administrasi diolah suatu unit pengolah yang disebut dengan Bagian Administrasi, Tata Usaha, Sekretaris, kantor dan lain sebagainya. 1 Adapun arsip yang digunakan dalam kegiatan organisasi setiap harinya adalah arsip aktif. Kegiatan administrasi yang berjalan setiap harinya, maka arsip aktif yang tercipta harus diserahkan kepada unit kerja dalam suatu organisasi untuk kepentingan admnistrasi perkantoran. Setiap organisasi atau instansi memerlukan suatu unit pengolah yang bertugas mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya berhubungan dengan unit yang lain. Hasil dari administrasi antara lain adalah arsip korespondensi (surat persuratan, nota dinas, dan surat dinas), formulir dan pelaporan. Pemberkasan merupakan salah satu tugas pokok di bagian administrasi suatu kantor atau lembaga, sebagai contoh adalah dokumen atau arsip yang berkaitan dengan kepegawaian atau bidang kerja kantor tersebut. Dalam penataan dokumen terdapat kendala berupa data-data dan dokumen 1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm.1
2 (arsip) yang belum tertata dengan baik, yaitu dokumen atau arsip yang disimpan dalam lemari/filing. Dalam penataan arsip dinamis aktif yang baik harus sesuai dengan sistem filing, sehingga arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan selain itu arsip akan terawat dan terpelihara dengan baik sehingga tidak mudah rusak dan hilang, maka pengurusan arsip hendaknya mempergunakan suatu sistem, sistem yang dipergunakan dalam pengurusan atau pengaturan arsip dinamakan filing system. Sistem filing atau filing system adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. 2 Penataan arsip aktif berkaitan erat dengan kegiatan administrasi di suatu organisasi atau instansi. Adanya penataan arsip yang baik maka akan membantu suatu organisasi atau instansi dalam proses penemuan kembali suatu arsip yang sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dinamis aktif biasanya selalu dilakukan oleh setiap organisasi atau instansi yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan baik itu instansi pemerintah maupun swasta, salah satunya Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. Kegiatan administrasi yang diselenggarakan oleh Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta banyak menghasilkan arsip dinamis aktif dan jumlahnya selalu bertambah, arsip-arsip tersebut nantinya akan menjadi bukti pelaksanaan 2 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 22
3 kegiatan. Dengan jumlah arsip yang begitu banyak, maka pemberkasan harus dilakukan sesuai dengan sistem yang ada. Pemberkasan arsip sangat perlu dilakukan agar penyimpanan arsip bisa dilakukan dengan cepat, tepat dan mudah serta akurat sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal. Berdasarkan pemaparan latar belakang yang telah disampaikan di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan di Bagian Kepegawaian Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta? 2. Apa saja sarana dan prasrana serta Sumber Daya Manusia (SDM) yang diterapkan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan Bagian Kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta? 3. Apa saja kendala yang di alami selama proses penataan arsip aktif Kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta? B. Keaslian Dalam penelitian ini hal-hal yang diutarakan oleh peneliti yang sifatnya mendukung adanya penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian yang terdahulu, antara lain: Penelitan yang dilakukan oleh Agista Qurhaeni dengan judul Penataan Arsip IMB (Izin Membangun Bangunan) di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta pada tahun 2014. Agista Qurhaeni menjelaskan bahwa arsip yang disimpan
4 di BPAD meliputi arsip bentuk tekstual, kartografi dan audio visual. Kegiatan pemindahan arsip IMB Dinas Pengawas dan Penertiban Bangunan ke BPAD secara periodik sejak tahun 1982. BPAD menerima arsip IMB sebanyak 23.098 boks pada periode tahun 1948-1998. Volume arsip Penataan Arsip IMB (Izin Mendirikan Bangunan) di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta pada tahun 2014 menerima arsip sebanyak 70 boks periode tahun 1999. Persamaan peneliti ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Agista Qurhaeni 2014 adalah penelitian ini sama-sama melakukan praktik arsip dinamis aktif. Penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh kedua peneliti bertujuan untuk memudahkan proses cara penemuan kembali arsip dinamis aktif ketika diperlukan. Perbedaannya adalah arsip IMB yang disimpan di Dinas Pengawasan dan Penertiban Bangunan menggunakan warna map yang memiliki arti untuk membedakan antar wilayah. Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta dalam sistem penyimpanan arsip tidak menggunakan map berwarna. 3 Penelitian yang dilakukan oleh Mukhammad Sigit Kurniawan dengan judul Penataan Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman tahun 2014 bertujuan mengetahui bagaiamana proses Penataan Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman. Proses Penataan Arsip Buku Tanah menggunakan 2 3 Agista Qurhaeni, Penataan Arsip IMB (Izin Membangun Bangunan) di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2014.
