TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI UNIT FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PANDAN ARANG BOYOLALI TAHUN 2012 Dyah Ayu Wardani, Tri lestari, Harjanti APIKES Mitra Husada Karanganyar apikesmitra@yahoo.co.id ABSTRAK Peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi keperluan dalam aspek kegunaan dokumen rekam medis seperti aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, dan pendidikan.berdasarkan survei pendahuluan dalam pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang penggunaan tracer, buku catatan belum maksimal dan dalam pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan sering tidak sesuai dengan ketentuan yaitu maksimal 1 (satu) jam sebelum jam kerja berakhir. Tujuan penelitian ini yaitu mengetahui pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif. Obyek penelitian adalah pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis di unit filing. Instrumen yang digunakan adalah pedoman observasi dan pedoman wawancara. Hasil penelitian di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali telah memiliki prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis. Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman penyimpanan dalam penggunaannya belum maksimal.pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan adalah kepala satuan rekam medis atas disposisi Direktur rumah sakit.pelaksanaan prosedur peminjaman penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis, yaitu peminjaman dokumen rekam medis pasien rawat jalan masih menumpuk di poliklinik tidak langsung dikembalikan ke urusan penyimpanan dan pengambilan dokumen untuk keperluan rawat inap dilakukan bukan dari petugas penyimpanan melainkan petugas assembling. Pelaksanaan prosedur peminjaman penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis. Maka disarankan agar petugas rawat jalan mengembalikan dokumen rekam medis yang dipinjam ke urusan penyimpanan setelah pasien selesai melakukan pelayanan. Sebaiknya pada waktu penyerahan dokumen rekam medis ke pihak peminjam menggunakan buku ekspedisi. Sehinggajika dokumen rekam medis tersebut dibutuhkan dan tidak berada pada tempatnya petugas penyimpanan dapat mengetahui lewat buku ekspedisi. Kata Kunci : pelaksanaan prosedur peminjaman, dokumen rekam medis Kepustakaan : 7 (1999-2010) mempunyai aspek hukum maka keamanan PENDAHULUAN Unit Rekam Medis yang menunjang dalam pelayanan rekam medis adalah ruang penyimpanan (filing) dimana dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan karena rekam medis bersifat rahasia dan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik pasien.dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman pada prosedur tetap tentang penyimpanan dokumen rekam medis dan dokumen rekam medis disimpan dengan Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 59
metode tertentu dengan tujuan untuk memudahkan dalam penyimpanan dan peminjaman dokumen rekam medis baik pasien baru atau lama yang selesai perawatan. Oleh karena itu, manajemen informasi kesehatan khususnya rekam medis harus dibuat secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana (Hatta, 2010). Peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi keperluan dalam aspek kegunaan dokumen rekam medis seperti aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, dan pendidikan. Oleh karena itu, rumah sakit perlu memiliki prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis yang bertujuan untuk melindungi kerahasiaan isi dokumen rekam medis termasuk bila dokumen rekam medis rusak, hilang dan digunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab maka hal tersebut menjadi tanggung jawab penuh petugas filing (Depkes RI, 2006). Berdasarkan survei pendahuluan dalam pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang penggunaan tracer, buku catatan belum maksimal dan dalam pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan sering tidak sesuai dengan ketentuan yaitu maksimal 1 (satu) jam sebelum jam kerja berakhir, sehingga petugas kesulitan dalam melacak keberadaan dokumen rekam medis tersebut. Berdasarkan latar belakang di atas penulis tertarik mengambil judul penelitian tentang Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis di Unit Filing Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali Tahun 2012. Tujuan umum penelitian untuk mengetahui pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali Tahun 2012. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara seragam terhapat transaksi yang terjadi peminjaman berulangulang. Sedangkan ketentuan prosedur peminjaman dokumen rekam medis adalah: 1. Peminjaman rekam medis dapat dilakukan melalui pendaftaran pasien rawat jalan, pendaftaran pasien rawat inap, ruang perawatan dan unit penunjang medis di rumah sakit. 2. Peminjaman rekam medis ditujukan ke unit atau bagian rekam medis dan dapat dilakukan secara on line maupun manual (via telepon atau datang sendiri ke unit atau bagian rekam medis). 3. Peminjaman rekam medis dapat digunakan untuk keperluan kunjungan ke poliklinik, rawat kembali, penelitian atas kasus tertentu maupun untuk kasus pengadilan. 60Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71
