BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur Yang Diusulkan Proses pembelian dimulai ketika divisi gudang mengetahui produk sudah mencapai ROP melalui sistem, kemudian divisi gudang akan mengentry Form Permintaan Pembelian( FPP ) di dalam aplikasi sistem, kemudian divisi pembelian mengecek benar atau tidaknya list barang dalam FPP melalui View FPP dan membandingkannya dengan Data Barang. Setelah itu divisi pembelian akan menyeleksi supplier dengan melihat keterangan data supplier yang sudah tersimpan di data / master supplier. Divisi pembelian membandingkan dan memilih berdasarkan kriteria yang telah di tentukan oleh managemen, yaitu dari segi harga, mutu atau kualitas, dan waktu pengiriman. Divisi pembelian kemudian mengentry Purchase Order ( PO ) di dalam sistem, lalu dikirim ke divisi keuangan untuk di otorisasi berdasarkan budget yang ada, setelah di otorisasi PO akan dicetak dan di kirim ke supplier. Data PO dapat dilihat oleh Divisi gudang dan Divisi keuangan melalui sistem karena sudah terintegrasi. Sesaat setelah barang diterima, Divisi gudang akan mencocokkan barang tersebut dengan SJ (Surat Jalan) dari supplier dan PO yang terdapat dalam sistem, setelah itu Divisi gudang akan mengentry Form Penerimaan Barang ( FPB ), setelah data di entry divisi gudang akan memberitahu ke divisi keuangan untuk selanjutnya melakukan pembayaran.. Divisi keuangan setelah mendapat pemberitahuan dari divisi gudang maka divisi keuangan akan mengecek FPB melalui sistem, kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan barang yang di terima, setelah proses pembayaran selesai, untuk pembuatan 42
43 laporan pembelian, Divisi pembelian akan mencetak Form Laporan berdasarkan transaksi Pembelian, Laporan Pembelian bisa dibuat per-bulan, per-supplier, dan perjenis produk.
44 4.2 Struktur Organisasi Sistem yang Diusulkan Berikut ini merupakan gambar struktur organisasi yang penulis usulkan untuk UD.CHOLID AL-ICHSAN pada tahun 2010. Struktur Organisasi UD.CHOLID AL-ICHSAN Gambar 4.1 Struktur Organisasi U.D CHOLID AL ICHSAN yang diusulkan tahun 2010
45 4.3 OAD Supplier Gudang Pembelian Keuangan Akuntansi Komputer Membuat FPP Ms Barang Membuat PO {PO} Tr FPP {PO} Otorisasi PO Ms Supplier {PO Otorized} Mengirim barang {SJ} Tr PO Menerima barang Tr FPB Membuat FPB {SJ} {Faktur} Melakukan pembayaran Membuat FBPK Tr FPBK Membuat Jurnal {jurnal} Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
46 4.4 Workflow Table Gudang Komputer Gudang Komputer Actor Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Komputer Pembelian Keuangan Komputer Keuangan Gudang Komputer Gudang Gudang Komputer Keuangan Komputer Keuangan Komputer Activity Membuat FPP 1. Mengecek stock produk ROP 2. Menampilkan data produk 3. Mengentri FPP 4. Menyimpan FPP 5. FPP tersimpan Membuat PO (Purchase Order) 6. Melihat FPP 7. Menampilkan FPP 8. Membandingkan FPP dengan stock produk 9. Menampilkan stock produk 10. Melihat data supplier 11. Menampilkan data supplier 12. Membandingkan supplier 13. Supplier terpilih 14. Mengentri PO 15. Menyimpan PO 16. PO tersimpan 17. Mencetak PO 18. PO tercetak 19. Mengirim PO ke Divisi Keuangan Mengotorisasi PO 20. Menerima PO 21. Melihat FPP 22. Menampilkan FPP 23. Membandingkan PO dengan FPP dan budget 24. Mengotorisasi PO 25. Jika disetujui diberikan ke pembelian 26. Jika tidak diberikan ke pembelian dengan catatan harus diubah Menerima barang 27. Melihat PO 28. Menampilkan PO 29. Menerima barang dan SJ dari supplier 30. Mencocokan jumlah dan jenis barang masuk dengan SJ dan PO Membuat FPB (Form Penerimaan Barang) 31. Mengentri FPB 32. Menyimpan FPB 33. FPB tersimpan Melakukan pembayaran 34. Mengecek FPB 35. Menampilkan FPB 36. Mencocokan FRB dengan PO dan Faktur 37. Menampilkan FRB
47 Actor Keuangan Activity 38. Melakukan pembayaran Membuat Laporan Pembelian Akuntansi Komputer Akuntansi 39. Melihat transaksi pembelian 40. Menampilkan transaksi pembelian 41. Mengentri jurnal Tabel 4.1 Workflow Table Sistem Usulan
