PAPARAN SISMINBHKOP UNTUK NOTARIS & DINAS Kongres Ikatan Notaris Indonesia, Palembang, 19 Mei 2016 Agung Dewandaru ST, M.Sc
GAMBARAN BESAR SISTEM SISMINBHKOP merupakan sebuah terobosan komprehensif Kementerian Koperasi dan UKM untuk memudahkan layanan badan hukum perkoperasian di era modern. Diharapkan, Layanan menjadi lebih cepat, praktis dan tetap aman. Notaris Permohonan Badan Hukum Koperasi (100%) Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Koperasi Permohonan Ijin KSP Permohonan SK Pembentukan KC KSP
SEKILAS PENGEMBANGAN SISTEM Konseptualisasi dan Prototip Awal 2014 Permen No. 10/Per/M.KUKM/IX/2015 Pengenalan dan Ujicoba Notaris di Hotel Salak, 11 Maret 2016 Diskusi dengan pengurus INI, Kementerian Koperasi dan UKM 31 Maret 2016 Operasional 8 April 2016, Peluncuran Resmi 15 April 2016 Resume Sistem Baru: Lebih Sederhana: 96 field > 44 field, 45.8% dari yang lalu. Lebih Aman: Integritas Sistem dijaga dengan penambahan Manual Approval untuk Permohonan Badan Hukum Koperasi Baru. QR Code. Lebih Fleksibel: Susunan Pengurus dan Pengawas yang dinamis dan jabatan bisa bebas. Lebih Mengakomodir Notaris
PENGISIAN DATA PERMOHONAN Registrasi Permohonan Badan Hukum Koperasi LANGKAH 1 Nama dan Kedudukan Koperasi LANGKAH 2 Rincian Data Koperasi Baru KONFIRMASI AKHIR FLOW PERBAIKAN ATAU PERSETUJUAN
REGISTRASI & AKSES SISTEM Sebelum menggunakan sistem, maka diperlukan proses pendaftaran atau registrasi. Saat ini hanya Notaris NPAK (atau wakilnya) yang dapat menggunakan sistem ini. Catatan 1: Jika Notaris belum memiliki SK NPAK, silakan ajukan secara online melalui http://npakdatabase.com Catatan 2: Jika SK NPAK Hilang / ragu-ragu silakan email info@sisminbhkop.id dengan Nama dan SK AHU untuk dicek. Cara Akses Sistem: 1. Gunakan web browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.id 2. Registrasi dilakukan dengan mengklik tombol Register pada seksi Notaris.
REGISTRASI : ISIAN DATA AWAL Lengkapi form yang ada di dalamnya: Email SK AHU SK Pengangkatan NPAK Tanggal Terdaftar NPAK Nama Lengkap Password pilihan sendiri (Anda perlu dua kali memasukkan password pilihan yang persis sama) Wilayah Kerja Tempat Kedudukan Tempat Diklat Koperasi
REGISTRASI: VERIFIKASI EMAIL & UNGGAH DOKUMEN 1. Sistem akan mengirim email untuk verifikasi. Klik link aktivasi di email tersebut. Catatan: Ada peluang email masuk ke dalam folder Spam. Buka dan klik link aktivasi tersebut. 2. Setelah menglik link aktivasi dan login, maka akan ada form untuk mengunggah dokumen pendukung. Unggah dokumen-dokumen pendukung notaris: a. Scan SK AHU b. Scan SK Pengangkatan NPAK c. Scan KTP
REGISTRASI: VERIFIKASI DOKUMEN OLEH ADMIN Setelah semua dokumen diunggah, staf Kementerian akan memeriksa dan memverifikasi akun Anda berdasarkan data dan dokumen yang diunggah pada tahap sebelumnya. Tunggulah email konfirmasi dari sistem. Anda tidak dapat mengakses maupun memohon Badan Hukum Koperasi sebelum proses verifikasi ini. Proses ini normalnya dalam lima hari kerja. Email Konfirmasi:
DASBOR & PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU Pastikan Anda telah login dalam sistem dan melihat dashboard utama (gambar) Selanjutnya, tekan menu Permohonan Badan Hukum Koperasi (Klik menu a pada Gambar).