4. Berkas rekam medis tidak dapat keluar dari rumah sakit kecuali untuk bukti pengadilan. 5. Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil berkas rekam medis yang akan dipinjam. 6. Pengambilan rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam rekam medis. 7. Pada formulir peminjaman rekam medis harus selalu dicantumkan tanggal peminjaman, keperluan, nama atau bagian peminjaman, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk dikembalikan ke penyimpanan rekam medis. 8. Instalasi rekam medis wajib memiliki buku ekspedisi guna mengetahui perjalanan berkas rekam medis (rekam medis yang keluar) yang dipinjam secara manual untuk kepentingan perawatan, dipinjam dokter atau kasus-kasus tertentu. 9. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi lebih dianjurkan untuk mengidentifikasi pasienguna mengetahui perjalanan berkas rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis agar lebih efektif dan efisien. 10. Tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis harus selalu diperiksa oleh instalasi rekam medis guna memperkecil risiko hilangnya berkas rekam medis yang dipinjam. 11. Selama rekam medis berada di ruang rawat inap atau sedang dipinjam menjadi tanggung jawab perawat atau petugas ruangan atau instalasi yang meminjam. (Depkes RI, 2006). Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis (Retrieval) Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah: a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa tanda keluar atau kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang di luar rekam medis, tetapi juga bagi petugas rekam medis itu sendiri. b. Seseorang yang menerima atau meminjam dokumen rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam peminjaman harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu untuk satu rekam medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan.seharusnya setiap dokumen rekam medis kembali ke rak pada setiap akhir hari kerja, sehingga petugas filing rumah sakit dapat mencari dokumen rekam medis yang diperlukan. Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 61
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan. d. Dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan dengan meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja, dan dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja. e. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari maka rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis. f. Kemungkinan rekam medis dipergunakan beberapa orang, dan berpindah tangan dari orang satu ke orang lain, harus dilakukan dengan mengisi Kartu Pindah Tangan, karena dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke bagian rekam medis, untuk diletakkan sebagai petunjuk keluarnya rekam medis, kartu pindah tersebut berisi tanggal, pindah tangan dari siapa ke siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter siapa. Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya Petunjuk keluar ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada di rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil ataupun dipinjam tersebut dikembalikan ketempat semula (Depkes RI, 2006). Buku dan Catatan yang Digunakan dalam Peminjaman Dokumen Rekam Medis Buku dan catatan yang digunakan dalam peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap yaitu: 1. Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis Buku catatan ini digunakan untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjam untuk keperluan penelitian serta pendidikan, harus seijin direktur rumah sakit dan dokumen rekam medis tidak diperkenankan keluar dari ruang rekam medis. Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis berisi nomor dokumen rekam medis yang dipinjam dan nama peminjam. 2. Kartu Petunjuk Keluar (Tracer) Petunjuk keluar adalah suatu alat penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis, yang diletakkan sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Kartu pinjam atau petunjuk keluar tetap berada di rak file tersebut sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula. 62Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71
Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat penyimpanan surat pinjam. Kartu pinjam atau petunjuk keluar melihat tempat-tempat penyimpanan kembali berkas rekam medis yang bersangkutan.(depkes RI, 2006). 3. Buku Ekspedisi Setiap penyerahan dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi berisi nomor rekam medis, tanggal, penggunaan dan nama pasien. Hal ini bertujuan agar keamanannya terjamin, bila dijumpai kehilangan dokumen rekam medis dan sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis (Shofari, 1999). METODE Jenis penelitian adalah deskriptif.dalam penelitian ini subyek yang digunakan adalah petugas rekam medis di unit filing Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali.Obyek penelitian adalah pelaksanaan prosedur peminjaman dokumen rekam medis di unit filing Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali.Instrumen Penelitian menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Prosedur tetap atau kebijakan peminjaman dokumen rekam medis di urusanpenyimpanan Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolalimemiliki 4 orang petugas penyimpanan yang bertugas melayani peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis. Peminjaman ini berdasarkan pada Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/MenKes/PER/III/2008, pasal 13 bab V tentang Kepemilikan, Pemanfaatan dan Penanggungjawab yaitu Dokumen rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien. Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali telah memiliki kebijakan tentang peminjaman dokumen rekam medis yang berlaku untuk mengatur peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis.selain itu Rumah Sakit Umum Pandan Arang Boyolali juga telah memiliki prosedur tetap tentang pengembalian dokumen rekam medis setelah selesai dipergunakan untuk pemeriksaan pasien baik rawat jalan maupun rawat inap. 2. Prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis dengan nomor dokumen untuk keperluan tertentu, nomor 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 63
RSUD Pandan Arang Boyolali pada tanggal14 April 2011. Isinya adalah 1) Peminjam mengajukan bon pinjam kepada kepala satuan rekam medis 2) Kepala satuan rekam medis menyerahkan bon pinjam tersebut kepada urusan penyimpanan untuk mengambil dokumen yang akan di pinjam 3) Setelah dokumen rekam medis diterima oleh peminjam selanjutnya peminjam menandatangani buku bon pinjam 3. Prosedur tetap tentang pengembalian dokumen rekam medis ke satuan rekam medis dengan nomor dokumen 79/PROTAP/IV/2011, nomor revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali tanggal 14 April 2011. Isinya adalah a. Untuk dokumen rekam medis rawat jalan, setelah pelayanan selesai segera dikirim ke satuan rekam medis maksimal satu (1) jam sebelum jam kerja berakhir b. Untuk dokumen rekam medis rawat inap, setelah pasien keluar dari rumah sakit maksimal 1x24 jam harus sudah dikirim ke satuan rekam medis c. Untuk dokumen rekam medis yang belum lengkap maka harus dikembalikan lagi ke tempat pelayanan untuk dilengkapi. Untuk dokumen rekam medis yang sudah dilengkapi, segera dikirim ke satuan rekam medis maksimal 3x24 jam sejak dikembalikan. 4. Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman penyimpanan Buku catatan dan formulir yang digunakan untuk peminjaman penyimpanan Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali, adalah sebagai berikut: a. Tracer berisi tanggal keluar, user, nomor rekam medik dan tanggal kembali (lampiran 11). Tracer hanya digunakan untuk pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan. b. Buku bon pinjam berisi nama pasien, nomor rekam medis, tanggal pinjam, tanggal kembali, peminjam dan tanda tangan (lampiran 12). Buku peminjaman diisi oleh petugas assembling selanjutnya peminjam menandatangani buku bon pinjam tersebut. Buku bon pinjam hanya digunakan untuk peminjaman dokumen rawat inap. c. Secarik kertas untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjam yang dicatat oleh 64Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71
