BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Penelitian Penelitian kali ini ditujukan untuk membantu pihak manajemen Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya dalam membuat suatu rencana strategi yang lebih terarah dan sistem kontrol kinerja yang lebih terpadu. Dengan menggunakan alat bantu strategis, Balanced Scorecard, diharapkan dapat tercapai keselarasan dalam kegiatan operasional sehari-hari sehingga berdampak pada peningkatan kualitas kinerja instalasi farmasi di berbagai aspek, terutama aspek keuangan. Dalam melaksanakan penelitian, penulis membutuhkan sebuah kerangka kerja agar dapat menjalankan setiap aktivitas penelitian secara lengkap. Kerangka kerja ini dapat membantu penulis untuk memperoleh hasil akhir yang lebih sesuai dan akurat. Kerangka kerja penelitian akan memberikan gambaran mengenai tahapan yang harus ditempuh demi menghasilkan solusi yang tepat untuk permasalahan yang ada. Kegiatan penelitian dilakukan dengan melibatkan seluruh pegawai instalasi farmasi, mulai dari level paling bawah sampai dengan level manajemen atas, dan beberapa pegawai dari unit terkait lainnya. Penulis juga melakukan tinjauan langsung ke beberapa lokasi yang dianggap berkaitan dengan penelitian ini, serta menyebarkan kuesioner kepada pengunjung instalasi farmasi guna memperoleh informasi secara langsung mengenai penilaian konsumen terhadap Instalasi Farmasi Rumah Sakit 43
44 Atma Jaya. Untuk lebih jelasnya, urutan tahap-tahap penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 3.1. Analisis Kondisi RS Atma Jaya Analisis Kondisi Instalasi Farmasi Identifikasi dan Perumusan Masalah Penentuan Ruang Lingkup Pengumpulan Data (wawancara, observasi, kuesioner) Penentuan Core Value Perumusan Visi & Misi Perumusan Strategi Penerjemahan Strategi Menjadi Tindakan Implementasi dan Kontrol Gambar 3.1 Kerangka Kerja Penelitian
45 Secara lebih terperinci, langkah-langkah pembentukan Balanced Scorecard Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya adalah sebagai berikut. PROJECT DEVELOPMENT Current Situation Critical Issues Project Objective Scope of Work Deliverables Industry overview Analisis RS Atma Jaya Analisis Instalasi Farmasi RS Atma Jaya Internal External Competitive structure Vision Mission Goal Formulate strategy BSC methodology Generic strategy Competitive strategic focus Environment Strategy Organization People Process Gambar 3.2 Pengembangan Proyek Penelitian 3.1.1 Analisis Kondisi Terkini Tahap pertama dalam penelitian ini adalah menganalisis kondisi terkini yang berkaitan dengan topik penelitian. Analisis dimulai dengan mempelajari kondisi industri kesehatan di Indonesia secara keseluruhan untuk mengetahui keadaan sesungguhnya dan kecenderungan-kecenderungan yang sedang terjadi di dalamnya. Setelah itu dilanjutkan dengan menganalisis Rumah Sakit Atma Jaya yang merupakan salah satu bagian dari industri kesehatan di Indonesia. Analisis Rumah Sakit Atma Jaya bertujuan untuk mengetahui perkembangannya sejak awal mula didirikan sampai saat ini, dan bagaimana proses bisnis yang berlangsung di dalamnya. Dari hasil analisis tersebut dapat ditemukan kekurangan/kelemahan yang ada.
46 Selanjutnya proses analisis akan dilanjutkan dengan melihat data-data yang diberikan oleh pihak Rumah Sakit Atma Jaya untuk memilih sub unit bisnis manakah yang saat ini paling membutuhkan perbaikan demi mendukung tercapainya perbaikan kinerja Rumah Sakit Atma Jaya sebagai sebuah entitas yang utuh. 3.1.2 Analisis Isu Terkait Tahap kedua adalah menganalisis faktor-faktor yang terkait dengan sub unit bisnis, yang akan dicari solusi perbaikannya (dalam hal ini adalah instalasi farmasi). Analisis dilakukan terhadap faktor eksternal dan internal yang dianggap memiliki pengaruh, baik secara langsung maupun tidak langsung, terhadap instalasi farmasi. Dari hasil analisis ini dapat dilihat bagaimana struktur kompetisi yang sedang terjadi di industri kesehatan Indonesia dan posisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya di dalam kompetisi tersebut. 3.1.3 Penentuan Tujuan dan Sasaran Proyek Penelitian Sebelum menentukan tujuan dan sasaran, terlebih dahulu harus dirumuskan visi dan misi untuk Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya agar arah tujuannya dapat lebih jelas dan mudah dipahami. Proses perumusan visi dan misi dilakukan dengan berdasarkan data dari hasil wawancara dan studi dokumentasi. Selanjutnya tujuan yang ditetapkan akan didasarkan pada rumusan visi, misi, dan hasil analisis isu-isu terkait.