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU: LANGKAH 1 Anda memasuki Langkah 1 Pendaftaran Permohonan Badan Hukum Koperasi. masukkanlah Kedudukan Koperasi, Nama Koperasi, Jenis, Wilayah Keanggotaan dan Bentuk Koperasi. Klik tombol Daftarkan untuk menuju ke Langkah 2. Jika proses pendaftaran berhasil, sistem akan memberikan contoh/template dokumen Anggaran Dasar yang dapat diunduh yang sesuai dengan jenis koperasi yang dimasukkan pada Langkah 1
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU: LANGKAH 1 CATATAN: Nama Koperasi paling sedikit terdiri atas 3 (tiga) kata, dan tidak diperkenankan mengandung kata KOPERASI maupun jenisnya (JASA, SIMPAN PINJAM, PRODUSEN, KONSUMEN, PEMASARAN), karena akan otomatis ditambahkan oleh sistem berdasarkan Jenis Koperasi. Sistem akan melakukan pengecekan secara nasional dan menolak jika telah terdapat nama koperasi yang sama. Langkah 1 dan Langkah 2 tidak harus dilakukan pada satu kesempatan atau hari yang sama. Langkah 2 bisa dilakukan beberapa hari setelah Langkah 1. Hal ini memungkinkan koperasi untuk melakukan pengecekan nama di awal proses. Jika langkah 1 sudah dilewati, nama koperasi akan tercatat dan ter-reserve di sistem dan terblokir untuk digunakan oleh notaris lain. Untuk Koperasi dengan Jenis NON SIMPAN PINJAM, Terdapat Pilihan untuk TIDAK menyebutkan Jenis Koperasi pada nama lengkap koperasi pada SK. Nama Normal: KOPERASI JASA ABADI MAKMUR JAYA Tanpa Jenis: KOPERASI ABADI MAKMUR JAYA
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU: LANGKAH 2: LEGALITAS a. Nomor Akta Pendirian b. Tanggal Akta Pendirian c. Unggah Dokumen AD Catatan: Dokumen AD tidak perlu scan satu-persatu. Cukup Save AS PDF dengan tandatangan di halaman yang memerlukannya.
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU: LANGKAH 2: ALAMAT a. Alamat koperasi (Kecamatan, Kabupaten/ Kota dan Provinsi tidak perlu diisi lagi) b. Kode Pos c. Telepon d. Email
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU:LANGKAH 2:RAPAT PEMBENTUKAN a. Tanggal Rapat b. Alamat Rapat c. Jumlah Peserta Rapat d. Unggah Scan Berita Acara Rapat e. Unggah Scan Daftar Hadir Rapat f. Unggah Scan KTP Peserta Rapat
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU:LANGKAH 2:MODAL & AKTIVITAS USAHA a.modal Sendiri b.nilai Simpanan Pokok c.nilai Simpanan Wajib d.nilai Simpanan Wajib Khusus (opsional) e. Jumlah Anggota f. Usaha Utama g. Usaha Pendukung/Tamabaha n (opsional)
PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU:LANGKAH 2:PENGAWAS/PENGURUS a.periode Kepengurusan b.susunan Pengawas & Pengurus. Susunan Pengawas & Pengurus dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. (minimal 3 + 3) Jabatan Pengawas & Pengurus dapat disunting dan disesuaikan
TOMBOL SIMPAN & KONFIRMASI AKHIR Tekan tombol SIMPAN. Jika data sudah lengkap, akan muncul checkbox Konformasi dan Tombol Konfirmasi. Centang checkbox konfirmasi dan klik tombol Konfirmasi untuk mengajukan permohonan. Selamat! Anda telah mengajukan permohonan Badan Hukum Koperasi Baru. Staf Kementerian Koperasi dan UKM akan meninjau dan memberikan konfirmasi approval/persetujuan maupun penolakan melalui email. CATATAN : Anda juga dapat menekan tombol SIMPAN (di ujung bawah layar scroll paling bawah) sewaktuwaktu selama Langkah 2 sedang dilengkapi. Maka data permohonan akan tersimpan dan dapat diakses melalui Dashboard Notaris kapan pun meskipun komputer dimatikan atau log out. Jika permohonan telah diajukan dan telah direview oleh Kementerian, Anda dapat melihat komentar persetujuan maupun perbaikan dengan mengklik tombol suryakanta.
