BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1. Sejarah Perusahaan Sekolah Dasar Permata Pertiwi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan yang berlokasi pada Jl. Puspa 1 No. 01 Perumahan Jababeka, Cikarang Baru. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2002. Berawal dari sebuah TK, kemudian tahun 2006 dibangun sebuah SD, dan pada tahun 2011 dibuat sebuah SMP. Masih terbilang baru untuk sebuah sekolah maka manajemen masih dilakukan secara tradisional. Karena usianya yang baru, Sekolah Dasar Permata Pertiwi masih tradisional dalam mengelola sistemnya baik dari sistem operasional internal maupun eksternal. Untuk urusan internal seperti pendaftaran sistem yang digunakan masih memakai cara lama yaitu pencatatan lewat buku oleh manusia. Cara ini tergolong sudah ketinggalan dan cenderung data yang dicatat masih belum terintegrasi dan akurat. Sistem pencatatan seperti ini dianggap sudah tertinggal, maka itu Sekolah Dasar Permata Pertiwi membutuhkan sebuah sistem baru yang terkomputerisasi agar seluruh proses pencatatan tidak lagi dicatat dalam bentuk fisik / buku. 3.2. Visi dan Misi Sekolah Dasar Permata Pertiwi Dalam menjalankan organisasi, tentunya setiap organisasi memiliki visi dan misi sebagai bentuk tujuan dalam pembentukan organisasi. Berikut ini adalah penjabaran visi dan misi pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi. 3.2.1. Visi Visi yang dimiliki oleh Sekolah Dasar Permata Pertiwi : 1. Menyelenggarakan pendidikan dengan pelayanan yang bermutu dan penuh tanggung jawab. 2. Melaksanakan hakikat pendidikan untuk membantu program Pemerintah NKRI dalam mencerdaskan bangsa dan cinta tanah air. 39
40 3. Menghasilkan calon generasi bangsa yang dipersiapkan menjadi sumber daya manusia Indonesia yang cerdas, terampil dan mandiri. 3.2.2. Misi Misi yang dimiliki oleh Sekolah Dasar Permata Pertiwi : Menggalang persatuan dan kesatuan seluruh komponen bangsa, memupuk generasi penerus yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, rasa persaudaraan, dan berwawasan nasional. 3.3. Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini merupakan penjabaran struktur organisasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi yang meliputi Owner, Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Bagian Pendaftaran, Teknikal Sekolah, Bagian Administrasi, dan para Guru. Gambar 3.1. Struktur Organisasi (Sumber : Sekolah Dasar Permata Pertiwi) Berikut ini merupakan penjabaran tugas-tugas dan wewenang dari setiap bagian organisasi perusahaan.
41 1. Owner Pemilik yang bertanggung jawab atas keberlangsungan perusahaan dan mengontrol kinerja perusahaan secara keseluruhan melalui laporan yang dibuat. Segala kebijakan yang dibuat harus disetujui owner terlebih dahulu. 2. Kepala Sekolah Kepala sekolah mengurus bagian internal dalam sekolah. Contohnya seperti mengadakan rapat guru, memberikan kebijakan nilai, menentukan standarisasi murid dan guru, perekrutan guru, penentuan standar kompetensi. 3. Wakil Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah berkoodinasi dengan kepala sekolah untuk menentukan standarisasi nilai, membantu dalam perekrutan guru, dan menggantikan / membantu kepala sekolah jika tidak hadir. 4. Teknikal Sekolah Bagian teknikal mengatur bagian external sekolah. Contohnya seperti biaya produksi sekolah, urusan dengan pemerintah dan dinas pajak serta urusan fisik sekolah. 5. Bagian administrasi Tata usaha bertanggung jawab atas segala administrasi keuangan sekolah. Tugasnya menerima uang sekolah, mencatat keuangan, menerima uang pendaftaran, dan membuat pembukuan keuangan sekolah. Keuangan sekolah tersebut dicatat dan dibuat laporan keuangannya dan diserahkan ke owner. Keputusan pengeluaran harus ijin ke owner. 6. Bagian pendaftaran Bagian pendaftaran bertanggung jawab selama masa penerimaan murid baru. Tanggung jawab tersebut berupa pencatatan penjualan formulir, adanya pengembalian formulir, mencatat siswa baru, dan menangani proses daftar ulang dalam sekolah. 7. Guru Guru bertanggung jawab untuk mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi siswa. Guru memiliki hak untuk menggagalkan siswa apabila siswa tersebut tidak memenuhi standar nilai yang sudah ditentukan. 8. Guru Agama
