Panduan Ringkas PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA i
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Jalan Perpustakaan No. 1 Kampus USU Padang Bulan Medan 20155 Tel. 061 8218666 Fax. 061 8213108 Web : library.usu.ac.id e-mail: perpus@library.usu.ac.id Perpustakaan USU, April 2011 ii
DAFTAR ISI Daftar Isi iii Sejarah Singkat 1 Visi, Misi dan Tujuan 3 Koleksi 5 Jam Perpustakaan 5 Keanggotaan 8 Tata Tertib 10 Akses Internet 12 Situs Web Perpustakaan 13 Denah Ruang Perpustakaan Induk 16 Pengorganisasian Bahan Perpustakaan 20 Prosedur Pencarian Bahan Perpustakaan 23 Jenis dan Kategori Bahan Perpustakaan 24 Jasa Pelayanan Perpustakaan 32 Catatan 35 iii
iv
Sejarah Singkat Sejarah Perpustakaan dimulai dengan berdirinya Universitas Sumatera Utara (USU) pada 20 Agustus 1952. Perpustakaan pertama yang didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih bernaung di bawah Yayasan Universitas Sumatera Utara, yang kemudian diresmikan menjadi perguruan tinggi negeri ketujuh di Indonesia pada 20 Nopember 1957. Pada tahun 1970 berdiri Perpustakaan Pusat disamping perpustakaan fakultas yang telah berdiri sebelumnya. Kemudian pada tahun 1987, seluruh perpustakaan di lingkungan USU bergabung dan pindah ke gedung baru seluas 6.090 m 2 yang terletak di tengah-tengah kampus USU Padang Bulan. Setelah USU berubah status menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT-BHMN) pada 2005, organisasi Perpustakaan digabungkan dengan Pusat Komputer yang diberi nama Perpustakaan dan Sistem Informasi. Organisasi baru ini terdiri dari dua bidang yaitu Bidang Perpustakaan dan Bidang Sistem Informasi yang secara operasional masing-masing dipimpin oleh seorang Wakil Kepala. 1
Sejak tahun 2006, Perpustakaan membuka beberapa cabang pada tingkat fakultas. Pembukaan cabang ini selain bertujuan untuk mendekatkan pelayanan kepada pengguna juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruang perpustakaan induk. Hal ini dimungkinkan dengan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang tersedia untuk mengembangkan sistem perpustakaan terintegrasi dengan lokasi titik pelayanan yang tersebar di dalam kampus. Perpustakaan USU pernah memperoleh predikat perpustakaan dengan manajemen dan operasional terbaik di Indonesia berdasarkan survei yang dilakukan oleh HEDS- USAID pada tahun 1995. Pada tahun 2010, USU Repository masuk ke dalam 100 besar repositori institusional dunia berdasarkan pemeringkatan yang dilakukan oleh Webometrics. 2
Visi, Misi, dan Tujuan Visi Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya. Misi Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma Universitas Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka. Tujuan 1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi; 3
2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan penggunaan koleksi dan pelayanan; 3. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir; 4. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi; 5. Mengoptimalkan berbagi-pakai sumber daya dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional; 6. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat di lingkungan USU; dan 7. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan. 4
Koleksi Perpustakaan USU saat ini memiliki koleksi bahan perpustakaan cetak sebanyak lebih dari 555.300 eksemplar dengan jumlah judul sebanyak 184.600, dan menyimpan lebih dari 10.300 keping CD. Bahan cetak bertambah sekitar 15.000 eksemplar setiap tahun. Perpustakaan melanggan sekitar 40 database jurnal elektronik dengan jumlah judul jurnal sekitar 30.000. Perpustakaan juga mengembangkan dan memelihara situs web repositori institusional yang dikenal dengan nama USU Repository yang memiliki lebih dari 20.500 judul dokumen digital khas USU. Jam Perpustakaan Perpustakaan Induk: Seluruh fasilitas Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 5
