PANDUAN PEMBENTUKAN PANDUAN PEMBENTUKAN ORGANISASI MUTU ITS ORGANISASI MUTU ITS i Organisasi Mutu ITS
Kata Pengantar Peraturan Pemerintah No 54 Tahun 2015 tentang Statuta ITS, Pasal 41 ayat 2 menyebutkan bahwa dalam rangka menjalankan fungsi pengelolaan ITS, Rektor dibantu beberapa unsur yang salah satunya adalah unsur penjaminan mutu. Untuk itulah dibentuk Unit Penjaminan Mutu yang disebut dengan Kantor Penjaminan Mutu ITS. Pasal di atas kemudian dijabarkan pada Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016, tentang Organisasi dan Tata Kerja ITS yang mengharuskan adanya penjaminan dan pengendalian mutu penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di tingkat Fakultas, Departemen dan Program Studi. Maka perlu dibentuk suatu unit penjaminan mutu di tingkat Fakultas, Departemen dan Program Studi. Dalam rangka menjalankan amanah ITS PTNBH sesuai visi dan misinya, di bidang penjaminan mutu, diperlukan sebuah panduan yang merupakan penjabaran dari Peraturan Rektor tersebut di atas untuk dapat ditindak lanjuti oleh para Dekan, Kepala Departemen dan Ketua Program Studi di lingkungan ITS. Semoga buku panduan ini dapat membantu pembentukan unit-unit penjaminan mutu yang mampu menghantarkan ITS menjadi Perguruan Tinggi yang bermutu. Surabaya, Desember 2016 Rektor ITS ii Organisasi Mutu ITS
Daftar Isi Kata Pengantar... ii Daftar Isi... iii Definisi Istilah... iv BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Visi, Misi ITS... 1 1.2 Sistem Pengelolaan ITS... 2 BAB 2 ORGANISASI MUTU DI ITS... 3 2.1 Struktur Organisasi ITS... 3 2.2 Organisasi Mutu di Unit Kerja ITS... 3 BAB 3 ANGGOTA TIM MUTU UNIT KERJA ITS... 8 3.1 Anggota Tim Mutu Unit Kerja ITS... 8 3.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu ITS... 9 3.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Fakultas... 9 3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Departemen... 9 3.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Program Studi... 9 BAB 4 BAGAN ALIR PEMBENTUKAN ORGANISASI MUTU... 11 4.1 Tim Mutu Fakultas... 11 4.2 Tim Mutu Departemen dan Program Studi... 12 BAB 5 PENUTUP... 13 Rujukan... 14 iii Organisasi Mutu ITS
Definisi Istilah Fakultas adalah himpunan sumber daya pendukung yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi. Departemen adalah unsur dari Fakultas yang mendukung penyelenggaraan kegiatan akademik dalam satu atau beberapa cabang ilmu pengetahuan dan teknologi dalam jenis pendidikan akademik, pendidikan vokasi, dan/atau pendidikan profesi. Program Studi yang selanjutnya disingkat Prodi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan vokasi, dan/atau pendidikan profesi. Kantor Penjaminan Mutu yang disingkat KPJM adalah unsur di bawah Rektor yang membidangi penjaminan mutu. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Mahasiswa adalah peserta didik pada jenjang pendidikan tinggi di ITS. Sivitas Akademika adalah masyarakat akademik yang terdiri atas Dosen dan Mahasiswa ITS. Tenaga Kependidikan adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri dan diangkat dengan tugas utama menunjang penyelenggaraan pendidikan tinggi di ITS. Mutu Pendidikan Tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. iv Organisasi Mutu ITS
Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang selanjutnya disingkat SPM Dikti adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Sistem Penjaminan Mutu Internal yang selanjutnya disingkat SPMI, adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal, yang selanjutnya disingkat SPME, adalah kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutu program studi dan perguruan tinggi. Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang selanjutnya disingkat PDDikti adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional. Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat. Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah sejumlah standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi. v Organisasi Mutu ITS
