MODUL 20. FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

MODUL 20. FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN Kemampuan akhir yang diharapkan : Setelah mempelajari / mengkaji modul ini diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan fungsi perencanaan dalam manajemen. Materi /bahan kajian : 1. Deskripsi,definisi, sifat dan tujuan perencanaan. 2. Menetapkan sasaran dan mengembangkan rencana 3. Masalah kontemporer dalam perencanaan dan Perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamis. 4. Proses dan pentingnya perencanaan strategis 5. Jenis strategi organisasional Materi 20.1. DESKRIPSI, DEFINISI, SIFAT, DAN TUJUAN PERENCANAAN Setiap organisasi, baik yang berorientasi bisnis maupun organisasi yang tergolong nir laba jelas memerlukan perencanaan, karena pada dasarnya perencanaan berkenaan dengan hasil (apa yang harus dikerjakan) dan sarana (bagaimana cara melakukannya). Perencanaan merupakan proses yang mencakup : mendifinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyususn serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi Perencanaan dapat formal dan dapat pula informa, semua manajer melakukan perencanaan, namun perencanaan tsb mungkin tidak formal, yaitu bila tidak ada apapun yang ditulis dan tidak ada (kalau ada hanya sedikit) penympaian sasaran kepada orang lain di organisasi ybs. Jenis perencanaan yang demikian ini banyak dilakukan pada perusahaan2 kecil. Perencanaan informal bersifat umum dan tidak mempunyai kelanjutan. Sementara itu pada perencanaan formal, kita mendifinisikan sasaran tertentu yang mencakup periode ber-tahun2, dan sasaran tsb ditulis serta disampaikan kepada para anggota organisasi.akhirnya ada program tindakan tertentu untuk mencapai sasaran yang Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 1

telah ditetapkan, artinya para manajer dengan jelas mendifinisikan jalan yang ingin mereka tempuh untuk membawa organisasi dan berbagai unit kerja tsb dari tempatnya sekarang ke tempat yang dikehendaki. Perencanaan menghailkan usaha yang terkoordinasi sekaligus memberi arah kepada para manajer dan noon manajer. Pada saat karyawan mengetahui kemana arah organisasi atau sub organisasi atau unit pekerjaan tertentu dan apa yang harus mereka sumbangkan untuk mencapai sasaran tsb., mereka dapat mengkoordinasikan kegiatan2 mereka, bekerja sama satu sama lain dan melakukan berbagai hal untuk mencapai sasaran tsb.tanpa perencanaan,berbagai departemen dan individu mungkin bekerja dengan tujuan saling bertentangan, sehingga menghambat organisasi untuk bergerak secara efisien menuju sasarannya. Perencanaan juga mengurangi ketidak pastian dengan mendorong para manajer untuk melihat kedepan, menantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahandan menyususn tanggapan yang tepat. Perencanaan juga memperjelas akibat dan berbagai tindakan yang mungkin dilakukan oleh para manajer dalam rangka menanggapi perubahan, walaupun perencanaan tidak dapat menghapus perubahan.para manajer membuatrencana supaya dapat mengantisipasi perubahan dan membuat tanggapan yang paling efektif terhadap perubahan itu. Perencanaan juga dapat mengurangi kegiatan2 yang tumpang tindih dan sia-sia., jika berbagai kegiatan kerja dikoordinasikan ke seputar rencana yang mapan, pemborosan waktu dan sumberdaya serta berbagai kegiatan rangkap dapat diminimalisir. Selain itu apabila sarana dan hasil diperjelas melalui perencanaan, ketidak efisienan menjadi mudah diketahui sehingga dapat segera dikoreksi atau dihilangkan. Akhirnya perencanaan digunakan sebagai sasaran atau standar untuk mengendalikan. Bila kita tidak pasti mengenai apa yang hendak kita capai, bagaimana kita dapat menentukan apakah kita sungguh2 dapat mencapainya atau belum. Dalam perencanaan kita menetapkan tujuan ataupun sasaran, selanjutnya melalui fungsi pengendalian kita memperbandingkan kinerja actual terhadap sasaran tsb, mengidentifikasi setiap penyimpangan yang besar, dan mengambil berbagai tindakan koreksi yang perlu. Tanpa perencanaan tidak akan ada cara untuk mengendalikan. Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 2