Layanan Akses Digital (Sarjana, Pascasarjana, dan Dosen) Koleksi Pembangunan (WB & ADB) Koleksi Pinjam Singkat (KPS) American Corner Ruang Baca Taman Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-22.00 Sabtu 08.00-22.00 Perpustakaan Cabang: Cabang Kedokteran Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Hukum Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Pertanian Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 6
Cabang Kedokteran Gigi Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang MIPA Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Ilmu Budaya Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Kesehatan Masyarakat Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Psikologi Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 7
Cabang Farmasi Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Keperawatan Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Cabang Pascasarjana Senin s.d. Jumat Pukul 08.00-16.00 Sabtu 08.00-13.00 Keanggotaan Untuk menggunakan fasilitas perpustakaan dan memasuki ruang koleksi setiap orang diharuskan memiliki kartu anggota. Semua mahasiswa terdaftar dan dosen secara otomatis menjadi anggota. Khusus bagi mahasiswa, kartu tanda mahasiswa (KTM) berfungsi sekaligus sebagai kartu anggota. Untuk mahasiswa Sarjana dan Diploma, KTM diterbitkan bekerjasama dengan Bank BNI, sedangkan 8
untuk mahasiswa Pascasarjana diterbitkan oleh Pusat Sistem Informasi (PSI) melalui Klinik TI. Bagi mahasiswa baru Sarjana dan Diploma yang belum memiliki KTM dapat menggunakan kartu tanda mahasiswa sementara (KTMS) yang diterbitkan pada saat pendaftaran mahasiswa baru. Bagi dosen, staf non akademik, alumni, dan tamu, KTM dapat diterbitkan oleh Perpustakaan. Untuk informasi lebih lanjut tentang keanggotaan hubungi staf yang bertugas pada kaunter/meja Pemanduan dan Keanggotaan di Lobby Lantai-1 Gedung Perpustakaan Induk. Kategori Mahasiswa Sarjana dan Diploma Mahasiswa Pascasarjana & Dosen Kategori Anggota dan Jumlah Pinjaman Maksimum Pinjaman 7 10 Kategori Koleksi Standar 5 eks./ 2 minggu 8 eks./ 2 minggu KPS 2 eks./ 2 hari 2 eks./ 2 hari Tamu - - - 9
Tata Tertib Setiap anggota perpustakaan harus mematuhi tata tertib Perpustakaan sebagai berikut: 1. Pengguna harus menitipkan tas, jaket dan yang sejenisnya pada tempat penitipan tas sebelum memasuki ruangan koleksi. 2. Selama berada di dalam Perpustakaan pengguna dilarang: a. Merokok, makan,dan minum, kecuali di Taman b. Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan perpustakaan c. Memindahkan bahan perpustakaan dari rak ke rak lain atau dari satu lantai ke lantai lain d. Mencoret atau merusak perabotan e. Membuat gaduh dan menimbulkan suara-suara yang mengganggu orang atau pembaca lain f. Membuang sampah sembarangan g. Memakai sandal, kaos oblong atau celana pendek h. Mengembalikan sendiri buku yang selesai dibaca ke dalam rak buku. 3. Pengguna harus mencatatkan semua bahan perpustakaan pada Kaunter Sirkulasi sebelum melewati pintu kontrol keluar. 10
4. Bersedia untuk digeledah pada pintu kontrol keluar apabila diminta oleh petugas sekuriti atau Satpam 5. Pengguna harus menjaga dengan baik agar bahan perpustakaan yang dipinjam, tidak rusak baik isinya maupun sampulnya. Apabila terjadi kerusakan akan dikenakan denda mengganti dengan buku yang baru dengan judul yang sama atas persetujuan Perpustakaan. 6. Menjaga agar KTM/KTMS tidak sampai digunakan oleh orang lain yang tidak berhak. 7. Mengembalikan pinjaman bahan perpustakaan tidak melampaui batas tanggal kembali. Mahasiswa yang belum mengembalikan semua pinjaman dan tagihan lainnya tidak dapat mendaftar sebagai peserta wisuda (sistem online). 8. Membayar denda keterlambatan sesuai dengan tarif yang berlaku. 9. Tidak memfotokopi secara utuh sebuah bahan perpustakaan karena termasuk pelanggaran undang-undang hak cipta. 10. Keanggotaan tamu atau bukan sivitas akademika dan staf USU dapat dikenakan biaya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 11