1.1 Visi, Misi ITS Visi ITS BAB 1 PENDAHULUAN menjadi perguruan tinggi dengan reputasi internasional dalam ilmu pengetahuan dan teknologi terutama yang menunjang industri dan kelautan yang berwawasan lingkungan. Misi ITS memberikan kontribusi dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk kesejahteraan masyarakat melalui kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan manajemen yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Misi ITS di Bidang Pendidikan: a. menyelenggarakan pendidikan tinggi berbasis teknologi informasi dan komunikasi dengan kurikulum, Dosen, dan metode pembelajaran berkualitas internasional; b. menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa serta memiliki moral dan budi pekerti yang luhur; dan c. membekali lulusan dengan pengetahuan kewirausahaan berbasis teknologi. Misi ITS di Bidang Penelitian: berperan secara aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama di bidang kelautan, lingkungan dan permukiman, energi, serta teknologi informasi dan komunikasi yang berwawasan lingkungan melalui kegiatan penelitian yang berkualitas internasional. Misi ITS di Bidang Pengabdian kepada Masyarakat: memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki untuk ikut serta dalam menyelesaikan problem yang dihadapi oleh masyarakat, industri, pemerintah pusat, dan pemerintah daerah dengan mengedepankan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi. 1 Organisasi Mutu ITS
Misi ITS di Bidang Manajemen: a. pengelolaan ITS dilakukan dengan memperhatikan prinsip tata pamong yang baik yang didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi; b. menciptakan suasana yang kondusif dan memberikan dukungan sepenuhnya kepada Mahasiswa, Dosen, Tenaga Kependidikan untuk dapat mengembangkan diri dan memberikan kontribusi maksimum pada masyarakat, industri, ilmu pengetahuan dan teknologi; dan c. mengembangkan jejaring untuk dapat bersinergi dengan perguruan tinggi lain, industri, masyarakat, pemerintah pusat, dan pemerintah daerah dalam menyelenggarakan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 1.2 Sistem Pengelolaan ITS Rektor sebagai pemimpin ITS menjalankan fungsi otonomi pengelolaan ITS. Pengelolaan sebagaimana dimaksud meliputi: a. penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi serta seluruh kegiatan penunjang dan pendukung lainnya untuk menjamin peningkatan mutu akademik ITS secara berkelanjutan; dan b. penyelenggaraan tata kelola, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana Dalam menjalankan fungsi pengelolaan Rektor dibantu: a. Wakil Rektor; b. Sekretaris Institut; c. Unsur pelaksana akademik; d. Unsur pengawas internal; e. Unsur penjaminan mutu; f. Unsur pengembang dan pelaksana tugas strategis; g. Unsur pelaksana administrasi; h. unsur penunjang akademik; i. unsur pengelola satuan usaha; dan j. unsur lain yang dianggap perlu Penjaminan mutu merupakan salah satu unsur yang membantu Rektor dalam mengelola ITS dalam penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. 2 Organisasi Mutu ITS
BAB 2 ORGANISASI MUTU DI ITS Dalam rangka menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal, ITS telah menetapkan organisasi mutu di lingkungan ITS yang telah dijabarkan pada: Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016. 2.1 Struktur Organisasi ITS Struktur Organsisasi ITS, ditunjukkan dalam bagan Gambar 2.1 berikut ini: Gambar 2.1 Struktur Organisasi ITS sesuai dengan Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016 2.2 Organisasi Mutu di Unit Kerja ITS Dalam menjalankan penjaminan dan pengendalian mutu, dibentuk beberapa unit penjaminan mutu di tingkat Fakultas, Departemen dan Program Studi. Landasan hukum dari pembentukan unit penjaminan mutu tersebut dapat dilihat pada beberapa pasal berikut: Pasal 97 ayat 2d, Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016 (1) Fakultas sebagaimana mempunyai tugas menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik, pendidikan akademik dan profesi, atau 3 Organisasi Mutu ITS
