MENGUKUR INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI ABSENSI DIGITAL DOMAIN PORTFOLIO MANAGEMENT(STUDI KASUSUNIVERSITAS SANGGA BUANA YPKP) 1 Renol Burjulius, 2 Khoirul Khoiria 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 E-mail : kkhoiria@gmail.com, renol@y7mail.com Abstrak Universitas Sangga Buana YPKP melakukan penerapan Teknologi Informasi (TI) dengan menggunakan aplikasi yang dapat membantu kinerja institusi, meningkatkan mutu pembelajaran yang berkualitas kepada mahasiswa/i. Salah satu teknologi informasi yang diterapkan yaitu Sistem Absensi Digital. Pentingnya Sistem Absensi Digital untuk proses absensi perkuliahan menjadikan sistem tersebut harus dalam kondisi yang optimal maka institusi mengharapkan investasi TI yang dilakukan dapat memberikan hasil dan manfaat sesuai dengan harapan. Domain yang digunakan pada penelitian ini yaitu Portofolio Management (PM). Portofolio Management (PM) adalah salah satu dari tiga domain Val IT untuk menjamin bahwa semua portofolio investasi TI selaras dan memberikan kontribusi optimal terhadap sasaran strategis organisasi. Domain ini bertujuan untuk memastikan bahwa nilai/value di seluruh investasi portofolio IT perusahaan dalam keadaan optimal. Untuk menghitung manfaat investasi TI yang dihasilkan, terdapat metode Val IT Framework 2.0 yanng memiliki 3 proses utama untuk mengukur manfaat investasi TI yaitu Value Governance, Portofolio Management, dan Investment Management, membangun business case,dan menentukan maturity level perusahaan. Kata Kunci : Investasi TI, Val IT Framework 2.0, Business Case, Portfolio Management. 1. PENDAHULUAN Sistem Informasi telah menjadi teknologi pendukung pencapaian sasaran dan tujuan suatu perusahaan atau organisasi, bahkan lembaga pendidikan menggunakan teknologi ini untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan memberi kemudahan dalam operasional organisasi. Sistem mempermudah dalam pengelolaan data yang ada menjadi informasi yang lebih cepat untuk didistribusikan. Dalam menerapkan TI perusahaan membutuhkan perencanaan investasi TI agar TI yang diterapkan dapat memberikan manfaat yang maksimal. Untuk itu, Universitas Sangga Buana YPKP melakukan penerapan dengan menggunakan aplikasi TI yang dapat membantu kinerja institusi, meningkatkan mutu pembelajaran yang berkualitas kepada mahasiswa/i. Dalam menerapkan TI perusahaan membutuhkan perencanaan investasi TI agar TI yang diterapkan dapat memberikan manfaat yang maksimal. Tetapi dalam penerapan investasi TI Sistem absensi digital institusi masih belum merasakan manfaat sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini dikarenakan masih terdapat beberapa kendala yang dialami diantaranya jadwal pengganti yang tidak muncul pada sistem meskipun telah disetting sehingga Dosen dan Mahasiswa tidak dapat melakukan absensi finger print, finger tidak terdeteksi dan kegagalan dalam melakukan absensi. Institusi ingin mengetahui apakah perencanaan investasi TI sistem absensi digital sudah memberikan manfaat yang maksimal bagi perusahaan atau belum dan perusahaan juga ingin mengetahui secara tepat mana manfaat yang terukur dan tidak terukur. Untuk itu perlu dilakukan pengukuran dalam segi investasi TI terhadap Sistem Absensi Digital dengan menggunakan Val IT Framework 2.0. Berdasarkan latar belakang diatas maka pokok masalah yang akan diteliti adalah Bagaimana caranya untuk mengetahui maturity level untuk kondisi Sistem Absensi Digital saat ini (as is) dan kondisi yang diinginkan (to be) untuk proses Domain Portfolio Management. Adapun tujuannya untuk mengetahui bahwa manfaat investasi TI dapat diketahui dengan perhitungan yang menghasilkan tingkat maturity level pada perusahaan. 2. LANDASAN TEORI II.1. Pengukuran Pengukuran adalah suatu prosedur yang sistematis untuk memperoleh informasi data kuantitatif baik data yang dinyatakan dalam bentuk angka maupun uraian yang akurat, relevan, dan dapat dipercaya terhadap atribut
