SUPPORT TO NETWORK ACTIVITIES AND MEETINGS AT COUNTRY LEVEL Activity External Consultation Meeting to evaluate IHP GF R-10 Phase 1 Implementation and setting up the implementation of IHP GF R-10 Phase 2 Budget Code ID 1.1.7.2 Date 25 th to 28 th February 2014 Venue Amarelo Hotel - Solo Implementing Unit GWL-INA Country Indonesia Purpose/Objective of the activity Tujuan umum dari kegiatan ini adalah menggalang dukungan dari OBK anggota Jaringan GWL-INA dalam pelaksanaan IHP GF R-10 Phase 2, sehingga dapat terlaksana sesuai dengan tujuan dan tepat sasaran berdasarkan hasil konsultasi dan evaluasi dari proses pelaksanaan phase sebelumnya. Adapun tujuan khusus yang diharapkan adalah: Melakukan proses evaluasi terhadap pelaksanaan IHP phase 1 (year 1 & 2) dari OBK anggota Jaringan GWL-INA. Melakukan sosialisasi rencana pelaksanaan IHP phase 2 Jaringan GWL-INA kepada OBK anggota Jaringan GWL-INA. Adapun hasil yang diharapkan dari kegiatan ini adalah: Adanya hasil evaluasi pelaksanaan IHP phase 1 sebagai acuan dalam pelaksanaan phase 2. Adanya dukungan dari OBK anggota Jaringan GWL untuk pelaksanaan IHP phase 2. Summary activities have been conducted and actions to be taken Summary of activity Kegiatan pertemuan External Consultation Meeting to evaluate IHP GF R-10 Phase 1 Implementation and setting up the implementation of IHP GF R-10 Phase 2 yang dilaksanakan pada tanggal 25 sampai dengan Februari 2014 di Solo, melibatkan perwakilan OBK anggota Jaringan GWL-INA dengan kriteria OBK tersebut pernah terlibat dalam pelaksanaan IHP GF R-10 phase 1 dan OBK anggota potensial yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan di phase 2, berdasarkan kategori keanggotaan di level D dan E. Adapun OBK anggota Jaringan GWL-INA yang hadir sebagai peserta dalam kegiatan ini sebanyak 17 orang yang terdiri dari: Wilayah Koordinasi Sumatera & Kalimantan: 1. Maharani Kasih Peduli, Palembang 1 orang perwakilan 2. Gaya Lentera Muda (Gaylam), Lampung 1 orang perwakilan 3. Perwapon, Pontianak 1 orang perwakilan Wilayah Koordinasi Jawa 4. Sahabat, Banten 1 orang perwakilan 5. Yayasan Inter Medika, Jakarta 1 orang perwakilan 6. LPA KaryaBhakti, Jakarta 1 orang perwakilan 7. Gaya Patriot, Bekasi 1 orang perwakilan 8. Himpunan Abiasa, Bandung 1 orang perwakilan 9. Srikandi Pasundan, Bandung 1 orang perwakilan 10. Srikandi Perintis, Cimahi 1 orang perwakilan
11. Vesta, Yogyakarta 1 orang perwakilan 12. Ikatan Waria Yogyakarta (IWAYO), Yogyakarta 1 orang perwakilan 13. Yayasan Gessang, Solo 1 orang perwakilan 14. Gaya Lare Osing (Gaya Laros), Banyuwangi 1 orang perwakilan Wilayah Koordinasi Indonesia Timur 15. Yayasan Gaya Celebes, Makassar 1 orang perwakilan 16. Maleo, Palu 1 orang perwakilan 17. Sanubari, Manado 1 orang perwakilan Total peserta adalah sebanyak 17 orang. Hari Pertama 25 Februari 2014 Sebanyak 15 orang peserta yang merupakan perwakilan OBK telah hadir dan 2 orang peserta yang merupakan perwakilan dari Yayasan Srikandi Pasundan Bandung dan Maleo Palu baru bisa hadir dan bergabung dengan peserta lainnya di hari kedua. Sebagai agenda pertama kegiatan adalah pembukaan dan perkenalan. Training Coordinator mewakili Koordinator Nasional Jaringan membuka secara resmi pertemuan, dan dilanjutkan dengan sesi perkenalan. Peserta diminta untuk menyebutkan nama, asal organisasi dan jabatan peserta dalam struktur organisasinya. Setelah perkenalan, disampaikan tujuan dan output yang diharapkan akan dihasilkan dari pelaksanaan pertemuan. Dalam penjelasan tentang tujuan pelaksanaan kegiatan, disampaikan bahwa pertemuan ini bertujuan untuk