48 4.5 DAD ( Detail Activity Diagram ) 1. Membuat FPP Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Membuat FPP
49 2. Membuat PO (Purchase Order) Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Membuat PO
50 3. Mengotorisasi PO Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Mengotorisasi PO
51 4. Menerima barang Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Menerima Barang
52 5. Membuat FPB (Form Penerimaan Barang) Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Membuat FPB
53 6. Melakukan pembayaran Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Melakukan Pembayaran
54 7. Membuat Jurnal Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat Jurnal
55 4.6 Use Case Gambar 4.10 Use Case Sistem yang Diusulkan
56 4.7 Class Diagram Usulan Gambar 4.11 Class Diagram Sistem Usulan
57 4.8 Rancangan Database 1. Nama Database : Ms_Barang Primary key : Kode_Barang Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Kode_barang Text 10 Kode Produk Nama_barang Text 50 Nama Produk Satuan_Barang Text 10 Satuan jenis kemasan Produk Stok_Tersedia Number 3 Jumlag stock produk yang tersedia Reorder_Point Number 2 Jumlah titik minimum produk Jenis_barang Text 15 Spesifikasi jenis barang Tabel 4.2 File Master Barang
58 2. Nama Database : Ms_Karyawan Primary key : Kode_Karyawan Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Kode_Karyawan Text 15 Kode karyawan Nama_Karyawan Text 50 Nama karyawan Posisi Text 20 Jabatan karyawan Alamat Memo 50 Alamat karyawan No_Telepon Text 12 No telpon karyawan Password Text 6 Password karyawan Status Yes/No Yes/No Untuk menunjukkan karyawan berstatus login atau tidak Tabel 4.3 File Master Karyawan
59 3. Nama Database : MsSupplier Primary key : Kode_Supplier Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Kode_Supplier Text 6 Kode supplier Nama_Supplier Text 30 Nama supplier Alamat_Kantor Memo 50 Alamat kantor supplier Telp Text 8 No telpon supplier Fax Text 8 Alamat fax supplier Email Text 30 Alamat email supplier Contact_Person Text 20 Nama pihak yang di hubungi Grade Text 1 Untuk menunjukkan tingkat bagusnya pelayanan dari supplier Keterangan Memo 50 Untuk menunjukkan jenis supplier Tabel 4.4 File Master Supplier
60 4. Nama Database : Tr_Header_PO Primary key : No_PO Foreign key : No_FPP, Kode_Supplier Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan No_PO Text 10 No PO Tanggal Date/Time 10 Tanggal dibuatnya PO No_FPP Text 15 No_FPP Kode_Supplier Text 6 Kode supplier Status Yes/No Yes/No Untuk menunjukkan status barang pada PO sudah diterima atau belum Tabel 4.5 File Transaksi Header Purchase Order
61 5. Nama Database : Tr_Detail_PO Primary key : No_PO Foreign : Kode_Barang Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan No_PO Text 10 No PO Kode_Barang Text 10 Kode produk Quantity Number 3 Jumlah produk yang dipesans Nama_Barang Text 20 Nama produk Harga_Satuan Currency 5 Harga satuan produk Total Currency - Tabel 4.6 File Transaksi Detail Purchase Order
62 6. Nama Database : Tr_Header_Penerimaan_Barang Primary key : No_Penerimaan Foreign key : No_PO Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan No_Penerimaan Text 10 No Penerimaan Tanggal Date/Time 10 Tanggal penerimaan produk masuk No_PO Text 10 No PO No_Surat_Jalan Text 10 No Surat Jalan No_Faktur Text 10 No faktur Tabel 4.7 File Transaksi Header Penerimaan Barang
63 7. Nama Database : Tr_Detail_Penerimaan_Barang Primary key : No_Penerimaan_Barang Foreign_Key : Kode_Barang Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan No_Penerimaan Text 10 No penerimaan Kode_Barang Text 10 Kode produk Jumlah_Barang Number 3 Jumlah produk yang sudah diterima Nama_Barang Text 20 Nama produk Tabel 4.8 File Transaksi Detail Penerimaan Barang
64 8. Nama Database : Tr_Header_FPP Primary key : No_FPP Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan No_FPP Text 10 No Form Permintaan Pembelian Keterangan Text 50 Untuk menunjukkan status produk Tanggal Date / time - Menunjukkan tanggal permintaan Tabel 4.9 File Transaksi Header Form Permintaan Pembelian