yang diukur dengan alat ukur yang baik dan prosedur pengukuran yang jelas dan benar. Hasil dari pengukuran dapat berupa informasiinformasi atau data yang dinyatakan dalam bentuk angka ataupun uraian yang sangat berguna dalam pengambilan keputusan, oleh karena itu mutu dari informasi harus akurat. [1] II.2. Investasi Teknologi Informasi The investment decisions of allocating all types (i.e.,human, monetary,physical) of resources to an MIS. Dari definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa investasi teknologi informasi adalah suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan semua jenis sumber daya (termasuk SDM, uang) untuk manajemen sistem informasi. Investasi teknologi informasi merupakan suatu keputusan yang diambil oleh perusahaan untuk meningkatkan sumber daya dari pengeluaran biaya yang nyata dari teknologi informasi dengan harapan manfaat dari pengeluaran tersebut dapat mencapai nilai dari apa yang diharapkan. [2] II.3. Definisi Manajemen Portofolio Manajemen portofolio berkaitan erat dengan investasi. Menurut Reilly dan Brown, investasi adalah komitmen untuk menyisihkan uang (pendapatan) dalam suatu periode saat ini untuk mengkompensasi (1) kebutuhan di masa yang akan datang, (2) tingkat inflasi, dan (3) ketidakpastian akan penerimaan di masa yang akan datang. Investor berinvestasi dengan tujuan memperoleh tingkat pengembelian yang dapat mengkompensasi ketiga hal ini. Selain tingkat pengembalian, dalam investasi juga dikenal istilah risiko yang berarti ketidakpastian dalam memperoleh tingkat pengembalian yang diharapkan. [3] VAL IT adalah salah satu kerangka kerja yang dapat digunakan untuk mengevaluasi sejauh mana nilai investasi TI dapat dipertanggungjawabkan pada perusahaan/organisasi. Gambar 1 Inisiatif Kerangka Kerja VAL IT II.4. Proses VAL IT Untuk memperoleh hasil sebuah investasi, prinsip Val IT harus diterapkan oleh pihak yang berkepentingan, melalui tiga proses berikut: 1. Value governance(vg) 2. Portfolio management (PM) 3. Investment management (IM) Keterkaitan antara tiga proses tersebut dapat dilihat pada Gambar dibawah ini. [4] Gambar 2 Keterkaitan antara 3 proses pada VAL IT Value Governance (VG): Tujuan VG adalah untuk mengoptimasi nilai yang diperlah atas investasi IT dengan cara: 1. Menetapkan tata kelola, mengontrol dan memonitor kerangka kerjanya. 2. Menyediakan arahan strategis bagi investasi 3. Mendefinisikan karakteristik portofolio investasi. Rincian pedoman praktis pada Value Governance adalah sebagai berikut:
jelas dan terinci manfaat program tersebut bagi perusahaan. 5. Menetapkan kejelasan akuntabilitas dan kepemilikan program. 6. Memonitor dan melaporkan kinerja program. Rincian pedoman praktis pada Investment Management adalah sebagai berikut: Portfolio Management (PM) Tujuan PM adalah untuk menjamin bahwa semua portofolio investasi IT selaras dan memberikan kontribusi optimal terhadap sasaran strategis organisasi dengan cara: 1. Menetapkan dan mengelola profil sumber daya 2. Mendefinisikan batasan investasi. 3. Mengevaluasi, prioritasi dan memilih, menunda atau menolak investasi baru. 4. Mengelola portofolio secara keseluruhan. 5. Memonitor dan mengevaluasi kinerja portofolio Portfolio Management dilengkapi dengan 14 pedoman praktis sebagai berikut: Investment Management (IM) Tujuan investment management adalah untuk menjamin bahwa program investasi TI di organisasi dapat memberikan hasil yang optimal dengan biaya yang masu akal dan dalam batas resiko yang masih dapat diterima, dengan cara: 1. Identifikasi kebutuhan bisnis 2. Membangun pemahaman yang jelas atas kandidat program investasi 3. Menganilisi alternative 4. Mendefinisikan program dan mendokumentasikan sebuah business case secara rinci termasuk menguraikan secara II.5. Business Case Salah satu cara untuk menerapkan kerangka kerja Val IT adalah membangun business case atas proyek yang akan diukur nilai investasinya. Melalui business case, kita dapat mengevaluasi seberapa besar penciptaan nilai atas satu proposal bisnis. Business case merupakan alat bantu operasional yang harus selalu diperbaharui secara kontinyu selama siklus hidup ekonomis investasi berlangsung dan digunakan untuk mendukung impelemntasi dan eksekusi sebuah program, termasuk juga realisasi manfaat program tersebut. Business case harus dapat menjawab pertanyaan pada empat area yang menjadi landasan pertimbangan investasi yaitu [5]: 1. Are we doing the right things? Apa yang diusulkan, hasil apa yang diharapkan dan bagaimana proyek dalam program tersebut akan memberikan kontribusi atas pencapaian hasil tersebut. 2. Are we doing them the right way? Seberapa baik proses tersebut berlangsung, dan apa yang akan dilakukan untuk menjamin bahwa semua investasi tersebut akan sesuai dengan kapabilitas saat ini dan dimasa mendatang? 3. Are we getting them done well? Apakah kita memiliki rencana untuk mengerjakan hal tersebut, dan apakah sumber daya dan dananya tersedia?