mendapatkan hasil evaluasi dari proses pelaksanaan IHP GF R-10 phase 1 yang telah berakhir pada bulan September 2013. Hasil evaluasi dari perwakilan OBK anggota, diharapkan mampu sebagai acuan dalam pelaksanaan proses phase 2 yang pelaksanaannya secara resmi dimulai pada Februari 2014, dimana seharusnya phase 2 mulai dari Oktober 2013 sampai dengan September 2016. Sebagai penutup hari pertama adalah seluruh peserta menyepakati Tata Tertib Kelas yang akan berlaku selama proses kegiatan, dengan tujuan untuk memastikan output kegiatan akan tercapai di hari terakhir pelaksanaan kegiatan. Hari Kedua 26 Februari 2014 Hari kedua pertemuan diawali dengan perkenalan peserta dari Yayasan Srikandi Pasundan Bandung, dikarenakan baru bisa hadir di hari kedua. Dilanjutkan dengan sambutan dan paparan dari Koordinator Nasional Jaringan GWL-INA tentang capaian kegiatan dan program yang telah dilakasanakan oleh Sekretariat Nasional untuk IHP GF R-10 phase pertama. Disampaikan bahwa, program yang bertujuan sebagai upaya untuk memperkuat OBK GWL di Indonesia, khususnya bagi anggota Jaringan, selama pelaksanaan phase 1 berhasil melibatkan sekitar 40% organisasi dari 78 organisasi anggota Jaringan, dan diharapkan akan bertambah jumlah organisasi yang terlibat dalam phase 2 IHP GF R-10. Setelah paparan dari Koordinator Nasional, dilanjutkan dengan paparan M dari perwakilan OBK anggota sebagai salah satu organisasi penerima manfaat IHP GF R-10 phase 1 Gaylam, Lampung. Di dalam paparannya disampaikan tentang manfaat dan proses pembelajaran dan dukungan IHP GF R- 10 sebagai upaya memperkuat management dan keberlanjutan organisasinya di wilayah Lampung, dan manfaat dukungan yang diberikan khususnya bagi komunitas GWL di wilayahnya. Sesi ini harapannya mampu mendorong bagi organisasi lain untuk terlibat dan berperan aktif dalam
mengakses kegiatan yang akan dilaksanakan sekretariat nasional GWL-INA, sehingga semakin memperkuat organisasi anggota dalam upaya memaksimalkan pelaksanaan program dan kegiatan bagi komunitas GWL di daerah masing-masing. Sesi berikutnya, paparan dari M & E Coordinator tentang Kategorisasi Anggota Jaringan GWL. Disampaikan tujuan, metode, proses penilaian anggota sehingga dihasilkan kriteria keanggotaan level A, B, C, D dan E. Pengkategorian ini sebagai upaya sekretariat nasional untuk menentukan kebutuhan dari masing masing CBO berdasarkan level keanggotaan, menentukan prioritas organisasi dalam pelibatan yang lebih bermakna dalam program sehingga tepat sasaran dan mengukur efektifitas dan keberhasilan pelaksanaan program yang dilaksanakan oleh sekretariat berdasarkan proses penilaian dan evaluasi perkembangan setiap organisasi anggota. Bagi OBK yang hadir, bisa memanfaatkan waktu selama pertemuan untuk melakukan proses klarifikasi hasil penilaian organisasinya, jika menganggap hasil penilaian yang dilakukan ternyata kurang sesuai dengan situasi terakhir di masing-masing organisasinya. Sebagai proses terakhir di hari kedua pertemuan, peserta yang telah dibagi menjadi beberapa kelompok diminta untuk mempresentasikan hasil evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan selama phase 1, yang terdiri dari: 1. Training Leadership 2. Training Strategic Planning 3. Training Advocacy & Networking 4. Training M & E UNGASS 5. Training ICT 6. Public Campaign 7. SAN FUND/ Support lain Dari setiap isu tersebut, setiap kelompok diminta untuk mendiskusikan: - Dampak/manfaat setelah mengikuti kegiatan tersebut, - Kendala yang dihadapi, - Implementasi setelah kegiatan. (sebagai lampiran notulensi kegiatan hasil diskusi kelompok) Hari