65 9. Nama Database : Tr_Detail_FPP Primary key : No_FPP Foreign key : Kode_Barang Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan No_FPP Text 10 No FPP Kode_Barang Text 10 Kode produk Nama_Barang Text 50 Nama produk Jumlah_Barang Text 3 Jumlah produk Satuan_Barang Text 5 Harga satuan produk Tabel 4.10 File Transaksi Detail Form Permintaan Pembelian
66 4.9 Rancangan Formulir Gambar 4.4 Rancangan Formulir
67 4.10 Rancangan Layar 1. Rancangan Login 2. Rancangan Menu Utama Gambar 4.12 Rancangan Login Gambar 4.13 Rancangan Menu Utama 3. Rancangan Data Barang
Gambar 4.14 Rancangan Data Barang 68
69 4. Rancangan data supplier Gambar 4.15 Rancangan Data Supplier
70 5. Rancangan View Penerimaan Barang Gambar 4.16 Rancangan View Penerimaan Barang
71 6. Rancangan View Purchase Order Gambar 4.17 Rancangan View Purchase Order
72 7. Rancangan View Permintaan Pembelian Gambar 4.18 Rancangan View Permintaan Pembelian
73 8. Rancangan Form Permintaan Pembelian Gambar 4.19 Rancangan Form Permintaan Pembelian
74 9. Rancangan Form Purchase Order Gambar 4.20 Rancangan Form Purchase Order
75 10. Rancangan Form Penerimaan Barang Gambar 4.21 Rancangan Form Penerimaan Barang
76 11. Rancangan Cetak Pembelian per Bulan Gambar 4.22 Rancangan Cetak Pembelian per Bulan
77 12. Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Supplier Gambar 4.23 Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Supplier
78 13. Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Jenis Barang Gambar 4.24 Rancangan Cetak Laporan Pembelian per Jenis Barang
79 4.11 Rancangan Laporan 1. Rancangan Laporan Pembelian Gambar 4.25 Rancangan Laporan Pembelian
80 2. Rancangan Laporan Pembelian per Supplier Gambar 4.26 Rancangan Laporan Pembelian per Supplier
81 1. Rancangan Laporan Pembelian per Jenis Barang Gambar 4.27 Rancangan Laporan Pembelian per Jenis Barang
82 4.11 Navigasi Diagram Gambar 4.28 Navigasi Diagram
83 Keterangan gambar : 1. Login 10. Form Permintaan Pembelian 2. Menu Utama 11. Form PO 3. Data Barang 12. Form Penerimaan Barang 4. Data Supplier 13. Form Pengeluaran Kas 5. View Penerimaan Barang 14. Form Retur Pembelian 6. View PO 15. Laporan Pembelian 7. View FPP 16. Laporan Retur Pembelian 8. View Retur 17. Laporan Pengeluaran Kas 9. View Pengeluaran Kas 18. Jurnal Pembelian
84 4.12 Rencana Implementasi Rencana implementasi sistem yang kita usulkan adalah menggunakan metode implementasi secara parallel. 4.12.1 Matriks Pengolahan Data Keterangan Harian Mingguan Bulanan Sewaktu waktu Ms_Barang Ms_Supplier Tr_FPP Tr_PO Tr_FPB Tr_FRB Tr_FPBK Tabel 4.11 Matriks Pengolahan Data
85 4.12.2 Matriks Distribusi Laporan Keterangan Pembelian Akuntansi dan Keuangan Gudang Manajer Laporan Pembelian per Bulan Laporan Retur per Bulan Laporan Pengeluaran Kas Jurnal Tabel 4.12 Matriks Distribusi Laporan
86 4.12.3 Matriks level akses Keterangan Admin Pembelian Gudang keuangan Ms_Barang CRUD R R R Ms_Supplier CRUD CRUD R R Tr_FPP CRUD R CR R Tr_PO CRUD CRD R R Tr_FPB CRUD R CR R Tr_FRB CRUD R CR R Tr_FBPK CRUD CR Tabel 4.13 Matriks Level Akses Keterangan : C= Create U= Update D= Delete R= Read
87 4.12.4 Kebutuhan Software Perangkat lunak yang harus diinstal pada sistem yang diusulkan meliputi system operasi Windows XP, dengan program aplikasi Microsoft Office 2007, Visual Basic 6.0. 4.12.5 Spesifikasi yang dibutuhkan Kebutuhan Hardware Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pembelian tunai pada U.D CHOLID AL-ICHSAN adalah sebagai berikut : 1. Komputer Server a. Processor : Core 2 Duo f. DVD RW-24x b. Memori : RAM DDR2 2 GB g. Kabel UTP c. Harddisk : 320 GB SATA 7200 rpm h. Konektor RG 45 d. Motherboard : ASUS type P5KPLAM-SE i. Mouse e. Monitor : LCD 16 inc j. Keyboard 2. Komputer Workstation a. Processor : Intel Pentium 4 (3.0Ghz) d. Monitor LCD 16 inc b. DDR2 1 GB e. Mouse c. Harddisk 120GB f. Keyboard 3. Switch D-link 16 port 4. Printer Epson LX 300+ 5. UPS