urusan peminjam (berfungsi sama dengan bon pinjam). d. Surat disposisi dari Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali yang diisi petugas bidang pelayanan yang ditembuskan ke petugas rekam medis yang betugas di bagian pembuatan visum dan pengurusan klaim asuransi (lampiran 13). e. Buku ekspedisi tidak digunakan pada waktu penyerahan dokumen rekam medis ke pihak peminjam. 5. Pihak yang bertanggungjawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan Berdasarkan hasil wawancara dan hasil observasi dengan kepala satuan rekam medis, pihak yang bertanggung jawab atas peminjaman dokumen rekam medis adalah kepala satuan rekam medis atas disposisi Direktur rumah sakit. Jika kepala satuan rekam medis berhalangan maka didelegasikan kepada petugas assembling.sedangkan petugas penyimpanan bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam sehingga jangan sampai terjadinya kehilangan dokumen. 6. Pelaksanaan prosedur peminjaman penyimpanan Pelaksanaan peminjaman penyimpanan Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali melayani peminjaman untuk keperluan pihak eksternal, yaitu pembuatan riset atau penelitian dan surat-surat penting seperti klaim asuransi dan pembuatan visum sedangkan untuk keperluan internal rumah sakit, yaitu untuk pelayanan pasien lama di rawat jalan, rawat inap, dan untuk verifikasi data diagnosis dan tindakan untuk klaim asuransi pasien askes dan jamkesmas. Menurut hasil observasi dan wawancara, peminjam dari pihak eksternal rumah sakit mengajukan surat permohonan pada Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali. Peminjaman dokumen rekam medis dilakukan setelah ada surat disposisi dari Direktur rumah sakit kepada kepala satuan rekam medis. Kemudian kepala satuan rekam medis mendelegasikan kepada petugas assembling yang merangkap sebagai petugas yang menangani dalam pembuatan visum untuk mengambilkan dokumen rekam medis ke urusan penyimpanan. Peminjaman untuk keperluan visum, petugas yang menangani pembuatan visum menulis pada secarik kertas dan mengambilkan dokumen yang dibutuhkan ke rak Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 65
penyimpanan. Peminjaman untuk keperluan penelitian, petugas assembling menuliskan pada secarik kertas kemudian mengambilkan dokumen rekam medis yang akan dipinjam oleh peneliti ke rak penyimpanan. Peminjamanuntuk keperluan rawat inap, peminjam yaitu perawat dari bangsal yang berkepentingan mengajukan secarik kertas kepada petugas satuan rekam medis bagian assembling, kemudian petugas assembling menuliskan pada buku bon pinjam kemudian mengambilkan sendiri dokumen yang akan dipinjam ke rak penyimpanan, setelah dokumen rekam medis diterima oleh peminjam selanjutnya peminjam menandatangani buku bon pinjam. Peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan rawat jalan, petugas pendaftaran menyerahkan karcis pendaftaran dan jika pasien lama disertai Kartu Identitas Berobat (KIB) pada (lampiran 10) ke urusan penyimpanan untuk diambilkan dokumennya.untuk pasien Askes dan jamkesmas, petugas pendaftaran menyerahkan lembar jaminan asuransi dan untuk pasien lama disertai Kartu Identitas Berobat (KIB) ke urusan penyimpanan untuk diambilkan dokumennya. Petugas penyimpanan mengambilkan dokumen rekam medis dari rak penyimpanan dan meletakkan tracerbersamaan dengan pengambilan dokumen rekam medis yang kemudian dibawa ke urusan pelayanan rawat jalan dengan alat bantu berupa keranjang dokumen dari ruang urusan penyimpanan di lantai 2 ke ruang pendaftaran yang berada di lantai 1 selanjutnya didistribusikan ke poli yang dituju. Untuk keperluan verifikasi data diagnosis dan tindakan untuk klaim asuransi askes dan jamkesmas, verifikator mengajukan secarik kertas berisi daftar nama-nama dokumen yang akan dipinjam kemudian menyerahkan ke petugas penyimpanan. Selanjutnya petugas penyimpanan mengambilkan dokumen rekam medis untuk diteliti verifikator.peminjaman untuk keperluan verifikasi dilakukan di ruang filing. B. Pembahasan 1 Prosedur tetap peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan Prosedur tentang peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali telah diatur dalam prosedur tetap rumah sakit nomor 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Pandan Arang Boyolali pada tanggal 14 April 2011.Dalam prosedur tetap peminjam mengajukan bon pinjam kepada kepala satuan rekam medis. Kepala satuan rekam medis 66Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71
menyerahkan bon pinjam tersebut kepada urusan penyimpanan untuk mengambil dokumen yang akan dipinjam. Adapun prosedur pengembalian dokumen rekam medis telah di atur dalam prosedur tetap rumah sakit dengan nomor dokumen 79/PROTAP/IV/2011, nomor revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali tanggal 14 April 2011.Dokumen rekam medis, setelah pelayanan selesai segera dikirim ke satuan rekam medis. 