Akses Internet Fasilitas akses Internet tersedia di semua ruangan gedung dan taman di sekitarnya baik pada perpustakaan induk maupun cabang. Koneksi yang tersedia pada umumnya menggunakan WiFi (wireless), tetapi pada sejumlah ruangan juga tersedia koneksi melalui kabel. Bagi pengguna yang tidak memiliki laptop, disediakan sejumlah desktop PC yang tersebar di setiap lantai gedung perpustakaan induk dan cabang. Fasilitas serupa juga tersedia di gedung Pusat Sistem Informasi (PSI) dan fakultas-fakultas. Pengaturan penggunaan fasilitas Internet di lingkungan USU pada dasarnya menjadi kewenangan PSI termasuk manajemen bandwidth Internet dan keharusan untuk penggunaan account dan password dengan sistem single sign on (SSO) pada jaringan kampus, USUNETA. Semua pengguna diharuskan memiliki account dan password e-mail USU. Bagi yang mengalami kesulitan untuk membuat e-mail dapat menghubungi Klinik TI PSI USU. Perlu diingatkan bahwa penyimpangan penggunaan fasilitas Internet dan jaringan kampus dapat dikenakan sanksi baik administratif maupun akademik sesuai dengan Peraturan Universitas. 12
Situs Web Perpustakaan Informasi tentang sumber daya yang dimiliki oleh Perpustakaan dapat diakses melalui situs web Perpustakaan: library.usu.ac.id. Pada situs ini terdapat sejumlah link ke berbagai metadata dan sumber daya belajar yang disediakan oleh Perpustakaan dan unit lain di lingkungan USU termasuk katalog perpustakaan (OPAC), jurnal elektronik (e-journal), repositori institusional (USU Repository), USU e-learning, USU-OCW, dan lainnya. Katalog Perpustakaan Tampilan Situs Web Perpustakaan 13
Katalog Perpustakaan berbasis web memuat deskripsi bibliografis bahan perpustakaan yang dimiliki baik yang terdapat pada perpustakaan induk maupun cabang. Lokasi bahan perpustakaan dapat diketahui dari hasil penelusuran. 14
Tampilan Katalog Perpustakaan Tampilan USU Repository Denah Ruang Perpustakaan Induk 15
16
17
18
19
Pengorganisasian Bahan Perpustakaan Penggolongan Bahan perpustakaan diorganisasikan dengan berpedoman pada sistem Dewey (DDC). DDC mengelompokkan semua disiplin ilmu ke dalam 10 (sepuluh) golongan utama. Setiap golongan utama diuraikan ke dalam per sepuluhan golongan kedua, ketiga dan seterusnya. Subyek katalog dibuat berdasarkan daftar tajuk subyek Library of Congress Subyek Heading (LCSH). Golongan Utama Dewey 000 Generalities 100 Philosophy & Psychology 200 Religion 300 Social Science 400 Language 500 Natural Science & Mathematics 600 Technology (Applied Science) 700 The Arts 800 Literature & Rhetoric 900 Geography & History 20
Contoh Penjabaran Golongan Utama 600 Technology 650 Management and Auxiliary Service 658 General Management 658.1 Organization and Finance 658.15 Financial Management 658.151 Financial Control 658. 151 1 Managerial Accounting Semakin panjang nomor klasifikasinya semakin rinci materi yang dikandung bahan perpustakaan tersebut. Nomor Panggil Setelah menemukan cantuman data bibliografis bahan perpustakaan yang dicari melalui katalog dan mencatat nomor panggilnya, selanjutnya adalah menemukan dokumennya di rak buku. Nomor panggil (call number) terdapat pada setiap punggung dokumen. Bahan perpustakaan disusun berdasarkan nomor panggil (dari nomor kecil ke besar atau ascending), diikuti dengan tiga huruf pertama pengarang dan huruf pertama judul (secara alpabetis). 21
658.02 Kom m 22
Prosedur Pencarian Bahan Perpustakaan 23