pendidikan vokasi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Fakultas menyelenggarakan fungsi: a. pengelolaan dan pengembangan pendidikan akademik, pendidikan profesi, atau pendidikan vokasi; b. pengelolaan dan pengembangan kemahasiswaan; c. pengelolaan dan pengembangan keuangan dan sumber daya; d. penjaminan dan pengendalian mutu penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi, pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya; e. pengelolaan dan pengembangan kerja sama bidang tridharma perguruan tinggi; dan f. pengukuran dan evaluasi capaian kinerja Fakultas secara berkelanjutan Dengan demikian Fakultas menyelenggarakan fungsi penjaminan dan pengendalian mutu penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di beberapa departemen dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi. Pasal 100 ayat 2c, Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016 (1) Departemen mempunyai tugas mengelola dan menyelenggarakan kegiatan tridharma perguruan tinggi serta penjaminan mutu dalam beberapa jenjang pendidikan dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi untuk jenis pendidikan akademik, pendidikan akademik dan profesi, atau pendidikan vokasi. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Departemen menyelenggarakan fungsi: a. perencanaan dan pengelolaan tridharma perguruan tinggi dan kerja sama dalam sebagian dan/atau satu cabang ilmu pengetahuan dan teknologi; b. pengoordinasian dan pengintegrasian kegiatan program studi berkaitan dengan penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi; 4 Organisasi Mutu ITS
c. pelaksanaan sistem manajemen pendidikan tinggi, program penjaminan dan pengendalian mutu serta pencapaian kinerja Departemen yang sesuai dengan rencana strategis; d. pengelolaan dan pemberdayaan laboratorium, studio, dan/atau bengkel; dan e. pengelolaan kegiatan kemahasiswaan. Departemen menyelenggarakan fungsi penjaminan dan pengendalian mutu dalam beberapa jenjang pendidikan dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan / atau teknologi untuk jenis pendidikan akademik, pendidikan akademik dan profesi, atau pendidikan vokasi. Pasal 102, Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016 (1) Program Studi mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan pembelajaran dalam satu jenjang pendidikan terkait dengan satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi untuk jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, atau pendidikan vokasi. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Program Studi menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan proses pembelajaran; b. penyusunan dan pengembangan kurikulum; dan c. pelaksanaan penjaminan dan pengendalian mutu proses pembelajaran. Program Studi menyelenggarakan fungsi penjaminan dan pengendalian mutu proses pembelajaran dalam satu jenjang pendidikan dengan satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan / atau teknologi. 5 Organisasi Mutu ITS
Bagan Organisasi Mutu di lingkungan ITS Struktur organisadi mutu di ITS, ditunjukkan pada Gambar 2.2 berikut. Gambar 2.2 Organisasi Unit Penjaminan Mutu di ITS 6 Organisasi Mutu ITS
Terdapat 3 unit penjaminan mutu diluar Kantor Penjaminan Mutu ITS, yaitu: 1. Tim Mutu Fakultas atau disingkat dengan TMF 2. Tim Mutu Departemen atau disingkat dengan TMD 3. Tim Mutu Program Studi atau disingkat dengan TMP Masing masing tim mutu diketuai oleh Ketua Tim Mutu, dengan tugas pokok dan fungsi akan dijabarkan pada Bab 3. 7 Organisasi Mutu ITS
BAB 3 ANGGOTA TIM MUTU UNIT KERJA ITS 3.1 Anggota Tim Mutu Unit Kerja ITS Keanggotaan dalam unit kerja yang telah disebutkan pada Bab 2 di atas, adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Keanggotaan Tim Mutu pada unit kerja di ITS KETUA ANGGOTA KANTOR PENJAMINAN MUTU Kepala Kantor Penjaminan Mutu - Ketua Unit Penjaminan Mutu Akademik - Ketua Unit Penjaminan Mutu Non Akademik Ketua Tim Mutu Fakultas Direktur Direktorat Akademik Direktur Direktorat Kemahasiswaan Direktur Direktorat Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) Direktur Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (PTSI) Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Direktur Direktorat Inovasi, Kerja Sama, dan kealumnian (IKSK) : anggota tim pengembangan standar TIM MUTU FAKULTAS Ketua Tim Mutu Fakultas (Wakil Dekan) Ketua Tim Mutu Departemen dalam satu Fakultas Kabag TU Fakultas TIM MUTU DEPARTEMEN Ketua Tim Mutu Departemen (Sekretaris Departemen) Ketua Tim Mutu Prodi semua jenjang TIM MUTU PRODI Ketua Tim Mutu Program Studi (Sekretaris Program Studi) Koordinator Rumpun Mata Kuliah /Kalab 8 Organisasi Mutu ITS