4. Are we getting the benefits? Bagaimana manfaatnya dapat dirasakan? Apa nilai program tersebut. Keterkaitan antara pertanyaan tersebut secara konseptual dapat dilihat pada Gambar 3. portofolio tersedia untuk mendukung pengambilan keputusan. 3.4 Analisa Kesenjangan (Gap Analysis) Berdasarkan hasil current maturity level pada Tabel III., kemudian ditemukan adanya kesenjangan/gap antara current maturity level dengan expected maturity level, karena proses yang diinginkan pihak institusi berada pada skala 5(optimised). Gambar 3 Four Ares Tabel 5 Perbandingan antara current maturity dengan expected maturity level 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Pendekatan Proses-Proses Val IT Framework Proses analisis untuk mengukur investasi TI Sistem Absensi Digital dilakukan pada Universitas Sangga Buana YPKP, mengidentifikasi proses Val IT dengan menggunakan kuesioner. Kuesioner diberikan kepada 14 responden perusahaan sekuritas online, seperti yang tercantum pada Tabel 4. Tabel 4 Data Responden Per Unit Organisasi 3.2 Kondisi Saat Ini Kondisi saat ini diperoleh dari hasil kuesioner dan pengamatan langsung di lapangan, dan hasilnya menunjukkan bahwa investasi teknologi informasi telah dilakukan dan berada dalam eksistensi Cukup. 3.3 Kondisi Organisasi yang Diharapkan Maturity level yang ditetapkan sebagai acuan (kondisi yang diharapkan) berada pada skala 5 (optimised). Institusi harus mampu mencapi maturity level ini agar Praktek manajemen portofolio adalah bagian dari budaya perusahaan. Portofolio terus dimonitor dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilainya. Keahlian dalam mengelola dan melaporkan investasi secara keseluruhan dan kinerja Tingkat kematangan saat ini Tingkat kematangan yang diharapkan PM 145 PM 1 PM 2 PM 13 PM 12 PM 11 PM 3 PM 4 PM 5 PM 6 PM 7 PM 8 0 PM 10 PM 9 Gambar 4 Tingkat Kematangan Portfolio Management
3.5 Perancangan Model Solusi Berdasarkan proses-proses Val IT, harus dibuatkan Business Case yang dapat menggambarkan sebuah program perencanaan investasi teknologi informasi. Berdasarkan hasil survey dan wawancara, Universitas Sangga Buana YPKP mengadakan investasi untuk sistem absensi menggunakan fingerprint. Atas dasar itulah dibuat Business Case perencanaan investasi sistem absensi menggunakan finggerprint. Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan Mendengarkan Pelanggan Membangun/ Memperbaiki Sistem Menguji Sistem Maret April Mei 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Gambar 5 Gantt Chart Screen Shoot aplikasi penilaian kinerja dosen 3.6 Rekomendasi Salah satu rekomendasi yang diambil untuk dibuat bentuk implementasinya adalah rekomendasi PM3 karena rekomendasi PM3 dirasa paling sesuai dengan pembahasan dan kebutuhan institusi. 1. Rekomendasi PM3 Berdasarkan analisis Gap yang di dapat dengan tingkat kematangan yang ingin dicapai pada PM3, maka berikut adalah beberapa rekomendasi yang dapat penulis berikan untuk meningkatkan kualitas Direktorat Sistem Informasi: a. Sebaiknya dilakukan identifikasi secara dini mengenai pengembangan strategi bisnis untuk meminimalisir kegagalan di masa datang. b. Melakukan analisa dan pencegahan terhadap kegagalan yang mungkin terjadi. 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi Tahap implementasi pada skripsi ini merupakan tahap kelanjutan dari bentuk implementasi rekomendasi. Wujud dari hasil implementasi ini nantinya adalah sebuah aplikasi yang siap untuk diuji dan digunakan. Dalam implementasi Aplikasi ini dikembangkan dengan bahasa pemrograman Yii dengan aplikasi database Sql Server. Pada jadwal implementasi menjelaskan mengenai aktifitas-aktifitas yang akan dilakukan. Adapun jadual pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan aplikasi seperti digambarkan pada Gantt Chart di bawah ini. 4.2 Pengujian Pengujian adalah suatu proses pelaksanaan suatu program dengan tujuan menemukan suatu kesalahan. Pengujian perangkat lunak disebut baik apabila pengujian perangkat lunak tersebut dapat menemukan sebuah kesalahan yang tidak terungkap. Tujuan utama dari pengujian adalah untuk menemukan kesalahan dan fungsi dari perangkat lunak yang tidak sesuai dengan tujuan pengembangan yang secara sistematik membongkar jenis kesalahan dengan usaha dan waktu minimum. 