Suatu pertanyaan : Apakah organisasi yang membuat perencanaan selalu lebih unggul dibandingkan dengan organisasi yang tidak membuat perencanaan? Berdasarkan hasil kajian pada umumnya memberikan jawaban Ya. Selanjutnya hasil dari berbagai penelitian menunjukkan bahwa : 1. Pada umumnya perencanaan formal itu terkait dengan laba yang lebih tinggi, tingkat pengembalian modal yang lebih tinggi dan hasil2 keuangan lainnya yang juga posistif. 2. Mutu proses perencanaan dan implementasi yang memadai atas rencana mungkin lebih menunjang pada terciptanya kinerja yang tinggi. 3. Dalam kasus perencanaan formal tidak menghasilkan kinerja lebih tinggi, yang dipersalahkan adalah lingkungan eksternal.( seperti : akibat adanya peraturan pemerintah, kuatnya serikat pekerja, ataupun akibat kuatnya kekuatan2 lingkungan penentu ketidakberhasilan ). 4. Hubungan perencanaan/kinerja dipengaruhi oleh kerangka waktu perencanaan. Organisasi pada umumnya membutuhkan waktu paling sedikit empat tahun perencanaan formal sistematis sebelum melihat dampaknya pada kinerja. Perencanaan sering disebut sebagai fungsi manajemen primer karena menjadi dasar bagi semua fungsi lain yang dilakukan para manajer. Tanpa perencanaan para manajer tidak akan mengetahui apa yang diorganisir, dipimpin/diarahkan dan dikendalikan. Perencanaan mengandung dua elemen penting, yaitu sasaran dan rencana. SASARAN adalah hasil yang diinginkan untuk individu, kelompok dan seluruh organisasi, sasaran adalah tujuan dan menjadi arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk criteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja. Sedangkan RENCANA adalah dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran dan biasanya menggambarkan alokasi sumberdaya, penyususnan jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran tsb.ketika para manajer membuat perencanaan berarti mereka membuat sasaran sekaligus rencana. Sasaran dapat dibedakan menjadi dua yaitu sasaram yang ditetapkan dan sasaran nyata. SASARAN YG DITETAPKAN adalah pernyataan resmi mengenai apa yang dikatakan oleh organisasi dan apa yang diyakini oleh berbagai stakeholder sebagai sasarannya. (Hal ini biasanya tercantum dalam laporan tahunan, pengumuman oleh humas Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 3

ataupun pernyataan umum yang dibuat oleh para manajer). Sedangkan SASARAN NYATA adalah sasaran yang sebenarnya dikejar oleh organisasi yg dicerminkan oleh tindakan para anggotanya. Misal : Universitas yang menyatakan bahwa sasarannya adalah membatasi ukuran kelas, mempermudah hubungan erat antara dosen dengan mahasiswa, secara aktif melibatkan mahasiswa dalam proses belajar. Jenis-jenis rencana dapat dibedakan berdasarkan luasnya, kerangka waktu, kekhususan dan frekwensi penggunaan. Berdasarkan luasnya rencana dibedakan menjadi : 1. Rencana startejik, yaitu rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum organisasi tsb dan berusaha menempatkan organisasi tsb kedalam lingkungannya. Rencana stratejik cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang dan perumusan sasaran. 2. Rencana operasional, yaitu rencana yang memerinci secara detil cara mencapai sasarn menyeluruh tsb. Rencana opersional cenderung mencakup periode waktu yang pendek--- bulanan,minggunan dan harian. Berdasarkan kerangka/periode waktu, rencana dibedakan menjadi : 1. Rencana jangka panjang, yaitu rencana dengan kerangka waktu diatas tiga tahun 2. Rencana jangka pendek, yaitu rencana dengan kerangka waktu satu tahun dan atau kurang dari satu tahun. Berdasarkan kekhususan, rencana dibedakan menjadi : 1. Rencana spesifik, yaitu rencana dimana sasaran didifinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran, dan mempunyai tujuan yang dinyatakan secara rinci, tidak ada ambigu dan tidak ada masalah kesalah pahaman. Misal seorang manajer berusaha meningkatkan out put unit kerjanya sejumlah 8 % selama periode 12 bulan, kemudian menyususn prosedur tertentu, mengalokasikan anggaran dan menjadwal kegiatan untuk mencapai sasaran tsb. Kelemahan rencana spesifik adalah bahwa rencana tsb membutuhakan kemampuan menyampaikan gagasan secara jelas dan kepekaan dalam pembuatan perkiraan yang sering keduanya tidak dimiliki oleh organisai. Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 4