2 Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman penyimpanan Pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis membutuhkan buku, catatan dan formulir untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjam.menurut Depkes RI (2006) yaitu buku catatan peminjaman digunakan untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjam dan keperluan peminjaman serta pihak yang meminjam, dengan tujuan untuk mengetahui pemanfaatan dokumen rekam medis dan mengetahui keberadaan dokumen rekam medis itu sendiri. Akan tetapi dalam pelaksanaannya, pada peminjaman untuk keperluan verifikasi data diagnosis dan tindakan untuk klaim asuransi askes dan jamkesmas, petugas penyimpanan hanya menerima lembar yang berisi nama pasien dan nomor rekam medis yang dibutuhkan oleh peminjam. Hal ini tidak ditulis dalam buku bon pinjam. Sehingga hal ini tidak sesuai dengan prosedur tetap.sedangkan untuk peminjaman rawat inap juga sudah sesuai prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis dengan nomor dokumen 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Pandan Arang Boyolali pada tanggal 14 April 2011. Menurut Depkes RI (2006) tracer berguna untuk mengawasi penggunaan dokumen rekam medis, yang diletakkan sebagai pengganti dokumen rekam medis yang diambil dan pengambilan dokumen rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam dokumen rekam medis.akan tetapi dalam pelaksanaannya untuk peminjaman dokumen rawat jalan sudah menggunakan tracer. Sedangkan untuk peminjaman selain rawat jalan belum menggunakantracer. Buku ekspedisi tidak digunakan oleh petugas penyimpanan pada waktu penyerahan dokumen rekam medis ke pihak peminjam. Menurut Shofari (1999), bahwa Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 67
setiap penyerahan dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi yang bertujuan agar keamanannya terjamin, bila dijumpai kehilangan dokumen rekam medis dan sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis. Apabila dokumen rekam medis tersebut hilang maka petugas akan membuat dokumen rekam medis yang baru dan dikhawatirkan pelayanan kesehatan pasien kurang maksimal karena data pasien yang lama tidak ditemukan. 3 Pihak yang bertanggungjawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit Menurut hasil wawancara kepala satuan rekam medis mengatakan bahwa, pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis itu saya atas disposisi dari Direktur rumah sakit kalau pengambilan dokumen rekam medis itu bagian penyimpanan. Jadi pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis adalah kepala rekam medis atas disposisi dari Direktur rumah sakit jika kepala satuan rekam medis berhalangan didelegasikan kepada petugas assembling.sedangkan petugas penyimpanan bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam dan berkewajiban menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis yang tersimpan di urusan penyimpanan sehingga pada pintu masuk dituliskan Selain Petugas Dilarang Masuk. Akan tetapi dalam pelaksanaannya dari hasil observasi, peminjaman dokumen rekam medis diambil oleh petugas assembling sendiri bukan petugas penyimpanan. Hal ini tidak sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit tentang peminjaman dokumen rekam medis yaitu kepala satuan rekam medis menyerahkan bon pinjam kepada urusan penyimpanan untuk mengambil dokumen yang akan dipinjam. Sehingga petugas penyimpanan yang berhak mengambilkan dokumen rekam medis di rak penyimpanan. 4 Pelaksanaan prosedur peminjaman penyimpanan Pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali dari pihak eksternal harus membawa surat disposisi dari Direktur rumah sakit, hal ini sudah dilaksanakan oleh pihak peminjam. Peminjaman untuk keperluan riset dan penelitian sudah sesuai yaitu menurut Depkes RI (2006), bahwa peminjaman untuk penelitian serta pendidikan harus seijin Direktur rumah sakit dan dokumen rekam medis tidak diperkenankan keluar dari ruang rekam medis. 68Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71
Dalam prosedur tetap nomor 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Pandan Arang Boyolali pada tanggal 14 April 2011 yaitu, peminjam mengajukan bon pinjam kepada kepala satuan rekam medis. Kepala satuan rekam medis menyerahkan bon pinjam tersebut kepada urusan penyimpanan untuk mengambil dokumen yang akan dipinjam. Tetapi menurut hasil observasi, dalam pelaksanaannya peminjam mengajukan bon pinjam kepada petugas assembling dan petugas assembling mengambil sendiri dokumen rekam medis ke rak penyimpanan.hal ini belum sesuai dengan prosedur tetap yang telah ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang. Dalam prosedur tetap tentang pengembalian dokumen rekam medis khususnya rawat jalan belum sesuai dengan prosedur tetap nomor 79/PROTAP/IV/2011 revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur RSUD Pandan Arang Boyolali pada tanggal 14 April 2011, yaitu dokumen rekam medis harus segera dikembalikan maksimal satu jam sebelum jam kerja berakhir. Akan tetapi dari hasil observasi dalam pelaksanaannya masih ditemui dokumen rekam medis yang belum dikembalikan