Ketiga 27 Februari 2014 Sesi pertama hari ketiga adalah, peserta diminta untuk melakukan review proses yang telah dilaksanakan di hari kedua. Dilanjutkan dengan, paparan dari M&E Coordinator kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pelaksanaan IHP GF R-10 phase 2 yang akan mulai dilaksanakan sampai dengan September 2016. Beberapa catatan hasil evaluasi peserta dipastikan akan menjadi acuan dalam pelaksanaan setiap kegiatan. Selanjutnya, Finance Manager menyampaikan paparan tentang Akuntabilitas Keuangan. Tujuan sesi ini adalah, menyampaikan beberapa rekomendasi berdasarkan pelaksanaan audit kegiatan yang melibatkan OBK anggota sebagai pelaksana dan penerima dana hibah dari IHP GF R-10 phase 1. Mengingat di phase 2 akan banyak pendanaan bagi CBO dengan sistem yang tentunya akan lebih ketat pelaksanaannya, baik dari proposal yang diajukan, kontrak kemitraan, anggaran, workplan dan mekanisme pelaporan. Selanjutnya adalah paparan dari Training Coordinator untuk pelaksanaan kegiatan Invitation for Proposal bagi OBK Level D dan E untuk mengakses pendanaan CBO Support Grant for Operations. Disampaikan tentang mekanisme pelaksanaan dan beberapa hal yang harus diperhatikan OBK yang
akan mengakses pendanaan tersebut. Tujuan dari pemberian dana hibah ini adalah sebagai proses pembelajaran bagi OBK anggota ketika akan mengakses bantuan pendanaan, termasuk bagaimana menyusun proposal yang baik, dimana penyusunan proposal dana hibah berdasarkan proses yang dilaksanakan di phase 1 menjadi kelemahan sebagian besar OBK anggota GWL-INA. Di hari ketiga diberikan kesempatan Technical Assisstance kepada OBK anggota dalam menyusun proposal yang akan diajukan dalam kegiatan Invitation for Proposal. Catatan: - Kegiatan SUPPORT TO NETWORK ACTIVITIES AND MEETINGS AT COUNTRY LEVEL External Consultation Meeting to evaluate IHP GF R-10 Phase 1 Implementation and setting up the implementation of IHP GF R-10 Phase 2 di hari ketiga pertemuan sempat dihentikan, dikarenakan mendapat ancaman dari organisasi agama fundamental yang ada di kota Solo. Untuk selanjutnya, setelah mempertimbangkan output kegiatan seluruhnya telah tercapai, pertemuan diseleseaikan sampai dengan hari ketiga. Proses wrapping kegiatan dilanjutkan di salah satu kamar panitia dengan alasan keamanan seluruh peserta yang hadir. Summary of actions to be taken 1. Dalam kegiatan ini, melalui proses yang dijamin kerahasiaan dan bersifat anonymous, diketahui keterwakilan ODHA GWL adalah sebesar 11,76% dari keseluruhan peserta yang hadir (2 orang merupakan ODHA). Keterlibatan perwakilan transgender adalah sebesar 35,29% (sebanyak 6 orang peserta merupakan transgender). 2. Proses evaluasi pelaksanaan IHP phase 1 sebagai acuan dalam pelaksanaan phase 2 telah dilakukan, adanya beberapa hasil evaluasi dan rekomendasi pelaksanaan selanjutnya. 3. 17 perwakilan OBK menyatakan kesediaannya untuk terlibat dan mendukung pelaksanaan kegiatan IHP GF R-10 phase 2 yang akan dilaksanakan oleh Sekretariat Nasional GWL-INA dengan menandatangani dokumen Agreement to Participate in ISEAN-Hivos Program Phase 2. Pipiet Laksmono (Training Coordinator) Date: 7 Maret 2014 Signature: Prepared by: Approved by: Ardhian Harimurti Prabowo (Program Manager) Date: 7 Maret 2014 Signature: Training/Meeting Report Summaries shall be prepared within 2 weeks after completion of the activity. Attach supporting documents(i.e. copy of attendance sheet has been signed, copy of training/meeting liquidation, pre-post-test result summary for training, copy of plan of action, and training/meeting evaluation summary)