5 tahap yaitu pemilihan dan pengelompokan manuver arsip. Volume arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman kurang lebih 90 boks arsip. Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman memiliki beberapa seksi yang bertugas sesuai dengan fungsinya masing-masing. Salah satu seksi yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman adalah Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah (HTPT). Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Mukhammad Sigit Kurniawan (2014) adalah penelitian ini sama-sama melakukan praktik penataan arsip. Penatan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh kedua peneliti bertujuan untuk memudahkan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif pada saat dibutuhkan. Perbedaannya adalah pada sistem penataan arsip buku tanah menggunakan sistem geografis, sedangkan di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta menggunakan sistem alfanumerik. 4 C. Tujuan Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir tentang penataan arsip dinamis aktif kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1. Dapat mengetahui bagaiamana penataan arsip dinamis aktif yang diterapkan bagian kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. 4 Mukhammad Sigit Kurniawan, Penataan Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2014.
6 2. Dapat mengetahui mengenai kendala apa saja yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis aktif kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. 3. Dapat mengetahui sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam penataan arsip dinamis aktif kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. D. Manfaat Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir mengenai penataan arsip dinamis aktif kepegawaian adalah sebagai berikut: a. Manfaat bagi penulis 1. Menambah ilmu pengetahuan serta wawasan mengenai dunia kearsipan, mampu berfikir lebih luas mengenai teori yang didapatkan selama perkuliahan ke dalam praktik yang sebenarnya. 2. Memperkenalkan ilmu yang telah didapat pada waktu kuliah untuk diimplementasikan pada dunia kerja. 3. Melatih rasa kejujuran, kemandirian disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan. b. Manfaat bagi Prodi Kearsipan 1. Dapat menjalin dan mengembangkan hubungan kerjasama antara Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada dengan Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta.
7 2. Memperkenalkan profil lulusan Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada melalui bukti nyata kemampuan vokasional. 3. Dapat menambah sumber referensi Tugas Akhir yang dapat bermanfaat untuk adik tingkat nantinya. c. Manfaat bagi Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta 1. Mengetahui kemampuan vokasional mahasiswa lulusan Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada. 2. Menjalin hubungan baik antara Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada dengan Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. 3. Dapat membantu dalam penemuan kembali arsip secara efektif dan efisien yang ada di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta yang sebelumnya belum pernah dilakukan oleh instansi. E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir Laporan Tugas Akhir berjudul Penataan Arsip Dinamis Aktif Kepegawaian di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung D.I Yogyakarta terdiri dari empat bab. Keempat bab tersebut memiliki keterkaitan dengan tema. Bab satu merupakan bagian pendahuluan. Bab tersebut menjelaskan tentang latar belakang dan permasalahan, keaslian, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan tugas akhir. Latar belakang dan permasalahan merupakan sebuah deskripsi dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Selanjutnya merumuskan masalah-masalah yang
8 ada dalam penataan arsip dinamis aktif di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. Pada bagian keaslian dapat mengetahui bahwa Laporan Tugas Akhir yang sudah dilakukan di tahun sebelumnya, pada penelitian ini murni dan asli dari pemikiran penulis mengenai arsip dinamis aktif di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. Tujuan dan manfaat ini adalah untuk mengetahui cara penataan arsip dinamis aktif, apa saja sarana dan prasrana, kendala apa saja yang dihadapi dan mengetahui bagaimana kondisi arsip di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. Manfaat lain yang dapat diambil bagi penulis yaitu dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai arsip dinamis aktif di Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta. Bab kedua adalah membahas mengenai tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Pada bagian tinjauan pustaka yaitu penjelasan dari kata kunci yang terdapat dibagian intisari, dalam penjelasan tersebut dari berbagai sumber buku referensi sesuai dengan tema yang telah diambil, sehingga data-data yang diperoleh dapat memudahkan dalam pelaksanaan praktik dan penyusunan laporan Tugas Akhir. Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis yaitu studi pustaka, observasi/partisipasi, dan wawancara untuk melengkapi data-data yang belum lengkap dan sesuai. Bab ketiga adalah pembahasan dalam Laporan Tugas Akhir yang didalamnya menjelaskan gambaran umum organisasi, sistem penataan arsip dinamis aktif, penataan arsip dinamis aktif kepegawaian. Pada sub bab gambaran umum organisasi di dalamnya terdiri dari profil, struktur dan tupoksi dan pengorganisasian kearsipan. Sub bab
9 pengelolaan arsip dinamis aktif di dalamnya terdiri dari jenis, volume, kondisi dan arsip aktif kepegawaian, sistem penataan arsip. Sub bab penataan arsip dinamis aktif bagian kepegawaian di dalamnya terdiri dari pemilahan arsip, pengelompokan arsip, pendeskripsian arsip, pembungkusan arsip, memasukan arsip ke dalam boks dan pelabelan, pembuatan daftar arsip. Dalam bab ini juga menjelaskan keadaan sebelum diolah dan sarana prasarana apa saja yang diperlukan. Kendala-kendala yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis aktif kepegawaian. Bab keempat adalah penutup dalam Laporan Tugas Akhir yang di dalamnya menjelaskan kesimpulan, saran, daftar pustaka dan lampiran. Pada bagian kesimpulan menjelaskan sebuah jawaban pertanyaan penulis selama penelitian. Bagian saran menjelaskan mengenai solusi yang ditujukan kepada Istana Negara Kepresidenan Gedung Agung Yogyakarta, yang bersifat membangun supaya kedepannya agar lebih baik dari yang sebelumnya. Bagian daftar pustaka.