47 3.1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup pengembangan proyek penelitian ini meliputii upaya untuk menterjemahkan tujuan strategis Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya menjadi inisiatif/tindakan strategis nyata demi mencapai tujuan yang dimaksud. Dalam menjalankann berbagai inisiatif strategi tersebut dibutuhkan peranan Balanced Scorecard untuk memantau perkembangan dan memberi gambaran akan peningkatan hasil kinerja yang berhasil dicapai dalam jangka waktu tertentu. Skema proses penterjemahan strategi dengan Balanced Scorecard dapat dilihat pada gambar berikut. MISSION AND CORE VALUES VISION STRATEGY OBJECTIVES Financial, Customer, Internal Processes, Learning and Growth MEASURES Financial, Customer, Internal Processes, Learning and Growth Gambar 3.33 Menerjemahkan Strategi Dengan Balanced Scorecard (Niven, 2002)
48 3.1.5 Hasil Hasil akhir yang ingin dicapai oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya melalui penelitian ini adalah kesuksesan pengimplementasian strategi kompetitif yang dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi mereka. Dengan memiliki keunggulan kompetitif, maka instalasi farmasi dapat memperkuat posisinya di dalam persaingan industri atau bahkan kedepannya dapat menjadi pemain utama di industri kesehatan Indonesia untuk sektor penyedia sarana kefarmasian. Setelah Balanced Scorecard diterapkan dan pelaksanaannya dikontrol pada instalasi farmasi, maka perlu dilakukan pengukuran dan peninjauan ulang secara berkala terhadap berbagai ukuran dan target yang sudah ditentukan. Perubahan yang terjadi di dalam atau di luar perusahaan sebaiknya ditanggapi dengan meninjau ulang misi dan strategi yang sudah ada. Jika memang dibutuhkan perubahan misi atau strategi, maka (sebagian) aspek dari Balanced Scorecard inipun harus disesuaikan kembali dengan misi atau strategi yang baru, dan dilakukan pengontrolan ulang terhadap pelaksanaannya.
49 3.2 Model Pengumpulan Data Bentuk penelitian kali ini bersifat analitis dan berorientasi pada pemecahan masalah (bagaimana cara meningkatkan kinerja Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya). Adapun sumber data yang digunakan untuk penelitian ini adalah : a. Data primer, yang terdiri dari : Hasil wawancara dengan Direktur Unit Penunjang Medis, Kepala Instalasi Farmasi, dan beberapa pihak terkait lainnya. Metode wawancara merupakan sebuah metode pengumpulan data dengan cara melakukan kegiatan tanya jawab sepihak secara sistematis dan berlandaskan pada tujuan penelitian. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk memperoleh gambaran situasi yang terjadi sekarang dan rencana strategi yang akan dilaksanakan di masa mendatang. Hasil observasi langsung di lapangan. Metode observasi ini bertujuan untuk memperoleh gambaran lengkap dan mengetahui bagaimana proses kerja yang sedang berjalan. Dengan demikian diharapkan dapat mengetahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. Hasil kuesioner yang disebarkan kepada para pengunjung Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. Kuesioner ini berisi dua puluh satu pertanyaan seputar penilaian konsumen terhadap instalasi farmasi, dimana setiap pertanyaan diberikan dua buah pilihan jawaban (SETUJU/TIDAK SETUJU). Kebijakan ini diambil atas dasar pertimbangan akan tingkat pendidikan dari mayoritas target responden. Seperti yang telah diketahui, mayoritas pasien
50 Rumah Sakit Atma Jaya berasal dari masyarakat menengah kebawah yang pada umumnya memiliki tingkat pendidikan rendah. Dengan membatasi pilihan jawaban yang disediakan, maka diharapkan agar para responden tidak mengalami kesulitan dalam memilih jawaban sehingga dapat memberikan informasi yang lebih akurat. b. Data sekunder, yang terdiri dari : Gambaran umum Rumah Sakit Atma Jaya serta gambaran proses pada instalasi farmasi dan beberapa sub unit bisnis yang terkait. Data rencana strategi Rumah Sakit Atma Jaya periode tahun 2006 sampai 2010. Laporan keuangan instalasi farmasi periode tahun 2006 sampai dengan 2008. Data pegawai instalasi farmasi. Data keluhan pengunjung Rumah Sakit Atma Jaya periode tahun 2008. Data jumlah resep yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit Atma Jaya dan yang diterima oleh instalasi farmasi periode tahun 2009. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini bersifat kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif berupa data rencana program kerja, pegawai, keuangan, dan jumlah resep. Sedangkan data kualitatif berupa data yang dihasilkan dari kegiatan wawancara dan observasi. Penelitian ini juga didukung oleh beberapa sumber yang diperoleh dari berbagai macam literatur.