2. Rencana pengarah, yaitu rencana yang fleksibel supaya dapat menjadi pedoman umum, Rencana2 itu memberikan focus tapi tidak mengunci para manajer ke dalam sasaran atau rangkaian tindakan tertentu. Berdasarkan frekwensi penggunaan,rencana dapat dibedakan menjadi : 1. Rencana sekali pakai, adalah rencana yang digunakan untuk satu kali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Misal saat PT. A memperkenalkan jasa pialang saham diskon online, para ekskutif tingkat atas menggunakan rencana sekali pakai sebagai pedoman untuk penciptaan dan pelaksanaan jasa baru. 2. Rencana terus-menerus,adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan2 yang dilakukan secara berulang, yangdalam hal ini mencakup kebijakan, peraturan dan prosedur. Contoh : kebijakan pelecehan sosial yang disusun oleh salah stu universitas di Arizona USA, dimana kebijakan tsb menjadi pedoman bagi para administrator universitas, dosen, dan staf pada saat mereka menjalankan kegitan/pekerjaan mereka. Materi 20.2. MENETAPKAN SASARAN DAN MENGEMBANGKAN RENCANA Sasaran dapat ditetapkan melalui proses yang disebut penetapan sasaran tradisional dan atau melalui proses manajemen berdasarkan tujuan (management by obyective). PENETAPAN SASARAN TRADISIONAL yaitu bahwa sasaran ditetapkan di tingkat puncak, kemudian dipecah-pecah ke sejumlah sub sasaran bagi tiap2 tingkatan dalam organisasi tsb. Contoh, dirut. suatu perusahaan pabrikan berkata pada dir. Produksi mengenai harus berapa biaya pabrikasi yang dia harapkan pada tahun mendatang dan berkata pada dir. Pemasaran berapa tingkat penjualan yang dia harapkan pada tahun itu. Pada waktunya kinerja dievaluasi untuk menentukan apakah sasaran yang telah dibebankan itu dapat tercapai. Sudut pandang tradisional ini mengasumsikan bahwa para manajer puncak mengetahui apa yang terbaik MANAJEMEN BERDASARKAN TUJUAN (MBO), dalam hal ini sasaran kinerja yang rinci ditentukan ber-sama2 oleh para karyawan dan para manajer mereka, kemajuan kearah Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 5