dan tertumpuk di poliklinik dan akan dikembalikan keesokan harinya sehingga pada waktu dokumen rekam medis dibutuhkan oleh pasien untuk pemeriksaan, dokumen tidak tersedia, akibatnya petugas urusan penyimpanan harus mencari/ melacak keberadaan dokumen tersebut sampai ditemukan. Berdasarkan masalah tersebut di atas maka dapat diketahui bahwa pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis baik untuk pihak eksternal maupun internal rumah sakit belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Hal tersebut disebabkan oleh petugas yang mengambil dokumen rekam medis bukan petugas urusan penyimpanan melainkan petugas assembling, buku bon pinjam yang hanya digunakan pada peminjaman dokumen rawat inap dan tracer yang hanya digunakan pada peminjaman untuk rawat jalan saja sehingga petugas tidak mengetahui keberadaan dokumen rekam medis dan sering terjadinya misfile, yaitu kesalahan dalam penyimpanan dokumen rekam medis. Dan petugas urusan penyimpanan tidak mengetahui keberadaan dokumen rekam medis, saat akan dibutuhkan kembali petugas kesulitan mencari dokumen rekam medis tersebut. Sehingga petugas harus mencari ke urusan-urusan yang meminjam. Jika tidak ditemukan Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 69
akan dibuatkan dokumen rekam medis baru dan menempelkan keterangan bahwa dokumen rekam medis tersebut belum ditemukan. Hal ini tidak sesuai dengan ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan bahwa menurut Depkes RI (2006) peminjaman hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambilkan dokumen rekam medis yang dipinjam, pengambilan dokumen rekam medis harus menggunakan tracer dan buku catatan digunakan untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjam. Selain itu kebijakan rumah sakit tentang pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan yang telah selesai pelayanan adalah dokumen rekam medis harus segera dikembalikan maksimal satu jam sebelum jam kerja berakhir. Sehingga pada waktu dokumen rekam medis dibutuhkan untuk pemeriksaan dapat tersedia. SIMPULAN 1. Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali telah memiliki prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis dengan nomor dokuemen 69/PROTAP/IV/2011 revisi 04 dan juga telah memiliki prosedur tetap tentang batas waktu pengembalian dokumen rekam medis dengan nomor dokumen 79/PROTAP/IV/2011, revisi 04 yang ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali pada tanggal terbit 14 April 2011. 2. Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam peminjaman penyimpanan adalah tracer, buku bon pinjam, secarik kertas (berfungsi sama dengan bon pinjam), surat disposisi dari Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali tetapi dalam penggunaannya belum maksimal dan penyerahan dokumen rekam medis ke pihak peminjam tidak menggunakan buku ekspedisi. 3. Pihak yang bertanggung jawab terhadap peminjaman dokumen rekam medis di urusan penyimpanan adalah kepala satuan rekam medis atas disposisi Direktur rumah sakit. Jika kepala satuan rekam medis berhalangan maka didelegasikan kepada petugas assembling.sedangkan petugas penyimpanan bertanggung jawab penuh terhadap pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam. 4. Pelaksanaan prosedur peminjaman penyimpanan belum sesuai dengan prosedur tetap tentang peminjaman dokumen rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Pandan Arang Boyolali, khususnya untuk 70Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71
peminjaman dokumen rekam medis pasien rawat jalan yang masih menumpuk di poliklinik tidak langsung dikembalikan ke urusan penyimpanan. Dan pengambilan dokumen dilakukan bukan dari petugas penyimpanan melainkan petugas assembling. DAFTAR PUSTAKA Arief TQ. 2003. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. Klaten:CSGF (Community Of Self Help Group Forum ). Depkes RI. 2004. UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta: Depkes RI. Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelengaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Revisi II. Jakarta: Direktorat jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI. 2008. PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI. Hatta Gemala R. Pedoman manajemen informasi kesehatan disarana pelayanan kesehatan.jakarta : Indonesia University Press. Notoatmodjo S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi ketiga.jakarta: Rineka Cipta. Shofari B. 1999. Pengelolaan Sistem Rekam Medis. Depkes RI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Balai Pelatihan Kesehatan. Gombong: PORMIKI (Tidak Dipublikasikan). Tinjauan Pelaksanaan Prosedur...( Dyah Ayu Wardani, Tri Lestari,dk) 71