Jenis dan Kategori Bahan Perpustakaan Jenis bahan perpustakaan terdiri dari: buku (cetak dan elektronik), jurnal (cetak, mikrofis, dan elektronik), dan bahan audio/video, dan disk. Bahan-bahan tersebut dikelompokkan ke dalam kategori koleksi seperti berikut. Koleksi Standar Koleksi umum yang meliputi buku dalam semua bidang ilmu dengan sistem pelayanan terbuka (open access) dan dapat dipinjam ke luar perpustakaan. Koleksi Referens Koleksi Referens (berlabel R) adalah bahan-bahan yang memuat informasi ringkas tentang sesuatu hal termasuk kamus, ensiklopedi, buku pegangan, dan peraturan perundang-undangan. Koleksi ini tidak dipinjamkan ke luar perpustakaan. Koleksi Serial Koleksi ini mencakup semua bahan perpustakaan cetak yang diterbitkan secara berkala termasuk jurnal, majalah, dan surat kabar. Bahan-bahan ini tidak dipinjamkan, ke luar perustakaan. Koleksi Pinjam Singkat (KPS) 24
Koleksi ini terdiri dari bahan perpustakaan yang tergolong permintaan tinggi, sebagian besar karena direkomendasikan oleh dosen untuk dibaca mahasiswa. Hanya satu eksemplar dari setiap judul yang ditempatkan pada KPS, selebihnya ditempatkan pada koleksi standar. Koleksi Deposit Koleksi ini merupakan bahan perpustakaan oleh dan tentang USU yang tidak diterbitkan (unpublished) termasuk karya tulis dosen, tesis magister, dan disertasi doktor dalam bentuk cetak (berlabel D). Koleksi ini tidak dapat dipinjamkan hanya dapat digunakan atau dibaca di dalam Ruang Deposit. Sebagian besar dari koleksi ini sudah dialihkan ke dalam bentuk digital dan dipublikasikan melalui web: repository.usu.ac.id. Koleksi Pembangunan Koleksi ini adalah semua bahan publikasi yang diterbitkan oleh Asian Development Bank (ADB) dan World Bank (WB) yang diterima oleh perpustakaan. Perpustakaan USU merupakan salah satu official repository libraries di Indonesia sejak tahun 1994 untuk ADB dan 1999 untuk WB. Koleksi American Corner 25
Koleksi dan pelayanan American Corner dikembangkan bekerjasama dengan Pemerintah Amerika Serikat melalui U.S. Embassy di Jakarta. Koleksi Langka Koleksi ini terdiri dari bahan-bahan pustaka yang tergolong langka dan bernilai sejarah sehingga perlu diperlihara dan dilestarikan secara khusus. e-journal Perpustakaan melanggan sejumlah jurnal elektronik (e-journal) untuk sivitas akademika USU. Selain itu, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) Departemen Pendidikan Nasional juga melanggan sejumlah jurnal yang penggunaannya dibagi-pakai kepada seluruh perguruan tinggi di Indonesia. Ketentuan dan persyaratan penggunaan database jurnal yang dilanggan adalah beragam berdasarkan kontrak berlangganan yang disetujui bersama antara institusi pelanggan dengan vendor masing-masing database. Beberapa database dapat diakses dari jaringan kampus tanpa account dan password dan dari luar jaringan kampus menggunakan account dan password. Selebihnya akses 26
dari dalam dan luar kampus harus menggunakan account dan password. Untuk memperoleh account dan password serta informasi lebih lanjut tentang hal ini, hubungi staf yang bertugas pada kaunter Pelayanan Akses Digital Perpustakaan atau melalui situs web Perpustakaan. Database jurnal yang dilanggan oleh USU atau DIKTI adalah seperti berikut ini. Terdiri dari 14 database USU: 1. ABI/INFORM Dateline 2. ABI/INFORM Global 3. ABI/INFORM Trade & Industri 4. Entrepreneurship 5. ProQuest Agriculture Journals 6. ProQuest Medical Journals 7. ProQuest Science Journals 8. Business Periodicals Ondisc Global Complete Edition 9. Academic Research Library (ARL) DIKTI: 27
10. ProQuest Arts Module 11. ProQuest Biology Journals 12. ProQuest Psychology Journals 13. ProQuest Religion 14. ProQuest Sosiology Terdiri dari 7 database USU: 1. Dentistry & Oral Source DIKTI: 2. Academic Source 3. Business Source Complete 4. CINAHL with Full Text 6. MEDLINE with Full Text 7. Regional Business News 28