pencapaian sasaran dikaji secara berkala dan imbalan dibagikan berdasar kemajuan itu. Jadi dalam MBO ini disamping digunakan sebagai pengendali, sasaran juga digunakan untuk memotivasi seluruh anggota organisasi. MBO ini terdiri dari empat unsure,yaitu kerincian sasaran, pengambilan keputusan yang melibatkan partisipasi, periode waktu yang tersurat dan umpan balik kinerja. Adapun langkah2 dalam program MBO mencakup : 1. Tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan dirumuskan 2. Tujuan utama dialokasikan ke sejumlah divisi dan unit departemen. 3. Para unit manajer secara ber-sama2 menyususn tujuan terperinci bagi unit2 mereka dengan para manajernya. 4. Tujuan terperinci disusun ber-sama2 dengan seluruh anggota departemen. 5. Rencana tindakan yang mendifinisikan cara mencapai tujuan dirinci dan dimintakan persetujuan para manajer dan para karyawan. 6. Rencana tindakan tsb, diimplementasikan. 7. Kemajuan kearah tujuan dikaji secara berkala dan didapat umpan balik. 8. Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat dengan imbalan berbasis kinerja Sementara itu sasaran yang terncang dengan baik mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1.Ditulis/disusun berdasarkan hasil bukan tindakan 2. Dapat diukur dan dihitung 3. Jelas kerangka waktunya 4. Menantang, sekaligus dapat dicapai 5. Tertulis 6. Dikomunikasikan ke semua anggota organisasi yang perlu. Sedangkan langkah2 yang harus diikuti manajer dalam rangka menetapkan sasaran adalah : (1) Mengkaji misi organisasi, (2) Mengevaluasi sumberdaya yang ada, (3) Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan dari orang lain, (4) Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran tsb ke semua yang perlu mengetahuinya, (5) Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai. MENGEMBANGKAN RENCANA. Proses penyususnan rencana dipengaruhi oleh : Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 6

1. Tiga factor kontingensi yang mencakup (1) tingkatan dalam organisasi,(2) derajat ketidak pastian lingkungan dan (3) perencanaan lebih berorientasi pada strategi. 2. Pendekatan perencanaan yang diikuti.. Materi 20.3. MASALAH KONTEMPORER DALAM PERENCANAAN DAN PE RENCANAAN YANG EFEKTIF DALAM LINGKUNGAN YANG DINAMIS Dalam setiap perencanaan terdapat dua masalah kontemporer, yitu kritik terhadap perencanaan dan cara manajer membuata rencana yang efektif dalam lingkungan yang dinamis. Perencanaan organisasi formal sangat popular pada tahun 1960-an, bahkan bagi perusahaan besar masih popular sampai sekarang.. Perencanaan formalmenjadi masuk akal bagi organisasi dan individu untuk menentukan sejumlah arah tertentu. Tetapi para pengkritik mempertanyakan asumsi dasar yang digunakan dalam perencanaan, dengan argumen2 utama seperti berikut : 1. Perencanaan dapat menciptakan kekakuan. Usaha2 perencanaan formal dapat mengunci organisasi ke sasaran2 tertentu yang harus dicapai dalam jadwal tertentu, disamping itu kondisi lingkungan diasumsikan tidak berubah selama periode yang dicakup oleh sasaran tadi. 2. Rencana tidak dapat disusun dalam lingkungan yang dinamis. Kebanyakan organisasi dewasa ini dihadapkan pada lingkungan yang dinamis, bila asumsi dasar pembuatan rencana (bahwa lingkungan itu tidak berubah)--- keliru bagaimana rencana dapat dibuat? Mengelola dalam kondisi lingkungan yang dinamis perlu fleksibilitas. 3. Rencana formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas. Organisasi2 yang sukses lazimnya merupakan hasil visi inovatif seseorang. Visi ini cenderung menjadi formal waktu visi tsb berkembang dari waktu ke waktu. Usaha2 perencanaan formal umumnya mencakup investigasi yang menyeluruh terhadap kemampuan dan peluang organisasi tsb serta analisis mekanistik yang menurunkan visi tsb menjadi rutinitas yang terprogram. Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 7