42 Sama seperti tugas guru biasanya, bedanya guru agama hanya fokus pada pelajaran agama yang dianut masing-masing siswa. Guru Agama bertanggung jawab untuk membina anak didiknya hanya dalam pelajaran agama. Setiap agama memiliki guru masing-masing yang sesuai. 9. Guru Bahasa inggris Sama seperti tugas guru biasanya, bedanya guru bahasa inggris fokus mengajarkan pelajaran bahasa inggris. Guru bahasa inggris mengajar seluruh kelas hanya dalam pelajaran bahasa inggris. 10. Guru Olah Raga Sama seperti tugas guru biasanya, bedanya guru olah raga mengajar pelajaran olah raga baik teori maupun praktek. Guru olah raga bertugas menjaga kebugaran siswa. 3.4. Tata laksana Sistem Berjalan Untuk memudahkan penjelasan proses tentang Tata Laksana Sistem yang sedang berjalan pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi, penulis menyajikan penggambaran proses bisnis yang menggunakan Flowchart dan Data Flow Diagram yang akan dijabarkan di bawah ini. 3.4.1. Penggambaran Proses Menggunakan Flowchart Proses bisnis Sekolah Dasar Permata Pertiwi yang meliputi proses pendaftaran, proses pembayaran, proses penjadwalan, dan proses penggajian yang dijabarkan dalam Flowchart sebagai berikut. 3.4.1.1. Proses Pendaftaran Dimulai dari orang tua siswa yang membeli formulir pendaftaran. Lalu bagian pendaftaran akan memberikan formulir pendaftaran dan formulir pernyataan. Kemudian orang tua siswa akan membayar formulir pendaftaran dan mengisi formulir pendaftaran, serta menyetujui surat pernyataan. Jika surat pernyataan disetujui, maka orang tua siswa harus melengkapi dokumen-dokumen penting. Kemudian orang tua siswa akan memberikan dokumen-dokumen penting tersebut pada bagian pendaftaran hingga proses berakhir.
43 Gambar 3.2 Flowchart proses pendaftaran pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi
44 3.4.1.2. Proses Pembayaran Dimulai dari orang tua siswa yang membayar uang daftar baru dalam jangka waktu yang sudah ditentukan. Jika orang tua siswa membayar lebih cepat, maka akan mendapatkan potongan harga yang sudah ditentukan oleh pihak sekolah. Kemudian, setiap bulan pihak sekolah akan membagikan kartu uang spp untuk mengkonfirmasikan orang tua siswa. Dengan kartu tersebut, orang tua siswa dapat mengetahui nominal jumlah harga bulanan biaya spp. Dan setiap tahunnya orang tua siswa juga akan membayar biaya daftar ulang. Gambar 3.3 Flowchart proses pembayaran pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi
45 3.4.1.3. Proses Penjadwalan Dimulai dari kepala sekolah yang menentukan mata pelajaran berdasarkan kurikulum yang sudah ditetapkan dengan pihak pemerintah. Kemudian kepala sekolah akan mengadakan rapat untuk menentukan jadwal sesuai yang dinginkan dengan para guru. Setelah menyepakati jadwal yang dibuat, kepala sekolah akan membuat jadwal yang sudah ditetapkan. Gambar 3.4 Flowchart proses penjadwalan pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi
46 3.4.1.4. Proses Penggajian Dimulai dari karyawan yang melakukan absensi. Kemudian bagian administrasi akan menandai karyawan yang tidak hadir dan yang hadir untuk membuat laporan absensi. Dari laporan absensi, owner dapat melihat kehadiran karyawan setiap hari untuk melakukan penghitungan gaji. Gambar 3.5 Flowchart proses penggajian pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi
47 3.4.2. Penggambaran Proses Menggunakan Data Flow Diagram Proses bisnis pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi juga akan dijabarkan dalam Data Flow Diagram yang meliputi Diagram Konteks Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi, Diagram Nol Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi, dan Diagram Rinci Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi. 3.4.2.1. Diagram Konteks Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi Diagram konteks mencakup semua aliran data yang bergerak pada sekolah dasar permata pertiwi. Diagram konteks juga menampilkan agenagen eksternal yang menerima dan memberikan informasi terhadap sekolah dasar permata pertiwi. Gambar 3.6. Diagram Konteks Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi
48 3.4.2.2. Diagram Nol Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi Diagram nol menampilkan aliran data dan informasi yang diterima oleh agen eksternal sistem. Diagram nol juga menampilkan aliran data yang disimpan dalam tabel pada setiap proses yang ada di sekolah dasar permata pertiwi. Gambar 3.7. Diagram Nol Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi
49 3.4.2.3. Diagram Rinci Sistem Informasi Sekolah Dasar Permata Pertiwi Proses bisnis pada Sekolah Dasar Permata Pertiwi yang digambarkan dalam Diagram Nol memiliki proses yang lebih rinci. Oleh karena itu, penulis menyajikan proses-proses tersebut pada Diagram Rinci yang meliputi Diagram Rinci Pendaftaran, Diagram Rinci Pembayaran, Diagram Rinci Penjadwalan, dan Diagram Rinci Penggajian. 3.4.2.3.1. Diagram Rinci Pendaftaran Diagram rinci pendaftaran menampilkan aliran data dan proses yang terjadi pada saat proses pendaftaran berlangsung. Yaitu proses melayani penjualan formulir pendaftaran dan melayani pendaftaran siswa. Gambar 3.8 Diagram Rinci Pendaftaran Sekolah Permata Pertiwi
50 3.4.2.3.2. Diagram Rinci Pembayaran Diagram rinci pembayaran menampilkan aliran data dan proses yang terjadi pada saat proses pembayaran berlangsung. Yaitu proses melayani pembayaran daftar baru, melayani pembayaran daftar ulang, dan melayani pembayaran spp. Gambar 3.9 Diagram Rinci Pembayaran Sekolah Dasar Permata Pertiwi
51 3.4.2.3.3. Diagram Rinci Penjadwalan Diagram rinci penjadwalan menampilkan aliran data dan proses yang terjadi pada saat proses penjadwalan berlangsung. Yaitu proses melayani penyesuaian kurikulum, melayani pendaftaran mata pelajaran, dan melayani penjadwalan tahun ajaran baru Gambar 3.10 Diagram Rinci Penjadwalan Sekolah Dasar Permata Pertiwi
52 3.4.2.3.4. Diagram Rinci Penggajian Diagram rinci penggajian menampilkan aliran data dan proses yang terjadi pada saat proses penggajian berlangsung. Yaitu proses melayani pendaftaran guru, melayani absensi guru, dan melayani penggajian guru. Gambar 3.11 Diagram Rinci Penggajian Sekolah Dasar Permata Pertiwi 3.5 Permasalahan yang sedang dihadapi 1. Terjadi kesulitan dan keterlambatan dalam pembuatan laporan akhir periode, karena dokumen atau file yang diperlukan disimpan secara terpisah-pisah. Akibatnya laporan kepada owner terlambat. 2. Kesulitan mencari data karena dokumen disimpan secara terpisah-pisah. Misalnya saat ingin mencari murid dengan nama Toni yang masih kelas 1, maka harus mencari dari daftar seluruh kelas 1 dan mencari satu per satu nama dari murid di tiap kelas 1 hingga menemukan murid bernama Toni.
53 3. Sering terjadi keterlambatan dalam penghitungan gaji guru dan karyawan. Karena penghitungan absensi memakan waktu, dan juga banyak terjadi kecurangan. Misalnya banyak karyawan yang melakukan kecurangan terhadap absensi, seperti mengubah jam dia masuk kerja agar uang transportasi dan makan tidak dipotong. Ini terjadi karena dokumen absensi tidak dilindungi dengan baik. 4. Kesulitan dalam menentukan jadwal pelajaran untuk setiap kelas karena tidak ada sistem untuk mengatur jadwal pelajaran. Sehingga memakan waktu kurang lebih 3 hari untuk melakukan revisi jadwal karena jadwalnya bentrok. Misalnya mata pelajaran olahraga untuk kelas 1A adalah hari senin shift 1, tapi di kelas 3B juga hari senin di shift 1. Mata pelajaran Olahraga tidak boleh bentrok karena guru yang terbatas. 5. Kesulitan dalam mengubah data karena data banyak yang digunakan di berbagai bagian. Contohnya ingin mengganti alamat guru yang pindah rumah, tidak hanya harus mengubah file data guru tapi juga di file data absen yang juga memiliki data guru. 6. Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan uang sekolah karena saat proses pembayaran terjadi, pihak keuangan hanya menerima uang, mencatat nama murid yang membayar, lalu mengumpulkan uang baru dihitung nanti. Akibatnya penghitungan pendapatan sekolah menjadi sulit karena jalur uang yang tidak jelas. 3.6 Pemecahan masalah yang diusulkan 1. Merancang basis data untuk mengintegrasikan data antara pendaftaran, pembayaran, pendapatan, absen, dan penggajian sehingga laporan dapat dengan mudah dibuat. 2. Merancang basis data agar sekolah memiliki database yang sudah terintegrasi sehingga hanya perlu mengakses data ke basis data untuk mencari data-data yang dibutuhkan. 3. Merancang basis data yang memiliki hak akses yang berbeda kepada setiap pengguna, sehingga ada keterbatasan dalam mengakses dan mengubah data absensi.
54 4. Merancang basis data yang memiliki validasi pada bagian penjadwalan untuk mengkonfirmasi apabila terjadi bentrok dalam pembuatan jadwal. 5. Merancang basis data yang mengintegrasikan tabel-tabel yang terkait satu sama lain, sehingga saat mengubah data dari satu tabel, tabel lain yang terkait juga ikut di update. 6. Merancang basis data yang dapat menghitung pembayaran secara otomatis dan mencatat jenis pembayaran yang dilakukan, apakah itu pembayaran uang bulanan, atau pembayaran pendaftaran.