USU: Terdiri dari 12 bidang ilmu 1. Architecture and Design 2. Behavioral Science 3. Biomedical and Life Sciences 4. Business and Economics 5. Chemistry and Materials Science 6. Computer Science 7. Earth and Environmental Science 8. Engineering 9. Humanities, Social Sciences and Law 10. Mathematics and Statistics 11. Medicine 12. Physics and Astronomy USU: Terdiri dari 135 international peer reviewed journals dalam bidang teknik (engineering). 29
USU: Terdiri dari 25 jurnal dari Royal Society Chemistry (RSC) dalam bidang kimia. USU: Terdiri dari jurnal bidang fisika dari Institute of Physics (IOP) Science DIKTI: Terdiri dari: 1. InfoTrac Science Collection for Academic Journal 2. InfoTrac Humanities & Education Collection for Academic Journal 30
TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library) Acces Intranet USU: Terdiri dari 140 jurnal ilmiah dalam bidang pertanian. USU: Terdiri dari lebih 760 U.S. legal journals and reviews dan 36 U.K. legal journals dan bahan lainnya. Koleksi CD Selain jurnal elektronik, Perpustakaan juga memiliki koleksi dalam bentuk CD. Bahan-bahan ini berisikan antara lain: jurnal elektronik, indeks artikel, ensiklopedi, kamus, peta geografi, buku, dan bahan multimedia lainnya. 31
Jasa Pelayanan Perpustakaan Pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi terdapat pada setiap perpustakaan baik induk maupun cabang untuk melayani semua transaksi termasuk peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian bahan perpustakaan. Pelayanan ini menggunakan sistem informasi manajemen perpustakaan online dan terintegrasi baik antara perpustakaan induk dan cabang maupun antar aplikasi yang digunakan di lingkungan USU. Perpanjangan buku juga dapat dilakukan melalui telepon dengan nomor 061-8218666 ekst. 210 dan 216. Pelayanan KPS Koleksi KPS terdapat hanya pada perpustakaan induk. Koleksi ini memiliki kaunter pelayanan sirkulasi tersendiri. Untuk memudahkan pengguna, karena koleksi ini menggunakan sistem tertutup (close access), pada kaunter pelayanan disediakan terminal katalog yang dapat digunakan oleh pengguna untuk memeriksa ketersediaan buku sebelum memintanya kepada staf yang bertugas pada pelayanan ini. 32
Pelayanan Rujukan & Bantuan Pengguna Pelayanan ini bertujuan membantu pengguna dalam penelusuran informasi dari berbagai sumber. Selain itu, pustakawan atau staf yang bertugas dapat membantu menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pengguna dengan memanfaatkan berbagai jenis koleksi rujukan seperti kamus, ensiklopedi, bibliografi, direktori, almanak, buku panduan, peraturan perundangundangan, dan lainnya baik sumber dalam bentuk cetak maupun elektronik. Pelayanan Akses Digital Pelayanan ini memberikan jasa bantuan dan bimbingan penelusuran informasi dan pengetahuan secara online seperti penelusuran artikel jurnal dan sumber daya lainnya yang tersedia secara elektronik melalui Internet. Selain itu, pada ruangan pelayanan ini disediakan terminal PC untuk akses Internet dan meja kerja yang dilengkapi dengan kabel dan WiFi untuk akses Internet. Untuk kenyamanan, ruang pelayanan dipisahkan antara kelompok peneliti terutama mahasiswa pascasarjana dan dosen dengan mahasiswa sarjana dan diploma. 33
Pelayanan Fotokopi Pelayanan ini disediakan di beberapa lantai perpustakaan induk dan sebagian cabang, dengan tujuan untuk memudahkan pengguna memfotokopi bahan yang tidak dipinjamkan ke luar. Tidak dibenarkan untuk memfotokopi secara utuh suatu bahan pustaka. Pelayanan Pendidikan Pengguna Perpustakaan secara berkala menyelenggarakan kegiatan orientasi pengenalan sistem perpustakaan bagi mahasiswa baru dan lainnya yang membutuhkan. Pemesanan kelas orientasi dapat dilakukan pada Kaunter Pelayanan Rujukan dan Bantuan Pengguna. Selain itu, bimbingan yang lebih fokus pada cara penelusuran informasi dan pengetahuan bagi mahasiswa pascasarjana juga dapat diberikan atas permintaan. 34
CATATAN 35
CATATAN 36
CATATAN 37
CATATAN 38
CATATAN 39
CATATAN 40