4.Rencana memusatkan perhatian para manjer pada persaingan sekarang, bukan kelngsungan hidup masa mendatang. Perencanaan formal mempunyai kecenderungan berfokus pada bagaimana cara terbaik memanfaatkan peluang2 bisnis yang telah ada dalam industri. Perencanaan itu sering tidak memungkinkan para manajer untuk mempertimbangkan penciptaan atau penemuan kembali industri, sebagai akibatnya rencana formal dapat menimbulkan kesalahan besar yang mahal dan biaya pengejaran ketika pesaing lain memimpin. 5.Perencanaan formal memperkuat sukses yang dapat menjurus ke kegagalan. Sebenarnya sukses dapat melahirkan kegagalan dalam lingkungan yang tidak pasti. Sulit untuk merubah atau membuang rencana2 yang sukses sebelumnya meninggalkan rasa nyaman karena tidak mengalami kecemasan akibat ketidak pastian. Akan tetapi rencana yang sukses dapat memberikan rasa nyaman yang palsu, yang menimbulkan keyakinan lebih besar terhadap rencana formal daripada yang sepantasnya. Banyak manajer tidak mau menghadapi ketidak tahuan sampai mereka terpaksa untuk berbuat sesuatu karena adanya perubahan lingkungan. Pada saat ini mungkin si manajer telah terlambat. PERENCANAAN YG EFEKTIF DLM LINGKUNGAN YG DINAMIS. Lingkungan eksternal yang cenderung terus berubah, merupakan tantangan bagi para manajer dalam kaitannya dengan upaya membuat perencanaan secara efektif. Seperti kita ketahui bahwa lingkungan eksternal yang terus berubah berarti munculnya ketidak pastian,menjadi salah satu factor kontingensi utama yang mempengaruhi jenis rencana yang dibuat para manajer. Dalam lingkungan yang tidak pasti, para manajer ingin membuat rencana yang khusus tapi fleksibel. Agar bermanfaat, rencana memerlukan beberapa kekhususan, tapi jangan menjadi kaku. Rencana merupakan road map, walaupun tujuannya senantiasa terus berubah akibat kondisi pasar yang dinamis, para manajer harus bersedia mengubah arah bila kondisi lingkungan menjadi alasan yang baik untuk mengubah arah. Para manajer harus tetap waspada terhadap perubahan lingkungan yang dapat berdampak pada efektivitas implementasi rencana dan membuat perubahan yang diperlukan Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 8

Perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamis berarti meratakan hirarki organisasional sebagai tanggung jawab untuk menentapkan tujuan dan mengembangkan rencana sekaligus didorong pada tingkat organisasional yang rendah, karena tinggal sedikit waktu tersisa untuk menyerap tujuan dan rencana yang mengalir dari atas.. Manajer harus melatih karyawan mereka dalam menetapkan tujuan dan rencana, lalu memberi kepercayaan bahwa mereka akan dapat melakukan hal yang sama. Materi 20.4. PROSES DAN PENTINGNYA PERENCANAAN STRATEGIS. Kemampuan organisasi/perusahaan untuk tetap survive dan terus berkembang diera persaingan global yang semakin tajam, banyak dipengaruhi oleh kemampuannya dalam menyususn strategi serta kemampuannya dalam bersaing. MANAJEMEN STRATEJIK, adalah sekelompok keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja jangka panjang suatu organisasi. Manajemen strtejik mencakup semua dasar fungsi manajemen yang berarti startegi harus direncanakan, diorganisir, dilaksanakan dan dikendalikan.. Proses manajemen stratejik: - Analisis Eksternal * peluang * ancaman Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 9

