PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL LUMAJANGKAB.GO.ID Penggunaan Webmail Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email Zimbra juga dapat diakses melalui email client seperti Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Kmail, Evolution dan lain-lain. Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses, antara lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai browser dan dengan berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah dipakai karena kita tidak perlu melakukan setting & konfigurasi dimasing-masing klien. Proses pengelolaan email dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan kerahasiaan data. Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah tampilannya yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan. Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan email sehari hari. Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan email termasuk tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra. Sebelum kita membuka halaman utama webmail lumajangkab.go.id, ada beberapa hal yang mungkin tidak sama cara pembukaannya tergantung dari browser yang digunakan. Disini akan dicontohkan kasus membuka halaman utama webmail dengan menggunakan 4 browser terpopuler menurut survey beberapa website di internet.
1. Mozilla Fireforox atau Firefox Petunjuk seperti tampak pada gambar dibawah ini adalah apabila mengetikkan alamat webmail dengan menggunakan https, langkahnya adalah sebagai berikut supaya untuk menampilkan halaman utama webmail. Berurutan sesuai pada gambar. Untuk membuka webmail, anda bisa menggunakan https atau http secara langsung diketikkan di address bar browser Firefox dengan penulisan lengkapnya adalah https://mail.lumajangkab.go.id. Klik disini... Klik disini...
Klik disini... 2. Google Chrome Klik disini...
Klik disini... 3. Internet Explorer atau IE Klik disini...
4. Opera Klik disini... Sebagaimana contoh di atas dengan menggunakan 4 (empat) browser terpopuler hasilnya adalah sama yaitu akan keluar halaman utama webmail lumajangkab.go.id dengan tampilan seperti berikut:
1. Cek email masuk atau Inbox Setelah kita isikan username dan password kemudian klik Sign In akan keluar halaman berikut : Untuk cek email yang masuk, klik Inbox. Pada kolom sebelah kanan tombol Inbox akan muncul daftar email yang telah masuk, baik yang telah kita baca ataupun yang belum kita baca. Untuk melihat email tersebut silahkan klik pada salah satu email yang masuk. Secara default setiap 10 menit sekali email akan dicheck sehingga kita tidak perlu selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Inbox atau Refresh hanya jika kita ingin mengecek email yang semestinya sudah masuk namun belum masuk juga.
2. Membuat & Mengirim Email Untuk membuat email, klik menu New Message sehingga akan tampil seperti pada gambar dibawah ini : Isikan data berikut : To : Alamat email yang dituju Cc : Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya si penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau email tersebut dikirimkan pada si bcc. Contoh kasus : budi mengirim email ke (to) instansi@lumajangkab.go.id, di cc-kan ke adm@lumajangkab.go.id dan di bcc ke boss@lumajangkab.go.id, maka instansi akan menerima email sebagai penerima asli, adm akan menerima email sebagai penerima email salinan atau tembusan sedangkan boss akan menerima salinan email tanpa diketahui oleh instansi dan adm. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain. Subject : Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email. Hindari penggunaan subyek email yang tidak jelas.
Untuk mengirim attachment, klik tombol Attach. Kemudian pilih file yang akan disertakan dalam pengiriman email bisa berupa file word, excel atau file compressan seperti zip dan rar. Setelah file dipilih, klik Open Ketikkan isi email pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol Send. Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman email : - Quota penyimpanan email tiap account email sebesar 5000 Mb (5 Gb), sehingga diharapkan untuk melakukan cek email setiap hari untuk monitoring email dan juga quota yang tersisa. - Gunakan alamat email instansi untuk kepentingan instansi, jangan gunakan untuk kegiatan yang dapat merugikan instansi (aktif di situs jejaring sosial, mengirim gambar yang tidak patut, mengirim isu tidak benar, mengirim data yang tidak valid, mem-forward hoax atau berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). - Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas email di server. - Tidak merespon spam email yang terdapat di folder Junk atau email yang tidak berhubungan dengan kepentingan instansi. Spam email akan masuk ke folder Junk, selanjutnya bisa langsung dihapus. Sedangkan untuk email yang tidak berhubungan dengan kepentingan instansi, bisa langsung dihapus atau klik menu spam sehingga alamat email tersebut otomatis akan ditandai sebagai spam email dan masuk ke folder Junk bukan masuk ke folder Inbox.
- Folder Trash merupakan folder yang secara otomatis menyimpan email yang sudah dihapus, baik yang berasal dari folder Inbox, Sent, Drafts maupun Junk, sehingga apabila sudah menghapus email sebaiknya di cek juga folder Trash kemudian delete atau hapus semua isinya agar tidak mengurangi quota penyimpanan email yang sudah diberikan. - Jangan lupa klik Sign Out apabila keluar dari halaman web mail Klik di sini 3. Membalas Email Untuk membalas email, gunakan tombol Reply disebelah kanan menu New Message. yang terletak pada menu Jika email ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All agar salinan balasan email juga terkirim pada penerima lain tersebut. 4. Memforward Email Memforward email artinya meneruskan email. Klik tombol Forward jika email ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat email yang ingin dituju pada kolom isian To dan Cc 5. Menghapus Email masuk Terkadang karena keterbatan quota pada mailbox bisa terjadi kondisi full quota sehingga kita tidak bisa menerima email masuk lagi. Untuk mengatasi hal demikian kita perlu menghapus beberapa inbox guna mengurangi isi quota mailbox yang penuh tersebut. Caranya kita klik dulu email masuk yang akan kita hapus kemudian klik tombol Delete, maka secara otomatis isi email tersebut akan masuk ke dalam Trash atau tempat sampah.
6. Menambahkan Address Book Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book untuk data kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih menu Address Book pada menu bagian atas di sebelah kanan menu Mail. Kemudian setelah itu, klik menu New Contact Isikan nama dan alamat email serta deskripsi dari address book yang baru dan alamat email serta deskripsi dari address book yang baru. Terakhir setelah kita isikan form di atas, jangan lupa untuk klik tombol Save untuk menyimpan. 7. Mengecek Email Terkirim Email yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan email yang belum dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bias membuat folder khusus untuk email-email tertentu, misalnya email dari boss kita tempatkan difolder khusus agar kita tidak kalang kabut ketika ditanyakan emailnya namun email tersebut kesulitan kita temukan.