4.5 Hasil Pengujian Hasil pengujian dari aplikasi pelaporan kehadiran dosen menunjukan bahwa aplikasi tersebut dapat dioperasikan dengan baik dan fungsi-fungsi yang berada di dalamnya telah sesuai. Berdasarkan data hasil pengujian, dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan fungsional yang diharapkan dan tidak terdapat kesalahan. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan identifikasi pengukuran investasi TI yang difokuskan pada Portfolio Management dalam penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dengan adanya panduan business case dan maturity level yang dihasilkan dari analisis dan identifikasi dapat memberikan panduan mengenai pengukuran investasi TI aplikasi Absensi Digital dan mengetahui manfaat optimal yang akan diterima perusahaan. Dengan adanya business case perencanaan investasi TI aplikasi Absensi Digital dapat membantu perusahaan dalam menggambarkan manfaat yang diharapkan, meminimalisasi biaya, dan mengurangi resiko yang merugikan perusahaan secara jelas kepada Rektorat dan Direktur TI. Pada penelitian ini skala maturity setelah diratarata berada pada skala 3 yang berarti bahwa adanya pemahaman mengenai manajemen portofolio pada perusahaan. Business Case dibutuhkan dalam semua investasi IT. Ditetapkannya akuntabilitas untuk pengembangan business case dan pemilihan investasi. 5.2 Saran 1. Institusi diharapkan bukan hanya memahami namun mulai berkomitmen terhadap Portfolio Management dengan mengimplementasikan Business Case pada seluruh Investasi TI. Business case harus dibangun dengan pendekatan top-down dan didasari oleh pemahaman yang jelas atas pencapaian bisnis yang diinginkan oleh institusi dengan memenuhi seluruh komponen Business Case. 2. Melakukan pengembangan Business Case Absensi Digital untuk mengidentifikasi manfaat, biaya dan resiko dengan 8 langkah yaitu: Langkah 1 : Membangun Daftar Fakta (Fact Sheet) Langkah 2 : Analisa Keselarasan Langkah 3 : Analisa Manfaat Finansial Langkah 4 : Analisa Manfaat Non- Finansial Langkah 5 : Analisa Resiko Langkah 6 :Penilaian / penaksiran dan optimisasi hasil / resiko yagn dihasilkan oleh investasi TI Langkah 7 :Pencatatan secara terstruktur atas hasil-hasil dari tahap sebelumnya yang dokumentasi business case. Langkah 8 :Melakukan evaluasi business case selama eksekusi program, di seluruh siklus hidup program tersebut. DAFTAR PUSTAKA [1] R. P. Dhaniawaty, Pengukuran Val IT Framework 2.0 Untuk Mengukur Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Aplikasi Metatrader 4.0 (Online Trading) Pada Perusahaan Serkuitas Online., 2014. [2] R. P. Dhaniawaty, Penggunaan Val IT Framework 2.0 Untuk Mengukur Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Aplikasi Metatrader 4.0 (Online Trading) Pada Perusahaan Serkuitas Onine, Universitas Komputer Indonesia, p. 21, 2016. [3] Hendra, Kinerja Portofolio-Portofolio yang Dikelompokkan Berdasarkan Crowth Value Map Untuk Jangka Waktu Tertentu, 2008. [3] w. Falahah, VAL IT : KERANGKA KERJA EVALUASI INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI, Seminar Nasionel Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007), p. 3, 2007. [4] W. W. W. U. Adi Lukman, Sistem Pengukuran Investasi Teknologi Informasi PT. South PacificViscose Purwakarta Menggunakan Val IT, JURNAL STIMA, p. 162, 2016. [5] I. G. INSTITUTE, isaca.org, 30 Agustus 2017. [Online]. Available: http://www.isaca.org/search/pages/defaultres ults.aspx?k=val%20it%20framework&s=site %20Content&start1=0&ct=Site&cs=Search&s copes=people,site%20content.