Mengidentifikasi misi, tujuan, dan strategi terkini organisasi Memformulasikan strategi Menerapka n strategi Menilai hasil - Internal Analisis * kekuatan * kelemahan Manajemen stratejik mempunyai arti penting bagi organisasi/perusahaan dengan argumentasi sebagai berikut : 1. Manajemen stratejik dapat membuat perbedaan,berkenaan dengan seberapa baik kinerja suatu organisasi dalam upaya meraih kesuksesan. 2. Adanya kenyataan bahwa organisasi dari semua jenis dan ukuran menghadapi situasi yang terus berubah baik dalam skala besar maupun kecil dan perubahan ini harus dihadapi oleh para manajer.dengan mengikuti langkah2 dalam proses manajemen stratejik, manajer mempelajari variabel yang berkaitan dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Ketika manajer menggunakan proses manajemen stratejik, mereka akan dapat lebih baik dalam menghadapi lingkungan yang tidak pasti. 3. Manajemen strtejik juga penting karena sifat organisasi, mereka terdiri dari berbagai divisi, unit, fungsi dan kegiatan kerja --- produksi, pemasaran keuangan/akuntansi dsb.nya yang kesemuanya itu perlu dikoordinasikan dan berfokud pada pencapaian tujuan organisasi. 4. Manajemen stratejik penting karena banyak keputusan yang dibuat manajer melibatkan/menggunakan manajemen stratejik. Materi 20.5. JENIS STRATEGI ORGANISASIONAL Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 10

Pada dasarnya strategi organisasional mencakup berbagai strategi di tingkat korporasi, perusahaan dan fungsional. Para manajer di tingkat atas organisasi biasanya bertanggung jawab atas strategi tingkat korporasi, sedangkan para manajer di tingkat menengah biasanya bertanggung jawab atas strategi pada tingkat perusahaan, dan para manajer di tingkatan yang lebih rendah biasanya bertanggung jawab atas strategi tingkat fungsional. STRATEGI TINGKAT KORPORASI, berusaha menentukan apakah yang seharusnya dimasuki atau ingin dimasuki perusahaan. Strategi tingkat korporasi menentukan arah yang akan dituju organisasi itu dan peran yang akan dimainkan oleh tiap unit bisnis organisasi itu dalam mengejar tujuan tsb. Berkenaan dengan STRATEGI TINGKAT PERUSAHAAN ada tiga yang utama yaitu strategi pertumbuhan, strategi stabilitas dan strategi pembaharuan. STRATEGI PERTUMBUHAN adalah strategi tingkatan perusahaan yang berusaha meningkatkan tingkat operasi organisasi tsb dengan memperluas jumlah produk yang diatawarkan atau memperluas pasar yang dilayani, dengan demikian oraganisai dapat meningkatkan penjualan, pendapatan, keuntungan, jumlah karyawan, pangsa pasar dll. Pertumbuhan organisasi dapat dicapai melalui ekspansi langsung, integrasi vertical (bisa backward atau forward), integrasi horizontal (menggabungkan dengan usaha sejenis) atau dengan diversifikasi. STRATEGI STABILITAS adalah strategi tingkat perusahaan yang dicirikan oleh tidak adanya perubahan yang berarti. Contoh : suatu perusahaan secra berkelanjutan melayani klien yang sama dengan menawarkan produk yang sama, mempertahankan pangsa pasar dan mempertahankan ROI organisasi tsb. STRATEGI PEMBAHARUAN adalah strategi tingkat perusahaan yang dirancang untuk mengatasi kelemahan organisasional yang menyebabkan penurunan kinerja. Ada dua jenis strategi pembaharuan yang utama,yaitu : 1. Strategi pengurangan, yaitu strategi pembaharuan jangka pendek yang digunakan dalam situasi ketika masalah kinerja tidak begitu sereius. 2. Strategi perubahan haluan, yaitu strategi pembaharuan untuk kondisi dimana masalah kinerja organisasi dalam kondisi kritis Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 11

Untuk kedua strategi pembaharuan diatas,manajer memotong biaya dan menyususn ulang operasi organisasi, namun untuk strategi perubahan haluan biasanya mencakup penggunaan yang lebih luas dari strategi pengurangan. STRATEGI TINGKAT FUNGSIONAL,mendukung strategi tingkat perusahaan, yaitu strategi organisasi yang berusaha menentukan cara mendukung strategi tingkatan perusahaan. Bagi organisasi yang mempunyai departemen fungsional tradisional seperti produksi, pemasaran, sdm, riset dan pengembangan, keuangan, maka strategi2 di masing2 fungsi itu harus mendukung startegi tingkat perusahaan. ---------------------------------------- Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Page 12