3.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu ITS 3.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Penjaminan Mutu 1. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian mutu akademik dan non akademik secara berkelanjutan. 2. Melaksanakan penjaminan mutu akademik yang meliputi mutu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; 3. Melaksanakan penjaminan mutu non akademik yang meliputi mutu organisasi, kemahasiswaan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, dan manajemen perguruan tinggi. 4. Melaksanakan administrasi, mengembangkan, memonitor, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan standar mutu dalam bidang akademik. 5. Melaksanakan administasi, mengembangkan, memonitor, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan standar mutu dalam bidang non-akademik 3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Fakultas 1. Melaksanakan pengendalian dan penjaminan mutu bidang akademik dan non akademik di Fakultas. 2. Mengevaluasi hasil laporan Mutu Departemen dan hasil audit Kantor Penjaminan Mutu (KPJM) di Fakultas dan Departemen 3. Memberikan saran dan rekomendasi untuk peningkatan mutu akademik dan non akademik kepada manajemen Fakultas. 3.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Departemen 1. Melaksanakan pengendalian dan penjaminan mutu pelaksanaan dan proses akademik di Departemen 2. Mengevaluasi hasil laporan audit Kantor Penjaminan Mutu (KPJM) di Departemen. 3. Memberikan saran dan rekomendasi masalah mutu kepada Ketua Departemen. 3.2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Program Studi 1. Melaksanakan penjaminan dan pengendalian mutu pelaksanaan proses pembelajaran di Program Studi. 2. Mengevaluasi hasil laporan audit KPJM di Program Studi. 3. Memberikan saran dan rekomendasi masalah mutu kepada Ketua Program Studi. 9 Organisasi Mutu ITS
4. Memeriksa mutu Rancangan Perangkat Pembelajaran mata kuliah. 5. Memeriksa rekaman dan borang pelaksanaan pembelajaran. 6. Membuat rangkuman proses pembelajaran dari semua mata kuliah. 7. Mengevaluasi materi, proses, dan hasil pembelajaran. 8. Merancang perbaikan dan pembaharuan pembelajaran mata kuliah. 9. Membuat rangkuman usulan beban tugas dosen. 10 Organisasi Mutu ITS
BAB 4 BAGAN ALIR PEMBENTUKAN ORGANISASI MUTU 4.1 Tim Mutu Fakultas Bagan alir pembentukan Tim Mutu Fakultas ditunjukkan pada Gambar 4.1 di bawah. Gambar 4.1 Bagan alir pembentukan Tim Mutu Fakultas 11 Organisasi Mutu ITS
4.2 Tim Mutu Departemen dan Program Studi Bagan alir pembentukan Tim Mutu Departemen dan Program Studi ditunjukkan pada Gambar 4.2 di bawah. Fakultas Dekan memberikan Tugas kpd Kepala Departemen membentuk Tim Mutu Departemen dan Tim Mutu Prodi Komite Pertimbangan Fakultas Departemen Kepala Departemen membentuk 1. Tim Mutu Departemen, dan 2. Tim Mutu Program Studi Prodi Dekan meminta pertimbangan kpd Komite Pertimbangan Fakultas Kepala departemen meminta persetujuan kpd Dekan Fakultas Permintaan Pertimbangan atas anggota tim Mutu Fakultas Dekan membuat SK Angg Tim Mutu Departemen dan Tim Mutu Prodi Tdk Ada Masukan atas nama Angg Tim? Ya SK Tim Mutu Departemen SK Tim Tim Mutu Prodi Gambar 4.2 Bagan alir pembentukan Tim Mutu Departemen dan Program Studi 12 Organisasi Mutu ITS
BAB 5 PENUTUP Panduan pembentukan Tim Mutu Fakultas, Tim Mutu Departemen, dan Tim Mutu Program Studi diharapkan dapat ditindaklanjuti oleh Dekan, Kadep dan Kaprodi. Panduan ini berlaku efektif sejak ditetapkannya Peraturan Rektor tentang Organisasi Mutu ITS. 13 Organisasi Mutu ITS
Rujukan 1. Undang-undang No 12 Tahun 2012, tentang Sistem Pendidikan Tinggi. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2015, tentang Statuta Institut Teknologi Sepuluh Nopember. 3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia, Nomor 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. 4. Peraturan Rektor Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Nomor 10 Tahun 2016, tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Teknologi Sepuluh Nopember. 14 Organisasi Mutu ITS