UNDUH DAN CETAK SK BADAN HUKUM Persetujuan atau penolakan permohonan Badan Hukum akan diinformasikan via email, atau dapat dimonitor melalui Dashboard Notaris. Persetujuan permohonan Badan Hukum akan ditandai ikon hijau. Penolakan permohonan akan ditandai ikon merah. Jika telah disetujui, klik tombol dengan ikon suryakanta untuk melihat rincian dan atau mengunduh SK Badan Hukum untuk dicetak. Jika permohonan ditolak, Notaris dapat melakukan perbaikan kembali, untuk kemudian diajukan dan melalui proses review lagi.
UNDUH DAN CETAK SK BADAN HUKUM Jika permohonan ditolak, statusnya Perlu diperbaiki dan akan ada catatan Admin berisi daftar perbaikan yang dibutuhkan. Jika permohonan disetujui, Anda akan mendapati screen di bawah ketika menekan tombol suryakanta. Tekan tombol Download SK Badan Hukum untuk dilihat dan dicetak.
RESET PASSWORD & UPDATE PROFIL NOTARIS Apabila notaris melupakan password atau menghendaki penggantian password, dipersilakan untuk mengklik tombol Lupa Password pada layar login. Apabila terdapat perubahan atau perbaikan pada rincian data notaris (misal gelar berubah atau nama perlu dikoreksi atau update dokumen verifikasi yang perlu diunggah), maka dari Dashboard Notaris tekan menu Profil Notaris dan tekan tombol Update.
VALIDASI SK ONLINE Surat Keputusan Badan Hukum dapat dicek keabsahannya oleh siapapun. Cara yang paling mudah adalah dengan mengunduh sembarang Aplikasi QR Code Reader di Google Play Store (Android) atau Apple Store (IOS). Contoh aplikasi: QR Code Reader, QR Scanner: Free Code Reader dari Kaspersky Lab. 1. Jalankan App QR Code Reader yang telah diinstall dari Store. 2. Arahkan kamera ke QR Code SK (lihat Gambar 11) 3. Aplikasi akan mengarahkan pada laman di website sisminbhkop.id di mana keterangan tentang SK tersebut akan tertera pada laman tersebut. Catatan PENTING: Website haruslah merujuk ke alamat URL sisminbhkop.id atau sisminbhkop.depkop.go.id, jika tidak maka pada tahap ini bisa dinyatakan SK tersebut TIDAK VALID. Jika data yang tertera pada laman tersebut SAMA dengan yang tercetak, maka SK tersebut VALID. Jika tidak maka SK tersebut TIDAK VALID.
PERANAN DINAS Dinas tetap berperan penting dalam pembinaan perkoperasian: penyuluhan awal verifikasi kesiapan diwujudkan dalam upload Surat Pengantar Dinas (Lk2) Kementerian hanya dalam urusan pengesahan Badan Hukum, PAD, Pembubaran, Peleburan, Pembagian Pembubaran, dll terpusat
BANTUAN LEBIH LANJUT Download Manual dan Video Tutorial via Youtube Email: info@sisminbhkop.id Live Chat di pojok kanan bawah Telepon:(021)5299 2722